办公自动化技术及应用第6章 用Excel创建电子表格 共19页

栏
“状态” 栏
列标 256 列，A-IV 行标 65536 行
网格区
滚动条 垂直、水平
标签栏 用于形成三维结构工作区
作用 控制方法
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
第二部分——按数据管理规则创建电子表格
第6章 用Excel创建电子表格.
认识Excel并设计表格结构 表格数据和输入和编辑 修饰表格内容增加阅读效果 保存电子表格数据 表格数据的打印输出
1
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
第6章 主要内容
用传统方式提供输出信息
基本要求：结构:合理、数据准确
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
规范建表的工作流程
表格设计与创建原则
结构合理
目标明确、独立列原则 含头、文本、不空
表格数据的输入规则 数据准确 表格内容的编辑技巧 选择对象
必会命令：单元格、自动套用格式、条件格式
特殊的操作命令及管理用高级工具
必会命令：保护
与数据库管理相关的操作命令
本课对此区无要求
与控制窗口相关的操作命令
必会命令：重排窗口
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
• 电子表格的结构
Excel
优势 劣势
灵活，可添加理论算法 可以发挥管理的创造性 处理手段与操作简单
安全性差
准确、量化、逻辑 管理者
Access
安全，可以设置数据权限 数据的存储容量大 数据的运算速度快 反映较迟钝
表(Table)
表单(Form)
窗体(Form)
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第6章 作业
作业：创建一份电子表格 1. 设计并创建电子表格结构
– 要求：控制表格结构的合理性（包括上表头和左表头信息）。
2. 输入表格数据并进行简单编辑
– 要求：掌握正确选择操作对象的原则，准确输入表格的原始数据 （要有含意且真实）；针对单元格内容进行常规编辑操作（移动、 复制、清除和删除）。
3. 建立并运用公式
原始数据，调用 加工数据，公式
格地址输入原则 简单函数建立 公式复制及取值关系检查 三维加法
编辑操作 移动、复制、删除、清除……
数字格式
表体格式的修饰技巧 对齐方式
格线背景颜色
条件格式
表格数据的保存
三种保存方法
保存 另存为
另存为工作区
表格数据的输出
小表格 居中 大表格 压缩
打印
显示
超大表格
表头跨页 强制打印
行高/列宽 隐藏/显示 插入/删除 清除
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
4. 表格格式的修饰
数字格式 对齐方式 边框与背景 条件格式
作用 技巧
保证表格数据的可读性
常规数字格式 精确值表示方式 百分数格式 货币格式 自定义格式 “RMB””
上表头字段名：
显示于图表X轴底部，轴标签
左表头项目名：
显示于图表右侧，图例说明
表体创建的原则
含表头 文本型 不空
为管理项目设置表头名称 表头内容不允许数字类型 表头内容应避免填写空值
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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表格区 工作表 表文件 列 行
如何选择 用 光标 单击
用 光标 拖拉 用 光标 单击 用 光标 单击 用 光标 单击 用 光标 单击
选中状态 单元格光标
区域反白 标签反白 标题栏反白 通列反白 整行反白
常规编辑
操作
结构编辑
其他技巧
移动 复制 删除 清除
结构
区别 内容
针对列行 其他对象
命名 填充
区域或单元格 工作表,其他
制表工作流程
1. 表格设计及结构搭建 2. 数据输入及准确控制 3. 表格内容的编辑
目标
表体结构要求合理 表格数据要求准确 保证原始数据的准确性（调用） 保证加工数据的准确性（公式）
保证数据结构与位置的准确性
4. 表体格式的修饰
保证表格数据的可读性
5. 表格数据的保存
保证电子文档使用的重复性
6. 表格数据的输出
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
制表准备工作——认识窗口工作界面
标题栏
作用 确定工作窗口名称 操作 大小、位置、打开、关闭
菜单栏
作用 选择操作命令 操作 逐级选择操作命令
工具栏 工作区 任务窗格
“常用”栏 罗列日常操作命令
“格式” 组合修饰操作命令
栏
建立并查看输入内容
“编辑” 显示当前操作状态
创建合理 准确的电子表格
2. 数据输入及准确控制——原则和方法
输入数据原则 创建公式 公式监控 公式复制
关于加法问题
凡现存数据 调用输入
凡可计算数值
=
通过公式输入
先确定公式位置
再下“=”号 最后输入算术式
用数值输入公式 用格地址输入公式
通过“编辑”
点选单元格输入公式
栏
双公击式法复查制看的意义
复制公式的方法
