电子表格在人事档案管理中的应用
人事档案整理表格
人事档案整理表格 人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭 证、依据和参考的作用，以下是为你整理的人事档案整理表格，希望能帮到你。
人事档案整理表格第一章 干部档案材料的收集第一节 收集工作的依据、概念、意义、原 则及种类一、收集工作的政策法规依据一是《干部档案工作条例》，二是《干部人事档案材料 收集归档规定》。
中组部、国家档案局 1990 修订下发的《干部档案工作条例》是我们现在从事的干部人事 档案工作包括干部档案材料收集工作的总的指导性法规;而中组部 1996 年修订下发的《干部人 事档案材料收集归档规定》，则对干部人事档案材料的收集范围、收集方法、归档要求、监督 检查等都作了具体明确的规定， 是我们从事干部人事档案材料收集整理工作的具体法规依据和 行动指南。
二、收集工作的概念干部人事档案的收集工作，是干部人事档案管理部门，根据本单位干 部人事管理权限范围及干部人事档案材料的收集归档范围， 向有关部门收集所管理的干部人事 档案及形成的干部人事档案材料，集中起来，统一管理的工作。
概括起来说，就是干部人事档案管理部门取得干部人事档案及材料的工作。
包含三层含义：一是收集本部门管理干部的人事档案，有协管任务的单位，还要收集协管 干部的档案副本及材料，以保证干部人事工作的基本需求;二是收集形成的符合归档范围的档 案材料;三是只有干部人事档案管理部门才有权收集干部档案材料，非干部人事部门不得以任 何理由扣留和收集干部人事档案材料。
三、收集工作的意义收集干部档案材料，不断充实干部档案内容，为组织上历史地、全面 地考察、了解和正确使用干部提供依据，是干部档案工作的根本任务，因此，干部档案材料收 集工作在干部档案工作中处于特殊地位，它的意义可以从三方面来理解：1、收集工作是干部 档案工作的首要环节。
干部档案工作分为收集、鉴别、整理、保管、利用、转递工作等环节，收集工作是首要环 节。
Excel自动编排人事档案在实践中的应用分析
中图分类号 ：Ｇ ７ ２１
文献标识码 ：Ａ
文章编号：１０ — ５９（ ００ ６ ０２ — １ ０７ ９９ ２１ ）１ — ０４ ０
ＴｈｅＡｐ ｉａ ｉ ｎ ａ ｐｌｃ ｔｏ ｎｄ ｎ ｌ ｓｓｏｆＥｘ ｅ Ａ ａ ｙ ｉ ｃ ｌＡｕｔ 一ｔ ｐ ｓ ｔｉ ｆＨ Ｒ ｌ ｓｉ Ｐｒ ｃｉｅ ０ ｙ ｅ ｅ ｔｎｇｏ Ｆｉ ｅ ｎ ａ ｔｃ
计算机光盘软件与应用
信息技术应用研 究 Ｃｍｕｅ ＤＳｆｗｒ ｎ ｐ ｌｃｔｏｓ ｏ ｐ ｔ ｒＣ ｏ ｔ ａ ｅ ａ ｄ Ａ ｐ ａ ｎ ｉ ｉ ２ １ 年 第 １ 期 ００ ６
Ｅ ｃｌ ｘｅ 自动编排人事档案在实践中的应用分析
姜 瑞
（ 辽宁省广播 电视传输发射 中心 ，沈 阳
ｏ ｅ ａｅｓ ｏ ｄ ｂ ｄｅｙ ａ ｐｌ ｄ． ｐ ｒ ｔ，ｈ ｕｌ ｅｗｉ ｌ ｐ ｉ ｅ Ｋｅ ｗｏｒ ｓＦｉｅｍ ａ ａ ｅ ｎ ； ｙ ｄ ： ｌ ｎ ｇ ｍｅ ｔＥｘｃ ｌｓ ｆｗ ａｅ； ｅ ｏ ｔ ｒ Ｃｈｅ ｋｎｇｍ ｅ ｏ ｓ ｃｉ ｔ ｄ ｈ
传统 的档 案 管理 工作 一 直是 封 闭式 手工 操作 模 式 。计算 机 的 普 及 ，使得 档 案 电子化 管理 成 为可 能 。我们 用Ｅ ｃ ｌ ｘ ｅ 软件 建立 “ 档 案 管 理数 据库 ”，将档 案 类别 、 名称 与 内容之 间逐级 建立 超 级链 接 ，方 便 了档 案 的查询 和 管理 ，操 作 也简 便 。现将 操 作和 使用 方 法 介绍 如 下 。 用Ｅ ｅ ｘ ｅ 编排 人事 档案 的 准备 ｌ 计 算 机 安 装 目前 常用 版 本 的ｗｎ ｏ ｓ 作 系 统 、Ｍ ｃｏｏ ｔ ｉｄｗ 操 ｉｒ ｓ ｆ Ｏ ｆｃ 办公软件 ，打 印机 。管理 人员进行 过Ｍｃ ｏｏ ｔ ｆ ｉｅ 件 ｆｉｅ ｉｒｓｆ ｆｃ软 Ｏ 使 用 的培训 ，掌握 Ｅ ｃ ｌ ｏ ｄ ｘ ｅ 、Ｗ ｒ 的一些 基本运 用 ；基本 掌握汉 语 拼 音 和常用 的输 入法 。可在互 联 网上搜 索一 个转换 汉语拼 音 的工具 ， 它 可 以将 汉字 自动转 换成汉 语拼 汉语拼 音 ” 个字 即可找 到在线转 换 汉 在 几 语拼 音工 具 ，使用 方法与 “ 线翻 译 ”相似 ；或者下 载一个转 换 汉 在 语拼 音 的工具 ，都很 方便 。这些工具 实质 也是Ｅ ｃｌ ｘ ｅ 函数 。 二 、用Ｅ ｃ Ｉ ｘ ｅ 自动编排 人事档 案 （ ）Ｅ ｃ ｌ 一 ｘ ｅ 的音序 形 序法 。Ｅ ｃ ｌ“ ｘｅ 排序 ”是 一 项非 常常 用 的 功能 ， 能对 数字 、 它 字母 、 字等 按我 们 的需 要进 行排 序 。 ｘ ｅ 汉 Ｅｃ ｌ 排序 的对 象 是 汉字 字符 时 ，系 统会将 字 符 按一 套默 认 的规 律顺 序 排列 。 基 本规 律 为 ： （ ）不 同音 的字 按 汉语 拼音 字母 的 先后 顺 其 １ 序排 列 ； （ ）声母 、韵母 相 同，声 调不 同的 字 ，按 声调 的 四声 顺 ２ 序排 列 ； （ ）同音 字按 笔 画 多少排 列 ； （ ）第一 个字 完 全相 同 ３ ４ 的 ，仿 照上 述编 排 方式 ，按 第 二个字 的先 后 顺序 排 列 ，并 依此 类 推 。此编 排规 律 以汉 语拼 音 音序 法 为主 ，笔 画法 为 辅 ，大 体类 似 于常 用 的汉语 词 典 正文 的编 排方 法 “ 音序 形 序法 ”。它 有这 个 规 律 ，我们 就把 这个 规 律利 用起 来 。 （ ） ｘ ｅ￣ 序 的对象 。 