强化档案意识 完善档案管理 赵恩鹏
强化档案意识完善档案管理赵恩鹏
发表时间：2018-05-08T10:12:05.913Z 来源：《建筑模拟》2018年第1期作者：赵恩鹏
[导读] 本文论述了新时代档案管理面临的重要变革，分析了档案管理现代化改革的重要途径，强调扩展信息服务领域，提高工作效率，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。
赵恩鹏
山东省巨野县人力资源和社会保障局 274900
作为一个档案工作者，必需要强化档案意识，了解我们工作的对象、工作职责和工作任务，做好本职工作。档案意识是档案和档案工作在人们头脑中反映的总和，即人们对档案和档案工作的认识过程和反映能力。人们档案意识的强弱，直接关系和影响着人们对档案工作的认识、档案法制观念和档案利用需求行为等。所以，强化人们的档案意识，对档案工作的顺利开展起着至关重要的作用。任何一个单位都要形成自己的档案，都需要把自己的实际情况进行整理归档，为单位工作提供借鉴和依据。近些年来，许多企事业单位已经成立了档案室，并逐步规范，合理利用，这包含着无数档案工作人员辛勤劳动的成果。要想真正的提高社会档案意识，完善档案管理，个人认为需要把以下几个方面和档案工作相结合起来。
一、增强档案意识，健全规章制度
增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，抓时机，把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。通过举办各种档案法规讲座、组织人员参加档案培训来提高干部职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各业务部门重视档案的收集、整理、归档。第三，健全档案管理制度，严格按照制度进行筛选归类立卷，各类档案、资料按类别存放在不同档案柜，按要求建立全宗卷和各类台账。增强与各部门档案负责人员联系，促进档案的收集、保管、立卷归档和借阅工作，使档案资料进、出及时，真正实现资源共享。对查阅、借阅档案资料严格按照制度和手续办理。第四，要求各部门积极参与、配合，及时收集有关资料。另外，我公司还将有关人员外出学习和参加会议的资料进行收集和整理，有效地发挥档案信息的作用。同时要求档案部门参加公司生产技术会议、科研成果鉴定验收、设备开箱验收和基建竣工验收，规定了档案工作“三纳入”、档案人员“四参加”和档案资料管理程序，明确责任，层层把关，保证档案资料的完整性、准确性，使档案工作逐步走上了健康有序的法制轨道。
二、建立高效档案管理人员队伍
加强档案管理队伍建设，在基层单位要设置兼职档案管理员，明确职责和任务，保证档案管理机构的健全和档案管理工作的正常开展。档案工作是一项日常积累性工作，这首先不但需要各部门兼职档案管理人员在日常工作中注重各类材料的收集和整理，还需要档案管理人员密切保持与各科室、部门的联系，争取全方位收集单位自身产生的档案。二是制定符合单位档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定。三是将档案利用信息及时提供给单位领导、各部门，使他们亲身体验到档案的利用价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好各类档案的收集、整理工作。从事利用服务工作的档案管理人员，是制度的直接执行者，对档案安全负有直接责任，能独立处理利用中出现的一般问题。涉密档案管理人员要严格执行保密制度，提高档案保密安全意识。
三、强化措施，消除隐患
我单位在具体工作中，强化了以下三项措施，以防出现各种隐患：
1.在日常管理工作中，档案库房实行专人保管、专人查阅，非本公司档案人员，不得进入库房。
2.每天保持良好的卫生环境，检查库房安全情况，每天下班前检查库房门窗及电源设备是否关好。
3.档案资料借阅实行专人负责，认证执行档案资料借阅制度，做好借阅登记，定期清点催还归位。借阅者离去之前仔细检查翻阅过的档案和文件，发现问题及时查处。
四、合理运用现代化科学技术，
促进档案信息化管理
档案信息化建设是企业档案工作的发展方向。随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，通过不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的扫描技术、现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进档案信息化的管理，通过计算机软件对文件、档案的全部信息进行统一管理，对档案及文件信息的生成、转化、提供利用实行计算机一体化管理，提升经办人员档案管理水平。我公司系统不断升级，2010年全面启用国家电网公司统一推广的协同办公档案管理系统，增强了档案资料的网上远程查询和借阅功能，提高了档案的利用率，为全公司档案信息资源共享创造了条件。目前，我公司文书、科技、实物、声像档案已全部实现信息数字化、利用网络化管理，通过企业网络实现档案信息共享。档案管理模式从以档案实体保管为主转变为以数字化信息提供利用服务为重心，从管理部室到班组都可以通过局域网随机查阅、检索档案信息，大大提高了工作效率。
档案是一种原生的信息资源，档案的生命和价值在于利用。我们现在收集、整理的档案，几十年、几百年后也同样是珍贵的历史资料，可供后人借鉴。“快捷、准确、真实”是档案利用的原则，“竞争、效益、资源共享”是档案利用的宗旨。因此，随着社会的发展，随着企业单位领导和广大职工对档案的重要性以及档案资料的利用价值认识的逐步提高，人们将学会查阅档案信息和利用回溯性信息，可以预测，对档案利用的需求会不断增加，档案利用者会越来越多，档案的利用量也会越多越大，这种趋势将会全面和持续的发展下去。总之，档案学作为一个专门的社会学科会永远存在，档案工作为人类社会分工的一部分，也会永远存在。
加强档案管理工作的建议
