浅谈如何加强固定资产投资项目档案管理

浅谈如何加强固定资产投资项目档案管理
发布时间：2021-05-19T02:11:23.301Z 来源：《中国科技人才》2021年第8期作者：刘春凤[导读] 军工固定资产投资项目档案工作，是军工固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是一项以项目管理为中心内容，以项目建设档案（文件）为管理对象的专业性和服务性工作。

航空工业沈飞工程技术中心档案馆辽宁沈阳 110850
摘要:基于现阶段固定资产投资项目档案管理现状，分析了项目档案管理的重要性，针对项目档案管理过程中存在的问题所导致的项目档案管理效率偏低、档案验收难度加大等现状，旨在探讨通过完善固定资产投资项目档案管理制度体系、加强实施项目档案全程管理原则、加快固定资产投资项目档案管理的信息化进程和建立固定资产投资项目档案管理人才网络等方式，切实提高项目档案管理水平，为提升实际工作中项目档案管理水平和效率提供参考。

关键词:固定资产投资项目；全程管理；可视化管理；制度体系；信息化
引言
军工固定资产投资项目档案工作，是军工固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是一项以项目管理为中心内容，以项目建设档案（文件）为管理对象的专业性和服务性工作。

提高军工固定资产投资项目档案的管理水平，完善项目档案管理制度和归集流程，提高项目档案人员的工作效率和专项验收的通过率，能有效保证公司项目总验收的顺利通过，并最大限度发挥项目档案资料的利用率，使其在项目建设乃至资产维权过程中，充分发挥“锁定证据、监控过程、验证效果、规范管理”等多方面作用。

1 固定资产投资项目档案管理的重要性
国家对国防科技工业的固定资产投入，是保障武器装备研制生产核心能力建设和高新技术武器装备研制生产需要，提高国防科技工业技术装备水平和自主创新能力的基础。

它真实地记录了项目从立项、设计、监理、施工到竣工验收的整个过程，其本质属性是原始记录性，任何人无法篡改它的原始状况。

固定资产投资项目档案是项目建设的前提；是工程质量评估的依据；是项目竣工验收的保证和前提；也是今后工程新建、改建和扩建，设备运行、改造、维护不可替代的权威佐证；更是企业维权最有力的证据。

因此，加强固定资产投资项目档案管理具有十分重大的意义。

2 固定资产投资项目档案管理现状
目前公司在固定资产投资项目开展过程中，已经积累了一些固定资产投资项目档案管理工作的经验。

公司设有专门的档案管理部门；并根据工作实际明确了技术改造中心、机械设备管理处等相关部门的职责和归档范围；从制度层面上制定编写了一系列固定资产投资项目档案管理规定和程序，如：《基本建设档案管理办法》、《设备（仪器）档案管理办法》。

但在具体的固定资产投资项目档案管理工作过程中，固定资产投资项目档案管理仍然存在一些问题，主要表现在以下几方面：
2.1 项目档案管理工作管控乏力
在固定资产投资项目档案管理实际工作中，由于项目档案制度体系方面的不完善，档案管理部门在固定资产投资项目档案管理中始终处于被动地位，项目文件资料的流转游离在项目管理的边缘，经常造成项目文件资料的缺失，给项目的开展带来阻碍，给项目的竣工验收带来困难。

2.2 项目档案管理工作滞后
造成现在项目档案管理工作困境的很大一部分原因是项目档案管理工作与项目建设工作未能实现同步进行。

项目档案管理人员大多只能在投资项目实施很长一段时间甚至是档案验收之前才能参与到档案的收集整理工作，这不仅影响项目档案管理工作的进度，而且影响到档案资料的质量。

2.3项目档案管理信息化水平低
在这个信息化时代，项目档案的管理至今还未完全实现信息化、数字化管理。

这样不仅严重降低了工作效率，也直接降低了档案管理工作质量。

与此同时，现阶段生产厂的信息化投资项目缺乏可控的信息化；生产厂也应该在投资项目档案管理上不断的更新和重视，需要结合项目实际需求来设计信息化体制和信息化管理平台，能够动态控制项目进程的管理，参与并控制固定资产投资项目的各阶段，完成每个阶段资料收集的闭环过程。

2.4项目档案管理专业人员匮乏
一方面，项目档案工作人员的流动性较为频繁，且多数为兼职管理项目档案，就从人才管理的层面导致了项目档案管理的不连续性，形成管理断层。

另一方面，一些单位虽然设置了专职的档案工作人员，但缺乏专业培训，档案管理水平有限，在面对各专项，涉及多种元素、涵盖多项内容范围的项目，在整理档案过程中，可以说相当的难。

在项目档案资料的收集、整理时经常处于“给什么收什么”的被动局面。

虽然有时建立了针对该项目的归档制度，但有时候归档范围的制定是不够的，像某一项目中的一大项同时存在自筹、外购、外协、自研、科研，这种相对混合的项目，在整理档案资料的时候难度非常大。

最终造成了档案资料收集不齐全、整理不规范，达不到项目档案验收的要求。

3 加强固定资产投资项目档案管理的策略
3.1完善固定资产投资项目档案管理制度体系
首先，项目建设单位应当将项目档案工作纳入项目建设管理程序，完善项目档案管理制度，根据需要及时扩充和完善信息化标准体系。

同时档案管理部门研究项目档案管理体制中管理网络的形成及流程，对项目档案管理的体制和机制进行调整和完善，并且建立有效的沟通机制和可操作的考核机制。

根据工作实际，档案管理部门及时对各规章制度以及管理办法的内容进行修改和完善，使我们项目档案管理工作实现“有规可依，有规必依，执规必严，违规必究”。

3.2加强实施项目档案全程管理原则
要做好项目档案管理工作，必须与工程建设同步。

一是提出文件材料归档要求要与下达工程计划任务同步；二是文件材料形成情况与工程计划进度同步；三是档案管理人员要在项目建设伊始就要参与到项目过程中，便于及时准确收集档案资料；四是档案验收工作与项目竣工验收工作同步。

实现项目档案管理的“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”，真正做到对项目档案的全程有效管理。

3.3加快固定资产投资项目档案管理的信息化进程
一方面，借助现有的航空兰台档案管理平台，尽快实现已归档验收固定资产投资项目档案的信息化，实现项目档案的网上管理和借阅利用，提高日常工作效率和档案管理质量；另一方面，在项目建设过程中，通过把我们现在的项目档案可视化管理细化前置并且与航空兰台档案管理平台相结合，档案管理中资料的收集过程要纳入到整个项目阶段中进行跟踪和控制。

3.4建立固定资产投资项目档案管理人才网络
根据目前项目档案管理需要和相关先进管理方式，在培养专业的专职档案管理人员的同时加强对项目人员和兼职档案员的管理与培训，建立起固定资产投资项目档案管理人才网络，从而确保各个环节项目档案的完整。

一方面我们可以设立专职的项目档案管理人员，实行项目档案管理责任制；另一方面也可以在馆内培养一批专业的项目档案管理兼职人员，以备不时之需。

4结语
档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。

加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

这不仅要求我们要有科学系统完善的制度体系，更需要我们的项目档案工作者有高度的事业心和责任感，要耐心细致，要掌握一定的新技术和新方法，要有较高的专业技术能力。

总之，我们要坚持不懈地探索创新，寻找更加快捷有效的工作方式，将实现项目档案的有效利用作为永恒不变的工作目标。

参考文献
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