福建工程学院声像载体档案工作规范

福建工程学院声像载体档案工作规范
第一章总则
第一条为了建立健全我校声像档案工作，进一步加强声像档案的管理，更好地发挥声像档案的作用，根据《中华人民共和
国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）等有关规定，结合我校实际，制定本规范。

第二条声像档案是指我校各部门或个人在学校党政、教学、科研、外事、管理等各项活动中，通过拍摄、录制的反映学校真实面貌的具有保存价值的照片、录音、录像带、磁盘、缩微片、幻灯片等不同形式的历史纪录。

第三条声像档案由学校档案室实行集中统一管理。

对声像档案材料数量大、利用率高的部门，经批准后可设立声像档案分室，分室保管本部门形成的声像档案。

分室在业务上接受学校档案室指导，每年定期向学校档案室提交一份声像载体档案目录。

第四条全校凡有形成和产生声像载体材料的单位，应配备相应的兼职档案员，做好声像载体档案的形成、积累、立卷和归档。

要将声像档案工作要纳入工作计划、管理制度和相关人员职责范围。

第五条学校档案室在业务上有责任监督、检查、指导各单位的声像载体材料的形成、收集、整理、归档工作。

第六条声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证
第七条声像档案是学校全部档案的重要组成部分，是学校的宝贵财富，任何单位和个人不得据为已有。

第二章声像档案归档范围
第八条归档的主要内容和重点：
1.主要内容：包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。

具体范围：党政、教学、科研、外事、产品、仪器设备、基建及校园建设等活动中产生的各种声像载体材料。

（详见附件1）
2.归档的重点：是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

第九条不归档的声像载体材料：不能反映本校工作活动的声像材料；音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；重份声像材料。

第三章声像载体材料的部门立卷与归档要求
第十条声像载体材料形成单位的兼职档案员应做好平时载体材料的形成、积累、立卷、归档工作。

摄录人员在摄录工作完成后应及时向本部门兼职档案员移交声像载体材料，兼职档案员整理、立卷统一归档。

两个以上单位共同制作的声像载体材料，由主办单位负责立卷归档。

外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由学校档案室负责征集或委托征集。

第十一条凡属个人拍摄、录制或保存的学校各个时期珍贵历史面貌的并具有参考价值的声像载体材料，向学校档案室归档者，一经采用，学校将给予适当补偿。

第十二条归档的声像载体材料必须是原版、原件、主题鲜明、图像（影像）清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明（应用不退色的蓝黑墨水钢笔书写或打印）。

载体材料必须优良，利于长久保存，保证载体的有效性，长期存储的电子版应使用不可擦除型光盘。

第十三条各部门对已形成的声像载体材料，包括自行拍摄的，应认真进行整理，凡有查证和使用价值的照片、录像带、录音带、光盘、磁盘、幻灯片、缩微胶片等按载体类型分别组卷。

照片一册为一卷；录像带、录音带、光盘以盒、盘为单位。

各载体类型组卷按《福建工程学院声像载体档案归档范围和保管期限》中类目组卷, 每卷、盒、盘应根据性质、内容分别按年度、时间的先后顺序排列。

第十四条归档的照片主要包括底片、照片和文字说明三部分。

照片( 黑白或彩色 ) 连同底片一起归档。

照片背面应注明序列号（包括相应的文件夹序列号与照片电子版序列号，中间用“-”分隔），最后以此序列号为准进行排序分别装入不同的分装袋中。

照片档案的电子版应转换为JPEG、TIEF通用文件格式后，一式两份（A、B盘）移交学校档案室。

第十五条录像带、录音带、磁带、光盘、影视胶片等载体形式的材料，应反映制作活动的全过程，保持其成套性、完整性和准确性。

用数码摄相机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，应将其转换以MPEG、AVI为通用文件格式；用音频电子设备获得的声音文件，应将其转换以WAV、MP3为通用文件格式；将转换成标准格式后的载体材料一式两份（A、B盘）移交学校档案室。

第十六条归档的各载体材料要附以文字说明，文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物 ( 主要人物应标明在照片中的位置及姓名、职务 )（基建项目要写明设计、施工单位、开竣工时间及建筑面积、使用性质；产品、设备要写明制造单位、型号、购入（自制）时间）、背景、拍摄者 ( 或制作单位 )等六要素。