关于加强集团档案管理工作的建议 档案管理工作以全面、真实地历史记录，反映集团整体发展状况和经营成果。一方面为集团领导及时了解集团整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于准确认定集团经营成果，查考历史记录，熟悉情况、总结经验、制订计划、研究案件、解决纠纷、处理问题。所以，强化档案管理工作，不断地更新档案管理理念，是奠定集团持续健康发展、实现经营战略的坚实基础，对提升集团市场经济竞争力具有重要意义。 一、集团档案管理中所存在的问题分析 （一）管理分散。现集团的档案上主要分为：文书档案、人事档案，财务档案三类，分别由相关部门单独保管。由于目前集团的实际情况，还不能提供专门保管档案的良好设施条件，也没有设立专门的管理部门，无法实行集中统一的全面管理，而档案管理人员均由办公室文书工作人员兼任，致使档案的收集整理偏重、甚至只重视“文书档案”的管理。 （二）归档档案分类不科学。集团档案来源广、形式多样，但归档门类仅笼统分为三类，忽视了其他形式的档案资料。如：一些重要会议、重大活动中产生的“音像档案”、“荣誉档案”，以及办公用品、设施等“实物档案”，均未列入管理范围。从而导致一些重要凭证信息丢失或缺失，降低了文档资料保管质量。 （三）相关规章制度不健全。缺乏适用的办事流程，日常工作中自主性较大，没有严格按照规程，导致签批单、审批手续不全，或部分项目资料不齐全、归档不及时，影响了档案的完整性。管理上还未达到规范化，如无法为集团领导决策及其他业务部门开展工作提供及时有用的信息，便失去
了档案管理的意义。 （四）管理模式传统。集团目前仅使用传统的手工模式，停留在收发、查找的阶段，缺少先进的管理设备，缺乏完整全面的检索工具，调卷迅速、准确率无法达到规定标准，极大的影响了档案的使用、利用。 二、对集团档案管理工作的建议 （一）设立档案库房。根据相关规定，档案库房需单独兴建，温度要保持在14～24度之间，湿度在40%～60%之间，应做到库房与办公室、用品库房与阅览室分开。并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施， （二）完善档案管理机制。依据《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》、《档案管理办法》、《不归档文件销毁办法》等相关法律法规的规定，打造一套符合集团实际的档案法律法规。同时，建立配合管理制度，稳固执行力的“问责制”“聘任制”、“考评制”等各种激励机制，确保档案收集及时、完整，档案充分有效利用。 （三）引进先进管理技术。安排档案管理人员到其他单位交流学习档案管理先进经验和具体操作技能，利用现代化手段整理档案，将电子计算机技术运用于管理，建立档案管理数据库，可以系统地完成文件的检索、登记、汇集统计等工作。 （四）构建档案工作管理网络图。各部门、子公司明确一名兼职档案员负责本部门的档案收集整理、查询借阅，各部门档案员按每月或每季度规定时间与集团档案管理人员进行对接，上报本部门的相关情况。
档案管理系统软件方案及主要功能
档案管理系统软件方案及主要功能 电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络，从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，并对其流转过程进行实时的监控。 使用乾坤档案管理系统，可全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。 乾坤档案管理系统广泛应用于以下行业：国家政府机关、能源部门（电力、石油石化、煤炭）、水利部门、冶金部门、铁路部门、通信行业、机电兵船行业、交通、金融保险、建设行业、图书馆、档案馆以及中大型企业。可管理各类形式档案：文书档案、
人事档案、照片档案、实物档案、会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。符合国家档案局发布的《归档文件整理规则》(最新标准)。 档案管理一体化系统 主要功能 主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式，并可自定义打印格式，各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版，实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码，支持读取员工卡，为档案文件的借阅登记提供了更多方便。 提供完美的解决方案 经验出发，从管理领先角度思考如何优化图文管理效益，从而针对各大企业的管理需求，设计出乾坤DMS图文管理系统。「乾坤图文管理系统」透过计算机化接口，提供用户可以关键词或编号索引快速轻松搜寻档案，并结合管理人员的文件调阅权限，审阅签核流程；再者，透过电子化的档案集中存放，不仅保障文件安全性，可防止非经授权的图文数据流出，同时也能视需求调阅不同版本，管理经验得以传承，企业知识也可妥善保存应用。
强化档案意识 完善档案管理 赵恩鹏
强化档案意识完善档案管理赵恩鹏 发表时间：2018-05-08T10:12:05.913Z 来源：《建筑模拟》2018年第1期作者：赵恩鹏 [导读] 本文论述了新时代档案管理面临的重要变革，分析了档案管理现代化改革的重要途径，强调扩展信息服务领域，提高工作效率，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。 赵恩鹏 山东省巨野县人力资源和社会保障局 274900 作为一个档案工作者，必需要强化档案意识，了解我们工作的对象、工作职责和工作任务，做好本职工作。档案意识是档案和档案工作在人们头脑中反映的总和，即人们对档案和档案工作的认识过程和反映能力。人们档案意识的强弱，直接关系和影响着人们对档案工作的认识、档案法制观念和档案利用需求行为等。所以，强化人们的档案意识，对档案工作的顺利开展起着至关重要的作用。任何一个单位都要形成自己的档案，都需要把自己的实际情况进行整理归档，为单位工作提供借鉴和依据。近些年来，许多企事业单位已经成立了档案室，并逐步规范，合理利用，这包含着无数档案工作人员辛勤劳动的成果。要想真正的提高社会档案意识，完善档案管理，个人认为需要把以下几个方面和档案工作相结合起来。 