外勤与出差管理办法

外勤与出差管理办法
1、目的
为规范公司员工外勤与出差管理，使员工对外勤及出差申请、差旅费标准及报销流程有更清楚的认识，特制定本管理办法。

2、使用范围
公司全体员工。

3、名词解释
3.1外勤：员工因工作需要，经直属上级批准外出办理业务（离开上班处所），当日可以
往返，视为外勤。

3.2出差：员工因工作需要，经直属上级批准，到工作常驻地以外的地区办理业务，视为出差。

4、权责分工
4.1部门主管负责审核外勤与出差人员的费用情况和出差任务的完成情况；
4.2财务部负责审核差旅费用发生的合理性以及费用报销的规范性；
5、交通方式的规定
5.1外勤交通：
5.1.1原则上只限公司提供的车辆、公交车、地铁、火车、长途大巴车、摩托车等。

5.1.2如公司提供车辆，则不再报销交通费；若公司未能提供车辆，外出人员自行前往
目的地，可凭有效票据，实报实销。

摩托车如无法取得票据，经总经理审批后可给予报销。

5.1.3出现下列特殊情况时可以乘坐出租车，因公产生的出租车费用须在票据上注明相关原因，由部门领导签字确认并报总经办审批后方可核销。

A、符合派车标准的员工外勤，因公司车辆紧缺无法派车。

B、事情紧急，乘坐公交、地铁等可能延误行程；如参加紧急会议等。

C、出差时携带大宗物品或者重要物品；如大宗物料、机密文件、巨额现金等。

5.2出差交通
5.2.1国内交通标准
5.2.1.1员工出差时，可乘坐飞机（经济舱）、动车、高铁二等座、汽车、火车普通软卧、轮船二等舱等。

5.2.1.2乘坐飞机（经济舱）必须是跨省出差方可；如动车/高铁一、二等座票价差额在100元以内，可选择一等座。

5.2.2国外交通标准：视距离远近及日程安排，由总经理决定。

5.3城际交通
5.3.1铁路、公路由出差员工按实际需要选择安排；
5.3.2省内原则上不允许乘坐飞机。

6、外勤、出差管理流程
6.1外勤管理：员工外勤应提前走钉钉写外出申请，报部门负责人或分管领导审核批准后方可生效。

6.2出差管理：
6.2.1省内出差及单人省外出差，员工应提前2-5天在工作审批平台填写出差申请，经审批后方可出差，并由审批发起人将审批完成的出差申请抄送至人力资源部作考勤凭证、至财务部作报销凭证，若需行政部安排行程的则需抄送给行政部作凭证。

出差结束后，应在5个工作日内将出差报告作为附件添加至原出差申请流程，以便人事部备查留档，出差报告需作为报销凭证于提交给财务。

6.2.2因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以在工作审批平台请示并经批准，出差后补办手续。

6.2.3出差审核权限：所有人员出差均需经过部门主管核准，部门主管出差，则需总经理核准。

6.2.4出差途中因业务需要或其他不可抗拒的事由需要延期时，必须经上级核准同意后申请延期，不得借故延长出差期，否则不予报销差旅费，并依情节轻重给予相应的纪律处罚。

7、出差费用标准及相关规定
7.1出差费用核算：餐饮标准划分为早午晚餐，10：00以前出发方可报餐饮早餐部分，
16:00以后返回或到达出差地方可报餐饮晚餐部分，此处涉及的时间以飞机、车船票等时间为准，如以飞机出行，则上述时间相应延后/提前2小时计算，市内交通如常报销。

出差当日往返的，不予报销住宿费。

7.2国内出差交通住宿费用标准：（单位：人民币/天）
*城市类别见附表
7.3国内出差餐费标准：（单位：人民币/餐）
7.4国外出差费用标准：
7.5差旅费报销时必须提供合法发票，其中餐饮票据可提供常驻地或出差地发票。

7.6出差往返机场乘坐机场巴士，产生费用归于城际交通，如果遇飞机晚点或出差时间紧的情况，经总经理批准，可报销机场、车站到出差地的打车费，归于城际交通费用报销；
7.7出差时由总部或区域统一安排提供餐饮、住宿的则不予报销餐饮、住宿费用，若住宿费用中包含早餐则无相应餐补；出差期间若发生招待费用，则无相应餐补
7.8出差费用需在市内交通费、餐费、住宿费标准的合计限额内实报实销，但其中交通与住宿费用可以相互弥补。

（例如：某员工的出差标准为住宿200元/天，市内交通费50元/天，合计250元/天。

实际花费住宿150元，市内交通费100元，合计250元，那么此员工可以报销250元。

）
7.9销售/培训人员在驻地工作，不属于出差，差旅费用不予报销。

总经理负责人员的驻地安排，如有调整需向人力资源部备案。

7.10同性别人员出差，原则上两人同住标准房，住宿标准不可累加。

同性别相同职级人员出差同住的，根据实际需要住宿标准可上浮20%；同性别不同职级人员出差，按高级别单人住宿标准报销，有特殊情况不能同住一间标准房须经总经理特批。

7.11其他费用如快递费（限工作相关文件或物品）、复印打印费等根据实际需要据实报销。

7.12如出差地城区之间因距离、交通便利性等原因无法以市内交通标准报销，经总经理审批后可按城际交通实报实销。

（如广州天河区-从化区产生的交通费）
7.13如遇特殊情况超支须提交书面报告经总经理审核批准后方可报销。

8、差旅费用报销流程
8.1差旅费由员工先行支付；
8.2出差费用报销
8.2.1差旅费的审核与报销单位为财务部；
8.2.2 出差员工根据实际情况，填写报销单，经总经理审批后，财务部按实际批核并予以报销；
8.2.3所有人员出差回到常驻地后，一律应在次月内按财务部的要求将所有票据粘贴整齐后办理还款、报销手续。

出差人员须妥善保存好各类费用原始单据，若遗失报销单据，公司原则上不予报销。

8.2.4所有报销项目均需凭合法发票等票据报销，不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回报销款外，并对虚报差旅费、重复报销差旅费、提供虚假发票或有其他弄虚作假行为人员，按公司相关制度处理；对差旅报销审核、批准人给予监管连带责任。

8.2.4 经申请同意，自驾出差者，公司予以报销由此产生的过路费、燃油费，
8.2.4.1 过路费报销原则：凭出差期间过路费凭据实报实销
8.2.4.2 燃油费报销原则：按照0.7元/公里（实际出差里程数=到达目的地
里程数-出发时里程数）
8.2.4.3 自驾车出差人员需填报自驾车出差明细表，详见附件。

9、附则
本管理办法由财务部及人力资源部拟定、修改、解释，经总经理核准，自签定下发起开始执行，修订时亦同。