第一部分 数据管理规则及概述
第二部分 按规则建立电子表格
第三部分 复习总结和作业
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
第一部分——数据管理规则及概述
• 数据的基本特征 • 数据管理工具的使用对象
复制公式的注意事项
单维数据加法 二维数据加法 三维数据加法 简单函数
连续选择多工作表 统一各工作表格式 设置三维表格加法
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
3. 表格内容的编辑
编辑对象
对象 单元格
人机交流的基本方法
屏幕操作对象：
要想操作谁（操作对象） ，先要选中谁（反白）
鼠标与光标：
不见兔子（光标形态），不撒鹰（鼠标左键）
屏幕分区：
内容在（屏幕）中间，工具在（窗口）周边
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
第三部分
总结 作业 教材
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小表格 大表格 超大表格
创建合理 准确的电子表格
6. 表格数据的输出
处理方法：居中 通过“页面设置”对话框 在“页边距”标签页设置
处理方法：压缩 通过“页面设置”对话框 在“页面”标签页选择
打印 跨页表头
显示 冻结表头
强制分页
强制分屏
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
软件功能与菜单布局
文件 编辑 视图 插入 格式 工具 数据 窗口 帮助
与文件整体操作相关的命令
必会命令：新建、另存为、页面设置
与文档内容编辑相关的操作命令
可以不记忆命令
与屏幕显示状态相关的控制命令
必会命令：任务窗格、批注；页眉和页脚
与在屏幕上添加对象相关的操作命令
必会命令：名称、分页符
与操作对象修饰相关的操作命令
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
5. 表格数据的保存
保存
命名保存 覆盖保存
针对新文件 针对旧文件
另存为
更名保存 定位保存 类型保存
改变文件的名称 将文件存入指定位置 改变文件的保存类型
模板： 文本：
保存工作区
作用 效果
保存当前工作环境（文件）
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
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创建合理 准确的电子表格
教材《办公自动化与应用》
谢谢！
作用 保证表体结构的可视性
技巧
作用 技巧 作用
水平对齐 垂直对齐 文字方向 特殊对齐
左、中、右、填充…… 上、中、下
自动换行、压缩、合并
有利于数据的分割阅读。包括表头、 数据和统计信息
手工设置分隔效果 自动套用表格格式
提供信息的预警效果
技巧
可选择条件类型 可设置多重条件
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
Hale Waihona Puke Baidu
格线背景颜色
条件格式
表格数据的保存
三种保存方法
保存 另存为
另存为工作区
表格数据的输出
小表格 居中 大表格 压缩
超大表格
打印 表头跨页 强制打印
显示 冻结表头 强制分屏
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
第三部分——制表工作流程总结及作业
规范化制表工作总结 人机交流的基本方法 本课作业
创建合理 准确的电子表格
规范化制表工作总结——按规范流程认识软件功能
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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表格设计与创建原则
结构合理
目标明确、独立列原则 含头、文本、不空
表格数据的输入规则 表格内容的编辑技巧
数据准确
选择对象 编辑操作
原始数据，调用 加工数据，公式
格地址输入原则 简单函数建立 公式复制及取值关系检查 三维加法
移动、复制、删除、清除……
数字格式
表体格式的修饰技巧 对齐方式
冻结表头 强制分屏
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材
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创建合理 准确的电子表格
1. 表格设计及结构搭建——原则和方法
设计原则与目标
准确描述目标，必须含关键词 认识管理项目，必须独立成列 信息抽象过程，必须符合逻辑
逻辑关系的运用
– 要求：掌握公式的创建、跟踪和复制方法。
4. 修饰表格内容
– 要求：掌握数字格式、对齐方式、框线和背景颜色，条件格式四 方面的处理技巧 。
5. 保存电子表格
– 要求：掌握文件名称的命名和保存位置选择。
第一部分
制表概述
第二部分
设计结构 控制准确 表格编辑 修饰技巧 保存数据 打印表格
第三部分
总结 作业 教材