秘书与公文写作2

1、简述通知的适用范围（通知的作用）。

所选答案： 答：通知是应用最广的一种公文，主要适用于以下范围：一是
批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事
项；四是人事任免。

1、简述通报的适用范围（通报的作用）及通报的分类。

所选答案：
答： “通报”的适用范围适用于县（团、处）级机关、企事业单位。

通报的类型有四种： 一、表扬性通报；二、批评性通报；
三、情况性通报；四、指导性通报。

试述请示的写作要求。

所选
答案： 答：“请示”是一种上行文，早期的请示和报告是混用的，因此，
现在还有人错误使用“请示报告”。

一、请示的结构与写法
请示包括标题、主送机关、正文和落款署时几部分。

(一)标题：请示标题一般要写明发文机关、事由和文种，发文
机关有时可以省略。

(二)正文：请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三
部分。

1．原由。

请示的原由是请示事项和要求的理由及依据，要写在正
文的开头，先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，
这样才能顺理成章，有说服力。

2．事项。

指请示上级机关批准、帮助、解答的具体事项。

一
般包括方针、政策、办法、措施、主张、看法等。

请示的事项，
要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性、可操作性。

因
此，事项要写得具体、明白。

3．结尾。

请示的结尾一般有如下写法：“以上，请批复”，“以上当否，请指示”，“以上请示，请审批”，等等，这些虽然是简单的一句话，但它是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。

二、请示的写作原则
(一) 一文一事
一份请示只能写一件事，一些单位向上级机关请示，经常把好几个问题写在一起，认为只要能解决一个问题就行了，结果一个也不解决不了，因为“一文多事”牵涉的单位多了，涉及的政策也多，任何一个上级机关都很难答复，几个单位同时答复更不可能。

(二) 不多头请示
一份请示，只送一个上级领导机关或上级主管部门，不能同时主送两个以上机关，更不能分头送给多个领导。

如有需要，有关的单位可用抄送的形式。

这样，可以避免出现推诿、扯皮的现象。

一些单位以为多头分送保险，搞“广种薄收”，结果常常是谁都有关系，但谁都不管，失时误事。

(三) 不越级请示
请示与其他公文一样，一般不越级请示，如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。

(四) 不得抄送下级机关
请示是上行公文，行文时不得同时发下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和未批复的事项。

简述函的作用（适用范围）及函的分类情形。

所选
答案：
答：函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

一、函的适用范围
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。

在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。

在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。

此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。

不过这种情况并不多见。

二、函的特点
（一）沟通性。

函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。

表现在两个方面：一是行文关系灵活。

函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。

可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。

函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

函可以从不同角度分类：
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即
为了正确使用“函”这一文种，应注意哪些问题？
所选
答案：
答：函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。

无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有
礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。

至
于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。

像
对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进
行。

主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发
出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事
宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，
报送材料函等等。

问题 6 需要评分
1、为某机关（单位）拟写一篇做好春节假期安全保卫、防火防盗工作的通知。

所选
答案：
各有关单位、企业：
根据湛江市安全委员会的有关文件通知精神，为了确保春节
期间的安全，确保广大人民群众度过一个平安、祥和、喜庆的节
日，遏制群死群伤及重大安全事故的发生，要求各单位、企业按
照以下要求，认真做好安全生产、消防安全管理工作。

一、领导要高度重视，将“春节”期间的安全生产、消防安全工
作作为一件大事来抓，确保节日期间的安全。

二、成立“春节”期间的安全生产检查组，对本单位、企业的安
全生产、消防安全进行一次全面的安全检查、实行自查自纠，将
各项安全隐患消灭于萌芽状态，危险化学品企业、高危企业的仓
库、储库一定要控制储存量，加强节日期间安全巡查，防止事故
的发生。

三、开展安全生产、消防安全宣传教育，注意节日期间交通安全，
有条件的企业组织消防演练培训工作，不断提高企业从业
人员的安全意识和自防自救能力。

四、认真安排好节日期间的值班工作，各单位必须安排一名
领导值班，编写好节日期间值班表并且把节日期间值班表报镇安委，发现问题及时将情况上报区政府党政办。

联系电话：xxxxxxxxx
特此通知
湛江市霞山区安全管理委员会
二0一二年十二月二十一日。