公司文件管理制度

公司文件管理制度
第一章总则
第一条为了加强公司文件管理，保障文件的安全、完整和有效，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及所属各单位（以
下简称“各部门”）文件的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司文件管理工作应遵循统一领导、分级
负责、分类管理、安全高效的原则。

第四条公司应设立文件管理机构，负责公司文件
管理的组织实施和监督指导。

第二章文件分类与编号
第五条公司文件分为内部文件和外部文件两大类。

内部文件包括：
（一）公司总部及各部门制定的具有约束力的规章
制度、工作规程、决策性文件等；
（二）公司与其他单位、个人签订的合同、协议等；
（三）公司内部会议、培训、活动等形成的文件材料。

外部文件包括：
（一）上级单位、政府部门、行业协会等下发的文件；
（二）公司收到的客户、合作伙伴、供应商等发来
的文件；
（三）其他与公司业务相关的外部文件。

第六条公司文件编号分为年份、序号和类别三位
数字组成。

年份：文件制发年份（四位数字）；
序号：文件在本年度内的顺序号（三位数字）；
类别：文件类别（一位数字）。

第七条内部文件编号格式为：YYYY-NNN-Category，其中YYYY为年份，NNN为序号，Category为文件类别（如：规程、通知、报告等）。

外部文件编号格式为：YYYY-NNN-EX，其中YYYY为
年份，NNN为序号，EX为外部文件标识。

第三章文件收集与整理
第八条各部门应指定专人负责文件收集和整理工作，确保文件的真实、完整、准确和有效。

第九条文件收集范围包括：
（一）公司内部规章制度、工作规程等；
（二）公司与其他单位、个人签订的合同、协议等；
（三）公司内部会议、培训、活动等形成的文件材料；
（四）上级单位、政府部门、行业协会等下发的文件；
（五）公司收到的客户、合作伙伴、供应商等发来
的文件；
（六）其他与公司业务相关的文件。

第十条文件整理应遵循以下原则：
（一）按照文件类别、年份、序号等进行分类；
（二）文件名称应简明扼要，反映文件内容；
（三）文件格式应统一，便于查阅和利用；
（四）文件应去除涂改、污损等影响阅读的部分；
（五）文件应去除与内容无关的附件和杂质。

第四章文件归档与保管
第十一条文件归档应按照公司文件分类和编号规
则进行，确保文件归档的有序和规范。

第十二条归档文件应包括：
（一）公司内部规章制度、工作规程等；
（二）公司与其他单位、个人签订的合同、协议等；
（三）公司内部会议、培训、活动等形成的文件材料；
（四）上级单位、政府部门、行业协会等下发的文件；
（五）公司收到的客户、合作伙伴、供应商等发来的文件；
（六）其他与公司业务相关的文件。

第十三条文件归档应遵循以下原则：
（一）文件应按照类别、年份、序号等顺序进行排列；
（二）文件应采用统一的文件夹、文件架等存储设备；
（三）文件应标明类别、年份、序号等基本信息；
（四）文件应放置在安全、干燥、通风的环境中；
（五）文件应定期进行检查、维护，确保文件完好无损。

第十四条文件保管应遵循以下原则：
（一）文件应实行权限管理，明确文件的查阅、复制、借阅等权限；
（二）文件应指定专人负责保管，确保文件的安全
和保密；
（三）文件应定期进行备份，防止文件丢失或损坏；
（四）文件应按照保管期限进行划分，确保文件的
有效和合规；
（五）文件应实行动态管理，及时更新和清理过时、无效的文件。

第五章文件利用与销毁
第十五条文件利用应遵循以下原则：
（一）文件应提供给有需求的部门和个人，确保文
件的价值和作用；
（二）文件应通过查阅、复制、借阅等方式进行利用；
（三）文件应确保利用过程中的安全和保密；
（四）文件应按照利用需求进行检索和筛选，提高文件利用效率；
（五）文件应定期进行归档和保管，确保文件的完整和有效。

第十六条文件销毁应遵循以下原则：
（一）文件销毁应经过审批程序，确保销毁行为的合法和合规；
（二）文件销毁应由专人负责，确保销毁过程的安全和保密；
（三）文件销毁应采用物理或化学等方式，确保文件无法恢复；
（四）文件销毁应记录销毁情况，包括销毁时间、地点、数量等信息；
（五）文件销毁应定期进行，确保文件的及时清理和更新。

第六章监督与考核
第十七条公司文件管理机构应加强对文件管理工
作的监督和指导，确保文件管理工作的落实和推进。

第十八条公司应定期对文件管理工作进行考核，
评估文件管理工作的效果和效率，对优秀部门和个人给予表彰和奖励。

第十九条对违反本制度的部门和个人，公司应依
法予以查处，并视情节轻重给予相应的纪律处分。

第七章附则
第二十条本制度自发布之日起施行，原有文件管
理制度同时废止。

第二十一条本制度的解释权归公司文件管理机构。

第二十二条公司可根据实际情况对本制度进行修
订和完善。