怎么开好会议

怎么开好会议
怎么开好会议
如何开好会议
作为企业管理人员，每个人一定会碰上一大堆开不完的会议，如何开好会议，如何使会议开的有成效，如何让每个人都能各抒己见、各得其所？我工作十年以上，开了数不清的各类会议，总结经验，归纳以下十点供大家参考。

1．以积极的心态看待会议在参加会议以前，一定要以积极正面的心态参加，要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会，你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。

2．要有明确的会议目的开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。

而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。

3．精选参加会议的人员会议的参加人员数量要适度，不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。

4．会前要有议程要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与架构，使他们能有充分的时间准备相关的资料。

5．会前要作准备参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并作准备。

6．公开称赞、私下批评会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意
措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。

7．开放心胸，容纳意见会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

8．设定时间，准时开始、准时结束要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。

如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。

9．认真做好会议记录一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

10．事后追踪要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。

如何开好会议
管公司的大小，每天或者定期都会召开不同性质的会议。

一个部门一个团队也是一样会召开不同的会议。

那么，怎么做才能开好会议呢？从一个团队的角度来看，可以从下面几个方面来考虑。

1会议的重要
一个团队中，在开会之前，会议是否有必要召开，可以事先和大家打个招呼。

如果召开的话，是否需要全员参加，是否其中的几个人参加就可以
了。

2会议的召开人召开会议的人就相当于一个项目的领导者，会议的时间，进程等等都需要他来控制，所以，召开会议的人必须做好领导工作，注意控制会议的议题，在会议过程中，把大家的话题聚拢到一起。

会议过程中一定会阻碍会议进行下去的人存在，那么作为会议召开者应该在不影响大家积极性的同时，巧妙的把阻碍者的话题给引入正题。

3会议预定
在公司里召开会议，会议预定是不能少的。

大家都有不同的工作，不可能随时就能放下工作开会，所以召开会议的人应该根据会议的议题提前一周或者一天把会议预定发给大家。

会议预定中不能缺少的部分包括：主持人；会议时间；会议地点；会议议题。

如果会议临时因为有事情不能召开，也应该及时通知大家。

4会议召开
在召开会议的时候讨论的内容最好不要超过5条，因为内容太多，容易产生干扰，达不到预期的效果，而且会议时间不宜超过2小时，人的大脑在经过两小时左右的会议时已经非常疲倦，大家也不会那么积极了。