一、增强档案意识，健全规章制度 增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，抓时机，把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。通过举办各种档案法规讲座、组织人员参加档案培训来提高干部职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各业务部门重视档案的收集、整理、归档。第三，健全档案管理制度，严格按照制度进行筛选归类立卷，各类档案、资料按类别存放在不同档案柜，按要求建立全宗卷和各类台账。增强与各部门档案负责人员联系，促进档案的收集、保管、立卷归档和借阅工作，使档案资料进、出及时，真正实现资源共享。对查阅、借阅档案资料严格按照制度和手续办理。第四，要求各部门积极参与、配合，及时收集有关资料。另外，我公司还将有关人员外出学习和参加会议的资料进行收集和整理，有效地发挥档案信息的作用。同时要求档案部门参加公司生产技术会议、科研成果鉴定验收、设备开箱验收和基建竣工验收，规定了档案工作“三纳入”、档案人员“四参加”和档案资料管理程序，明确责任，层层把关，保证档案资料的完整性、准确性，使档案工作逐步走上了健康有序的法制轨道。 二、建立高效档案管理人员队伍 加强档案管理队伍建设，在基层单位要设置兼职档案管理员，明确职责和任务，保证档案管理机构的健全和档案管理工作的正常开展。档案工作是一项日常积累性工作，这首先不但需要各部门兼职档案管理人员在日常工作中注重各类材料的收集和整理，还需要档案管理人员密切保持与各科室、部门的联系，争取全方位收集单位自身产生的档案。二是制定符合单位档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定。三是将档案利用信息及时提供给单位领导、各部门，使他们亲身体验到档案的利用价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好各类档案的收集、整理工作。从事利用服务工作的档案管理人员，是制度的直接执行者，对档案安全负有直接责任，能独立处理利用中出现的一般问题。涉密档案管理人员要严格执行保密制度，提高档案保密安全意识。 三、强化措施，消除隐患 我单位在具体工作中，强化了以下三项措施，以防出现各种隐患： 1.在日常管理工作中，档案库房实行专人保管、专人查阅，非本公司档案人员，不得进入库房。 2.每天保持良好的卫生环境，检查库房安全情况，每天下班前检查库房门窗及电源设备是否关好。 3.档案资料借阅实行专人负责，认证执行档案资料借阅制度，做好借阅登记，定期清点催还归位。借阅者离去之前仔细检查翻阅过的档案和文件，发现问题及时查处。 四、合理运用现代化科学技术， 促进档案信息化管理 档案信息化建设是企业档案工作的发展方向。随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，通过不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的扫描技术、现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进档案信息化的管理，通过计算机软件对文件、档案的全部信息进行统一管理，对档案及文件信息的生成、转化、提供利用实行计算机一体化管理，提升经办人员档案管理水平。我公司系统不断升级，2010年全面启用国家电网公司统一推广的协同办公档案管理系统，增强了档案资料的网上远程查询和借阅功能，提高了档案的利用率，为全公司档案信息资源共享创造了条件。目前，我公司文书、科技、实物、声像档案已全部实现信息数字化、利用网络化管理，通过企业网络实现档案信息共享。档案管理模式从以档案实体保管为主转变为以数字化信息提供利用服务为重心，从管理部室到班组都可以通过局域网随机查阅、检索档案信息，大大提高了工作效率。 档案是一种原生的信息资源，档案的生命和价值在于利用。我们现在收集、整理的档案，几十年、几百年后也同样是珍贵的历史资料，可供后人借鉴。“快捷、准确、真实”是档案利用的原则，“竞争、效益、资源共享”是档案利用的宗旨。因此，随着社会的发展，随着企业单位领导和广大职工对档案的重要性以及档案资料的利用价值认识的逐步提高，人们将学会查阅档案信息和利用回溯性信息，可以预测，对档案利用的需求会不断增加，档案利用者会越来越多，档案的利用量也会越多越大，这种趋势将会全面和持续的发展下去。总之，档案学作为一个专门的社会学科会永远存在，档案工作为人类社会分工的一部分，也会永远存在。
OA系统中档案管理模块的功能要求
OA系统中档案管理模块的功能要求 一、归档范围 1、网上流转结束后需归档的电子文件。 2、未在网上流转的本单位收文、发文、会议材料等需归档的文件资 料。 二、归档要求 1、自动归档功能。对本单位的所有需归档文件资料的目录（未在网上流转的文件资料，需补充录入目录），可由软件自动对其进行分类、排序，生成文书档案文件级目录数据库。 ⑴分类方案：①年度——机构（问题）——保管期限 ②年度——保管期限 ⑵排列：归档文件应在分类方案的最低类目即“保管期限”内，按时间先后顺序或事由结合时间、重要程度等排列。 ⑶件号：文件排列顺序号。在分类方案的最低一级类目（指同一年度、同一机机构或问题、同一保管期限）内，按文件排列顺序从“1”开始标注。 2、文书档案文件级目录数据库结构应当符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）的标准。 3、件的二级目录（数据库结构见附件一）。件的二级目录模块是为了贯彻“细化检索”的原则，对文件级文档管理的补充。当用户将转发件和被转发件、请示和批复、介绍信存根等作为一件归档时，通常只在归档文件目录数据库中录入一条记录（即文件的标题）。这样的目录对于检索更详细的内容来说是不够的。弥补这种缺陷，系统应当为用户提供二级目录功能模块，使用户能更加细致地储存、检索有关信息。 4、按所分档案的类别打印出相应的归档文件目录(见附件二)、归档文件目录封面（见附件三）。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。 5、对于有专业档案管理（如会计档案、审计、基建档案等）需求的单位，根据其业务要求为其设计相应的专业档案管理模块。 6、对档案数据的访问要有权限设置，以确保数据的安全。
