秘书会议管理复习资料

秘书会议管理复习资料
国家职业资格证书四级秘书复习资料
2010年下
一、判断题（下列判断正确的请打“√”，错误的打“×”）
1．法定性代表大会主持人必须依据事先拟定的主持词主持会议。

（√）
2．法定性代表大会就是指由各级组织根据工作需要而召开的具有代表性的会议。

（×）3．一般情况下，法定性代表大会正式召开之前都要先举行预备会议。

（√）4．电视电话会议效果大大优于一般的电话会议，现在一般性的工作讨论都使用这种方式。

（×）5．议案和提案都要采用书面形式，在会前、会中、会后都可以提出。

（×）
6．现代化远程会议是建立在高科技的基础上的。

（√）
7．现代化远程会议可以使传统的会议记录方式不复存在。

（√）
8．提案一般不列入会议的议程，也不具有约束力。

（√）
9．不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。

（√）10．设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。

（√）
11．会场的装饰主要是指色调的选择、色调的搭配。

（×）
12．秘书应能够协助完成会场各种设备的操作。

（×）
13．会议临时产生的讨论稿等文件不是应及时分发的文件。

（×）
14．会议期间分发的文件主要是指会议期间产生的文件。

（×）
二、单项选择题(下列每题的选项中。

只有1个是正确的，请将正确选项序号域在括号中)
1．议案和提案的分类方法一般有两种，一种是按代表团和提案机构分类，另一种是按(B )分类
A．议案和提案书写人的职务B．案由所涉及的问题
C．议案和提案的字数多少D．议案和提案的时间
2．法定性代表大会的出席人数直撸关系到会议的有效性，一般规定必须达到应到人数的(C )方为有效。

A．1/2 B．1/3 C．2/3 D．3/4
3．需要提交办公会议仔细研究的文件，要在（B ）分发给与会者。

A．会议期间B．会前C．会后D．会议开始时
4．电视电话会议的通知形式和要求大致同电话会议通知，但务必说明会议的（A ）。

A．形式B．内容C．时间D．地点
5．（B ）的会议坚决不开。

A．条件不成熟B．目的不明确C．议题过多D．准备不充分
6．制定大型会议预案的分工协调原则，要求分工明确，并确保各项组织工作按时、（B ）、按量到位。

A．按人B．按质C．按岗位D．按报酬
7．会议协调的范围广泛，涉及会议内容、参加对象、会议地点、会议时间、（A）等。

A．会议经费B．会议材料C．会期天气D．会议发言
8．选好会议现场是开好现场会议的（D ）。

A．基础B．前提C．条件D．关键
9．一般会议议程的编制应在（B ）
A．日程表编制之后B．日程表编制之前
C．会议筹备方案调整之前D．会议筹备方案编制之前
10．会议成本公式2A×B×T中的A为（D）
A．召开会议的时间B．参加会议的人数
C．会议的直接成本D．每小时与会者平均工资的3倍
11．撰写会议总结应注意（B ）
A．新颖 B．及时 C．效率 D．前蟾性
12.收集会议文件资料的要求有（D）
A．确定收集内容 B．确定收集人员
C．确定是否归档 D．确定收集范围
13．清退会议文件资料时首先应（B）
A．办理清退手续 B．确定清退文件资料的范围
C．整理清退文件资料 D．填写“文件清退登记表”
14．会议决定事项的传达要求是（D）
A．实用 B．审核 C．建立催办制度 D．及时到位
15．会议应急方案特点中不包括（A）。

A．整合资源 B．预防为主 C．留有余地 D．有的放矢
16．会场布置情况的检查一般不采用（B）。

A．口头形式 B．座谈会形式 C．协调会形式 D．书面形式
17．在召开电话会议时，人数较少的单位或个人参加会议，可（A）。

A．直接使用带有免提扬声器的电话机 B．不用提前把电话号码告诉电讯部门
C．使用麦克风扩音 D．使用录像设备
18．会议评估反馈数据的分析报告通常应递交给（C）。

A．公众代表 B．业务人员 C．主管领导 D．技术人员
19．对视频会议的会场布置要求有（B）。

A．一台摄像机 B．主会场和分会场都要悬挂会标
C．摆放鲜花 D．采用自然光
20．电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要（D）。

