结合工作实际浅谈高校基建档案管理

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结合工作实际浅谈高校基建裆案管理
■郭卫松赵磊李瑛张黎西安工程大学
摘要：高校基建挡案对高校的基本建设和发展具有重要的参考作用，随着国内大多高校新校区的落成，高校的基础 建设回归到正常的建设轨道上来。

同时，高校基建又面临 新一轮的建设，如老校区年久建筑的更新与改造，新校区 已建成项目的维修与维护等，而在此过程中，基建挡案的 反复查阅利用将发挥重要的作用。

因此，加强基建档案的 管理，构建科学的档案管理体系，重视基建档案的过程管理，逐步实现档案管理的信息化显得尤为重要。

关键词：高校；基建档案；过程管理；信息化管理
高校基建档案对于高校基础设施的改造扩建以及 日常的维修具有重要的参考价值，同样，基建档案资 料也间接记录了一个高校基础建设的发展历程。

高校 一向重视人事、学生档案的管理，对基建档案的管理 不够重视，殊不知基建档案对于校区的基本建设和发 展有着至关重要的作用。

纵观陕西省内的众多高校，大多高校都建立了新校区，随着时间的发展，新校区 的落成，老校区面临新一轮的更新与改造，新校区也 面临日常的维修，在此过程中，原始的基建档案资料 就显得尤为重要。

因此，对基建档案的过程管理应得 到重视，尤其是在“互联网+”时代背景下，基建档 案管理的模式也有待创新和改善。

一.高校基建档案材料的类型及重要作用
基建工程涉及的知识较多，包括建筑、水暖、机 电安装、消防、人防等多方面专业知识，所以高校基 建档案的内容也十分广泛，具有一定的专业性和复杂 性。

根据基建工程的建设流程，高校基建档案材料的 类型主要有：第一，前期立项报建等文件。

包括立项 申请，省发改委、教育厅等批复文件，用地规划，环 境评价，地质勘查，招投标文件、合同等前期文件。

第二，施工过程资料。

包括施工方案、施工放线验收 记录，施工图，材料进场验收纪要、检验报告、合格 证等，过程控制测量资料，隐蔽工程验收资料等。

第三，竣工资料，包括竣工验收报告，竣工验收纪要，竣工图，竣工结算资料等。

高校基建档案管理是工程项目建设的基本要求，是整个项目建设过程的真实记录，是后期运行维护的 可靠依据，在某种程度上是高校宝贵的文献资料。

二.高校基建档案管理利用存在的主要问题
(一） 缺少内部规范性的档案管理体系
体系制度是一切工作顺利推进、流程顺畅的保证。

高校的基建档案管理，得不到有效重视，缺乏科学的 基建工程档案管理体系和完善的工程档案管理制度。

高校基建档案管理只是沿用国家档案局、国家计委颁 布《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，而大多 高校自身内部没有专业的针对基建档案管理的制度体 系，也缺少专门的基建档案管理人员，无法对其重要 资料进行区分，只是一味的“有啥存啥”，而没有规 范的制度要求，从而造成档案管理较为混乱，以致于 后期查阅过程中，想要的东西没有，而建设部门管理 过程中不需要存的资料却保存了很多，整体的有效性 和利用率不高。

(二） 高校基建档案整理难度高
高校基建档案专业性强，涉及内容较多，一个完 整的项目有建设单位资料、监理单位资料、施工单位 资料等，基建档案几乎占据了学校档案容量的三分之 一，而且基建档案从利用率来看，最重要的是图纸，而工程图纸种类繁杂，数量较多。

有用于各个职能部 门办理报建手续的（如建筑平面图、消防水电布置安 装图、防震防雷设施图、规划红线图等）：有用于项目
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建设施工的（如桩基础图、结施图、建施图、水电图、消防配置图等）；有用于建筑设计变更及修改的（如建 施修、结施修、消防水电修改变更等有用于预决算的（如竣工图等）。

而且由于图纸档案尺寸大小不一，通常需要折叠保存，在后期的查阅利用过程中，对竣 工图的使用最为频繁，不可避免会对图纸造成损坏，不利于档案的规范化整理及永久性保存。

(三） 高校基建部门与档案管理部门缺少合作交流
由于高校人员机制问题，高校基建部门基建档案管理人员大多为兼职档案管理人员，虽然对基建过程 比较了解，但是对档案的管理缺乏一定的专业性，认 为就是单纯的收集整理资料。

而档案馆的基建档案管 理人员，对基建档案的管理虽然有系统性的管理架构，但是对基建档案内容知识却几乎不了解，只是单纯地 将收集来的基建档案进行所谓的系统化汇编、装订、上架等。

至于内容，甚至分不清施工图与竣工图。

其 主要问题是基建部门与档案部门的基建管理人员缺少 合作交流，基建部门的基建档案管理人员，缺乏基建 档案管理的系统化和专业化，且管理手段有待更新和 改进；档案管理部门的基建档案管理人员，则缺乏基 建方面的专业知识。

这样造成的结果是，基建档案的 收集缺少系统性，无法对相应的重要资料进行区分：基建档案的管理缺乏专业性，只是单纯地对基建档案 编号上架。

(四） 高校基建档案信息化管理程度低
高校的人事、学籍档案等随着信息技术的发展已 经逐步实现信息化，而基建档案的信息化程度低，还 是依靠纸质档案、图纸的整理归档，这样一来占用了 大量的实体空间，二来由于档案馆现实条件对温湿度、通风等无法满足要求，造成早期的手绘图纸等基建宝 贵的档案泛黄褪色，字迹不清，有些己经无法查阅利 用。