二 Ｅｃ ｌ 姓名 的汉 字 属性 正好 适用 于 上述 这 规 律 ， 就是 说仅 在Ｅ ｃ ｌ 也 ｘｅ Ｉ作 表 中输 入一 列姓 名 的汉 字 ， 用 运 Ｅ ｃ ｌ 认 的排序 功能 ， ｘ ｅ默 即可 自动 将姓 名 排 出符合 上述 “ 音序 形序 法 ”规律 的顺 序 。每 册人 事 档案 都有 “ 名 ” ， “ 名 ”也 是人 姓 姓 事 档 案 工作 中使 用频 率最 高 、 固定性 较好 的信 息， 是一个 早 已生 成 的代 号 ，是 一个 最 自然 的检 索要 素 。 （ ） Ｅ ｃ ｌ 档 案排 序 的步骤 。 （ ）用Ｅ ｃ ｌ 作表 制 作 三 用 ｘ ｅ给 １ ｘ ｅＩ 个 名单 ：把 人事 档 案按 “ 名 ” 、 “ 名拼 音 ”、 “ 贯 ” 分 姓 姓 籍 为 三 列输 入表 格 ， “ 姓名 拼音 ”一列 中输 入姓 名 的每 个汉 字 的汉 语 拼 音 。有转 换汉 语拼 音 工具 时 ，可 将姓 名 复制 粘贴 到 工具 中 自 动转 换 出汉语 拼音 ，再将 拼音 复制 粘 贴 回名单 中 （ ）排 序 ：选 ２ 中上述 三 列 ，单击 菜 单 栏 “ 据 ”一“ 序 ”一“ 数 排 排序 ”对 话 框一 “ 标题 行 ”一“ 有 主要 关键 字 ”为 “ 名 ”一“ 认 ” ，在 不 改动 姓 确 其他 选项 的情 况下 ， ｘ ｅ 自动将名 单 以 “ 名 ”为排 序对 象 ，按 Ｅｃｌ 姓 “ 序形 序法 ”的规 律顺 序排 列 。 （ ）在 Ｅ ｃ １ 音 ３ ｘ ｅ 名单 “ 名 ”左 姓
如何用Excel建立人事数据管理系统
如何用Excel建立人事数据管理系统Excel是一款功能强大的电子表格软件，可以用于建立人事数据管理系统。
通过Excel，您可以轻松地组织、存储和分析人事数据，提高人事管理的效率和准确性。
下面是建立人事数据管理系统的标准格式文本。
一、系统介绍人事数据管理系统是基于Excel开辟的一套用于管理和统计人事数据的工具。
该系统可以匡助人事部门快速、准确地记录员工信息、管理员工档案、进行薪资计算和绩效评估等工作。
二、系统功能1. 员工信息管理：通过Excel的数据表格功能，可以建立一个员工信息表，包括员工姓名、性别、出生日期、联系方式、部门、职位等信息。
可以根据需要添加更多的字段，并使用筛选和排序功能进行数据管理。
2. 员工档案管理：可以建立一个员工档案表，包括员工入职日期、离职日期、合同起止日期、培训记录、奖惩记录等信息。
可以通过Excel的数据验证功能设置合理的数据格式和数据限制，确保数据的准确性和完整性。
3. 薪资计算：可以建立一个薪资表，包括员工工资、津贴、绩效奖金等信息，并通过公式计算出实际发放的薪资。
可以使用Excel的函数和公式进行复杂的薪资计算，如根据考勤记录计算出勤天数、根据绩效评分计算绩效奖金等。
4. 绩效评估：可以建立一个绩效评估表，包括员工绩效评分、评定日期、评定人等信息。
可以使用Excel的图表功能进行绩效分析，比较员工的绩效表现，为管理决策提供参考依据。
5. 数据统计和报表生成：可以使用Excel的数据透视表和图表功能对人事数据进行统计和分析，并生成各类报表，如员工人数统计、薪资分布情况、绩效评估结果等。
可以根据需要设置报表的样式和格式，使报表更加直观、易读。
三、使用方法1. 数据录入：打开Excel软件，新建一个工作簿，分别建立员工信息表、员工档案表、薪资表和绩效评估表等工作表。
在每一个工作表中，按照列名的要求挨次录入员工的相关信息。
2. 数据管理：使用Excel的筛选、排序和查找功能，可以对员工数据进行管理和查询。
员工人事档案管理制度(含表格)
员工人事档案管理制度（ISO9001-2015）1.0目的规定人事档案的编号、归档、保管、借阅、作废、销毁等管理要求，为规范人事档案管理。
2.0范围适用于公司所有员工人事档案的管理。
3.0定义无4.0职责公司企管部人事组负责所有员工人事档案管理。
5.0工作程序5.1人事档案包括：5.1.1员工入职资料：应聘人员登记表、面试记录表、入职承诺书、体检报告、原单位解除合同证明原件、毕业（学位）证书复印件、二代身份证复印件2张、工资卡复印件、一寸彩照6张、暂住证复印件（外地员工）、就业登记证原件等5.1.2员工月度跟踪表、员工转正（岗）考核表、续签考核、员工录用表、月度年度绩效评估记录；5.1.3劳动合同原件、保密协议、员工薪资确认单；5.1.4员工培训协议、奖惩记录、各类事故处理记录等；5.1.5 管理干部任命书复印件等；5.2人事档案的归档和查找5.2.1企管部人事档案管理员对每次形成的人事档案，负责整理立卷，每人建立一张《员工档案卡》，根据员工档案编号把涉及的相关资料放入档案，并建立电子台帐，由企管部人事组直接保管。
5.2.2人事档案根据员工档案编号进行管理和查找。
5.3人事档案的查阅5.3.1人事档案属于保密档案，一般人员不准查阅。
5.3.2人事档案的查阅必须填写查阅申请单，由查阅人直接领导审核，总经理批准方可查阅。
5.3.3 没有特别注明和理由，查阅档案仅限于员工基本人事资料、简历情况，原则上不得复印。
5.3.4 没有特别注明和理由，档案仅在企管部查阅。
如需将人事档案借出，必须列明档案清单并应在规定期限内归还。
属于绝密的人事档案一律不准借出。
5.3.5借出的档案，需妥善保管，不得损坏、涂改、抽页、复印和转借，归还时检查清点，如有损坏，必须追究责任。
5.4 涉外人事档案的处理5.4.1公司原则上要求在科室类管理和技术人员入职时，在其入职一个月内将个人的人事档案转移到公司所在地的区级人事档案托管部门（人才市场）。
人事档案核实情况表
人事档案核实情况表表格介绍人事档案核实情况表》用于记录和确认人事档案的真实性和完整性。