浅谈如何加强电子档案管理, 做好电子档案的利用
浅谈如何加强电子档案管理，做好电子档案的利用 电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。？ 一、电子档案使用的主要途径？ 电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。？ 1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。 2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。？ 3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。 二、加强电子档案管理的重要意义？ 1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力？ 计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。？ 2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量？ 档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，
如何加强档案管理工作
如何加强档案管理工作 发布时间: 2012-04-23 点击:397 次 浙江暨阳建设集团有限公司陈雪艳 摘要：随着自动化的管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。 关键词：档案管理科学规范自动化服务 在对档案管理工作的认识上，本公司很多人存在一个误区，那就是档案管理工作是可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我公司在建筑行业的发展起着至关重要的作用。我们本着吸收和借鉴优秀的档案管理工作成果，争取以积极的心态适应档案管理工作的新形势，培养强大的责任感，提升工作热情为目的。根据上次对八达公司的现场观摩，让我们进一步地认识到自身的不足。经过局领导、公司领导，结合自身的管理方式出发，进行了一次全面、细致的分析，得出如下结论：只有科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要。做好档案的收集和利用，不但可以为公司的经济发展做出应有的贡献，还可以实现自身价值。当前企业档案管理不规范在以下几个方面： 一、档案管理工作缺乏制度化的管理 1、档案收集不规范。在收集过程中，公司制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，给工作带来很大困挠;有部分上交的资料也存在很多问题：工程资料不全;材料不符合要求，用复印件占的比例较多;各种签字、签章手续不完备。 2、档案整理不规范。企业近几年人员调动频烦，没有专职的档案管理人员，造成资料整理不及时，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，不符合事毕立卷要求，不利于规范管理; 3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些分公司自设资料库，认为存那里都一样，给总公司的档案的综合管理也造成困难。
档案管理自查整改报告
姓名：XXX 部门： XX部YOUR LOGO Your company name 2 0 X X 档案管理自查整改报告
档案管理自查整改报告 根据档案局《转发某省档案局<关于开展档案安全检查的通知>的通知》（州档发12号）的要求，结合检查内容及相关要求。6月初，我办在单位内部针对单位档案室和涉及档案归档工作的科室及相关人 员开展了一次全面的档案安全检查和自查活动，并同时向全体干部职工进行了一次全面的档案安全宣传。 一、领导重视，加强档案安全意识和档案设施建设及档案信息系统的安全管理，规范操作。 档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。我办十分重视档案安全工作，实行安全领导负责制，在今年保持共产党员先进性教育活动开始后，更加加强了对档案安全、保密工作的领导，建立完善了档案管理负责制，明确各项职责，将档案工作落到实位，保障了档案安全工作的顺利开展。档案工作者也警钟长鸣，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。 随着电子文件档案管理系统的逐步开展，在单位领导的重视下，将计算机运用于档案整理工作，在今年年初为单位档案管理专门配备了计算机一台，并按要求在3月初向州档案馆联系购买了《南天档案计算机管理信息系统》软件一套，落实专人负责。做到规范操作，有序利用。还设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，购买安装了保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案 第 2 页共 6 页
