文件控制程序

文件控制程序
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編制﹕審核﹕核准﹔
2020-05-01發布2050-05-01實施
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1 目的
對規定公司産品要求和環境管理體系、以及作爲各項活動依據的所有與環境有關的文件進行控制, 確保對環境管理體系有效運行起作用的各使用處可獲得適用文件的有效版本,並防止文件遺失﹐或因誤用文件對環境産生不利的影響,從而有助於:
a) 滿足顧客要求和環境改進;
b) 提供適宜的培訓;
c) 重復性和可追溯性;
d) 提供客觀證據;
e) 評價環境管理體系的有效性和持續適宜性。

2 範圍
本程序適用於規定公司産品要求和環境管理體系、作爲各項活動依據的所有與環境有關的文件(包括各種媒體的文件和適當範圍的外來文件) 的控制, 以及與其工作有關的部門和人員。

“資料”本身不屬上述範圍, 但作爲決策和編制文件的參考依據時也參照本程序進行控制。

記錄作爲一種特殊類型的文件,按《記錄控制程序》控制。

本程序闡述了公司《環境手冊》中4.4.5的內容。

3 術語
3.1 文件(document)
資訊及其承載媒體。

示例﹕記錄﹑規範﹑程序文件﹑圖樣﹑報告﹑標準。

3.2 環境文件
規定公司環境要求和環境管理體系﹑以及作為各項活動依據的所有與環境有關的文件﹐包括各種媒體的文件和適當范圍的外來文件。

3.3 品質文件
在公司ISO 9001品質管理體系中規定公司產品要求和品質管理體系﹑以及作為各項活動依據的所有與環境有關的文件﹐包括各種媒體的文件和適當范圍的外來文件。

4 引用文件
下列文件中的條款通過本程序的引用而成爲本程序的條款。

它們的最新版本適用於本程序。

a) GB/T 14001-1996 idt ISO 14001:1996 環境管理體系規範及使用指南
b) 公司《環境手冊》
5 職責
5.1公司管理部是組織實施本程序的主導部門, 負責相關過程的督促、檢查、指導。

5.2 公司所有其他部門配合實施本程序。

6 工作流程與要求
6.1 公司環境文件的分類
6.1.1 公司環境文件按內容分爲管理文件和技術文件,其中管理文件又分爲體系文件和其他
管理文件;按來源分爲自編文件和外來文件。

a)體系文件﹕環境手冊﹑環境程序文件﹑環境管理方案和各種環境管理體系過程的運
行計划等﹔
b)支持性管理文件﹕各種體系過程的運行計划以及其他非技朮性內容的文件﹐包括法
律法規、管理標準、管理規章制度(條例﹑辦法﹑規定﹑決定等), 以及與環境管理體
系運行有關的公司自編的或來自外部的某些需要遵照執行的行政性文件,包括來自顧客和供方的管理文件。

c)技術文件:自編的技術標準﹑規程﹑規範﹑作業指導書、操作規程,以及外部提供的技
術性文件如標準、圖樣或樣板等。

6.1.2 公司環境文件與品質文件的兼容
鑒于公司先期建立和實施ISO 9001品質管理體系﹐其中部分文件和記錄表單經評審可與環境管理體系文件兼容者﹐按6.3.4所述方法執行。

6.2 外來文件資料的收集和評審
6.2.1 涉及法律與其他要求的外來文件﹐按《法律與其他要求控制程序》執行。

6.2.2 其他外來管理文件和技朮文件﹐包括法律法規、管理標準、行業規定等管理文件, 第二
方審核標準等管理文件和顧客訂貨標準等技術文件,國家和行業技術標準等技術文件,生産和檢測設備說明書/圖紙等技術文件, 檢驗、計量和産品標識等方面的管理和技術文件,等等。

由主導部門根據各種信息收集﹐按需要組織對外來管理和技術文件的適宜性進行評審,提出採用、分發和持有場所的意見,報管理者代表批准後編目登記,按6.6辦理發放等手續。

6.2.3 收集部門注意跟蹤文件資料的版本更新,根據文件的內容和性質建立適當的渠道,確保
能適時收集到適用文件的最新版本或修改資訊。

管理部每半年檢索和聯繫政府行政主管部門、標準化研究院所等部門和書店,瞭解新的法規和標準發佈和更新情況,并及時獲取新版本。

6.2.4 傳真類外來文件按《傳真管理辦法》執行。

6.3 公司環境文件的標識
6.3.1 每種環境文件均加上編號作爲標識,并加注生效(實施)日期。

同種文件有多份時另加檢
索編號或以日期等作爲追溯標志。

6.3.2 公司企業標準的標識編號由代號+順序號+年號組成,其他自編文件的標識編號
由代號+順序號+版本號組成,版本號X.Y表示第X版第Y次修改。

各文件在一般應用中可省略年號或版本號。

6.3.3 代號中涉及的字母含義爲:
──本公司
Q ──企業標準、EP──環境管理體系程序文件;
EWI──支持性文件(作業指導書)﹔
EFM──EP、EWI類文件的記錄表單。