另外，在会议提出来的议题，应该在本次会议中提出解决方案，并且通过大家的同意，作为最终决定在会议总结中发给大家。

如果此次没有结果的应该把下次会议的时间确定好，并通知大家。

5会议总结
每次开完会，主持人应该有个总结，比如本次会议的议题是什么，已经决定了哪些等等这些内容由会议记录员负责把开会的内容记录下来，会后总结好发给每个与会者。

怎样开好会
会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万次会议。

无论你是与会者还是主持人，《会议》一书有助于你改进开会能力，使会议开得高效成功。

本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议，从最基本的准备到合理安排座位，到最后闭会。

全书101条简明扼要的提示，提供更重要的如何达到目的的信息。

而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。

本书提供的宝贵建议可供你再三使用，使你成功开好会议的信心增加，能力提高。

使会议开得卓有成效
开会要花费宝贵的时间和金钱。

故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。

1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。

3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。

4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。

5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。

6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。

7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。

10.信息要加以选择，避免过多。

11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

12.通过限制网上会议时间使会议完善。

13.电话会议上发言时要重复你
自己的姓名。

14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

15.会议要尽可能小，以免分散注意力。

16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。

17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

18.会前先拉几个盟友。

19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。

会议准备
为准备会议花的时间是不会浪费的。

确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。

21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。

26.任何议程变动都必须通知主持人。

27.议程要尽可能短小简单。

28.尽量将议程限制于一页纸上。

29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。

30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

32.必须将电话转移出会场。

33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

35.要找个确保没有干扰的会场。

36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

39.座位之间应有一臂长的间隔。

40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。

43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。

出席会议
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。

故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。

47.会前拟出自己的发言稿。

48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

49.要保持积极的脸部表情和音调。

50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

51.开始发言前先作深呼吸。

52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。

53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。

54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。

55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。

57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。

59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。

60.必须按照议程顺序作会议记录。

61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。

63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。

主持会议
每个会议都需要主持人指导进行。

如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。

64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。

65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

66.尽量于会前认识新来者。

67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。

69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

71.要制止支流辩论和私下交谈。

72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。

73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。

76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。

77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

79.必须清楚每次会议的规则。

80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。

81.要改变会议气氛，须先改变议题。

82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。

83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。

84.确保各项决议记录在案。

85.必须尽量以积极的调子结束会议。

86.向每位到会者、所有的发言人致谢。

87.要区别书面规则与非书面仪式。

88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。

89.向与会者提供收发信件服务。

90.首先处理日常事务和管理事务。

91.应在签名报到台旁设一信息台。

92.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。

93.要为小组委员会制定准则。

94.不要过多使用程序，因为这样有可能会抑制自由讨论。

95.可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。

96.请记住，你有权决定何时闭会。

97.为重要会议录像，以便将来参考。

98.要尽可能简化程序规则。

99.面对抗议示威要保持冷静，示威可能会自行消失。

100.如果与会者大发脾气，可宣布短暂休会。

101.预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则。

扩展阅读：如何开好会议
可以肯定，没有多少人喜欢开会；甚至“开会”已成为相声大师马三立段子里的笑料……但不容否认，全球所有组织，包括企业，依然需要通过频繁开会来实现团队沟通。

然而，即便你作好了心理准备，但在了解开会究竟占用了我们多少时间后，你仍会感到吃惊。

研究群体协作的专家迈克尔.多伊尔和大卫.斯特劳斯曾合写过一本《开会的革命》。

按照书中所言：如果你是一个普通职员，你一生中用以开会的时间，保守估计也有9000小时（即连轴转逾一年）以上；如果你是一个中层管理者，每周可能有大约35％的时间用于开会；如果是高层管理者，更可能超过50％.从财务数字来讲，大多数组织“直接”花在开会上的费用，占行政预算的7％到15％，还不包括以会议为名义的其他开销。

面对花费了如此多精力和财力，而且在看得见的未来还离不开的“会议”，我们在抱怨开得太多而效率太低之后，最终有意义的行动，唯有用心琢磨如何才能开好会。

尤其在这个经济寒冬，相信不管是冬眠还是冬泳的公司，只要还活着，都会召开比平时更多的会，以期望找到继续活下去的办法。

我们每天都在操演的会议，为什么始终开不好？怎样才能开好会？如果会议目标不清晰，如果会前准备不充分，那……其实这不就是我们身边的常态吗！会，怎么就那么长？
听说过熬夜，可听说过“熬会”吗？
在“文山会海”之后，这可是表达对开会反感与无奈的最新名词。

其实“会”本身并无过错。

大到国际政界，小到一个企业，许多问题不开会还真没法解决。

可就是这么重要的会，却甚至成为最容易让人偏头痛的“头等大事”。

究其原因，最大诉状即在于冗长。

而且特别奇特的是，越是冗长的会议越是难以有效果，开了等于没开。

那么会议，怎么就那么长呢？只会不议，议而不决
好不容易熬到部门大领导结束了整整一小时的发言，五个项目组组长各自用长达几十页的PPT汇报了各自小组的工作尽管对于其中的多数小组，你并不了解，也不明白他们说了些什么，但这又使会议增加了两小时。

