合同评审控制程序

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合同评审控制程序

1. 目的

使公司与客户之间合作更融洽，为业务部提供更好的服务，为了对顾客满意度进行测量，并以此测量结果作出适当监控和改进，满足顾客的要求，提高顾客满意程度，特制定本程序.

2. 范围

适用于对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。

3. 责任

3.1业务部负责识别顾客的需求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责与顾客沟通。

3.2品质部负责评审对新产品质量要求的检测能力。

3.3 PMC负责评审产品的生产交付能力。

4. 定义

无。

5. 内容

5.1客户来源

5.1.1公司广告；

5.1.2展览会；

5.1.3其它人介绍；

5.1.4亲自到公司。

5.2客户查询

5.2.1客户会通过

a.电话；

b.FAX；

c.书面；

d.到公司来查询。

5.2.1公司在跟进时,根据客户要求,用书面或口头答复,如有书面回复,此书面记录入文件。

5.2.2客户如要求目录, 在书面回复上作记录。

5.2.3如客户要报价单, 报价单或公司标准价单寄客户, 报价单入档。

5.2.3上述数据入客户查询或客户档案。

5.3 客户名单

5.3.1业务部负责人负责做好每一份客户清单或客户数据表。

5.3.2客户清单或客户数据表定期更新。

5.3.3客户清单或客户数据表列客户名称/所订购货品类别数据。

5.3.4清单或数据表由营业负责人签名及填上清单最近一次更改日期。

5.4 顾客需求的识别

5.4.1业务部负责识别顾客对产品的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，如合同草案、

技术协议草案及口头订单等填写在《合同评审表》,应包括：

a）顾客明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务（如运输等）、价格等方面的要求；

合同评审控制程序

1目的：通过对合同或订单进行评审，确保公司有能力使合同、订单能顺利履行，满足客户

要求。

2范围：本程序适用于本公司所有的合同或订单评审工作。

3职责：

3.1 合同或订单评审由营销部负责。

4定义/缩写语：

3.2 常规产品：合同或订单上要求的产品在本公司内已生产过,工艺技术相对比较成熟。

3.3 特殊产品：合同或订单上要求的产品在本公司内是第一次生产。

5作业说明：

5.1 合同或订单接收：

5.1.1 业务人员接到订单（含口头、电话、传真订单）或与客户签订销售合同时，要区别不同情况

对合同或订单进行评审，并将评审结果或修改意见形成书面记录。

5.1.2 业务人员接到客户订单，如客户是口头订单，应详细地将来电时间、客户名称、产品型号、

技术要求、数量、价格及交货时间要求记下，形成书面订单，并记录于《订单记录表》上。

5.1.3 业务人员确认客户要求时，有不明白的地方立即与客户联络、澄清，直到明确无误。

5.2 合同或订单评审：

5.2.1 根据报价单的价格，确认是否与客户订单的价格相符，知会客户并与之确认。

5.2.2 评审确认有无库存，或生产周期内能否满足。

5∙2.2.1订购常规产品的合同或订单，这类合同或订单本公司仓库有现货或能够拟订计划安排生产或发外加工，并能保证交货期。

5.2.2.2订购特殊产品的合同或订单，这类合同或订单客户对产品款式、使用原料、加工艺、验收方

式等有特殊要求，需要在证实本公司的生产能力、工艺技术能力、质量保证能力的前提下

才能签定。

5.3 订单及合同的审批

5.3.1 常规合同由营销部评审整理好订单并与客户确认后,交由副总及以上职称批准后正式签署

合同评审控制程序

（ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018）

1目的

投标书、合同或订单是否符合国家有关法律法规、规范。明确供需双方合同、订单、投标书规定的内容，确保供需双方对合同规定内容理解一致。确保本公司有能力满足合同规定的要求。

