行政人事分册

行政人事分册
****治理处
物业治理操作及培训手册行政人事部分册
目录
1.0 序言 (2)
2.0 行政人事部工作职责……………………………………………………第3-6页
3.0 行政人事部治理制度……………………………………………………第7-41页
4.0 各类表格…………………………………………………………………第42-52页
1.0 序言
行政人事通过以下五个职能要素实施：
1、确保: 这是为了通过实现组织目标而募集与配置能力的过程，是行政人事治理中先行
职能，其要紧内容为：职务分析，行政人事打算，招募、考核、选拔与录用。

2、开发：这是指开发所招募的人员品德智能，以提高组织绩效的工程，使人事治理中重
要职能。

其要紧内容为：培训、开发、规划；职前培训、在职培训及脱产培训；
职业生涯设计与开发。

3、鼓舞：这是为了职员对组织所作出的奉献而给予酬劳的过程。

而行政人事治理中的鼓
舞凝聚智能。

其要紧内容为：鼓舞工作积极性；工作绩效评估；工作薪酬；福
利措施。

4、整合：这是使职员之间和谐相处、和谐共事、取得外界认同的一个过程，是行政人事
治理中的人际和谐职能。

其要紧内容为：新来人员的职前教育与社会化；群体
中人际关系之和谐；矛盾冲突的化解与调解。

5、操纵：这是对职员实施合理、公平的动态治理过程，是行政人事的操纵、调整职能。

因此，行政人事治理能够定义为：为了有效地达成组织的目标而进行的组织内行政人事的确保、开发、鼓舞、整合、操纵的活动的过程。

2.0行政人事部工作职责……………………………………………………第3-6页目录
2.1部门工作职责
2.2 行政人事部经理的岗位职责
2.3 行政人事部助理的岗位职责
2.4 总经理秘书岗位职责
2.5 仓库保管员岗位职责
2.0行政人事部工作职责
2.1部门工作职责
1、行政人事部是治理处综合性的行政治理机构，直截了当对总经理负责，是治理处主管行政事务、人事调配、劳动工资、社会统筹等项工作的职能部门。