该表格的目的在于促进和管理人事档案的核实工作，确保档案信息的准确性，并提供便捷的记录和检索方式。
通过《人事档案核实情况表》，可以整理和维护员工的个人信息、任职资格以及劳动合同等相关文件的存档情况。
该表格还可以记录人事调动、晋升、离职等与员工档案相关的重要事件。
核实人事档案对于组织和管理人力资源具有重要意义。
通过核实，可以避免因档案信息不准确而引发的法律风险和劳动争议。
此外，核实还有助于提高档案管理的质量，确保人事政策和规定的执行，并为人力资源决策提供可靠依据。
人事档案核实情况表是用于记录和核实员工人事档案信息的表格。
它包含以下主要内容和字段：姓名：员工的全名。
员工编号：每个员工在公司内的唯一标识符。
身份证号码：员工的身份证号码，用于身份验证和记录。
性别：员工的性别，通常分为男性和女性。
出生日期：员工的出生日期。
入职日期：员工加入公司的日期。
部门：员工所属的部门或单位。
职位：员工在公司内的职务或职位。
学历：员工的最高学历水平。
联系方式：员工的联系电话或电子邮件地址。
家庭地址：员工的家庭住址。
婚姻状况：员工的婚姻状况，如已婚或未婚。
劳动合同类型：员工与公司签订的劳动合同类型，如全职、兼职或实等。
人事档案完整性：用于记录员工人事档案的完整性，如是否包含所有必要文件和记录。
备注：额外的备注或其他相关信息。
以上是《人事档案核实情况表》中包含的主要内容和字段。
该表格的目的是为了方便管理人事档案信息，并核实每个员工的基本信息和档案完整性。
本指南为您提供如何正确填写《人事档案核实情况表》的指导和注意事项。
以下是填写《人事档案核实情况表》时的指导：1.填写标题。
在文档顶部中心位置填写标题：“人事档案核实情况表”。
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在文档顶部中心位置填写标题：“人事档案核实情况表”。
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人事档案管理流程
人事档案管理流程概述人事档案是企业管理中不可或缺的一部分，它包括员工个人信息、工作经历、教育背景、薪酬福利、绩效评估等内容。
管理好人事档案对于企业来说既是一项法律责任，也是一项重要的管理工作。
因此，企业需要建立完善的人事档案管理流程。
下面将简述人事档案管理的主要流程。
人事档案建档建档程序人事档案建档是人事档案管理的第一步。
员工如何提交信息，以及信息的准确、完整、及时性，将影响人事档案的建立。
•员工提交信息：员工填写电子表格或者纸质表格将信息提交到公司人力资源部。
人事档案应当由员工本人提交，填写内容应当真实、准确、完整。
•审核、登记：人力资源部门审核员工提交的信息是否完整、真实，审核之后登记到人事档案中。
•档案编号：对员工的人事档案进行编号，使员工档案信息的存储和查找方便快捷。
建档要求建档要求包括：•信息真实、准确、完整：员工提交信息应当真实、准确、完整，人力资源部门审核也需审查信息是否真实、准确、完整。
•信息保存：应当保存员工的个人信息、工作经历、培训经历、考核评价、工资福利等信息。
•机密性：应当将员工的个人信息保密，避免散布给非授权人员访问。
人事档案存储及更新存储方式对于人事档案存储，现代化企业应采用电子化存储，将员工的档案信息存储在数据库中，以实现方便快捷的查找和管理。
档案更新•档案更新周期：人力资源部门应定期审查员工的个人信息是否变化或者更新以及上一年的工作经历、考核评价、工资福利等是否发生改变，并进行相应的更新。
•档案完整性：所有的档案修改和更新都应记录相关信息，保证档案的完整性。
如因资料缺失或记录错误造成档案丢失，管理者应及时调查原因并恢复丢失的记录。
人事档案查询和使用查询权限对于人事档案的查询，应该设置明确的权限管理。
一般情况下，人事档案只能由部门主管、人资部门和相关部门的授权人员进行查阅和使用。
档案利用人事档案的使用需要符合相关法律法规的要求，不得违反员工的隐私和人权。
允许使用人事档案的情况包括：•员工离职：人事档案可作为辞退或考核员工时的参考证据。
利用Excel电子表格 建立人事档案数据库
信息窗 ２０ ０ ２年 第 ２期
摘 要 ： 绍 Ｅ ｃｌ 介 ｘ ｅ 电子 表 格 在 人 事 档 案 管 理 中 的应 用 ， 之 高 效 、 捷 、 使 快 简便 、 活 来达 ｇ ｚ 灵 ，． ｌ 事 档 案 管理 的 需 求 。 关键词 ： 电子 表 格 档 案 管理 数 据 库
引
言
在 我 们 的 日常 生 活 工 作 中 ， 格 有 着 非 常 广 泛 的 应用 。 表 格 的 形 式 有 多 种 多 样 ， 如小 到 表 诸 课 程 表 、 生 成绩 单 、 历 ， 到 含 有 许 多 复 杂 计 算 的 会 计 报 表 及 档 案 管 理 中 的 各 种 各 样 表 格 、 学 校 大 报 表 。 日前 表 格 处 理 已 成 为 计 算 机 应 用 的 一 个 重 要 领 域 ， 用 Ｗ ｉｄ ｗｓ 作 下 比较 流 行 的 利 ｎｏ 操
Ｅｘｅ 电 子 表 格 软 件 ， 立 一 个 简 单 的 人 事 档 案 数 据 库 。通 过 Ｅ ｃｌ ｃｌ 建 ｘ ｅ 电子 表 格 下 人事 档 案 数 据