2范围

适用于公司与顾客之间所有的合同、订单和投标书。

3职责

3.1商务部负责对本公司所有合同、标书、订单（含口头订单）的评审工作；负责信息传递，以及同顾客的联络、协调，并保存合同评审记录。

3.2副总经理或其授权人负责合同审批以及组织特殊合同的评审，并检查合同履行情况。

3.3其它有关部门参与特殊合同评审活动。

4工作程序

4.1合同分为两类：常规合同和特殊合同。

4.1.1常规合同指产品型号规格、质量要求符合本公司规定的技术性能、价格、数量、包装、交货期等要求的合同、订单、口头订单（电话、传真、电子邮件等方式的订单）。

4.1.2特殊合同：

a）顾客对技术、产品性能、包装、追溯性、交货期、服务等有特殊的要求。

b）需进行产品设计开发的合同。

c）长期的供货协议。

d）首次合同。

e）货款额大于20万美元以上合同。

4.2合同的接收

业务人员应熟悉各种产品的性能。掌握市场需求和动态，采用各种渠道和方式（信函、电话、入网、交易会、博览会等）开拓市场。当顾客有订购产品的意向时，抓住时机。商务部业务员，通过提供产品样品、样本与报价，与顾客洽谈，在产品品种、产品外观工艺、数量、包装、运输方式、货期、价格、货款结算方式达到与顾客一致。业务员对合同的签订及接收处理，采取分区负责制。接到订单后，应转化为“生产任务书”。

合同评审控制工作程序

一、目的

合同评审是企业进行合同签订前的一项重要程序，通过对合同条款的评审，确保合同的合法性、合规性以及风险控制的有效性，保障企业利益，降低合同风险。本文旨在规范合同评审控制工作程序，确保评审工作的全面性、严谨性和持续性。

二、范围

适用于所有涉及合同签订的部门和人员。

三、程序

1. 合同评审申请

合同评审由合同相关部门或人员提出申请，包括合同内容、合同双方及其他相关信息。申请人需提供完整的合同文件、合同范本或其他相关材料。

2. 合同评审组成

由合同相关部门或人员组成合同评审小组，小组成员应具备相应的法律、合同和风险控制知识。评审小组成员应由合同负责人指定，根据合同类型的不同，可以邀请其他相关部门参与评审。

3. 合同评审

评审小组成员根据合同申请的内容，进行合同评审工作。评审内容包括但不限于：合同格式、法律合规性、条款合理性、风险控制、保密性等。评审小组应当对可能涉及的风险进行风险评估，并提出相应的风险防范和控制措施。

4. 合同评审意见

评审小组根据评审结果，形成合同评审意见。意见应当明确合同的风险点、合同条款的优化改善建议以及可能存在的风险防范和控制措施。

5. 合同审批

合同评审意见应提交给合同负责人，由负责人根据意见确定合同的签署权限，进行审批。

6. 合同修改

如评审意见中存在需要修改的合同条款，评审小组应与合同另一方进行沟通，协商并进行合同修改。修改后的合同应再次进行评审。

7. 合同签署

经过评审和修改后，合同应按照公司合同签订的相关程序进行签署，并保存相应的签署证据。

合同评审控制程序

经评审后的合同应确保：
a.各项要求都有明确规定并形成文件；
b.任何不确定的条款都已得到解决，双方理解达到一致；
c.本公司有满足合同的能力。
合同评审会议应确定是否需要制订《质量计划》；
经评审后的合同应有明确的结论，并签署在《合同评审表》上，且各部门也应在该表上签定意见；
采购业务部将评审后的《合同评审表》及合同报总经理批准后，采购业务部盖章即可生效。
采购业务部应按《文件控制程序》做好合同及《合同更改通知单》的发放工作。
合同实施的监督:
合同签订后,采购业务部应跟踪检查所签订的销售合同的实施,并把检查、执行、变更等内容的总体情况记录在《合同登记表》上；
财务部做好资金回收的监督管理工作；
采购业务部部长亦应做好销售合同实施的监督工作以保证合同源自文库执行。
6相关文件和记录：
合同评审：
常规合同的评审：
无特殊要求且发生金额在10万元以下的常规合同由采购业务部部长与生产部部长会签，作为合同评审的结论，经采购业务部盖章即可生效。
无特殊要求且合同发生金额在10万元以上的常规合同由总经理批准，经采购业务部盖章即可生效。
特殊合同的评审：
特殊合同由采购业务部填写《会议通知单》发生产部、工程部等部门，进行会议评审，特殊合同评审的内容包括：
1. 目的：
对每一份合同或订单进行评审，以求使用户的要求能被本公司有关部门准确理解并保证实施。