2、治理处的重要文件，收集、整理有关资料，完成治理处发文的核稿、送审、打印和终校工作。

3、经办治理处来往公文的收、发、传阅和催办。

4、负责记录总经理办公会议等重要行政会议的内容，检查会议决议的落实情形。

5、负责制订治理处各部门定编定员，办理职员的聘请、解聘、劳动力调配、行政奖励和处分及其他有关人事手续。

6、负责职员的考勤，编制各类人事和劳动工资历报表，负责托付治理职员的人事档案。

7、负责职员各项社会劳动保险统筹的办理。

8、负责保证治理处行政、后勤的各项事务。

2.2行政人事部经理的岗位职责
1、在总经理的领导下，全面负责行政人事部的工作。

2、贯彻执行党和政府关于劳动人事工作的方针、政策和规定，结合治理处的实际组织制定治理处的劳动人事规章制度并贯彻实施。

3、治理处规划：制定行政人事部年度工作目标和实施打算，审定行政人事部职责范畴内的各项治理制度，并负责检查督导。

4、人员聘请：依照治理处的实际做好职员的聘请，做好人员的储备、录用等项工作，合理处理职员的辞职、辞退、开除等有关事项。

5、薪酬治理：依照行业规范，市场调查，合理制定治理处职员薪金方案，并依据科学的方法在适当的时期进行调整。

6、培训开发：积极为职员开展多种形式的培训，所有新职员均要做到上岗培训。

7、绩效考核：定期对职员进行绩效考核。

8、签发办公室文件和重要文件的起草和核稿，并对外来文件提出拟办意见。

9、负责治理处职员的档案治理和社会保证的办理等项工作。

10、完成职责范畴内的各项工作。

2.3行政人事部助理的岗位职责
1、协助经理做好部门的日常治理工作，完成经理交给的各项任务。

2、协助部门经理做好各部门人员聘请和录用报到工作。

3、负责收缴各类证件，做好人事存档工作。

4、负责治理处内部各种规章制度的录入、核对、打印等工作。

5、负责治理处各项行政日常事务工作，具体办理职职员作证、工作服的领用、保管、登记治理工作。

6、负责治理处职员的就餐统计和定餐等后勤保证工作。

7、负责行政人事部的印章治理，职责范畴内的各项工作。

2.4总经理秘书岗位职责
1、经办治理处内、外文件的收发、传递工作，做到及时、无误，对所有的文件要详细编号、登记、分类及存档。

2、做好总经理办公会议内容记录和整理工作，草拟会议纪要，并负责催办落实。

3、遵守保密制度做好保密工作，认真处理余外和过期的文件、资料，不遗失，不乱堆放，不随意处理。

4、做好治理处档案的收集、保管工作。

5、负责治理处每月工作报告，做到按时、准确地报送。

6、做好来信、来访工作，如实登记、分类、处理，及时向总经理和相关部门反馈。

7、做好治理处大事收集和汇编工作。

2.5仓库保管员岗位职责
1、严格遵守治理处规定的各项仓库治理制度，不擅离工作岗位，严禁任何无关人员擅自进入仓库。

2、商品的领用，进仓必须按规定手续办理，对火车站、码头等地进仓的商品，必须认真检查包装，验收合格后，方能进仓。

仓库有权拒绝易燃、易爆、易腐烂商品进仓。

3、严格把好物资入库前的数量关、质量关和单据关。

4、搞好仓库的商品堆放、养护工作，做到商品堆放整齐、清洁，仪器与其它商品分开堆放。

仓库环境卫生整洁。

5、上班前做到检查库内安全、防火、防盗设施，确保各项设施安全、正常，消防安全通道畅通。

严禁任何人在仓库内吸烟。

下班前关好门窗，切断一切电源，把好仓库安全关。

6、严格执行耐用消费品以旧换新，做好旧物料回收与综合利用。

7、及时做好每月盘仓工作，保证商品帐、卡、物相符。

8、每月月底做好盘点工作，并与财务部核对物品及进、出情形。

3.0行政人事部治理制度……………………………………………………第7-41页目录
3.1 行文编码治理规定
3.2 会议制度
3.3 公文治理方法
3.4 奖惩制度
3.5 考勤制度
3.6 职员录用及终止劳动关系的有关规定
3.7 办公用品治理方法
3.8 保密制度
3.9 请示报告治理制度
3.10 值班制度
3.11 文书、技术档案治理规定
3.12 通讯工具使用治理规定
3.13 关于各部门各岗位考核评分方法
3.14 仓库治理制度
3.15 仓库治理的若干补充方法
3.16 固定资产治理规定
3.17 降服治理规定
3.18 关于证件年审、技能培训的有关规定
3.19 更衣柜使用治理规定
3.20 印章治理制度
3.21 专门工种劳防用品治理试行方法
3.0行政人事部治理制度
3.1行文编码治理规定
1、各项编码明细：
1)公司代码：************治理处——JHGL
2)部门代码：
总经理办公室——ZB
行政人事部——XR 财务部——CW 物业运作部——WY
工程部——GC 保安部——BA
3)级别代码：
治理层——GL（含部门经理、助理、主管、领班等）
作业层——ZY（含文员、技工、保安员、治理员、接待等）
4)文件类别代码：
制度规定——ZG 操作流程——CL 岗位职责——GZ
表单——BD 上行文——C 下行文——Q
通知——TZ 收文——SW
发文——FW（总经理签发之对外行政发文不在此列）
2、样式：
1)公司各项制度、规定：文件类别代码/公司代码—部门代码及编号
例：行政人事部公文治理制度 ZG/JHGL-XR001
2)公司内部各项操作流程：
a、部门各项操作流程：文件类别代码/公司代码—部门代码及编号。

例：物业运作部接待、投诉处理流程 CL/JHGL-WY001
b、部门内部各级或各岗之操作流程：文件类别代码/公司代码—部门代码——级别代码及编号。

例：保安部领班交接班流程 CL/JHGL-BA-GL001
3)公司各岗位职责：文件类别代码/公司代码—部门代码—级别代码及编号。

例：总经理岗位职责 GZ/JHGL-ZB001
工程部弱电技工岗位职责 GZ/JHGL-GC-ZY001
4)公司各项表单：文件类别代码/公司代码—部门代码及编号。