信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了我办档案信息的安全管理。 二、认真落实档案安全保管、保密制度的建立及执行，确保安全。 为了搞好档案安全管理工作，单位档案室在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，新增加整理建全了档案库房“十防”及消防安全“八不准”制度。继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度。并按照各项规章制度的要求认真落实整改。把消防安全和供水、供电线路的监管纳入州公务中心消防系统一并管理，严格执行，确实消除档案室内的安全隐患；由单位带班领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录；安排专人落实、做好档案库房的“十防”和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。另还对已配备设施，如：档案柜、温湿度计、火警自动喷淋系统、防盗门窗、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实了档案管理安全责任制。 三、加强各级工作人员的岗位职责的建设，完善档案管理措施，认真抓好落实，严防泄密。 继续加强各级工作人员的岗位职责的建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定 第 3 页共 6 页
浅析增强档案管理意识
浅析增强档案管理意识 摘要：随着我国市场经济的快速发展，档案早已成为我国现代经济发展中，不可或缺的重要资料资源，为我国人们的工作、生活提供着重要的依据。但是，目前我国大部分单位在档案管理工作的认识和管理上，仍存在一些问题，严重影响到我国档案管理的良好发展，解决工作刻不容缓。本文通过笔者多年从事档案管理工作的经验，对目前档案管理工作存在问题进行粗浅的阐述并提出几点建议，以此加强我国档案管理工作意识，强化档案管理工作。 关键词：档案管理档案意识重要性强化管理 前言：档案早已成为我国现代经济发展工作中不可或缺的重要资料资源，是我国人们工作、生活的重要依据、保障。我国档案管理工作起步较晚，在上世纪50年代末，初步建立档案管理雏形。随着近些年的不断发展，档案管理工作已经有了长足的发展，特别是近些年来，档案在我国几起重大经济发展中，都有着重要的最用，为我国经济，城市的良好发展提供重要的依据。但是目前档案管理中仍存在许多问题，严重遏制了我国档案工作的可持续发展。因此，增强档案管理意识，强化档案管理工作，势必成为我国经济管理的重要工作。 1.增强档案管理意识，转变档案管理传统观念 档案是我国历史发展最真实的记录，也是我国经济发展、科学研究等方面最有利的依据。在我国的社会经济管理工作中，有着不可替代性。因此，加强对档案管理意识，树立人人有责的档案管理思想，有着极为重要现实工作意义。 但是，目前我国档案管理工作中仍存在许多问题。从我国许多单位档案工作管理而言，往往会被单位领导、单位员工所忽略。许多有价值的资料，在日常工作中不注意收集/积累，需要的时候才进行归纳整理，不需要的资料,往往没有进行及时的整理。致使资料丢失、缺失，给我国经济的发展带来了巨大的损失。同时，由于部分领导对档案管理工作意识的薄弱，认为档案管理工作可有可无，档案管理工作无足轻重，在单位中致使档案管理工作从属与其他部门，或者直接有其他部门兼职，无法真正形成档案管理体系。 因此，要提高我国档案管理中国，增强档案管理意识，改变传统档案管理观念，至管重要。针对目前，我国档案管理工作意识薄弱的主要问题，我们可以从以下几点进行改革，强化档案管理意思。首先，强化档案管理意识，从政治意识上入手。强化档案管理的意识对维护我国历史真正面貌的，杜绝篡改历史记录，有着重要的作用。因此，强化党校管理意识，应该从人们的政治意识入手，从人们对国家宏观认识上了解到档案管理的重要性。从政治意识上，法律手段上入手，坚持依照我国的法律法规，熟悉和了解我国《档案法》的内容和特点，明确档案法律法规中规定的责任和任务；其次，强化档案管理意识，从提高各个档案部门的服务入手。要切实有效的实现档案管理工作，不经要强化个人对档案管理工作的意识，同时还应该提高档案管理工作的服务意识，以提高档案管理工作的质量。
档案管理软件功能需求说明书
**有限公司 档案管理软件（网络版）功能需求说明书 1、简介 1.1、目的 此文档的目的是对**有限公司档案管理软件的功能需求进行描述。以下章节将定义档案管理软件的功能需求，确定档案管理软件的使用范围及使用基础，为系统的设计提供参考依据。 1.2、范围 此文档仅适用于**有限公司档案管理软件。包括软件的硬件支撑、系统结构描述、功能特征描述等。 2、开发环境及硬件支撑 2.1、开发环境 开发系统：Microsoft Windows Server 2008、Microsoft Windows XP 开发工具：Visual Studio .NET 2008、Microsoft SQL Server 2005开发语言：C Sharp 2.2、系统运行环境 2.2.1、物理运行环境 数据库服务器、客户端计算机、打印机、局域网络 A)数据库服务器：主要用于存储所有档案管理软件范围内的数据、PDF 电子文档、Word电子文档、图片等信息。 B)客户端计算机：主要用于人机交互，将档案管理软件数据上传至数据库服务器。 C)打印机：打印各种档案管理软件报表。 D)局域网络：可使网内的所有客户端计算机同时使用档案管理软件。 2.2.2、系统运行环境 A)数据库服务器 最低硬件要求： 处理器：建议2GHz或更高 内存：建议4G或以上 硬盘：320G或以上
显示器：19寸显示器 最低软件要求： Microsoft Windows Server 2008 Enterprise Edition Microsoft SQL Server 2005 IIS 5.0 或更高版本 Internet Explorer 6.0 SP1 Microsoft Installer3.0 Microsoft .Net Framework 2.0 B)客户端计算机 最低硬件要求： 处理器：建议1G或更高 内存：至少256MB，建议512MB或更多 硬盘：20G或以上 显示器：1024 x 768 分辨率，高彩色(16-位) 最低软件要求： 建议Microsoft Windows XP Professional with SP2 3、功能特征描述 3.1、登录功能 主要作用于判断操作员在登录软件时实现不同的权限，如只能增加档案资料；只能变更档案资料；只能查看档案资料等等。 主要功能包括欢迎界面、登录界面。 3.1.1、欢迎界面 欢迎界面的主要功能是连接数据库。首先判断是否能连上数据库，如果不能则可能是没有配置服务器信息或者服务器信息发生变动，应转到配置服务器信息页面。验证成功后对数据库进行正式连接，以提高软件访问数据库服务器的速度。 业务规则：为提高数据的安全性，连接数据库的信息应以加密方式保存在注册表中，同时便于程序启动时读取。 3.1.2、登录界面 登录界面的主要功能是验证操作员的登录信息是否正确。操作员登录时首先判断操作员输入的信息是否正确，如操作员信息正确则可以正常登录，并记录下操作员登录信息和操作员权限信息，以便于操作员后期操作中的权限控制。三次不成功则自动退出软件。