库 的查 询 、 索 、 计 ， 分 析 人 事 档 案 的 信息 ， 仅 能 准 确 及 时 地 反 映 人 事 档 案 数 据 库 管理 工 检 统 来 不 作 的规 模 、 状 和 水 平 ， 现 了解 人 事 档 案 库 藏 数 量 组 成 结 构 等 情 况 ， 高 工 作 效 率 ， 少 差 错 ， 提 减 还 能增 强人 事 档 案 工 作 在 人 事 管 理 中 的 应 用 ， 个人 政 绩 、 对 业绩 的 评 价 提 供 量 化 的依 据 ， 人 事 档 使 案成 为人 才 信 息 管 理 的 重 要 部 分 ， 满 足普 通 利 用 者 的需 要 。 主 动 为组 织 、 事 、 来 人 学校 等 各项 工 作提 供 人 才 资 料 和 信 息 ， 变被 动 服 务 为 主动 服 务 ， 达 到 其 他 利用 方式 难 以 实 现 的 工 作 效 果 来 建 立 人事 档 案 数 据 库 根 据 整 个 人 事 工 作 及 其 他 工 作 对 人 事 档 案 信息 利用 规 律 。 利 用 频 率 高 的档 案 内容 贮 存 到 将 计算 机 内 ， 以 固定 方式 编 排 存 放 而 形 成 的 科 学 化 的数 据 集 合 ， 基 本 数据 和 内 容 有 ： 并 其 （） １ 自然 情 况 方 面 的 数据 ： 名 、 别 、 贯 、 生 日期 、 姓 性 籍 出 民族 、 作 单 位 、 务 、 份 、 治 面 工 职 身 政 貌 、 入党派时 间 、 加工作时间 、 教时间 、 加 参 从 职级 待遇 、 康 状 况 、 退 时 间 、 离 职 时 间 。 健 离 辞 （ ） 识 情 况 方 面 的数 据 ： 录 学 历 、 学 专 业 和 文 化 知 识 情 况 ， 映 人 员 业 务 素 质 的 主 要 ２学 记 所 反
人事档案信息化管理系统的应用
人事档案信息化管理系统的应用袁新华(洛阳市商业职工医院,河南洛阳471000)摘 要:医院人事档案的信息化管理技术包括计算机数据库技术、网络技术、安全保密技术3部分。
在坚持传统的人事档案收集、保管、利用的原则下,充分应用计算机等现代办公手段对人事档案实施信息化网络化管理,不但快速、高效、方便,而且可以延长人事档案资料的使用寿命。
关键词:医院人事档案;信息化;管理;应用中图分类号:C962 文献标识码:A文章编号:1009-4790(2008)05-0163-02收稿日期:2008-05-19作者简介:袁新华(1960-),女,河南洛阳人,馆员。
长期以来,许多医院一直使用传统人工的方式管理人事档案,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
作为档案管理信息化的一部分,使用计算机对人事档案信息进行管理,具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。
这不仅能够极大地提高人事档案管理的效率,也是实现医院科学化、规范化管理的重要组成部分。
我院与诺亚公司合作,开发出了符合医院需求的人事档案管理系统,现予以介绍,以便同行参考。
1 数据库管理系统建设数据库管理系统建设是人事档案信息化管理的基础。
开展人事档案信息化建设,必须首先建立一个优化的数据库管理系统。
包括档案材料的接收、转出、借用、查阅、复制、删除、统计、收文和发文等活动的执行和登记。
系统管理员可以通过该系统对数据进行日常的管理、维护、备份。
人事档案数据库管理系统,将人事档案数据处理、业务管理集成于一个办公平台,无疑将从根本上改变人才信息资源的储存方式、管理方式和服务方式。
2 人事档案材料的收集人事档案材料的收集工作是人事档案工作的首要环节,及时全面地收集各种归档材料,是人事档案工作的重中之重。
我院人事档案室建立了联系、送交、催要、登记制度。
将接收来的材料名称、时间、姓名、送交人、接收人等项录入数据库,使人事档案材料接收管理工作规范、有序。
Excel在高校学生档案管理中的应用
Excel在高校学生档案管理中的应用摘要：介绍Excel在高校学生档案管理中快速准确处理数据的方法与技巧。
如怎样制作下拉列表框选择所需数据；通过函数的使用保证输入的身份证号是唯一的；通过身份证号自动得出性别、出生日期、户口所在地等。
关键词：Eexcel；处理数据；函数Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件,可以用来制作电子表格,完成数据计算,进行数据的分析和预测等。
在高校的学生档案管理中应用Excel，不仅可以提高录入的速度，还可以保证录入数据的准确性，达到事半功倍的效果。
一、制作下拉列表框选择所需数据在学生档案表中，有很多字段所需录入的数据在某一范围之内，不可能有其它答案。
比如“学习形式”只有“全日制”与“非全日制”两种选择；“户口性质”只有“农村”、“县镇”、“城市”三种选择。
像这类数据的输入，可以通过数据有效性来得到一个下拉列表，从列表中选择正确的选项，从而避免了重复输入浪费大量时间。
现以“户口性质”为例，假设A1单元格为“户口性质”字段名，将光标定位到A2单元格，单击“数据”菜单，选择“有效性”，在弹出的“数据有效性”对话框中，“允许”项选择“序列”。
“来源”项输入“农村,县镇,城市”，这里需要强调的是，每两项之间的逗号应用英文输入法状态下的逗号。
单击“确定”按钮完成设置。
然后使用自动填充功能完成其它单元格的设置。
二、确保身份证号码唯一性人工录入最大的缺点是不能保证数据准确性。
因为身份证号可以唯一标识一个人，所以它具有唯一性，在输入时不可能出现两个一样的身份证号。
Excel提供了工具，可以提示人工录入时出现的错误，效果如图1所示。
图1 录入重复身份证号码效果图具体做法为：将光标定位至C2单元格，单击“数据”菜单，选择“有效性”。
在弹出的“数据有效性”对话框中，“样式”项选择“停止”；“允许”项选择“自定义”；“公式”项输入“=COUNTIF(C:C,C2)=1”。
表格建立动态人事档案
