关于公文处理和公文归档的规定

关于公文处理和公文归档的规定
公文处理工作应规范化、制度化、科学化。

提高文件处理工作的效率和质量，并保证公文归档及时齐全、完整，以便日后有效利用是十分必要的。

依据中共北京市委、市政府有关公文处理办法和细则，结合本公司实际制定本规定：
1. 公文处理工作
1.1公文是指本单位在处理公务活动中形成和使用的文字材料。

是传达贯彻党和
国家的方针、政策、法律，发布和执行行政法规、规章，施行行政措施、请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

1.2公文处理工作要集中在办公室进行，办公室主管本机关的公文处理工作。

由
专职文书人员负责对公文统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

各部室、各单位必须确定有专人负责公文的保管工作，年终整理交办公室存档。

1.3凡接到给本公司的外来公文，由办公室专职文书人员统一拆封、登记，送领
导审批，然后送有关部室处理，承办单位收到公文，必须抓紧处理，有时限的应在时限内办完，不得积压。

本公司工作人员外出学习、参观、考察和参加各种会议带回的文件，应先交办公室进行登记，再行办理。

办理完毕后及时归档。

1.4在公文处理工作中，必须做到及时、准确、安全。

行文要少而精，注重实效。

1.5公文格式
1.5.1公文一般由发文机关名称、发文字号、标题、主送单位名称、正文、附件、
单位印章、成文日期、主题词、抄送(抄报)单位名称等部分组成。

1.5.2公文第一页一律使用“北京中航长力能源科技有限公司”发文稿纸，并填
好拟稿单位和拟稿人、核稿人、事由、主送、抄送、领与签发。

1.6公文办理
1.6.1 草拟公文应做到
1.6.1.1 符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规和规章的规定。

如提出
新的政策性规定，要切实可行并加以说明。

1.6.1.2 情况确实，观点明确，条理清楚，语句通顺。

1.6.1.3 人名、地名、数字、术语(专业语言)、引文准确。

l.6.1.4 用词用字规范、准确。

1.6.2 书写公文字迹要工整、清晰，书写各种公文一律使用签字笔、钢笔或毛笔，
禁止使用铅笔或圆珠笔。

领导签发、批阅公文也要使用签字笔、钢笔或毛笔。

l.6.3 各部室、各部门在各自的工作范围内，收集情况、部署工作方面的公文，可用部室、部门的名义发文。

各部室、各部门自行打印的公文也一定要按规定及时归档。

翻印、复制的公文，应当视同正式公文贯彻执行，并妥善管理。

1.6.4 印章的管理
1.6.4.l 需盖公司印章的公文(包括请示、批复、报告、法人授权委托书、合同、
协议书等)经主管领导签发后，方可用印，签发公文原稿和公文打印件同时归档。

1.6.4.2本单位统计报告、财务报表、人力资源报表、工程竣工资料等资料，需有
制表人、审核及主管领导签字后方可用印。

2．公文归档工作
2.1 归档范围：凡在本公司工作活动中直接形成的具有查考利用价值的公文材
料，均属归档范围。

2.2 归档时间：各部室、各部门应在每星期一前将上一星期的公文整理好后交办
公室专职文书人员立卷归档，应归档的公文，在一段时间内使用较频繁的，可以在归档后借用。

2.3 归档要求：
2.3.1 归档立卷的公文必须齐全、完整、可靠。

关于某个问题向上级机关的请示
以及上级机关对此件的批复必须立卷在一起，处理某件事情全过程中所产生的文件应当尽量立卷在一起。

2.3.2凡以单位名义发出的公文，在盖公司的印章时，正式公文连同原稿一并交
办公室专职文书人员存档。

2.3.3为使文书工作达到规范、条理，保证业务工作日常利用，要做好日常的归
卷立档工作。

凡是上级或外单位来文、来信等，承办人办完后将公文、信件交办公室专职文书人员存，如确实需要在部室、部门存放使用的可暂存有关部室、部门，年终整理后再统一交到办公室。

任何个人都不得私自保存应当归档的公文。