关于商务文件编制在投标文件中重要性分析

关于商务文件编制在投标文件中重要性
分析
摘要：投标文件能够在一定程度上显示一个企业的实际实力，能够对一个企
业的形象起代表作用，其中，商务文件编制工作是投标文件的主体，为了体现企
业的良好声誉，投标企业在进行商务文件的编制工作过程中，需要严格符合招标
文件的要求，遵守编制原则，全面提高投标文件的质量。

在本文中，主要对商务
文件编制在投标文件中的重要性进行分析。

关键词：商务文件；投标文件；编制；重要性
1.
投标商务资料的概念和基本内容
1.
投标商务资料的概念
商务资料、技术资料是投标资料的主体部分。

其中，商务资料指的是所投标
的单位向招标单位所投递的资质、资信、自身的施工能力、施工人员的专业素质、施工设备的状况以及技术层面等多方面的内容，是一部以价格为主导、综合性极强、极具代表性的投标商务资料。

1.
投标商务资料的基本内容
投标商务资料的编写工作的要求较高，首先，最为基本的就是需要与所招标
文件的要求要相符合，其次，需要将投标单位的自身经验作为依据，编写一些利
于参与商务评选的内容。

最后，投标商务资料主要包括以下十三点内容，分别为：投标函及投标函附录、投标保证金及凭证、法定代表人身份证明或附有法定代表
人身份证明的授权委托书、资格审查资料、投标人基本情况表、近年财务状况明
细表及财务审计报告、近年涉及重大诉讼案的资料、投标报价汇总表及各类费用
报价表、同类型施工的建设业绩、正处于建设工作的情况、各种奖励、荣誉、其
他相关证书、证件的复印件等、模拟投入本工程的技术，经济，管理配置表、降
造措施以及具体的优惠条件、投标单位对招标单位的承诺书、自身资质、资信证
明等。

1.
商务资料在投标文件中的重要性
1.
投标商务资料是投标文件的重要组成部分
一般而言，招标单位在对一个项目进行投标准备时，通常情况下都需要先对
投标单位的资格进行预先审查，考量一下是否具有投标的资格，在审查结束之后，招标单位才能够掌握哪家投标单位可以拿到这张门票，若是投标单位没有通过预
先审查，那么投标单位就不具备参与此次投标项目的资格，由此可见，预先审查
是否有投标资格这一步就显得尤为重要。

一旦没有了投标资格，那么就缺失了中
标的可能性，所以，作为投标的第一步，若是想顺利获得投标资格，商务工作人
员就需要把投标单位投标资料的相关内容精心策划编写发给招标单位，让招标单
位对投标单位有一个系统、全面地了解，之后再经过招标单位内部的思考来决定
其投标单位能否具有进行投标的资格。

在通过预审之后，还需要进行下一次的投标，在此过程当中，招标人针对投标文件需要做好技术评审和商务评审两个方面
的工作，其中商务评审的分数对投标的总得分影响较大，举例来说，在商务资料
当中，由于一个签字或者一个盖章都可能成为整个投标文件作废的主要原因，所以，不管投标单位施工计划如何华丽，所报的价格多么准确，商务评审出现了问题，那也只能淘汰掉，因此，投标商务资料是非常重要的，同时，它也是一个项
目能够顺利中标的关键所在。

1.
投标商务资料是指导中标后的拟投入人员、设备及履约保证金的依据
在投标文件当中，投标商务资料是非常重要的一点。

在投标单位收到中标通知书后，需要及时地将履约保证金缴纳给招标单位，并签订一系列的合同或是协议，同时，还需要根据商务资料来组建项目部和开工前各项准备工作，因此，投标商务资料是指导中标后的拟投入人员、设备及履约保证金的重要依据。

1.
投标商务资料反映投标单位的综合实力
投标单位为了能够提高中标的概率，需要依据招标单位的实际需求和编制原则，来对投标商务资料进行编写，一个优秀的投标商务资料，不仅仅能够十分客观明显地体现出投标单位内部施工人员的专业素质和自身的工作经验，还能够反映出投标单位的财力和施工设备的状况，此外，投标商务资料还可以对施工组织的施工能力、报价等进行分析，通过分析这些内容，招标单位能够对投标单位有一定的了解，为审查投标单位自身的人员、资质、财务、设备以及施工经验等方面有一定的掌握，提升自身单位入选的总体实力。