6.3.4 各類環境文件資料的代號和順序號爲:
a)Q/ XXX 企業技術標準,XXX爲順序號,其系列由工程部制訂;
b)/EP XXX 環境管理體系程序文件,XXX取值爲431～460,對應於
ISO 14001標準的過程4.3.1～4.6(當標準的條目僅爲兩個層次時加0)。

但標準的4.4.6
“運行控制”爲系列編號BH/EP 446XX,其中XX取值爲01～99, 分別對應於其相應
的系列程序文件。

c)EP 000 環境手冊。

這是前款b)中XXX取000的特例;
d)EWI XXXKK(.Z) 對應於程序文件EP XXX的支持性文件﹐KK取01～99,
成系列時加序號.Z;
e)EFM XXX.Z/XXXKK.Z 對應於程序文件EP XXX及支持性文件EWI XXXKK的記
錄表單﹐Z爲系列序號;
在對外使用時,有的表格如銷售合同等,需要時可省略上述有關編號。

6.3.5 公司先期建立和實施ISO 9001品質管理體系的部分文件和記錄表單經評審可與環境
管理體系兼容者﹐全文直接采用的﹐按6.3確定編號﹐注明“等同采用”原編號及名稱。

6.4 環境文件的編制
6.4.1 管理者代表組織環境管理體系過程的主導部門研究ISO 14001標準中各過程與公司實
際情況對照, 確定哪些過程編制程序文件﹑哪些過程寫在環境手冊的可執行條款中﹐然後組織環境管理體系過程的責任部門編制以上的文件化程序及其所附表格﹐最後根據程序文件將其對過程的描述編寫環境手冊。

6.4.2 環境管理方案和監測計划﹑培訓計划、內部審核計劃等各項活動計劃﹐由相關部門按
相應程序文件編制。

6.4.3 其他管理文件由管理部按需要組織編制。

6.4.4 技術文件由工程部/品保部組織編制,其中企業技術標準應同時編寫相應的編制說明。

6.4.5 環境手冊、程序文件和企業技術標準參照GB 1.1《標準化工作導則第1部分:標準的結
構和編寫規則》執行,其他文件可按標準格式或公文格式,但每份文件均應做到:
a) 某一給定概念應使用相同的術語。

對於已定義的概念應避免使用同義詞。

每個選用
的詞語應盡可能指引唯一的含義;
b) 所規定的條款明確而無歧義;
c) 在其範圍所規定的界限內按需要力求完整;
d) 清楚、準確、互相協調;
e) 充分考慮在一定時期內産品、過程和服務等技術能力的發展程度;
f) 爲未來的發展提供框架;
g) 能被未參加編制的管理或技術人員所理解;
h) 遵守法律法規和強制使用的標準(如GB 3100 eqv ISO 1000 《國際單位制及其應用》)
和已確定採用的其他標準或行業慣例;
i) 與相關文件協調一致;
j) 內容應便於實施,並易於需要時被其他文件引用。

6.5 自編文件的評審、批准和發佈
6.5.1 文件編制後,文件起草/主導部門填寫《文件編制/修訂/廢止評審會簽單》,需要時寫相關
說明﹐然后管理文件由管理部﹑技朮文件由工程部組織與文件規定的內容有關的部門
會簽該《會簽單》,就文件的充分性﹑適宜性進行評審會簽,主要內容有:
a) 文字是否具備可操作性;
b) 是否符合ISO標准及法律法規的要求;
c) 是否適用於本部門的內部運作;
d) 是否適用於涉及部門的配合協調。

6.5.2 文件評審後按下列許可權批准發佈:
a) 環境手冊由管理者代表審核,最高管理者批准發佈;
b) 企業標準由公司協理審核,最高管理者批准發佈;
c) 程序文件由各職能部門負責人初審、主導部門主管審核,管理者代表批准發佈;
d) 支持性文件,由各職能部門負責人審核,權責部門主管批准發佈。

6.5.3 各文件編制單位將審批后的文件送交文控中心﹐并填寫《文控收件記錄》。

6.6 文件的發放與使用
6.6.1 自編文件按6.5、外來文件按6.2得到批准後,管理部編制《文件持有一覽表》, 由編制
單位部門主管確認發放範圍﹐文控中心按核定的發放範圍將副本文件加蓋“文控中心發行”章印分發至相關單位﹐並填寫《文件簽收單》﹐簽收人應核對編號和版次﹐換版時收回前版文件並統一銷毀處理。