合同评审控制程序

文件编号：RHJY/QES-CX-029第B/0版

合同评审控制程序

一、目的

确保了解顾客的要求和意见，以便最终让顾客满意。

二、范围

本程序适用于合同及其更改的评审。

三、文件

3.1《管理手册》第7.2节：与顾客有关的过程。

四、职责

4.1业务部组织相关部门进行订单的评审。

4.2生产部，品质部、采购部参与订单评审。

五、程序

5.1与产品有关的要求的确定

5.1.1业务部负责识别顾客对产品的要求与期望，根据顾客规定的订货要求（如合同草案、

订单意向等）积极地与顾客进行沟通，以明确了解顾客的要求与期望，包括：

●客户明示的产品要求，如产品质量要求以及交货期、交付方式、价格、售后服

务等方面。

●客户没有明确的要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求（这是一类习惯

上隐含的潜在要求，公司为满足客户要求应做出承诺）。

●客户没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求。

5.2与产品有关的要求的评审

5.2.1评审时间应在向客户做出提供产品的承诺之前（即合同/订单签订之前）分级进行，

以确保产品要求得到规定，且本公司有能力满足规定要求。

5.2.2评审时，应尽量满足顾客要求，同时充分考虑供、需双方的利益和义务。

5.2.3参加评审的人员应是负责或从事生产的技术和管理人员，应熟悉公司产品及公司的

质量管理体系，在评审中应对合同/订单有疑问的条款充分发表意见。

5.2.4评审的主要内容：

●与产品有关的要求是否都在合同/订单里得到体现，质量要求、验收方法和保

证条款与顾客的要求是否一致，以及双方履行合同/订单所具备的条件（如生

产设备能力、技术条件、交付期和原材料供应能力等）和承担的风险。

合同评审控制程序

5.7 合同保管
正式签定后的合同，应由营销部核对并做登记，留存一份备案，交一份给财务。
5.8 在合同评审过程中形成的质量记录和文件资料，由营销部负责收集、整理，按《质量记录控制程序》、《文件控制程序》执行。
6 相关文件
6.1 《记录控制程序》
6.2 《文件控制程序》
6.3 《合同管理》
7.记录
生产订单（合同）评审表；订单/合同更改通知单
5.2产品要求的确定。营销部负责确定产品要求，包括：
a. 顾客规定的要求，包括产品本身的质量要求，也包括交付与交付后的要求，如交货期
限，交货方式及地点，付款方式及交付后服务提供等；
b. 顾客未明确规定的要求，但预期或规定用途所必须的要求。
c. 适用的法律法规要求；
d. 本公司附加的质量要求与对客户的责任。
生产能力、物料要求等进行评审。
3.3 总经理负责合同的审批、协调和检查合同的执行。
4 术语
4.1 常规合同：指已和本公司签定长期销售合同的客户发来的“采购定单”或、传真。
4.2 特殊合同：指新产品合同，有特殊要求或有附加的技术要求的订单。
5 作业程序
5.1销售合同来源于客户的书面合同、订单、设计委托书、、传真、口头协议等。口头合同或协议必须最终形成书面记录，必要时经客户确认。
c.技术部对所有翻版产品和新产品合同进行翻版能力与技术能力评审。

合同评审控制程序

1.目的

在合同或订单签订前评审顾客要求是否明确，是否具有满足顾客要求的能力；以及对顾客要求实现的策划、实施和监控。

2.适用范围

适用于公司生产和销售的所有产品的合同评审和实现过程。

3.术语和定义

3.1常规合同：是指有长期合作协议或关系的定型产品的书面合同；

3.2特殊合同：是指新产品的投标或定型产品技术标准、质量要求更改的合同；

3.3临时合同：是指其它形式的订货合同(包括口头、来电、来函、E-mail)；

3.4产品建议书：是指综合市场分析，从市场（顾客）需求的角度提出的对开发产品的建议。

4.过程控制

4.1 顾客要求识别和合同/订单评审

4.1.1 营销管理中心根据市场需求及顾客要求，特别是顾客的特殊要求和期望，编写市场调研报告，提交《产品建议书》；根据合同草案、技术协议及口头订单等识别顾客要求并填写在订单或“合同评审会签单”。

