南京航空航天大学文件

南京航空航天大学文件
校档字〔2008〕4号
关于印发《南京航空航天大学科学研究
档案管理办法》的通知
各有关单位：
为提高我校科学研究档案管理的质量和水平,逐步实现学校科学研究档案管理的规范化,使学校科学研究档案更好地为学校教学科研工作服务,特制订《南京航空航天大学科学研究档案管理办法》，现予以印发，请遵照执行。

附件：南京航空航天大学科学研究档案管理办法
二○○八年四月三十日
主题词：科学研究档案管理办法
附件
南京航空航天大学科学研究档案管理办法
第一章总则
第一条为了提高我校科学研究档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学校和国家经济、社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（原国家教委第六号令）、《国防科技工业档案工作管理暂行规定》（科工办〔2007〕37号）等法律法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条科研档案是指本校在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

第三条科研档案是科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富。

科研档案必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，有利于科研档案的开发和利用。

第四条科研档案工作是科研管理的重要组成部分，学校科研管理部门的领导必须把这项工作纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，实行科研工作和建档工作"四同步"管理。

即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上
报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

凡科研文件材料归档不合格的，科研部门一律不予鉴定、验收、财务决算和上报成果。

第二章科研档案工作职责
第五条科技部门分管科研档案工作领导职责：
⒈将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划；
⒉制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中，并督促各部门执行；
⒊及时催促各院(系)和课题组负责人、专（兼）职档案员及时按规定将应立卷归档的文件材料归档；
⒋配合档案馆对科研档案组卷质量及保管情况进行检查；
⒌协同保密处指导科研档案密级的确定；
⒍协助审查准备归档的科研文件材料。

第六条各院、系、所(室)分管档案工作领导的职责：
⒈把建立科研档案列为本院、系、所(室)的工作内容之一，提出要求，定期检查，做到各课题组积累科研文件材料与科研进展同步；
⒉研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、准确、系统，审查保管期限和密级，并签署意见，督促课题组将科研文件材料归档；
⒊科研人员调动时，应检查其承担科研任务所形成的全部文件材料移交后，再为其办理离校手续。

第七条科研课题负责人职责：
⒈科研课题负责人对建立本课题的科研档案工作负全面责任：在开题时提出建档计划，明确课题组成员平时积累有关科研文件材料的任务。

在研究中，随时检查积累情况，定期汇集保存。

在课题结束后，组织收齐文件材料并系统组卷和归档，做到归档材料完整、准确、系统；
⒉提出科研档案案卷的保管期限和密级，填写科研档案归档说明书,并填写卷内目录、备考表及档案移交清单，按照本管理办法中第四章的规定，向有关档案管理人员移交。

第八条档案馆科研档案管理人员职责：
⒈贯彻国家有关科技档案工作的方针、政策和法规，执行本校科研档案工作的各项规章制度；
⒉指导、监督、检查、协助科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查、验收科研课题档案是否完整、准确、系统；
⒊负责科研档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作；
⒋遵守国家有关科技保密的规定，保证科技秘密和档案的安全，维护本校和科技人员的合法权益；
⒌积极开发科研档案信息资源，充分发挥科研档案作用。

第三章科研档案归档范围
第九条确定归档范围的原则：
⒈归档的科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；
⒉归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。

必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性；
⒊几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。

如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位；
⒋与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档要求。

第十条归档的内容及重点：
⒈归档的内容包括所有科研项目、基金项目、委托项目、自选项目、协作项目、技术服务等项目的开题报告、计划任务书、协议合同书、技术方案论证、调研报告；年度计划执行情况、实验测试的原始记录；实物样品照片、技术规范、技术说明书及使用报告、全套蓝图和底图；阶段工作报告、工作总结、研究报告及项目有关的论文、专著；项目的成果申报、鉴定、验收、获奖材料；项目的预决算和专业会议材料、有关申请专利的材料形成说明书等；
⒉归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果的原始性结论性的不同载体文件材料；
⒊取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

第四章科研档案归档要求
第十一条归档材料的要求：
⒈归档的科研文件材料，一律使用原件。

归档材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、鉴定手续完备，归档文件材料不得使用铅笔、圆珠笔、红水笔、复写纸、易褪色的材料书写，绘制；
⒉科研文件材料一般归档一份，原始资料全部归档，其中重要和经常使用的资料应酌加副本。

第十二条坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

课题结束后，由本课题组负责人主持立卷，兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

第十三条科研档案的案卷质量必须符合《南京航空航天大学档案工作管理暂行规定》中的有关要求。

第五章科研档案管理与利用
第十四条归档时间：科研档案在科研项目（课题）完成后第二年，由科技部、各学院和课题负责人向档案馆移交。

第十五条科研档案管理：
⒈科研档案管理要实行标准化、规范化，严格按照规则，对接收的科研档案进行分类、编目，同时结合学校管理工作的现代化进程，逐步实现科研档案的现代化管理；
⒉建立健全各项管理制度，对科研档案的接受、借阅、保管等情况进行管理，严格各项登记制度；
⒊科研档案的鉴定与销毁。

由课题组、科研管理部门和档案馆组成科研档案鉴定工作小组，根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。

鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。

对于超过保管期限的档案进行认真审查，提出鉴定意见，编制销毁清册，经校领导批准后进行销毁。

第十六条科研档案密级按《南京航空航天大学关于国家秘密及其具体范围的规定》确定。

第十七条档案的补充与修改：
⒈科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案馆归档；
⒉对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经单位领导或有关主管负责人批准同意后方可修改。

未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料；
⒊档案馆科技档案管理人员对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。

归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

第十八条在科研档案的利用中，必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律法规和学校有关科研档案利用方面的管理规定。

⒈凡利用馆藏档案者，均应按档案馆规定办理利用手续。

本校教职工因工作需要利用科研档案，除原项目经办人外，其他人一律需经项目负责人或科研主管部门同意方可；
⒉利用涉密科研档案，严格按照《南京航空航天大学国家秘密载体管理规定》和《南京航空航天大学文件资料复印管理规定》执行；
⒊查阅科研档案在档案馆内进行，一般不外借。

对确因工作需要借出的档案，科研档案管理人员应负责定期催还，未按期归还或发现损坏和造成丢失，借阅人须写出书面报告，根据不同情况报学校按规定严肃处理。

第十九条努力开发利用科研档案，为提高本校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

⒈档案馆定期编制科研档案目录或内容摘要，在学校内部提供利用和有选择地进行外部交流。

并根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，如档案文摘，科技成果情报、论文汇集、专业数据、汇编、专题资料等，为利用者服务；
⒉充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及处理科研工作中的各种权益问题提供凭证；
⒊注意收集、登记利用科研档案后取得的社会效益和经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

第六章附则
第二十条本管理办法由档案馆负责解释。

第二十一条本管理办法自公布之日施行。