认真做好档案工作加强档案管理服务中心工作
近三年来，我们鄂州市委办公室坚持以邓小平理论和党的十五大精神为指导，认真贯彻落实江总书记及中央领导同志关于档案工作的重要题词和讲话精神，紧紧抓住市委、市政府在全市范围内开展“档案系统创先”、“档案工作优质服务年”和“档案科技年”活动，切实加强全市党委办公室系统机关档案管理，大力开发档案信息资源，积极主动地为国有企业改革、农业和农村工作、机构改革、社会稳定、抗洪救灾等中心工作和市委、市政府领导的重大决策提供优质服务，努力实践“面向社会，紧贴中心，服务上水平，利用出效益”的档案工作宗旨，使机关档案工作迈上了一个新台阶。年、年连续两年被省委办公厅、省政府办公厅评为档案工作先进单位；年被《中国档案报》评为好新闻一等奖；同年被市档案局评为档案编研优秀成果奖；年月被省人事厅、省档案局评为全省档案先进集体。这些荣誉的取得是与各级领导的关心和档案局的指导分不开的。几年来，我们按照档案局的要求做了以下几点工作。 。 案升级迅速议出一个方案，力争有更多的单位达到省一级。”由于领导的高度重视，全市党委办公室系统机关档案工作得以迅速的发展。 二、强化质量管理，为优质服务创造物资条件。 文书立卷工作是文书处理的最后一个环节，也是档案业务的初始工作。立卷质量的好坏是检验一个机关档案工作水平高低的重要标志，也是优质服务的物资基础。为了把好档案质量关，我们在每一个环节都实行全过程、全方位的质量管理，而且还制定了量化的目标管理办法，为做好档案工作打下了坚实基础。一是把好文件质量关，案卷是具有密切联系的若干文件的组合体，文件质量的高低直接关系到案卷质量的好坏。在文书运转过程中，我们注意文件的质量，认真执行《中国共产党机关公文处理条例》，从自己做起，抓好案卷的质量。对起草的文件和领导签阅的文件，凡是使用圆珠笔、铅笔等不符合档案要求的，坚决予以退回，要求其重新签批和拟稿，要求印刷厂印制的文件用纸大小一致，文头格式都严格执行国家标准；对于下属单位送来的公文，发现其请示报告不分的、多头抄送的、文理不通等情况，我们马上予以退回。在收到传真文件后，首先将文件复印，用复印件进行传阅，直至归档。二是把好文件收集关。办公室是市委的综合工作机构，是承上启下、沟通左右的枢纽，文件来源广，流转环节多，文件收集难度大。这就要求文书和档案部门的同志要有很强的归档意识，必须在日常的文书处理工作中做好，做到事事有回音、件件有着落。在工作中，我们坚持执行归档制度，确定归档范围，明确归档时期，对部分确需保留文件底稿的，一律实行明细登记，适当放宽归档期限。每年元月份，我们向有关人员发出通知，要求对上一年度的底稿文件进行清理，并移交档案室。三是把好分类组卷关。办公室形成的文件材料多，内容涉及面广，如何科学分类是十分重要的。我们结合省委办公厅下发的《关于加强全省党委办公厅（室）档案工作业务建设的意见》的规定，进一步完善了档案组卷的分类方案，遵循了文件材料的形成规律，保持了 文件之间的有机联系，科学地规划分类组卷环节。 三、发挥档案作用，为党委政府中心工作服务。 管理档案是手段，利用档案是目的。加强档案工作总的目的就是开发档案信息资源，为经济建设和社会发展服务。我们充分认识“档案工作优质服务年活动”的重要意义，积极开发档案信息资源，不断强化服务意识，拓宽服务领域，改进服务方式，提高服务质量，努力在信息资源的开发利用方面有较大的突破，使档案部门成为各级党委、政府和各单位领导用得上、信得过、离不开的得力助手和参谋。我们市委办公室历来就十分重视开发档案的信息
办公室档案管理存在的不足及完善策略
在经年累月的管理工作中，各个岗位开展的工作都与办公室档案有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在着诸多管理方面的不足，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化发展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极发展。 一、办公室档案管理基本概念 所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。 二、办公室档案管理中存在的缺陷 不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面： （一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存
在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。 （二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。 （三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。 三、完善办公室档案管理工作的对策 在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。 （一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作
加强档案管理的安全意识浅析