4.1.2技术研发中心负责识别并确定与产品有关法律、法规要求以及公司附加要求，应将结果形成记录，提交评审。

4.1.3常规合同评审由营销管理中心负责人负责评审；临时合同评审由部门领导根据实际情况决定，营销管理中心负责人负责评审或组织相关部门进行；特殊合同评审由营销管理中心会同有关部门（如技术、质量、生产、财务等）的人员共同评审。

4.1.4评审时要明确顾客的产品技术条件、质量标准、交期、数量、包装、标识以及质量体系的要求等；根据技术条件和质量标准及顾客的特殊要求评审产品制造可行性、工艺装备的适应性；根据技术条件、质量标准和质量体系要求评审公司的的质量保证能力；根据交货期限、交货数量、包装等评审材料的采购保证能力、实际的生产能力；综合成本分析、开发费用预算及监控、资金保证能力。

合同评审控制程序

1、目的

通过对合同评审，确保合同中每项条款的要求明确、合理，核实满足合同的能力，为合同的顺利执行提供保证。

2、范围

本程序适用于技术服务合同、协议、标书及送样单/委托单的评审。

3、术语和定义

本程序采用GB/T6583—ISO8402：1994《质量管理和质量保证术语》和本院《质量手册》中的术语及定义。

另定义:

A类：公益性项目是指国家财政拨款实施的自然科学基金项目、国家科技攻关项目、基础地质科研项目等。

B类：局投资项目是指由西北有色地勘局出资安排的地质找矿项目、测试科研项目等。

C类：社会商业性项目是指社会上企业/个人出资的地质找矿、测试分析项目。

C1类：是指社会上企业/个人出资的地质找矿项目。

C2类：是指服务于社会上企业/个人的合同测试项目。

C3类：以送样单/委托单等承接的测试任务。

4、职责

4.1院长负责A类和合同金额在50万元以上的C1、C2类项目合同批准。

4.2主管副院长/院长助理

4.2.1 负责组织对A类和合同金额在50万元以上的C1、C2类项目技术服务合同的评审。

4.2.2对合同金额在50万元以下的C1和C2类项目技术服务合同的批准。

4.2.3负责对B类合同的批准。

4.3 测试中心负责C2类（合同金额在50万元以下）、C3类的审批。

4.4 矿产所负责组织对合同金额在50万元以下的C1类和B类地质找矿项目技术服务合同的评审。

4.5科技部负责组织对B类测试科研项目的评审和A类、B类和C1类、C2类合同文本的备案。

5、工作程序

5.1评审内容：

5.1.1合同内容是否表达确切，规定是否完善合理，并符合政策、法规、技术标准。

合同评审控制程序

1.目的

为了确保本公司在接受合同之前，对客户的所有要求都已明确，并且有能力满足客户要求并有计划地安排产品生产，特制定本程序。

2.范围

本程序适用于本公司对客户的各种要求进行相应评审的过程。

3.职责

3.1销售部负责顾客要求识别以及合同评审工作。

4.定义

4.1合同评审：接单后，审查本公司能否满足客户关于产品质量、数量、交货期、价格和

服务等方面的要求。

4.2常规订货：客户要求订购的产品符合本公司现有产品的规格、品质。

4.3特殊订货（定制品）：客户要求订购的产品不符合本公司现有产品的规格、品质,如新

品等。

5.程序

5.1客户要求的识别

5.1.1 销售部在接到客户书面合同时，应对各种要求，如产品数量、交货期、外观要

求、功能要求、包装要求、价格、特殊要求（材料成份、特殊规格等）、运输、

服务要求以及其他方面的要求等进行沟通协调。

5.1.2 若客户没有明确规定有关要求，则销售部人员应识别预期或规定用途所需的要

求，如外观、国家/行业/企业标准中所规定要求等，包括法律法规所规定的要

求也应予以识别，以利后续工作的开展，确保客户的要求能充分得到识别并能

予以满足。

5.2客户要求的评审

5.2.1 销售部人员对客户书面合同相关要求（包括采购合同、价格协议、质量协议等

所有需与顾客签订的任何合同、协议）完全识别后,即以合同评审表的形式向

相关部门传递，由相关部门根据业务权限进行评审确认，并保留评审记录。

5.2.2 生产部负责对生产能力、库存产品满足等进行评审；销售部负责对运输及交付

能力、价格接收度、交货期等进行评审；技质部负责对产品技术要求、包装能

合同评审控制程序

1. 目的

确保公司对客户的合同或订单进行有效评审,保证合同/订单的顺利执行。

2. 范围

本程序适用于公司在接受合同或订单时进行的评审活动。

3.定义

合同：明确公司与顾客双方的权利和义务，一经签订即具有法律效力的文件，本文件中合同包括销售、采购等与产品安全与责任相关的所有合同。其中订单是合同中的一种形式。

4职责

4.1经营部部负责合同评审活动的组织和实施。

4.2质检部、生技部根据需要参与合同评审。

5程序

5.1工作流程

START——了解顾客对产品的明示要求——确定与产品有关的隐含要求、法律法规和公司附加要求——评审产品要求的全面性——确定与产品有关的所有要求——评审产品要求满足能力——记录评审结果——决定或承诺（不）提供产品——商洽和签订合同或订单——合同或订单的修改事宜——传递更改信息——更改相关文件——顾客反馈的处理答复——END

5.2与产品有关要求的确定

5.2.1生产部部接到顾客口头订货需求后，应立即对顾客的要求加以识别，并记录在《合同评审表》。对于书面的需求，生产部部予以保留纸制文本。

5.2.2对顾客的要求至少要了解掌握以下内容:

a)货物描述（顔色、品名等）；

b)数量；

c)价格；

d)交货期；

e)交货方式及地点；

f)质量要求（特别是进口国的法律法规要求）；

g)保险；

h)包装、唛头等。

5.3与产品有关要求的评审

5.3.1所有合同由总经理负责评审，对于顾客书面提出的需求评审，总经理在纸制文本上予以签批；对于顾客口头提出的需求评审，总经理在《合同评审表》上予以签批，

5.3.2合同评审必须在公司向顾客做出承诺或正式签订合同、提交投标前进行。

合同评审控制程序

文件制修订记录

1.0目的

通过合同评审与客户达成一致，以确保供需双方的共同利益。

2.0适用范围：适用于客户向本公司提出的所有订单或合同的评审。

3.0职责

3.1 生管部是合同评审的归口管理部门，负责合同评审的组织、记录、验证监督等。

3.2生管部负责客户有关要求的确定，与顾客沟通、客户认证事项、合同点检、会议召集、内部订单转换、产品交付实施、售后跟踪、货款结算。

3.3 生产部负责设备工装、模具的评审和制作。

3.4 采购部负责材料的评审。

3.5 生产部负责对产能的评估、拉线的安排、生产周期确定。

3.6 品质部部负责根据技术的标准制定测试与测量方法。

3.7 生管部负责订单评审，物料跟进，平衡库存物料，下达生产计划及交付指令。

4.0相关文件：

《客户沟通控制程序》

5.0定义：

5.1 一般合同（订单）：针对公司已定型产品。

5.2 特殊合同（订单）：所有新项目、合同条款特殊。

6.0程序内容

★完整版

6.1一般合同（订单）评审

生管部直接将客户的合同（订单）转化为《内部订单》经生管部副总审核，下达计划部对《内部订单》评审后，核实物料、交期情况回复生管部，生管部与

客户沟通签订合同（订单）。

6.2 特殊合同（订单）评审

6.2.1评审准备与确认

生管部准备：项目合同或订单、需客户确认的事项。

技术准备：项目技术资料或需求界定、项目特征识别、设计文件完成、品种工艺制定、验证项目、关键控制点，设备工装模具要求确认。

生产部准备：拉线设置、人员配置、重点工序培训。

品质部准备：测试与测量工具、样品测试记录、验证项目、关键控制点控制方案、工装模具评定。