例：职员试用期转正审批表 BD/JHGL-XR001
5)上行文（即报告）：文件类别代码/部门代码—级别代码及年份、月份、编号
例：保安部上呈总经理审批的本部门1月份培训打算 C/BA-GL0401001
6)下行文：文件类别代码/部门代码—级别代码及年份、月份、编号
例：批复 X/XR-GL0401001
7)通知：文件类别代码/部门代码—级别代码及年份、月份、编号
例：关于2004年春节放假的通知 TZ/XR-GL0401001
8)收文：文件类别代码/公司代码—部门代码及年份、编号
例：SW/JHGL-XR001
9)发文：文件类别代码/公司代码—部门代码及年份、编号
例：工程业务联系单 FW/JHGL-GC04001
3.2会议制度
为了更好地落实各项经营治理工作，依照嘉国物业治理治理工作的总要求，特制定************物业治理处的会议制度。

1、制定会议制度宗旨
制定会议制度旨在及时研究，确定公司经营决策，解决经营和治理中显现的问题，进一步规范经营治理工作。

2、各类会议安排
1)总经理办公会议
a、会议时刻：每周五上午9：30
b、会议主持：总经理
c、与会人员：物管处各部室经理及临时通知列席会议的人员。

d、会议内容：要紧由各部门负责汇报本周要紧工作的完成情形以及下周工作打算；交流情形、反馈意见、布置任务、研究问题、通报信息。

e、会议组织与安排：依照总经理的意见进行组织安排，行政人事部负责落实会议的具体安排和组织工作，并负责会议记录。

2)专题会议或和谐会议
a、会议时刻：总经理依照工作需要或部门因工作需要不定期召开。

b、会议主持人：依照不同主题内容，由总经理或牵头部门经理主持。

c、会议出席范畴：依照需要通知。

d、会议内容：物业治理、财务状况等专项问题以及需要专题解决或和谐的问题。

e、会议组织与安排：由行政人事部组织，并由讨论该专题的相关部室负责做好会议记录或形成会议纪要。

3、要求
1)公司召开的例会除有专门情形外，一样不另行通知。

重要会议以书面形式通知有关参加者。

2)因故不能参加会议的，应在会议召开的前一天报行政人事部，由总经理批准后方能准假。

3)会议参加者应准时出席会议，不得迟到和早退。

如无故迟到和早退，按治理处的有关制度予以处理。

4)凡在会议上需领导解决的问题，各部门须事先拿出若干可行性方案，供领导酌定，尽量做到议而有决。

5)为确保会议不受干扰，与会者在开会期间应将手机调整到震动档。

6)行政人事部要做好会前预备工作，负责安排会议记录及会后的文字材料整理工作。

依照领导的意见，及时将会议内容形成纪要、简报或决定，并视情在一定范畴内发送。

7)有关会议的召开日期，原则上按打算执行，如遇专门情形可提早或顺延。

4、本规定自公布之日起试行，由行政人事部负责说明。

3.3公文治理方法
为了加强公司公文治理，达到规范化、制度化、科学化治理，便于工作，利于保密，提高工作效率，结合公司实际情形，特制定本方法。

1、公文治理内容
1)公文的分类
本公司公文按来源分：外来公文和内部公文两大类。

2)外来公文处理
治理处外来公文，由行政人事部依照治理职责分工，按登记、分文、传送、催办、立卷、归档等程序处理。

a、收到外来公文，行政秘书检查文件是否完整，附件是否齐全后，将文件统一编号登记，附上文件传阅单，行政人事部经理拟办。

b、行政人事部经理依照文件内容及性质，附上拟办意见。

c、行政秘书依照拟办意见将文件呈送总经理或有关部门阅批。

d、行政秘书依照阅批意见在一个工作日内将公文送有关部门阅办，各部门应建立收文登记本，收到文件后应进行登记。

e、对阅批意见的公文，由行政秘书安排各部门进行传阅，部门传阅时刻最多不超过三天。

部门经理传阅，传阅时刻为一天，阅文后必须在文件上签字。

本部门传阅完毕后，交由行政秘书递传下一部门。

对急需办理的传阅公文，可先办理后传阅。

f、承办部门接到公文后，应按领导阅批意见及时办理。

如在办理过程中遇有困难，应向总经理及时报告。