真正的讨论阶段开始了该如何最大限度地把成本降下来。

无数人从昏昏欲睡中醒来，却又陷入到交头接耳中。

五十多号人，你一句我一句，你见缝插针才抢到10分钟，把你准备了一个通宵的成果仔细汇报了一番。

但是此时已华灯初上，会议在喧嚣中宣布结束下次再议。

点评：这是许许多多企业开会时常有的景象。

或者只“会”不“议”，把会议变成纯粹的报告会；或者议而不决，只设定会议主题，却没设定目标。

白白地浪费了会议的财务成本和参与者的精力、时间，却完全没实现会议的效益。

而在报告和单纯的议论中，时间消逝，会议就这样无限度地被拉长了。

站在不对等的平台上
平时整个部门都在各忙各的，部门会议只是分配任务的代名词。

谁料到，同事小王突然遭遇难题，部门会上经理要求大家必须献计献策。

但问题是，没人知道小王所负责的项目具体是做什么，进展如何，无从说起。

于是，小王花费了一小时来详细介绍情况。

但尽管如此，大家出的“谋”划的“策”依然有许多并不适合他。

最后，会议变成更熟悉情况的部门主任和小王两个人的相互讨论，而可怜的大家沦为“陪会”者，生生熬了两个小时，因为不断走神，到最终也没明白究竟问题是什么。

点评：开会的一个重要目的当然是交流，解决问题。

但一旦交流者处于不对等的平台上，就会因为首先要相互了解而大大延长了会议的时间。

而且，这种不对等情况下的交流，效率也必然大打折扣。

各色问题一锅烩
今天是你妻子的生日，早晨，你和妻子召开家庭“会议”，本来想讨论一下晚餐怎么安排。

结果却从过生日讨论到今年该去哪里度假，从度假想到可爱的儿子，进而讨论到今天谁到学校接孩子的议题。

谈话结束的时候，似乎什么成果也没有，你们依然没决定晚上该去哪里晚餐，今年该到哪里度假，甚至晚上谁去接孩子也没定。

点评：其实企业里的会议也常常如此。

战略问题和战术问题常常混为一谈，领导冷不丁地转换话题，一会儿是极其具体的迟到要罚款多少，一会儿是公司面对经济危机该如何转型。

问题是，即使是最聪明的人也难以完成必要的前后转换。

因而不可能每个人都同时跟随主题推进。

来回扯皮之间，时间大段大段地消耗过去，而且往往难以形成有效的决议。

一个个冗长而低效的会议，就这样诞生了。

而且还在不断诞生着，比如此刻。

如何召开一个有结论、有效率、不招烦的会议？开好会议有诀窍！
许多经理人都常常感叹，为什么自己总有开不完的会？会议不仅多，而且总是那么长。

本打算开一个小时的，最后两个小时也解决不了问题。

如何做才能摆脱这种状况？会前要做哪些准备？
对部门主管来说，即使是小型的会议，也不能疏忽会前准备工作，这直接影响着会议的效果。

首先，设计好会议议程和议题。

作为部门主管，通常都会在会前设计好要讨论的议题。

比如：总结上周工作、汇报下周工作，沟通重要项目的实施情况、提出新项目或课题等。

但是许多主管却常常忽视一件事，就是议题虽然设计好了，但是需要达成的目标、需要决定的要点、采取什么样的沟通形式（比如：头脑风暴），却没有提前考虑好。

于是，会议就变成了无休止的沟通和讨论，头绪越来越多，根本无法达成任何结果。

因此，主管在会前要做的是加法，尽可能将议题细化：讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定；而在会中，则要做减法，要把议题清晰地引向你设计的方案中。

其次，会前几天要公布议题。

主管不但要自己明晰议题，更要让大家知道。

许多部门会议，员工在会前对要讨论什么都一无所知。

没有准备之战，又如何打得胜呢？主管要尽可能在会前两三天，哪怕是前一天通知大家会上要讨论的内容，可以让大家做一个较充分的预习和准备，必能使效率倍增。

再次，确定参加者。

有的主管会说，部门总共就这十几个、几十个人，所有内容都大家一块讨论呗，也能多些参考意见。

但事实上，让许多与议题无关的人参会，只会让会议效率变得更低。

比如：非相关人在不明情况下发言，其意见的参考价值会大大减弱，甚至会误导相关人的看法，同时会议时间也必然增长。

事实上，对于那些非相关人，不如干脆不要浪费他们的时间。

或者，对于有必要让更多人了解的决议，可以由主管进行会后通报，或者用简报的形式去通报亦可。

会中为什么爱“跑题”？
为什么设计好的议程，在进程中总会出现“跑题”现象？
首先，明确会议讨论方向。

在会议中，常会出现讨论层面不清晰的状况。

比如：有的人在讨论战略层面，而有的人已经在讨论战术层面的问题了。

最让人遗憾的，有时会议看似开得很热闹，可一总结才发现，连最基础的战略问题其实都没有确定下来，其他不都是徒劳吗？因此，会议到底是要讨论战略层面，还是战术层面，主管首先一定要清晰，切不可眉毛胡子一把抓。

