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• “共享，首次使用时私有”的视图起初是共享视图， 一旦有用户访问并保存了这个视图，它就变成了 一个私有视图。这类视图提供了一种简便的方法， 将定制的个人视图发布给多个用户。通常情况下， 使用 @UserName 创建这种类型的视图来为每个 用户定制显示的内容。 • 在用户保存了“共享到私有”视图之后，用户的 视图拷贝就不再继承设计的更改。 • 由于不能保护数据，“共享到私有”视图并不是 一种安全措施。
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创建列
• 第二种方法：创建新列 • 打开想修改的视图设计窗口。 • 如果想创建新列作为视图的最后一列，那 么选择“创建”| “追加新列”菜单命令。 • 如要在视图的指定位置创建一列 ，那么先 选中将要插入新列处右边的列，再从菜单 中选择“创建”| “插入新列”。然后双击列 标题，打开属性框，设置列属性并存储此 列。
• 以设计方式打开视图。 • 选择菜单“创建”| “操作”，打开操作属性 的信息框，现在可以使用编程窗格。 • 填写该操作的属性窗口，并在编程窗口中 输入公式。 • 关闭窗口，并打开视图，即可运行该按钮。
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操作的属性
• 操作的属性窗口由三个页面组成，分别是： 操作属性、高级页面、隐藏操作页面。
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5.5 视图和文件夹的操作
• 与在表单中一样，可以在视图和文件夹中 创建一个操作条。一般来说，操作应当是： • 1.作用于视图中显示的几个或所有文档。 • 2.表示用户使用最频繁的操作。 • 正如在表单中一样，必须确保创建的操作 与操作条件相符，并且注意用户所用的显 示分辨率。
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创建操作的方法
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1.互斥视图：在一些数据库中，每一个视 图显示一个独立的集合，集合之间没有交 集，每个视图仅列出相关内容的文档。 2.主视图：在许多数据库中，有一个视图 列出数据库中所有文档。而另外一些视图 则列出数据库的部分内容。如果用空白模 板创建一个数据库，则缺省视图中显示的 只是文档在数据库中的序号。
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• 共享的，包含已删除文档的（在与“数据库属性” 框的“高级”附签中的“允许软删除”的连接中 使用） • “共享，包含删除文档”视图允许查看数据库中 已删除的文档列表。若想恢复已删除的文档，可 将它们从废纸篓拖到希望放置它们的文件夹中。 此视图假定数据库管理者已经在“数据库”属性 框的“高级”附签 上选定了“允许软删除”。 “允许软删除”属性使删除的文档在设定的时间 内保留在数据库中而不被永久删除。设置的小时 数由数据库管理者在“数据库属性”框的“高级” 附签中设定。超过该时间，将从数据库中永久删 WQJ 除文档。
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• 有两种主要的视图类型：共享视图（供多 用户使用）和私有视图（仅供一人使用）。 此外，可以创建由“共享”变成“首次使 用时私有”的视图。在创建视图时指定视 图类型，而后便不能更改该视图类型了。
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共享视图类型
• 共享视图可供任何至少具有数据库“读者” 存取级别的用户使用。为数据库设计的大 部分视图都是共享视图。有“设计者”和 “管理者”存取级别的用户可以创建共享 视图。如果管理员在存取控制列表中为某 个“编辑者”选择了“创建个人文件夹/视 图”，那么这个编辑者也可以创建共享视 图。
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视图属性
• 视图的属性窗口由六个页面组成，分别为： 信息页面、选项页面、样式页面、启动页 面、高级页面、安全性页面。下面介绍这 六个页面。 • 详见P49
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5.3 视图列设计
• 每一列显示关于所列出文档的一类信息， 例如：文档主题、作者或创建日期。视图 中的一列通常是组织元素，例如：在按年 代排序的视图中，组织列将显示文档的创 建日期。
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创建列
• • • • • • 第一种方法：从视图中拷贝一列 打开想拷贝的列所在的视图设计窗口。 单击想拷贝的列标题。 从菜单中选择“编辑”|“拷贝”把定义存储到剪贴板上。 打开想建立新列的视图设计窗口。 如果在某特定位置增加一个新列，则要先选中将要插入新 列处右边的列。 • 从菜单条中选择“编辑”|“粘贴”将新列放在被选列的左 边。 • 双击列标题打开属性框。 • 按需要修改列属性并存储此列。
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当创建一个私有文件夹时，Notes存 放在以下两个地方之一：
• 1.如果数据库管理员允许的话，文件夹可存 放在数据库中。这样可以在不同的工作站 使用此文件夹。 • 注意：若想知道一个数据库是否允许存储 文件夹，可以选中此数据库，选择“文 件”| “数据库”| “存取控制”，看一看“创 建私有文件夹 / 视图”是否被选中。
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列属性
• 列的属性窗口由七个页面组成，分别为： 信息页面、排序页面、字体页面、数字页 面、日期页面、标题页面、高级页面。 • 详见P51
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列公式
