档案收集管理制度

档案收集管理制度
1. 前言
为有效管理和保护企业的档案信息，规范档案收集、整理和使用流程，提高档案管理工作的效率和可信度，特订立本《档案收集管理制度》。

2. 适用范围
本制度适用于公司内全部部门，包含但不限于：
1.行政部门
2.人力资源部门
3.财务部门
4.销售部门
5.生产部门
6.研发部门
7.采购部门
8.运营部门
9.市场部门
10.客户服务部门
3. 定义
1.档案：指企业在各个部门和项目中所产生、接收或取得的
各类文件、资料等载体。

2.档案收集：指对企业内部全部部门产生的文件、资料进行
收集、整理、归档的过程。

3.档案管理：指对档案进行分类、编号、存储、检索、保护、
维护和处理等全过程的管理活动。

4. 档案收集流程
4.1 档案归集责任方
公司的全部部门都有责任对本身部门所产生的档案进行收集和整理。

4.2 档案收集方法
部门负责人订立档案收集计划，并提前通知有关人员。

1.内部档案收集：各部门在规定的时间内将所需收集的档案
交给指定的档案管理员。

2.外部档案收集：部门依据需要，委托外部档案管理机构收
集相关档案。

4.3 档案归档
收集的档案经过整理和加工后，依照指定的档案分类系统进行归档。

1.档案分类：依照文件的内容、用途、形式等特点进行分类，并在档案封面上标明相应的分类代码。

2.档案编号：对于每个归档的档案，应进行编号，并填写档
案编号表，以便后续的检索和管理。

4.4 档案保管期限
依据相关法律法规和企业内部规定，对档案的保管期限进行明确。

1.永久保管：确定具有紧要历史价值和研究价值的档案，依
照相关规定永久保管。

2.长期保管：确定具有长期保管价值的档案，依照相关规定
进行长期保管。

3.短期保管：确定具有短期保管价值的档案，依照相关规定
进行短期保管。

4.5 档案保密
依据档案的性质和保密等级，对档案的保密进行掌控。

1.严格掌控权限：设立档案管理权限，确保只有授权人员可
访问和操作档案。

2.加强存储设施保护：档案存储设施应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能，定期维护和检查。

4.6 档案借阅与归还
1.档案借阅：部门负责人依据需要向档案管理员提出借阅申
请，经批准后方可借阅档案。

2.档案归还：借阅者在规定的时间内归还所借的档案，并由
档案管理员验收。

4.7 档案销毁
1.档案销毁程序：依照公司规定的档案销毁程序进行销毁，
确保档案信息的安全和完整性。

2.档案销毁记录：对档案销毁过程进行记录，包含销毁的档
案名称、数量、销毁责任人等信息。

5. 监督与检查
企业内设档案管理督导组，定期对各部门的档案管理工作进行监督和检查，并对违规行为进行督促和惩罚。

6. 附则
1.本制度自发布之日起执行，相关事项的解释权归企业最高
管理者全部。

2.对于本制度未包含的情况，依照相关法律法规和公司规定
执行。

注：本制度最终解释权归企业管理层全部。