6.6.2 環境文件的控制分“受控”與“非受控”兩類:
a)爲了向必要的顧客和有關方面描述本公司環境管理體系、或者爲了征求意見而發放
的《環境手冊》和其他文件,作爲“非受控文件”,發放前在文件首頁不加蓋“文控
中心發行”印章。

b)其他文件為“受控文件”﹐分為一級受控文件和二級受控文件﹐一級受控文件為品
質/環境手冊﹑程序文件及除生產作業指導書之外之支持性文件﹐由文控中心在文
件首頁(分立使用時為每頁)加蓋“文控中心發行”印章﹐并按部門注明分發號(見附
錄A)后發行﹐二級受控文件為產品生產作業指導書﹐由生產部門加蓋“二級受控”
印章分發管理。

c)相關的記錄也列入受控範圍,在其單份或合訂本封面上加蓋“文控中心發行”章。

持有“文控中心發行”文本的人員,在與公司環境體系有效運行有關的場所和活動
中使用相應文件的有效版本;保存好“文控中心發行”文本,及時交回作廢文件和本
人不再需要的文件。

對丟失“文控中心發行”文本的人員,公司根據影響追究責任。

當受控文件發生更改、換版時,文控中心應毫無遺漏地按本程序6.7和6.8辦理更改
或換版。

不屬於本程序控制範圍內的文件資料,如行政性文件,不加蓋“文控中心發行”印章,
按公司文件管理有關規定管理。

6.6.3 各部門對本部門持有的文件,按其內容分別編制《文件索引》,并隨時保証所持有的文件
編號、文件名稱﹑版次、頁數和份數與表中所載相符。

6.6.4 文件的對外發放﹕如各部門需對外發放文件時,填寫《文件領用申請單》,經部門主管審
核、管理者代表批准後由文控中心登記發放。

6.6.5 未經管理者代表允許,文件不得擅自複製或拷貝, 任何情況下發現無紅色“文控中心發
行”印章者均爲違反本規定。

如因遺失、過度破損或其他原因需要複製者, 須填寫《文件領用申請單》,經管理者代表批准,文控中心加蓋“文控中心發行”印章,並辦理登記發放手續,其中因破損換領者須收回原件。

6.6.6 電子檔文件的控制﹐按EWI 44502《電子文檔管理規定》執行。

6.7 受控文件的借閱
6.7.1 公司內部借閱文件,須經文件保存部門負責人同意,由文件管理人員辦理借閱手續,並在
指定日期內收回。

6.7.2 未經管理者代表批准,受控文件一律不得借給公司以外的任何單位和個人。

6.8 文件和資料的更改
6.8.1 未經批准,任何人不得以任何方式在受控文件上自行划線﹑加注﹑修改。

6.8.2 各部門注意識別文件更改的需求,包括內部審核報告、管理評審報告、糾正或預防措施
或其他資訊所反映的不適用情況,負責提出更改,並充分考慮更改所引發的相關更改和與受影響的職能部門相協調。

6.8.3 提出更改的部門填寫《文件編制/修訂/廢止評審會簽單》﹐在其中說明修改前/后的版次
和內容﹐由相關單位會簽評審﹐并核准后交由文控中心依審批程序進行辦理。

文件使用者按更改後的文件實施。

6.8.4 文件如系局部﹑少量的修改﹐文件的版號不變﹐修改次數加1(如原1.0版改為1.1版)﹐﹐
如果是整體性的﹑大幅度的修改﹐或者文件修改累計已超過3次﹐則應換版﹐版號為原版號加1(如原1.0版改為2.0版)﹐原版本文件作廢﹐提出作廢申請的部門填寫《文件編制/修訂/廢止評審會簽單》﹐說明廢止的原因﹐然后經相關單位會簽評審﹐核准后交由文控中心依審批程序進行辦理。

6.9 文件的回收與處理
作廢或破損換發之受控文件﹐由文控中心負責收回統一銷毀。

文件作廢時﹐原文件正本加蓋“參考文件”印章﹐應與有效文件資料隔離存放﹐在《作廢文件存檔一覽表》上登記﹐并不准下發流傳。

其副本不涉及重大機密﹐經文控中心認可者可專門存放作單面廢紙利用﹐否則經管理者代表批准后統一銷毀。

7支持性文件和記錄表單
7.1 支持性文件
EWI 44501 《傳真管理辦法》
EWI 44502 《電子文檔管理規定》。