表格建立动态人事档案在现代企业管理中，建立一个完善的、动态的人事档案是非常重要且必不可少的。
人事档案是企业对员工信息进行收集、整理和管理的重要工具，有助于实现人力资源的高效配置和全面管理。
本文将围绕表格建立动态人事档案这一话题展开讨论。
一、人事档案的概念和意义人事档案是指企业对员工个人信息、奖惩记录、培训成绩等进行记录和管理的系统。
表格建立动态人事档案是一种高效、方便的手段，可以实时更新员工信息并方便信息的查阅和管理。
建立动态人事档案具有以下几方面的重要意义：1. 实现信息化管理：借助表格的形式建立动态人事档案，可以实现信息的快速录入、存储和查询，提高管理效率和准确性。
2. 便于跟踪员工变动：员工的信息和职务往往会随着时间推移而发生变化，通过建立动态人事档案可以方便地记录和跟踪员工的变动情况，为企业的人力资源管理提供支持。
3. 提供决策依据：动态人事档案中包含了员工的详细信息和工作表现，可以为企业的决策提供重要依据，如人员调配、岗位晋升等。
二、表格建立动态人事档案的步骤要建立一个完善的、动态的人事档案，需要经过以下几个步骤：1. 设计表格模板：首先需要设计一个适合企业需求的人事档案表格模板，包括各项员工信息、奖惩记录、培训成绩等栏目。
2. 员工信息录入：在表格中按照规定的格式录入员工的基本信息，如姓名、性别、出生日期、身份证号码等。
3. 更新员工信息：在员工信息发生变动时，及时更新人事档案表格中的相关信息，如晋升、调岗、离职等。
4. 记录奖惩情况：及时记录员工的奖励和惩罚情况，包括绩效评定、优秀员工表彰等，以及违纪、违纪处罚等。
5. 记录培训信息：记录员工接受的培训情况，包括培训名称、培训时间、培训机构等，方便后续培训成果的评估和管理。
6. 查询和管理：通过建立动态人事档案表格，可以方便地对员工信息进行查询和管理，提高工作效率和准确性。
三、动态人事档案的管理要点建立动态人事档案需要注意以下几个管理要点：1. 数据安全和保密：建立动态人事档案涉及到员工的个人信息，必须加强数据安全和保密措施，确保信息不被泄露或滥用。
事业单位档案室落实《机关档案管理规定》策略研究——使用Excel软件实现科技项目档案快速预组卷
事业单位科技项目存在重申请、轻管理的现象，往往到验收环节才想起来整理归档，究其原因，还是材料管理存在弱点，特别是项目档案的编目、组卷、统计比较复杂，非专业人员难以快速掌握。
《机关档案管理规定》(以下简称《规定》)颁布实施已两年，然而实际落实恐怕还需要逐渐推进，因为这不仅需要工作人员心理上的适应，更重要的是单位需要对档案管理架构和制度梳理，以便调整、修订、制定最适合的方案、配套制度并贯彻实施。
为此，本文对科技项目档案进行分析，从中得出了一套能够快速组卷的Excel 标准化模板，利用这种方式能够快速掌握科技项目档案整体情况，获悉文档管理薄弱环节，从而规范档案管理工作。
为便于理解，本文以基建项目为例。
一、档案集中组卷的必要性(一)强制性要求《规定》第一章总则第五条强调：机关的全部档案应当集中、统一管理。
机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
国家档案局以第13号令的形式颁布，对各级党和国家机关、人民团体具有强制性。
第七章附则第六十九条提出，事业单位、社会团体可参照执行。
第一章总则第四条规定：中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导，因此对事业单位也具有一定的约束力。
(二)非档案部门缺少档案存放条件，难以统筹管理和保障档案的安全一般事业单位没有单独的档案库房，或者虽有库房但无专业管理人员，更甚者没有专门的档案存放用房。
更不用说非档案专业部门存放条件差，收集范围窄，不利于档案整体把控。
事实上传统档案收集主要是纸质档案，但电子文档、业务数据、邮件、网页、实物几乎没有收集或很少收集，这需要档案部门加强指导。
(三)集中管理统一组卷是事业单位监管内控的要求法规、项目周期、档案验收的严格规定决定了项目档案工作是一个系统工程，不能单打独斗，必须整体规划、形成合力、集团作战。
审计署对XX 院的审计报告显示：XX 院所属国家XX 中心2012年用已完工项目申报预算，套取财政资金912万元；XXA 所2009年重复申报项目，套取财政资金606万元。
通用(电子)档案管理制度
（电子）档案管理制度第一章档案归档原则第一条按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
(件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。
第二章档案编号细则第二条档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。
第三条一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。
第四条二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。
第五条三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。
第六条全宗号：XX项目（LS）；第七条年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2018年的档案的年度编号为“（2018）”。
第八条流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。
第九条将各类编号如下依次排列：全宗号（2018）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。