其次，抓住会议核心人物。

在任何团体和活动中，都会有核心人物，而他并不一定是位高权重者，但他一定是最具有影响力和说服力的人。

因此，盯紧他们的表现和言论，随时引导和纠正他们的讨论方向，就能使会议效果事半功倍。

同时，会议主持人一定明确自己的立场，不可把自己当成个局外人：让他们去讨论吧，自己只是组织者和教练的角色而已。

但也不能相反。

主管一定要明确：开会的目的是为了汲取更多人的智慧和意见，而不是主管个人的演讲会。

要知道，如果你太多地发表意见，很容易限制和误导大家的思维。

再次，不要让气氛淹没实质。

有时，主管为了营造一种沟通的气氛，偶尔会抛砖引玉，但是有时砖难免会抛得“远”了一点儿。

或者是有人在发言中，说了句笑话，接下来的发言者，可能一不自觉就引申到了其他内容上。

其实，“跑题”很多时候都是不由自主发生的。

因此，主管此时就要及时“喊停”，如果一个话题，被四个人说跑了题，那么离题就已经十万八千里了，这完全是一个级数效应。

会后难道还有事吗？
首先，别忘总结。

在一个部门会议中，通常会对几个议题进行讨论。

有很多会议都是虎头蛇尾，只要所有议题都讨论过，会议也就随之结束了。

这看似节省了时间，而实际上却不可取。

主管在会议结束前，一定要适当地总结要点，再次明确每项任务的责任人、工作要点、完成时间等，要将会议上达成的一致成果加以总结。

这不仅能让员工再次明确自己的责任，还具有很强的提醒功能。

其次，要做好会议纪要。

也许主管会说，每个参会者都做了记录，还用多此一举吗？事实上，会议纪要是一个很重要的部门资料，尤其对于达成了
明确目标、责任人、注意事项、完成时间等内容的成果，都是对项目、个人、成果进行考核的依据。

再次，会议结果不要有模糊字眼。

在许多会议结束后，都常常没有确切的结果，比如：“基本上同意”、“大致通过”这样的话，要尽可能减少甚至拒绝。

因为这样的话根本没有意义。

因此，会议一定是要有明确结果。

哪怕没有明确结果，也要给出达成结果的时间。

三星会议的三原则韩国三星集团曾经出过一本书《开会就要学三星》。

为什么三星会将开会这样的“小事”出一本书？是因为，三星认为会议文化的差异，将直接影响一个公司的经营业绩。

在三星会议中，有三个最基本的原则不可不知。

第一个原则：周三不开会。

对于许多公司而言，开会一般是不会考虑哪天不宜开会的。

而在三星，则确定了周三不开会。

因为这一天，无论是员工的工作状态还是业务，都是处于最高潮的时候，一定要抓住这个良好的状态服务于工作。

第二个原则：会议时长1小时，最多不超过1.5小时。

召开会议时，三星还会将一个定量为一小时的沙漏，放置在会议室中，为严格遵守时间施加了无形的压力。

而三星这么做，也是有充分科学依据的，专家称：一个成年人集中精力的时间，不超过两个小时。

同时，为了避免闲谈或因无关的事浪费会议时间，三星还采用了可使效率提高两倍的站立式会议形式。

因为，据说人的大脑活动最活跃的时间是在站立的状态下，并且是确定好了结束时间的时候。

第三个原则，将会议内容整理成一张纸。

有时只要一说会议结束了，至于谈了什么、结果是什么、必须实施的内容就记不清楚了。

因此，三星规定：会议内容要由专人整理好，发给参会者和相关人员，同时，这份记录一。