加强档案管理的安全意识浅析 摘要：档案管理工作作为办公室工作的主要内容之一，其主要内容包括档案的接收与征集、整理与鉴定、编目与检索、编辑与研究、统计与利用服务等。本文简要阐述了档案信息化建设给档案管理工作带来的便捷的同时隐患同时产生的利害关系，提出了档案安全保护的几点意见，以供参考。 关键词：档案管理；安全因素；档案安全 档案作为人类社会活动的真实纪录，是人类文明进步的接替，也是世界文化遗产的重要组成部分。当前档案管理工作中存在收集不完整、管理不规范、整理不科学、信息资源开发不及时等问题，积极利用领导重视，提高人员素质、改进管理手段，才能使档案信息资源得到充分利用。 一、档案管理工作的重要性 档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。 档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。 二、正确认识档案管理工作中可能存在的不安全因素 1.档案实体存放的不安全因素 档案室是单位资料管理的中心，易燃的纸质档案在保存档案资料中占有比例较大，所以，档案室是单位消防工作的重点。也是档案管理人员工作的重点。此外，在技术防范上如档案室内温度、湿度的控制，防火、防虫、防霉、防盗等工作，如何把这些不安全因素全部控制在安全范围之内，需要做出大量的工作。 2.档案信息的不安全因素 当前，办公室里电脑的应用已经普及，网络的优势已经成为办公首选，信息系统经常发生潜在的病毒和黑客的入侵危机，给信息安全带来严重的威胁。我们在日常工作当中，必须注重防范这些电脑病毒侵蚀和黑客的破坏，采取必要的安全防范措施，保障网络系统的信息安全畅通和正常运行。除去网络信息外，传统意义上的档案信息内容外泄也随时存在。 3.档案设施的不安全因素 现如今，一般单位的档案室配备有计算机、打印机、复印件、扫描仪等设备，并且在档案库房安装了相应的防火、防盗系统、温、湿度控制系统等技术防护设
“档案管理”功能操作说明：
同济大学档案管理系统 操作手册 同济大学档案馆 二○○八年五月
目录 第一章系统简介 (1) 第二章档案管理 (3) 1．档案信息录入 (3) 2．档案查询与打印 (9) 3．文件调整 (11) 4．档案实体销毁 (12) 5．辅助立卷与批量修改 (12) 6．文件识别 (13) 7．邮件系统管理 (15) 第三章名词解释 (16)
第一章系统简介 本系统采用浏览器/服务器结构，具有维护方便，不需要安装客户端软件，客户端只需要一台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以应用，具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。 该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等)、收发文管理、全文自动著录与标引等子系统，其主要功能特点如下: 一、系统构架及运行平台 浏览器/服务器(B/S)结构作为客户机/服务器(C/S)的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构，具有易安装、易维护、易操作，与操作系统，后台数据库无关等特点。 二、系统主要功能 1. 全文自动著录与标引 系统设计了面向21世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集，自动著录(即自动从电子文件全文提取各个著录项)，自动标引分类号、档号、主题词、保管期限与全文任意关键词自动检索。实现了档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化，对办公自动化过程中形成的电子文件的利用十分方便，大大提高了档案工作效率和自动化程度。 2. 全文管理与全文检索 本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对档全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。 3. 图像、录像、录音等多媒体档案管理 系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播。 4. 档案信息统计 系统可以对各类档案资料进行灵活的统计，并且可以绘出个直方图、统计表等各种统计图表。 5. 档案借阅利用 系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体，系统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的催还，借阅利用信息的统计等操作。
档案管理自查整改报告
根据档案局《转发某省档案局的通知》的要求，结合检查内容及相关要求。6月初，我办在单位内部针对单位档案室和涉及档案归档工作的科室及相关人员开展了一次全面的档案安全检查和自查活动，并同时向全体干部职工进行了一次全面的档案安全宣传。 一、领导重视，加强档案安全意识和档案设施建设及档案信息系统的安全管理，规范操作。 档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。我办十分重视档案安全工作，实行安全领导负责制，在今年保持共产党员先进性教育活动开始后，更加加强了对档案安全、保密工作的领导，建立完善了档案管理负责制，明确各项职责，将档案工作落到实位，保障了档案安全工作的顺利开展。档案工作者也警钟长鸣，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。 随着电子文件档案管理系统的逐步开展，在单位领导的重视下，将计算机运用于档案整理工作，在今年年初为单位档案管理专门配备了计算机一台，并按要求在3月初向州档案馆联系购买了《南天档案计算机管理信息系统》软件一套，落实专人负责。做到规范操作，有序利用。还设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，购买安装了保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了我办档案信息的安全管理。 二、认真落实档案安全保管、保密制度的建立及执行，确保安全。 