1.
投标商务资料的编制原则及其方法
1.
编制原则
投标商务资料的主要编写原则就是需要符合招标文件的标准和要求，从而编制出合格并合理的投标商务资料。

1.
编制方法
投标单位在获得预审资格之后，会被招标单位邀请去参加此次项目的投标，为了保证投标工作的顺利完成，就需要此次项目的商务、技术以及资信三个部门对投标工作进行科学合理地安排，要使得三个部门形成一个整体，进度一致，参与预审。

此外，人们在购买施工招标的文件之后，还需要组织相关的人员对这个招标文件进行评审，对招标文件进行认真地阅读，对招标文件内有不明白或是不
理解的地方及时提出答疑并告知相关的单位，相关的单位再根据具有意义的地方
给予相关的答疑澄清，之后，商务人员在熟悉招标文件之后需做出成本测算，比
较投标最高限价后再决定是否继续参与本次投标工作。

在商务文件编制过程当中，商务人员需要严格按照招标文件的规定，比如内容、顺序、字体大小等方面开展
编制工作，商务人员在满足各项招标要求之后，方可科学合理地制定目标，再者，投标函和授权书等要符合招标文件编制要求，人员、设备等不可以低于招标单位
的标准，若是一旦低于，那么就会被认定为投标作废。

最后，投标文件不仅需要
符合招标单位的要求，还需要表现出投标单位的特点，这就在一定程度上提高了
编制的难度。

在商务资料编制完毕之后，商务人员还需要将招标文件作为根据，
对商务资料进行仔细地核对，提高商务资料的正确性和准确度。

1.
编制投标商务资料的注意事项
1.
必须符合招标文件、答疑澄清要求
招标文件是进行投标文件评审的关键依据，人们在编制投标文件时，需要对
审查的条款进行仔细察看研究，是否符合相关要求，避免在评审过程中出现纰漏
从而使得投标作废。

1.
内容贯通一致，投标文件较为完整
若是想要求商务投标文件具有良好的编制，这就要求编制人员所编制的内容
要连贯一致，投标文件也需要完整，不能够犯张冠李戴，工程报价、工程工期等
类似的错误，同时，人们还需要把握好以下几点：第一，投标书上面的内容，但
凡涉及到序号编制的要做到对号入座；第二，商务资料中的工期、质量等内容需
要做到与施工组织的相同，在投标文件的编制过程当中，需要做到表述一致，还
要与招标文件相关要求相符合；第三，商务资料的组织框架需要与管理结构的相
一致；第四，商务资料中的机械设备也要与施工组织设计当中的相符合；第五，
商务资料中所写的工程报价汇总表的数字要与投标函中报价数字相一致。

1.
重视商务资料中的优惠条件及其承诺
在商务资料当中，还有一个较为重要的部分，那就是优惠条件和承诺，投标
单位在投标的过程当中，为了吸引招标单位的注意，通常情况下都会提出一定的
优惠条件，并对招标单位作出一定的承诺，因此，投标单位在作出承诺以及给予
一定的优惠条件过程中，需要对这些内容多加以重视，既要做到符合自身企业的
能力，也要避免承诺过度，导致优惠条件得不到兑现，造成信誉方面的影响，所以，投标单位需要谨慎自身提出的优惠条件及其各种承诺。

1.
高度重视书面质量、签字、盖章等问题
对于招标文件，对于书面材料的文字部分重视程度比较大，也非常严格，因此，商务人员需要严格按照招标文件所规定的字体、格式来规范自己的编制，杜
绝错别字等低级错误，同时，对于招标单位所要求的签字、盖章，商务人员务必
须要认真检查，防止漏盖等意外情况发生，导致投标作废。

结语：综上所述，商务文件的编制工作在投标文件当中是极其重要的，正确、规范与符合要求是中标的基本条件，商务人员在编制的过程中要赢得评标人的青睐，方可获得更大的中标概率，在本文中，主要对投标商务资料的概念和基本内容、商务资料在投标文件中的重要性、投标商务资料的编制原则及其方法进行了
简要分析，并供给参考。

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