g、对需要催办的公文，行政秘书应按规定的日期督办检查。

h、办完的公文，需要回复的应由承办部门草拟回文，经部门经理、总经理审批后发出，发出的文件需在本部门的发文登记本上进行登记；不需回复的，在公文处理单上注明办理情形，及时退回来档。

如部门认为此文件具有保留存查价值，只有权保留文件的复印件，原件退回行政人事部。

行政秘书行政人事部经理总经理部门经理
兼职内勤行政人事部
3)治理处内部拟定公文处理
a、公文种类：
治理处制发的行政公文重要种类有；
(1)决定、决议
凡对重大事项作出的安排用“决定”。

通过会议讨论并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

(2)通知、通报
公布规章、制度、转发外来公文，要求下级办理或明白的事项用“通知”。

表彰先进、批判错误、传达重要情形用“通报”。

(3)报告、请示
向上级汇报工作、反映情形、提出建议用“报告”。

向上级要求指示、批准、申请用“请示”。

(4)批复、函
回答下级请示事项用“批复”。

不相隶属单位之间，互相洽商工作、询问和答复重要问题用“函”。

(5)
适用于一样公务联系及紧急文件传送。

(6)签报
适用于治理处内部各部门向总经理请示问题或汇报工作，由行政人事部负责文件的流传、会签。

重大事项、急件当天或半天流传完成，一样文件一至二天，研究性文件三天完成。

其操作程序为：
经办人将需要领导审批的事项写出签报，交部门经理审核、签字后，由兼职内勤统一送行政人事部。

行政人事部登记编号并写出批办意见，送相关部室会签，再送总经理审批。

行政人事部将差不多领导审批的意见返回经办部室，并对领导的意见进行注录，以便跟踪，及时向领导反馈信息。

经办人部门经理兼职内勤行政人事部
会签部室行政人事部总经理行政人事部
经办部门经办人
(7)工作联系单
凡部室职权范畴可解决的问题，各部室之间能够工作联系单的方式进行和谐，其操作程序为：
经办人需其他部室协助的事项，经部门经理审核签字后，由兼职内勤送相关配合部室。

接手部室应指定具体接手人，提出处理意见，经部门经理审定、签字后，在要求的时刻将处理意见反馈给发单部室。

其操作程序为：
经办人部门经理兼职内勤接手部室
接手人部门经理发单部室经办人
(8)会议纪要
适用于记载和传达会议情形和议定的事项。

具体包括时刻、地点、主持人、与会人员和会议内容。

由指定人员记录、打印并发送各与会部室。

会议纪要应准确简要地概括会议的内容。

各部室的兼职内勤应统一治理会议纪要，配合部室经理实施、监督会议议定的事项。

b、公文格式
正式发文一样由发文机关、隐秘等级、紧急程度、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时刻、主题词、抄送机关等部分组成。

(1)发文的程序为：拟稿、审核（部门领导）、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

(2)发文机关应当写全称或规范的简称；联合行文，主办机关排列在前。

(3)公文隐秘等级、缓急、标志要清晰。

密级分：“绝密”、“隐秘”、“隐秘”；缓急分：“特急”、“急件”。

“绝密”、“隐秘”公文应当标明份数序号。

(4)发文字号，由治理处代字、部门代字、年号、顺序号组成。

其中年份和顺序号均用阿拉伯数字，年份用方括号括上。

(5)公文标题，应当准确简要地概括公文的重要内容，除批转法规性文件外，一样不加书名号。

使用印有治理处名称标头的文件纸和作首页的公文，标题中不再标明公司名称。

(6)公文一律加盖公章。

(7)主送单位：即行文的对象；抄送单位：即与文件有关的机关；内抄部门：即本治理处各部。

(8)公文如有附件应在正文之后注明附件名称顺序。

(9)成文时刻，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导签发日期为准；拟稿人落款时刻标明“年、月、日”即可。