文字材料用蓝黑墨水钢笔书写或打印，字数一般不超过 200 字。

第十七条对归档声像载体材料进行系统整理，按载体类型及其内容相互联系编排档号（暂用铅笔标注，经学校档案室审定），声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号相互照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按《福建工程学院档案业务建设规范》第二章第2款执行。

第十八条对归档的单件声像载体材料，同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容、多载体合成的档案，应注明互见参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

第十九条声像制品的装具，一般应使用原装具。

经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

第二十条归档验收
1. 归档验收的重点是检查照片、音响、画面是否清楚，载体外观有无划痕、破损，发现问题及时修补。

2. 经检查验收后办理移交手续，填写移交目录一式两份，交接双方各执一份备查，连同案卷一同向档案室移交。

3. 记录各种活动拍摄的照片、录像带、录音带、光盘等拍摄后进行整理、编辑后，由本单位兼职档案员于次年6月末前归档；大型项目或活动的成套声像材料在完成制作后的三个月内归档；特别重要的声像载体材料随时归档。

第四章声像档案的管理
第二十一条学校档案室对接收的声像档案按不同载体进行编号、登记、建账、编制检索工具。

1.分类标号
（1）按《中国档案分类法----教育档案分类详表》进行分类标引，给出检索分类号。

（2）根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体，编制用于档号的二级类目（载体）代号（代码）简表（详见附件1）。

（3）声像档案实体分类按《福建工程学院档案实体分类实施办法》执行。

2．编目
（1）声像档案形成部门对要归档的声像载体档案在装具脊背上填写档号（档号暂用铅笔标出），也可以另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离脊背底边20毫米处。

（2）登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。

（3）按照GB3792.4—85《非书资料著录规则》编制题名，案卷级、文件级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

（4）为方便查阅档案，应编制各种分类目录和专题目录。

第二十二条归档的声像档案应设专门库房或专用档案柜保管，排列有序，便于查找和利用。

第二十三条做好声像档案的保管工作。

声像档案的载体与其它档案载体不同，应根据声像档案载体的化学成分，物理性能等特点，进行科学的管理。

库房温湿度控制在最适合的范围内，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18—24℃，相对湿度宜35%—45%；存放照片库房保持温度15—25℃，湿度55%—65%；存放底片的适宜温度为13—15℃，相对湿度为35%—45%；库房内昼夜温度变化不大于±3℃，
湿度变化不大于±5%。

存放磁带、磁盘、光盘载体档案应放在专柜保管，并做到防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等。

第二十四条声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一
致，需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制，母带（盘）与复制带（盘）保管方法亦应一致，母带（盘）必须专柜保管，并特别标明。

第二十五条声像档案应定期检查，经多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制，对长期且不常用的磁带、每年要洗一次，或刻录光盘多套保存。

第二十六条鉴定与销毁
1.声像档案的鉴定与销毁应根据《福建工程学院声像载体档案归档范围与保管期限》、《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神，对已满保管期限的声像档案进行鉴定销毁。

2、声像档案的鉴定与销毁工作，在分管院领导的领导下，学校档案室和声像档案形成单位等有关部门组成鉴定小组，负责对已到期的档案进行档案价值的鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管院领导批准后，方可存毁，不能随意自行销毁。

3.在销毁方式上，应注意按不同载体声像材料的性能，采用不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。

4.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

第五章声像档案的开发利用
第二十七条本校人员经所在单位领导同意，在说明利用的目的和范围后均可查阅和利用本单位的声像档案。

查阅其它单位的需经审批，方可查阅。

第二十八条查阅、利用声像档案一般不得拿出学校档案室，凡需要借出的声像档案须经有关领导批准，用后及时归还。

第二十九条作者有特殊声明的声像材料，学校档案室负责控制其使用范围，确保作者权益不受侵犯。

第六章附则
第三十条本规范未尽事宜，参照国家其他有关标准和规定执行。

第三十一条本规范由学校档案室负责解释。

第三十二条本规范经院长办公会讨论通过，自发文之日起施行。