A．派出人员具体组织安排 B．配置视频设备
C．做好会议报到工作 D．提前做好会议书面信息的分发工作
21．在做会议的经费预算时应（B）。

A．各种经费的数目尽量多做些 B．考虑到各种不可预见的开支
C．不必列出各种费用的明细表 D．由秘书自行决定总数
22．小型会场一般采用的布局是（C）。

A．半圆形 B．回字形 C．椭圆形 D．大小方形
23．评价会议成功与否，首先要（A）
A．分析确定影响会议效果的主要因素B．设计会议效果评枯表
C．汇总评估结果D．对会议下作人员的表现进行评估
24．确定公司会议时间应考虑以下哪种人能够出席（B）
A．主要客户B．上级主要领导
C．公司部门领导D．个体正式代表
25．在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容（C）
A．是否做到了层次清晰B．是否与实际相符
C．是否偏离会议主题D．是否进行了会商
26．进行会议总结的目的是（B）
A．建立评估体系B．改进会议组织与服务
C．应对公民舆论D．给与会人员一个交代
27．与领导沟通有关会议事宜要坚持（C）
A．将单向沟通的结果尽快部署和落实
B．与会议的主管领导保持非定期的沟通
C．在会前，会中，会后不同时期的沟通中，突出各自的重点
D．突出成绩，运度反映问题
28．非会议的交流环境包括（D）
A．座位安排，集体空间，光线要求B．秩序安排、私人空间、光线要求C．桌位安排私人空问、音像要求D．座位安排、私人空间、光线要求39．与会人员交费的计算公式正确的表述是(D)
A．预期的与会人员数×缴费额+预期陪同人数×缴费额
B．预期的与会人员人数×交费额＋收入项目
C．预期的与会人员人数×交费触十预期陪同人数×交费额十收入项目
D．预期的与会人员人数×交费额+预期与会人数×交费额一交费折扣额30．会议总结的内容有（C）
A．对所讨论问题的归纳概括B．会议组织评价表
C．综合性简报。

D．社会公众反馈意见
31．对会议的评估应（B）
A．澄清事实B．科学高效C．淡化宣传D．避免定论32．会议中常见的突发事件不包括处理(D )
A．场地问题B．设备问题C．行为问题D．营销问题33．在召开远程会议时，应首先考虑（A）
A．技术要求、保密要求B．省时、省力
C．交通不便D．互动性强
34．公司各部门一般应根据自己的实际情况在会前（D）
A．精简会议议题B．广为收集会议题
C．合并会议议题D．上报会议议题
35.会议文件审核的方法不包括（C）。

A．对校法B．折校法C．单校法D．读校法
36．视频会议的特点不包括（C）。

A．实现声音和图像同时传送B．节省时间、费用
C．形成广泛的间接沟通D．打破了空间的限制
37．撰写会议总结或会议纪要应遵循( )。

A、简单性原则
B、突出成绩原则
C、及时性原则
D、开放性原则38．视频会议设备要求较高，要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。

会场内必须配备( )。

A、远程电话
B、高速传真机
C、复印机
D、同声传译
39．使用电子媒介沟通，不能忽视( )。

A、对记录工具的学习
B、仪容与礼貌
C、语言、文字沟通中的基本要求
D、创造便捷的沟通符号
40．会议的主题除了要有切实的依据之外，还要( )。

A、有细化的议题
B、结合本单位的实际情况
C、有充足的讨论余地
D、在会上反复协商
41．会议效果与( )决定会议效率。

A、会议报道
B、会议人力资源成本
C、会议物品支出
D、会议成本
42．对会议进行现场检查时，一般应先( )。

A、向领导?[报
B、通知被检查的部门
C、下放检查评估表
D、确定检查的路线和确认检查重点
43．下列选项中表述不正确的是( )。

A、会议总结的形式因会议种类不同而有所区别
B、主持人的结论性意见就是小型会议的总结
C、职代会的闭幕词可以代替会议总结
D、会议纪要即会议总结
44．拟写会议筹备方案可不考虑的内容是( )。

A、服务人员的选拔和培训
B、会议所需设备和工具
C、确定与会代表的组成
D、会议经费预算
45．为了保证中大型会议与会者的健康与安全，一般应事先安排好( )。

A、车辆
B、医护人员在会场以应急
C、交通维护人员
D、消防人员
46．电话会议信息工作的要求包括( )。

A、互相通报出席情况
B、在会场悬挂会标
C、做好会议签到
D、布置会场
47．在做会议的经费预算时应( )。

A、各种经费的数目尽量多做些
B、考虑到各种不可预见的开支
C、不必列出各种费用的明细表
D、由秘书自行决定总数
48．在对会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为( )。

A、损益平衡表法
B、比率分析法
C、质量法
D、报告和会议法
49．会场设备的检查和使用应( )。

A、多人共管
B、专人专管
C、谁用谁管
D、技术部门负责人管
50．进行会议筹备情况的检查，首先应检查( )情况。

A、文件的材料准备
B、会议方案的全面落实
C、环境条件与用品准备
D、会场布置
51．举办会议既要确保会议质量，又应遵循( )的原则。

A、扩大企业影响，
B、勤俭节约
C、服务社会
D、提高企业竞争力
52．新产品新闻发布会发给记者的资料袋中一般包括( )。

A、信息发布稿、主持人的资料
B、主持人的资料、信息发布稿、产品照片
C、产品的照片与说明
D、企业介绍、产品介绍、信息发布稿
三、多项选择题（下列每题的选项中，至少有 2 个是正确的。