• 列公式决定了在视图中该列将要显示的内 容，有简单功能、域、公式。 • 1.简单功能：可以从系统预定义的功能列表 中选则一个。 • 2.域：域使用的用户无须编程即可将文档中 的域值添加到列中，但此项技术只适用于 文本域，因为列需要一个转换公式来解释 其他类型的数据（如日期、RTF文本、数字 或加密文本）。
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5.4 文件夹
• 文件夹允许存储相关文档而不必把它们放 于同一个目录中，也不必使用表单中的某 一个域作为分类域。可以通过鼠标拖动从 文件夹中增加或删除文档。可以单独使用 一个文件夹。也可以与数据库的其他用户 共享文件夹。其他人不能读或删除私有文 件夹，必须至少有“设计者”权限。要在 数据库中创建共享文件夹，必须至少具有 设计权限。
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当创建一个私有文件夹时，Notes存 放在以下两个地方之一：
• 2.如果数据库管理员不允许在数据库中存储 文件夹，那么Notes数据库将文件夹存储在 当前工作站的desktop.dsk文件中。 • 注意：若文件夹存储在当前工作站的 desktop.dsk文件中，就不能在文件夹中使 用全文检索。
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3.重叠视图：在一个数据库中，文档不止 一次出现在一个视图中，一个视图中的文 档可以在其他的视图中出现。 4.以不同方式排序的视图：在一些数据库 中，每个视图仅仅是以另外一种方式来排 序数据库中的全部文档。每个视图包含了 相同文档，仅是排序方式不同。
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视图的组成
• 视图窗格由两部分组成：选择列和文档本身。依 据文档表单中分类域的内容对文档进行分类和排 序。视图由一个标题和若干个文档行组成，标题 行给出了该视图的特征信息，文档行就是视图的 内容。在视图中，每一个文档行代表一个文档。 • 视图文档行最左边有一个标记点，该点标志该文 档行所对应文档的状态。“*”表示该文档尚未被 阅过；“√”表示该文档已被选中；“▅”表示当 前文档做了删除标记。
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可以创建下列指定类型的共享视图
• • • • 共享，包含不在任何文件夹中的文档 “共享，包含删除文档”视图 第一次使用时共享或单独使用 共享，第一次使用时桌面私有（将私有视 图保存于用户的 desktop.dsk 文件中，而不 是保存于数据库中。）
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• 共享，包含不在任何文件夹中的文档 • 如果将文档归档在文件夹中，则“共享， 包含不在任何文件夹中的文档”视图将是 十分有用的。在该视图中，可以很容易地 查找那些不在文件夹中的文档。
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2）高级页面
• 创建并发布在应用起作用的操作的能力是 NotesFlow最强大的功能之一。 • 详见P54
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3）隐藏操作
• 如果“公式为真时隐藏段落”复选框被选 中，则每次显示此操作时都会运行编辑框 中得公式，若结果为假则隐藏操作。单击 “公式窗口”，将会弹出一个更便于编辑 公式得窗口。
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1）“操作属性”页面
• 设置了操作的样式和位置。 • 标题：此编辑框输入的内容显示在操作按钮或菜 单项上。 • 按钮图标：可以从下拉键产生的图标列表中选择 一个图标列表中选择一个图标代表操作。 • 将操作置于操作菜单：若选择该检查框，“操作” 菜单中会出现该操作框。 • 将操作放入按钮条中：若选择该检查框，按钮条 中会出现该操作框。 • 位置：数字代表该操作在按钮或“操作”菜单中 的和编辑视图是一 样的，步骤相同。
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文件夹添加文档
• 可以通过鼠标拖放将文档放于文件夹中。 • 选择想存储的一个或多个文档。 • 将文档拖动到导航器窗格的文件夹图标上。 当文件夹被高亮显示并且光标显示为一个 “+”号时，释放鼠标按钮。 • 重复步骤1)和2)，将文档拖放进另一个文件 夹。
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• 编写视图选择公式有两种方法： • 1.公式：单击“公式”按钮，可在公式编辑 框中输入视图选择公式。也可用 “域和函 数”按扭来帮助输入域和Notes函数； • 2.简易式：单击“简易式”按钮，可在简易 式编辑框中删除某些条件，也可选择“增 加条件”按钮，这时系统弹出一个搜索方 式构造器，用该构造器来搜索条件。
第5章 创建视图与文件夹
• • • • • 5.1 视图概述 5.2 视图设计 5.3 视图列设计 5.4 文件夹 5.5 视图和文件夹的操作
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5.1 视图概述
• 视图以表格的形式列出了一个Notes数据库 中存储的文档。视图是一些含有数据库内 容的表格。视图中的每一行表示一个文档 的信息。每一列表示文档的一个域或几个 域的合并。 • 按视图的选择、排序的选择、排序方法的 不同，可以分为四类：
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视图的作用
• 寻找某一特定文档： 可以通过视图搜索 所要找的文档。 • 检索文档： 可以通过视图的搜索条输入 检索条件进行全文检索，以找到需要的文 档。搜索条出现在视图功能条的下面。
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视图的作用
• 删除文档： 用鼠标在视图上选中想删除 的文档，选择菜单“编辑”|“清除”，这时 这篇被选中的文档左边会出现一个被删除 标记“▅”，当退出视图时，系统就会问 是否真的要删除这些做了删除标记的文档， 若选择确认，则这些做了删除标记的文档 将永远从数据库中删除，否则系统放弃删 除操作。