其中，“（2018”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。
全宗号（XX项目——LS；）第三章档案内容第十条行政类档案内容1.公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。
2.上级单位发来的与公司有关的文件材料。
3.公司对外的发文与有关单位来往的文书。
4.公司的请示与上级单位的批复。
Excel 财务应用 档案管理分析
Excel 财务应用档案管理分析我国几十年来形成的人事档案（包括干部档案、学生档案、职工档案等）随人走的制度，即一人一生（不论上学还是工作，不论在什么地方做什么工作）必须有一份人事档案，是终身的。
这种人事档案管理制度的优点很多，特别是它集中反映了一个人一生的经历、思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇、身体健康状况等，有利于各个组织历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部。
1．设计思路企业单位的性质不尽相同，档案管理的方法也各有千秋。
但一般的档案管理都遵循图4-42所示的基本流程，企业单位在实际的档案管理过程中可以灵活地掌握和调整。
图4-42 设计思路2．相关公式和函数在进行档案管理的过程中，判断员工的“性别”、从身份证号码中提取年月日，以及计算员工工龄均要用到公式和函数，其功能如下：●VALUE函数VALUE函数是将代表数字的文本字符串转换成数字。
其语法为：VALUE(text)。
其中，Text为带引号的文本，或对需要进行文本转换的单元格的引用。
注意Text是Excel中可识别的任意常数、日期或时间格式。
如果Text不为这些格式，则函数V ALUE返回错误值#V ALUE!。
另外，通常不需要在公式中使用函数V ALUE，Excel可以自动在需要时将文本转换为数字。
提供此函数是为了与其他电子表格程序兼容。
●RIGHT函数RIGHT函数是根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。
其语法为：RIGHT(text,num_chars)其中，Text是包含要提取字符的文本字符串。
Num_chars是指定要由RIGHT提取的字符的数量。
●YEAR函数YEAR函数返回某日期对应的年份。
返回值为1900到9999之间的整数。
其语法为：YEAR(serial_number)其中，Serial_number为一个日期值，其中包含要查找年份的日期。
●CONCATENATE函数CONCATENATE函数是将两个或多个文本字符串合并为一个文本字符串。
人事档案目录电子化管理技巧
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２ 信息维护准确 、 高效
人事档案管 理是一个 动态的过程 ， 的内容需 要随 它
着人员 的调入 、 调出 、 升学 、 退休 、 职务 晋升 、 工资 调整等
内容 的变化及 时予 以更新 ， 以保证档案 材料能够 真实地 反映个人 的发展状态 ， 因此 档案 目录的建立和更新 是一
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由原来的手工登记改为 电子输 出。
目录表 。工作表标签分别 以 １ １ — ０的数字来命名 ， 即每 １ 张工作表登记一类 档案 目录信 息 ， 各类 目录之间 的切换
人事档案管理是 一个 动态的过程 ， 档案 内容要根 据 只需 点击各 工作 表标 签 即可 实现 ，在信 息查 阅上更 方 个人资历 的逐 步丰富及时增 添和更新 ， 并首 先通过 档案 便 、 快捷 。
图 １档 案 目录文 件夹 管理
项较经常性 的工作 。在 Ｅ ｃｌ ， 以巧妙地利用 函数 、 ｘｅ 中 可
干部人事档案专项审核情况登记表
干部人事档案专项审核情况登记表是一种用于记录干部人事档案审核情况的工具，主要是为了规范管理和加强监督，确保干部人事档案的真实、准确、完整。
下面将从以下几个方面介绍该表格的具体内容和使用方法。
一、表格格式该表格一般为电子或纸质表格，按照时间顺序逐条记录干部人事档案的审核情况。
表格通常包括以下几个方面的内容：审核时间、审核单位、审核人员、审核人员职务、审核人员联系电话、审核类型、审核结果、审核意见等等。
二、填写内容1.审核时间：记录审核的具体时间，通常包括年、月、日。
2.审核单位：记录审核的具体单位名称，可以是人事部门、纪检部门、审计部门等。
3.审核人员：记录审核人员的具体姓名，确保审核的真实性和准确性。
4.审核人员职务：记录审核人员的具体职务，以便了解审核人员的专业背景和工作职责。
5.审核人员联系电话：记录审核人员的联系方式，方便后续联系和沟通。
6.审核类型：记录审核的具体类型，包括例行审核、专项审核、突击检查等。
7.审核结果：记录审核的具体结果，包括通过、不通过、需要补充等。
8.审核意见：记录审核人员的审核意见，以便后续改进和优化。
三、使用方法该表格的使用方法主要包括以下几个方面：1.每次审核时都要在表格中记录，确保审核情况真实、准确、完整。
2.根据审核结果及时处理问题，及时进行补充和修改。
3.汇总统计审核情况，及时反馈和改进工作。
四、注意事项使用该表格时，需要注意以下几点：1.记录审核情况时要确保真实、准确、完整。
2.审核人员要严格按照规定审核，不得有违背职责和廉洁自律的行为。