请将正确选项序号填在括号中）
1．法定性代表大会往往要成立主席团，其主要任务是（AC ）。

A．决定并处理会议期间的重大问题B．对会议实施监督
C．对会议实施领导D．执行秘书长的职责
E．具体负责所有会议事项
2．大型会议活动的交通安全包括（CD ）。

A．私人用车的行车安全B．出租车的行车安全
C．会场周围地区的交通安全D．会议本身的用车安全
E．公交客车的行车安全
3．远程会议实现了(AC )进行会议的交流和沟通。

A．异时B．异种C．异地D．异向E．异常
4．我国政协委员的提案实行的原则(ACD )。

A．内容不限B．字数不限C．人数不限
D．时间不限E．文字不限
5．选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素（ABCD）
A．交通便利B．会场的大小应与会议规模相符
C．良好的设备配置D．场地租借的成本合理
6．会议应急方案的特点应做到（ABC）
A、留有余地
B、有的放矢
C、预防为主
D、及时应对
7．会议总结的要求是（ABC ）
A．有理有据 B．一分为二 C．探求办会规律 D．建立规章制度
8．需要收集的会议期间产生的文件有（BCD ）
A．通告 B．决定 C．议案 D．会议记录
9．对会议主持人评估的要素包括（BCD ）
A．领导能力 B．业务水平
C．对会议进程的控制能力 D．对会议时间的控制能力
10．会议总结的目的是（ABCD ）
A．检查会议目标实现情况 B．检查小组分工执行情况
C．对比分析自我总结与集体总结 D．奖惩相关人员
11．在会议总体协调时，往往头绪很多，很容易疏漏，主管秘书应让参与服务的人员做到（BCD）
A．人手一份任务分工表 B．每项工作要有人牵头，责任到人
C．分组包干，各司其职 D．经常碰头，分工协作
12．高密书在检查会议筹备工作时发现，在会议接待，会议文件，录音录像设备的准备等方面仍存在问题，她应向那些会议筹备小组的主管提出批评？（ABD）A，秘书组 B，宣传组 C，保卫组 D,会务组。

13．安排会议的议程，应重点确定（AC）
A．大会的发言人和演讲者
B．会议中某些仪式（揭幕、剪彩、表彰）的地点
C．会议结束时做总结报告的人
D、会议娱乐活动的主持人
14．检查会场布置的情况应注意的方面是（ABCD）。

A．会标是否庄严醒目 B.领导者名签安排是否妥当
C．投票设施是否完善 D.旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体
15．对于会议评估工作的正确表述是（CD）。

A、会场布置要极尽所能展示企业实力
B、会议评估可以忽略与会人员
C、会议效率直接取决于会议管理水平
D、评估会议有助于提高会议的组织水平
16．提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门事先要（ABC）。

A．进行会商B．广泛征求意见
C．由各部门分别提出意见D．只由牵头部门提出意见
17.会议总结的内容包括（ABCD）。

A、会议名称
B、会议简报的质量
C、会议主持人意见
D、会议服务人员意见
18．主席台座次安排应做到（ABC）．
A、依职务高低或选举结果就座
B、会议主持人依其职务排序就座
C．台签摆放在坐位的左侧
D．将主席台座次表交领导审核
19．会议的功能包括（ABCD）。

A.集思广益B、协调矛盾C、资源共享D,发布信息20．会议经费来源的类型包括（ABCD）．
A、与会者交费
B、参展商交费
C．联合主办者交费D、广告、赞助和捐助21．会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持的原则有（）A．细致性B、时间性C、及时性D、全面性
22．评价会议效率和质量应考虑的因素是（ABCD）。

A、会议目标是否实现
B、会议时间是否合理
C、与会人员是否有收获
D、会议服务是否到位
23．评估会议应注意（ABCD）．
A．侧重对主持人的评估
B．会议效果评估表所设问题有针对性
C．避免与会人员反感
D．评估形式与话题导向
24．会议的收尾工作包括（ABC）
A．将会议记录归档保存B．整理会议室
C．办理设备的归还手续D．迎接与会人员
25．会议总结的目的在于( )。

A、确定考评标准
B、检查会议目标实现情况
C、积累会务经验
D、奖惩有关人员
26．为了提高会议的效率，以下作法不可取的是( )。

A、尽量缩短会议的时间
B、尽量使更多的人员参加会议
C、尽量邀请政府的主要领导到会发表讲话
D、尽量在比较封闭、受干扰小的地点开会
27．对会议主持人的评估主要包括( )。

A、自身领导能力
B、会议主持的业务水平
C、对会议议题的引导能力
D、对会议时间的控制能力
四、技能操作
1．背景说明：你是光华公司行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的任务。

2．背景说明：你是光华公司行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的任务。

3．背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

参考答案：
备忘录
发自：秘书钟苗
发给：行政经理苏明
日期：2007年3月15日
主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义
内容：
1、收集会议文件资料的要求
（1）确定会议文件资料的收集范围
（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。

（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

（4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。

（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的文件资料
（1）会前准备并分发的文件。

包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。

（2）会议期间产生的文件。

包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。

（3）会后产生的文件。

包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。

3、会议文件的立卷归档
会议文件资料的立卷归档概念解释。

会议文件立卷归档的意义主要有以下四点：第一、保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。

第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。