为了搞好档案安全管理工作，单位档案室在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，新增加整理建全了档案库房“十防”及消防安全“八不准”制度。继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度。并按照各项规章制度的要求认真落实整改。把消防安全和供水、供电线路的监管纳入州公务中心消防系统一并管理，严格执行，确实消除档案室内的安全隐患；由单位带班领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录；安排专人落实、做好档案库房的“十防”和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。另还对已配备设施，如：档案柜、温湿度计、火警自动喷淋系统、防盗门窗、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实了档案管理安全责任制。 三、加强各级工作人员的岗位职责的建设，完善档案管理措施，认真抓好落实，严防泄密。 继续加强各级工作人员的岗位职责的建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强单位各工作人员的档案意识。依照相关法规，切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使我办的档案管理更趋合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施：一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作；另一方面，做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质，我单位每年都订阅相关的档案刊物，积极参加档案专业技术和业务知识培训。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作,对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计,有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发利用,保证为志办各项工作提供优良的服务；严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。严格执行《借阅规则》及《赔偿制度》，做好保密工作。主动接受主管
档案管理系统的需求分析
档案管理系统需求分析 档案管理系统的功能要求 档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。 根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB 发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。 档案处理流程图： 单位信息 决策、评估
档案详细信息档案分类 目录信息
下面分析各个子系统的功能需求： 1．服务器端子系统： 在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分： [1]单位信息的设置 本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息 [2]目录分类： 不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。 [3]档案录入整理： 将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。 [3]借阅管理： 借阅的登记查询与核销。
关于进一步加强档案管理的通知
关于进一步加强档案管理的通知 各部门、龙亢公司： 为进一步规范档案管理，巩固公司档案管理达省市县级标准，有效发挥档案在工作中的作用，现就加强档案管理有关事项通知如下： 一、高度重视，加强指导 公司档案室（综合管理部）具体落实指导各部门、龙亢公司做好有关档案管理工作。档案管理纳入公司管理目标责任制年终考核内容，平时不定期开展督促检查，按季度考核进行检查验收，发现问题，及时督促整改，确保档案资料收集、整理、归档、保管完整、齐全、规范、安全、有序。 二、明确责任，规范管理 为提高档案管理质量，各部门、龙亢公司负责人为本单位档案管理的第一责任人，要明确一名兼职档案工作人员，负责文件的收集、整理、上交、造册工作，保证各类档案及时归档、立卷，以便随时查阅档案、借阅档案，利用档案。各部门、龙亢公司各项业务工作原则上都必须按照档案管理有关制度进行立卷，形成台帐，要求及时、完整的反映档案管理情况。 三、严格制度，遵章执行 各部门、龙亢公司要严格执行公司档案管理制度，遵照
制度完善相关的工作手续。根据档案管理制度的规定，严格归档要求与期限，凡是归档材料不齐全或手续不完备的，有关责任人应予迅速补充或完善，及时在规定期限内将有关材料交公司档案室，不得借故推托或拖延；严格执行借阅、移交、查询、复制档案的相关规定，严格相关的工作流程、审批手续、审批意见；严格执行借阅期限；严格填写档案借阅审批单、档案材料复制审批单、档案查询登记表、档案交接登记表等各类表式；对在借阅过程中发生的损毁、遗失档案等行为将按有关规定严肃处理；所借档案不得私自转借他人，更不得擅自借给外部人员传阅和复印。 四、加强检查，确保质量 为提高档案管理质量，确保档案的完好，强化档案的日常管理和检查工作。各部门、龙亢公司档案室应着力抓好档案、工作台帐的日常整理和保管工作。综合管理部每半年定期清点档案数量，检查档案保管情况。各部门、龙亢公司按照档案归档立卷的要求，必须将全年的工作台帐、文件资料，按年、按类进行归档整理，在每年3月底以前，将上一年整理完毕的目录和案卷以及应当存档交公司档案室（综合管理部）统一保存。 各部门、龙亢公司要对本单位综合业务档案管理情况进行一次自查，并按年度做好文件材料的收集和整理工作，确保应当移交档案室的所有档案材料完整、齐全、准确并全部