3.审核结果要及时反馈和处理，确保井然有序的干部人事档案管理工作。
电子档案在人事档案管理中的应用
电子档案在人事档案管理中的应用作者：郜玉欢来源：《档案天地》2021年第05期人事档案是一个人的学习工作经历、政治品质、道德品行、专业素养、工作业绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的原始材料。
具有凭证、依据和参考的重要作用，特别是在个人学历证明、职称申报、工资待遇、工作调动、组织选拔人才、办理养老保险、退休手续等相关问题時都需要使用人事档案，所以对人事档案进行正规的、合理高效的管理，其重要性是不言而喻的。
信息化的普及，为人事档案的管理工作指引了新的思路和方向，也促使人事档案管理工作效率要进一步提升。
一、人事档案管理现状当前，各级组织人事部门都建立了比较完善的人事档案管理工作体系，能够对干部职工的档案进行比较完善的管理。
但是，随着时代的进步和发展，传统纸质档案管理方式已经不能适应新形势发展，人事档案管理的工作效率较低。
在当前的人事档案管理模式中，主要的管理方式就是把各类材料收集、分类、归纳整理后装入档案盒里，再把档案里个人的信息内容以表格的形式进行简单登记。
在这种管理方式中，登记表的表格是有限的，所以能够展现的信息也就有限了，被登记的都是每个人最基本的信息，而且这些信息的更新也不及时、不到位。
另外，纸质人事档案经过多次查借阅之后就容易破损，甚至会出现涂改，再加上受环境、气温、时间等多种因素影响较大。
最关键的是，纸质档案需要的储存空间比较大，当档案数量增大时，所占用的空间会增大，所以保存成本随之增加。
二、电子档案管理的优势（一）电子档案寿命长、易保存电子档案是将纸质的人事档案逐卷进行电子化扫描、处理，通过电脑导入专门的人事档案管理系统，进行科学系统的管理，它不受天气、自然灾害以及保存时间等方面的因素制约，在人事档案管理系统中，电子档案会进行定期备份，不容易发生档案涂改、丢失、损坏等情况，也不会发生人事档案中的某份材料被损坏之后无法修复的现象。
另外，电子档案使用，不仅可以不受档案信息数量的限制，还可以随时增加储存空间。
人事档案合同到期预警公式设置
人事档案合同到期预警公式设置在当今的企业管理中，人事档案管理是一项至关重要的工作。
其中，合同到期的及时预警对于企业的人力资源规划、员工关系维护以及法律合规性都具有重要意义。
通过合理设置预警公式，可以提前通知相关人员做好合同续签、终止或其他决策，从而有效地避免潜在的法律风险和管理混乱。
一、为什么需要人事档案合同到期预警首先，合同到期预警有助于企业做好人力资源规划。
提前了解员工合同的到期情况，企业可以根据业务需求和员工表现，决定是否续签合同，以及制定相应的招聘或调配计划。
这有助于确保企业的人力资源能够满足业务发展的需要，保持组织的稳定性和竞争力。
其次，及时的预警能够维护良好的员工关系。
如果员工在合同即将到期时才收到通知，可能会感到企业对他们的关注不足，从而影响工作积极性和忠诚度。
而提前预警可以让员工有足够的时间准备和思考自己的职业规划，同时也体现了企业对员工的尊重和关怀。
最后，从法律合规的角度来看，未及时处理合同到期事宜可能导致企业面临法律纠纷。
例如，如果在合同到期后企业未能及时与员工续签或终止合同，可能会被认定为默认续签，从而产生不必要的法律责任和经济赔偿。
二、预警公式设置的基本要素要设置有效的人事档案合同到期预警公式，需要考虑以下几个基本要素：1、合同到期日期这是预警公式的核心数据。
准确记录员工合同的到期日期是进行预警的基础。
2、提前预警时间企业需要根据自身的管理流程和实际情况，确定提前多少天发出预警。
一般来说，提前 30 天至 90 天较为常见，但具体时间应根据合同类型、岗位重要性等因素进行调整。
3、员工信息除了合同到期日期外，还需要获取员工的相关信息，如姓名、部门、职位等，以便将预警通知准确发送给相关责任人。
4、通知方式确定采用何种方式通知相关人员，如邮件、短信、系统弹窗等。
同时，要确保通知方式能够及时有效地传达信息。
三、预警公式的设置方法1、使用电子表格软件许多企业使用 Excel 等电子表格软件来管理人事档案。
人事档案数字化在人事管理中的重要性
人事档案数字化在人事管理中的重要性人事档案是员工身份、履历、资历等方面的记录，是员工工作中的重要记录，是企业中人力资源管理的重要内容。
人事档案与组织关系、社会保障等息息相关，企业可以根据员工的人事档案选拔人才，提升了人事工作的管理效率。
人事档案数字化使得档案管理更加透明化、电子化，属于先进的管理方式，符合当前企业人力资源管理的趋势。
只有不断提升人事档案数字化的管理水平，才能完善企业人力资源管理，才能不断提升企业档案管理的水准。
一、人事档案管理的特点（一）全面性人事档案是一个人在不断成长学习过程中的记录，包含学历、经验、组织关系、任免、薪酬等等全面性的有关记录，是一个人发展过程中不断累积起来的，通过浏览人事档案，就能了解一个人的学习、家庭以及工作情况等。
从这个层面讲，人事档案具有全面性，是概括性地体现了自然人成长的过程。
（二）真实性鉴于人事档案的重要作用，因此人事档案必须具有真实性，真实性就要求人事档案的内容真实可靠，是真实信息和材料的记录，才能为人们今后的学习和工作奠定基础，才能发挥人事档案的作用。
（三）动态性前文提到过人事档案是对人们成长过程中的相关记录，其记录的内容应该具有动态性，即随着人们的发展变化而有所更新，而不是固定的。
因此，针对人事档案的动态性，档案管理部门应该及时补充更新档案，避免出现时间上的断层，以便于能够更好地服务于社会。
（四）流动性人事档案的流动性要求档案随着人员流动，因为人事档案理论上要与人事的调动、管理工作息息相关，如果出现“人档分离”的现象，那人事档案的管理也就失去了意义。