另外，由于基建档案信息化管理程度低，在档案 利用时要反复地去档案室借阅查询原始文件、图纸等，对图纸的破坏及污损严重，对档案的长期保存也是不 利的；同时占用了大量的时间，尤其是对两校区联合 办公的高校，还要往返于两校区之间查阅档案，无形 中影响了工作效率。

三、改进高校基建档案管理的举措
(一） 构建科学的工程档案管理体系，制定完善 的工程档案管理制度
随着信息时代的发展，制定科学有效的基建档案
管理体系，实施统一领导、分级管理。

宏观上把控基
建档案过程管理，与时俱进，使之高效、和谐发展。

同时，应根据档案管理体系制定完善的基建工程档案
管理制度，有针对性地涉及到档案收集、整理、保存、
维护、使用的每个环节。

将档案管理制度渗透到每个
基建项目管理过程中，使施工单位、监理单位严格按
照制度进行基建档案的整理与装订，同时使基建部门
档案收集整理人员与档案管理部门的档案保存维护人
员无缝对接。

(二） 开展基建档案管理人员培训，同步幵展工 程档案的收集和整理
基建档案的管理按照严格的管理制度展开，高校
基建部门的人员与工程施工技术人员对高校基建有很
高的技术专业水平以及丰富的理论知识，但是对档案
管理方面的工作可能并没有什么技术经验。

而档案管
理人员对档案管理方面的工作有较多的经验技术，但
是却不了解施工项目流程，同时对施工方面的专业技
术手段也没有相关的认识和了解。

因此，应加强对基
建档案管理人员的培训，为档案管理人员提供友好交
流和学习的平台，使得参与培训的档案管理人员的专
业知识储备得以丰富，掌握档案管理技巧的同时，能
够了解基建工程图纸编号、报建文件分类以及其他方
面的知识。

使基建档案的收集和整理在工程进行过程
中得到良好的控制，减少后期归档不必要的麻烦。

(二）重视档案的验收和移交，档案管理明确纳
入合同条款
根据自身在基建处工作过程中的情况，基建项目
的档案缺乏过程检查控制，往往都是项目结束，报送
审计决算时，监理单位及施工单位项目部一次性把整
个项目的资料上报高校基建管理部门，由于时间紧、
数量多，不符合规定要求的基建档案资料要反复地退
回、修改、整理、上报，有时甚至因为时间原因，部
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分档案不符合要求也草草了事。

因此，在基建项目建 设过程中，要重视档案的验收和移交，不定期检查资 料的同步情况、档案的收集整理情况。

项目招标资料、合同及结算资料要跟随项目进度及时整理验收，对于 缺乏的应及时要求相关部门或单位提供，避免因基建 项目周期较长，项目结束一次性整理时导致有些文件 缺失。

另外，高校的基建项目大多使用政府资金，要 面临政府相关部门的检查及审计，完善的资料记录了 项目建设的全过程，是项目合规、合法、合理建设最 有效的说明。

完善的基建档案管理制度有益于在与施 工单位进行合同签订时，将项目基建档案归档要求及 信息化建设相关要求附在合同专用条款中，使施工单 位能够清楚基建档案管理部门对于档案整理归档的要 求，同时能够意识到自身的职责，主动配合高校基建 档案管理的信息化建设，提供相应的电子档案资料，使双方能够进行有效的衔接。

(四）推进工程档案的信息化建设，注重信息共 享与信息安全
2017年，国家档案局局长李明华指出要尽快推进 “互联网+政务服务”，并强调了该项工作的主要目 标就是强化档案服务民生和社会公众，推动档案公共 服务进程进一步加快。

基建档案的信息化，通过数据 库进行统一存储，有助于提高管理效率，有效保护纸 质档案。

由于以往的基建档案管理信息化程度低，大 都是以纸质文档存放于学校的档案馆，数量较大且不 利于长期保存，要全部实现网络化、数字化，一方面 需要的人力比较大；另一方面，由于高校年度预算资 金的匮乏，很难做到一蹴而就。

因此高校档案管理部 门可采取按照年度、循序渐进的方式，分批分年度实 现信息化。

通过招标方式委托专业的图文公司，逐步 实现档案数字化。

通过档案的信息化建设，使得基建 档案实现数字化、网络化以及实时化，基建档案信息 资料在录入数据之后能够进行多次反复利用，在平台 中实现高度共建共享，使档案的查询更加方便快捷。

档案的数字化、信息化同时面临信息化网络中的诸多 危险因素，在进行基建档案信息化建设、实现信息资 源共享的同时，应根据不同的内容及管理人员设置不 同的权限，设置不同安全等级的防火墙，在实现基建档案网络共享、高效方便使用的同时，确保基建电子 档案的安全。

高校基建档案对高校的基础建设有着至关重要的 作用，高校基建档案的管理也要与时俱进、追赶超越。

在新形势下，高校基建档案更应建立科学的基建档案 管理体系，制定完善的基建档案管理制度，促进基建 部门档案管理人员与档案部门管理人员的学习交流，同步开展基建档案的收集与管理。

同时，更应重视基 建档案的过程跟踪管理、验收及移交，在“互联网+”的背景下推进基建档案管理的信息化、数字化，并确 保基建档案网络共享安全，使高校基建档案更好地服 务于学校的基础建设和发展。

基金项目：西安工程大学审计工作研究课题项目(2018S JU05)。

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