(10)正式发文应标注主题词。

(11)公文纸一样用A4纸，左侧装订。

c、行文规定
(1)治理处向上级行文，应按隶属关系进行，一样不得越级行文。

专门情形必须越级行文时，应抄报越级的上级。

(2)请示类公文，应一事一文。

除专门的事项外，请示类公文应按程序呈送，不能直截了当送领导者个人。

请示类公文不应抄送给同级或下级部门。

(3)签报类公文，应一事一报。

签报类公文应按程序呈送，不能直截了当送领导个人，由行政秘书递交。

会签在递交行政秘书之前由起草部门完成。

(4)治理处内部各部门之间不行文。

d、起草公文的要求
(1)符合党和国家的方针、政策、法律、法规，符合上级和治理处的有关规定。

(2)情形要确实，观点要明确，条理要清晰，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点符号要准确，篇幅要力求简短。

(3)人名、地名、数字、引文要准确。

时刻应当写具体年、月、日。

(4)公文中的数字，除发文号、统计表、打算表、序号、百分比、专业术语和其他必须用阿拉伯数字外，一样用汉字书写。

在同一公文中，数字使用应前后一致。

(5)引用公文时应注明发文时刻、机关、标题和文号。

(6)用词要准确、规范。

在正文中使用简称时，首次使用应写全称，并加以括号说明“以下简称”。

e、公文的印刷
(1)经领导签发的公文，由行政人事部统一编制发文代号，按规定格式打印，由公文拟稿人指定专人进行核对校对。

(2)公文成文时刻应以总经理签发时刻为准。

但年末登记编号、下一年年初签发的跨年度公文成文时刻一律标为上一年的12月31日。

(3)公文的主标题、副标题、正文之间用字要有明显区别，副标题的字号要小于主标题，公文标题一律使用三号黑体，发文字呈一律使用四号黑体，主送单位使用四号宋体，正文字体使用四号宋体，落款使用四号宋体，主题词使用四号黑体，抄送单位使用四号宋体。

(4)拟稿人将校对后的公文打字稿按所需数量印刷、装订，由行政秘书按规定发送，底稿存档。

(5)各部门之间一律由行政人事部行政秘书负责递传。

(6)各部门分别建立收发文件登记本，收到的文件和发出的文件均有详细的记录。

(7)提倡普及使用电脑打印，以促进公文质量和提高办公效率。

f、公文的发送
凡治理处业务需要对外发文的，一律以治理处名义发出。

其程序为：经办人以发文格式拟写公文草稿，经部门经理审定、签字后，由兼职内勤统一交行政人事部核稿，然后由行政人事部送治理处领导审核、签发。

行政人事部将差不多治理处领导签发的公文返回经办部室。

经办人员填妥用印单，按要求经部门经理、行政人事部、治理处领导签字后，由行政人事部按治理处规定格式印制并加盖公章，返回经办部室，正式对外发文。

其操作程序为：
经办人部门经理兼职内勤行政人事部
总经理行政人事部兼职内勤经办人
4)公文立卷、归档、销毁
a、在治理处内部，公文由行政人事部统一治理，各部门不再储存文件，有关部门如需要保留文件，经同意储存文件复印件。

b、签报类文中，涉及费用的，由财务部保管正本，其他由各部室自行保管，相关部门如需保留文件，经同意后，保留复印件。

c、各部门兼职内勤应及时将办理完毕退回的外来公文和治理处制发的公文底稿、正文及有关资料交由行政人事部统一保管。

d、公文立卷应能正确反映治理处要紧工作情形，便于保管、查找和利用。

e、档案保管时限以满或没有存档价值和存查必要的公文，通过鉴定并经治理处领导批准，可销毁。

销毁密级公文，要进行登记，应有专人监督，保证不丢失，不漏销。

2、本方法由行政人事部负责说明。

3、本方法自发文之日起实施。

3.4奖惩制度
1、奖励
职员有如下表现者，治理处可给予口头夸奖、发放奖金、提职提薪等奖励。

1) 遵纪守法，执行治理处各项规章制度起榜样表率作用的；
2) 忠于职守、勤奋工作、全面高效地完成本职工作且成绩显著的；
3) 热忱为治理处提出合理化建议并取得显著成效的；
4) 为治理处进展竭尽全力，作出重大奉献的；
5) 为爱护财产，爱护社会公德品行突出的。