因此，人事档案的流动性应该尽量缩短时间，比如在员工离职后，控制在七日内调走档案并随员工归档新的部门。
（五）机密性人事档案具有全面性，记录了个人的学历、履历和经验等，其中也包括个人功过得失等方面，其中可能从侧面反映出国家的历史或者机密信息，因此就要求人事档案具有机密性，不能随意泄漏和更改个人档案信息，应该随着工作及时归档，由专业的档案管理部门统一管理，即使个人也没有权限随意调配和查看个人的人事档案。
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电子表格在人事档案管理中的应用
【摘要】电子档案的管理在日常工作中十分重要，它涉及的范围非常广，其中数据的查询、统计是最重要和最常用的部分，通常用电子表格来完成数据的录入、修改是非常方便的，但要进行查询和统计则是即不方便也不直观。
本文通过运用EXCEL中的相关知识，创建一个人事档案管理过程简便的方法，提高办公效率。
【关键词】EXCEL；人事档案；管理；应用
1.引言
一个大的公司或企事业单位通常开发有自己的人事档案管理系统，但很多小公司或企事业单位通常是用EXCEL来管理，目前国内几十人到几百号人的单位很多，这其中大分部都采用EXCEL来进行管理，包括人事、财务等。
通常用EXCEL表格来完成数据的录入、修改是非常方便的，但要进行复杂的查询和统计则是即不便也不直观的。
2.人事档案编排方法
人事档案的编排是人事档案管理的基础工作，其编排方法也决定了今后档案、材料查找、取放、增减的流程。
常用的编排方法有汉字结构、汉语拼音、工作单位编排法等，多为人工编排。
随着计算机技术的迅猛发展，excel版本升级迅速，可以提供更多的便利编辑方法。
3.应用Excel编排人事档案
传统的档案管理工作一直是封闭式手工操作模式。
计算机的普及，使得档案电子化管理成为可能。
我们用Excel软件建立“档案管理数据库”，将档案类别、名称与内容之间逐级建立超级链接，方便了档案的查询和管理，操作也简便。
现将操作和使用方法介绍如下：
3.1用Excel自动编排人事档案
3.1.1 Excel的音序形序法。
Excel“排序”是一项非常常用的功能，它能对数字、字母、汉字等按我们的需要进行排序。
Excel排序的对象是汉字字符时，系统会将字符按一套默认的规律顺序排列。
其基本规律为：（1）不同音的字按汉语拼音字母的先后顺序排列；（2）声母、韵母相同，声调不同的字，按声调的四声顺序排列；（3）同音字按笔画多少排列；（4）第一个字完全相同的，仿照上述编排方式，按第二个字的先后顺序排列，并依此类推。
此编排规律以汉语拼音音序法为主，笔画法为辅，大体类似于常用的汉语词典正文的编排方法“音序形序法”。
它有这个规律，我们就把这个规律利用起来。
3.1.2 Excel排序的对象。
姓名的汉字属性正好适用于上述这一规律，也就是说仅在Excel工作表中输入一列姓名的汉字，运用Excel默认的排序功能，即可自动将姓名排出符合上述“音序形序法”规律的顺序。
每册人事档案都有“姓名”，“姓名”也是人事档案工作中使用频率最高、固定性较好的信息，是一个早已生成的代号，是一个最自然的检索要素。
3.1.3 用Excel给档案排序的步骤。
（1）用Excel工作表制作一个名单：把人事档案按“姓名”、“姓名拼音”、“籍贯”分为三列输入表格，“姓名拼音”一列中输入姓名的每个汉字的汉语拼音。
有转换汉语拼音工具时，可将姓名复制粘贴到工具中自动转换出汉语拼音，再将拼音复制粘贴回名单中。
（2）排序：选中上述三列，单击菜单栏“数据”-“排序”-“排序”对话框-“有标题行”-“主要关键字”为“姓名”-“确认”，在不改动其他选项的情况下，Excel自动将名单以“姓名”为排序对象，按“音序形序法”的规律顺序排列。
（3）在Exce1名单“姓名”左侧插入一列“序号”，打印名单。
（4）将人事档案按照名单中排好的顺序依次排列人柜。
3.2添加散材料
对于少量散材料，可以用上述查找、取放档案的方法直接找到档案，将散材料放入卷夹。
对于大批量杂乱无章的散材料，须借助名单，人工标序号、排序，然后“对名入册”。
名单上的“序号”这时要用到，查找规律依然是姓名汉语拼音的先后顺序。
3.3添加新档案
有新的人事档案要插入档案“大部队”时，可用Excel工作表新做一个同样格式的名单，输入新人档案的姓名、姓名拼音、籍贯，并按前文所述步骤排序，形成一个“新人档案名单”。
再将新输入的内容复制粘贴到原有档案的Exce1名单后面，并把这些新添加的单元格填充醒目的颜色，然后用同样的方法排序，这时，Excel就为新人档案自动排列出它所应在的位置，形成一个“新旧档案汇总名单”。
实际经验告诉我们，经过排序后，姓名的排列遵循前述“音序形序法”的四条规律，而这一系列判断由Excel瞬间、自动为我们完成，档案的数量越多，Excel这一优势就越明显。
在具体实践中，可先将新人档案按“新人档案名单”排好先后次序，再按“新旧档案汇总名单”中所排出的位置将它们插入档案柜中的档案“大部队”，因为之前做了单元格填充颜色这一操作，所以即使在打印的名单上也很容易找到新人档案姓名。
结语
通过运用EXCEL中的知识，可以进行统计分析，比如对职工年龄和学历层次进行对比分析，效果图可以根据需要选择直方图或圆饼图等.不但查询统计方便，而且效果五台山，在此就不一一详细介绍。
参考文献：
[1]电子文件归档与电子档案管理办法，电子工业出版社，2013.1
[2]EXCEL 表格处理及应用，清华大学出版社，2007
[3]EXCEL 应用大全，人民邮电出版社，2008
[4]EXCEL高级应用与数据分析，电子工业出版社，2008。