2、纪律处分
每位职员必须遵守治理处制订的各项规章制度，严格履行应尽的职责，反之职员若有以下行为的，将视情形轻重给予相应的纪律处分。

1) 职员过失判定
a、四等过失
(1) 不打卡、代别人打卡或托付他人打卡；
(2) 职员无故上班迟到或下班早退；
(3) 未经批准私自调班；
(4) 擅离工作岗位或串岗；
(5) 请各类假事先未办理有关手续；
(6) 未按规定着装、穿鞋、佩戴工号牌；
(7) 工作时刻内吃东西等从事与工作无关的私事；
(8) 工作时刻内站立服务不规范；
(9) 违反外表仪容及处事礼仪各项规定；
(10) 在工作岗位上打闹、讲粗话、脏话；
(11) 在工作区域内高声喧哗，阻碍工作正常开展的；
(12) 随意延长就餐时刻；
(13) 工作时刻里带无关人员进入本人工作场地；
(14) 未按规定私自受理商品退调；
(15) 违反企业禁烟规定；
(16) 未按规定穿戴劳防用品上岗等；
(17) 违反环境卫生规定，随地吐痰、乱扔纸屑垃圾等。

b、三等过失
(1) 利用企业等设备猎取与工作无关的信息谋私利；
(2) 在治理处范畴内拾到物品未按规定上缴者；
(3) 旷工一天的；
(4) 酒后上岗；
(5) 讥讽、嘲讽顾客，冷落刁难顾客；
(6) 推诿顾客投诉，拖延执行投诉处理意见；
(7) 违反各类业务操作规定发生差错的；
(8) 不服从上级合理安排或指示的；
(9) 发觉问题应汇报，而隐瞒不报又不及时处理，给工作带来不良后果的；
(10)违反规定擅自使用治理处等设备等的；
(11)违反安全规定，造成不良后果的；
(12)违反《社会治安条例》规定受在公安部门警告以上处分的；
(13)因责任性不强，保管不妥，遗失工作物品、发票或有关单据。

c、二等过失
(1) 私换（配）他人更衣柜钥匙或私撬他人更衣柜锁；
(2) 泄露工作隐秘造成企业各种缺失的；
(3) 渎职、失职造成企业严峻缺失的；
(4) 在工作时刻内出售私人物品；
(5) 拾到贵重物品，不主动上缴者；
(6) 有意损坏公共财物，造成企业缺失；
(7) 聚众闹事，扰乱工作秩序；
(8) 同事间恶意中伤，诽谤、谩骂或斗殴者；
(9) 滥用职权，以权谋私；
(10) 滥用职权打击报复或有包庇行为；
(11)私开发票，谋取私利；
(12)欺诈、蒙骗顾客造成不良阻碍；
(13)违反治理处纪律和服务规范要求引起不良后果的；
(14)一个月内累计旷工达二天者；
(15)无正当理由不履行献血者；
(16)违反合同治理规定造成经济者；
(17)违反医疗就诊规定，阻碍企业声誉或造成企业经济缺失的；
(18)违反安全规定，造成企业经济缺失的；
(19)有触犯刑法行为，但情节较轻的。

d、一等过失
(1) 无正当理由，拒不服从组织安排和调动者；
(2) 辱骂顾客或发生与顾客对骂扭打者；
(3) 违反打算生育规定情节严峻；
(4) 连续旷工达十五天者或一年累计旷工达三十天者；
(5) 违反《社会治安条例》规定，受到行政拘留以上处罚的；
(6) 触犯刑法追究刑事责任，受到各类刑事处分和确认有犯罪行为，免予刑事处罚的；
(7) 挪用企业财物非法侵占企业财产者；
(8) 工作时刻内横行霸道、严峻阻碍工商关系者，利用工作之便向他人索取或敲诈。