科技档案管理技术规范-《2、整理规则》2016

山东泉利置业有限公司档案管理
技术规范
——科技档案（6-10大类）
2．整理规则
按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到档案管理部门集中保管和提供利用的文件材料。

2.1 收集工作
2.1.1一般原则
凡办理完毕并能反映与生产、建设、科研、技术、经营管理等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其他载体的），均需进行收集。

而事务性、临时性、重复性且无查考利用价值的则不需要进行收集。

2.1.2确定“归档范围”和“保管期限”
为了避免将具备有保存价值的文件材料漏掉散失，同时防止“有文必档”等现象，需要遵循界定科技文件材料收集范围原则基础上，根据国家及房地产行业有关规定和结合房地产专业特点（《山东泉利置业有限公司基建工程档案管理办法》），首先做好对已形成、积累的科技文件材料的鉴别和筛选工作，确定归档范围和划分其保管期限，以保证收集归
档的文件材料的齐全、完整和保存年限的准确性。

2.1.2.1确定归档范围
（1）立项审批全过程形成的科技文件材料：项目立项申请报告书、项目建议书或项目可行性研究报告、建设用地的权属文件或建设项目用地预审意见书、项目建设投资概算、银信部门出示的资金证明、资质证明、项目地形图等。

（2）规划设计全过程形成的科技文件材料：设计准备、概念设计、规划方案设计、初步设计、施工图设计、景观设计、样板层精装修设计、设计变更、设计阶段报批报建等。

（3）竣工验收过程形成的科技文件材料：工程竣工验收申请表、工程质量评估报告、勘察、设计文件质量检查报告、《工程质量保修书》、公安、消防、环保、防雷、电梯等部门出具的验收意见书或验收合格证、工程竣工验收报告、《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》等。

（4）建设项目全过程形成的科技文件材料：按工程阶段进行划分，归档范围主要包括（纸质及其他载体的）：工程前期项目管理文件、设计基础文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、科研项目文件、涉外文件、生产技术准备和试生产文件、财务和器材管理文件、竣工验收文件。

（5）设备资料：大型设备厂家提供的说明书（安装、维护、使用说明书）、安装图、合格证、出厂试验报告、随
机设备清单、计算书、试验报告、检修记录、台帐。

2.1.2.2划分保管期限
由于科技文件材料利用价值不同，因此，需对不同价值的文件材料作出各种不同留存年限的划分。

国家档案局规定了档案的三种保存期限，即永久、长期、短期。

（1）永久：无限期保存；
（2）长期：30年；
（3）短期：10年。

2.2整理工作
2.2.1定义
按照一定的原则对科技档案实体进行分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

2.2.2原则
遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内文件的相互联系，便于保管和利用。

2.2.3程序
2.2.
3.1档案实体分类要求及方法
（1）定义
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

（2）方法
科技档案按照《修订山东泉利置业有限公司企业档案分
类及保管期限表（6—9）大类》对生产、基建、设备等文件资料进行分类。

（3）要求
分类细致，分到四级类目
档号准确：由目录代号、分类号（分到四级类目）、同类号下的案卷小流水号组成。

①目录号（代号）一律采用四位阿拉伯数字标识，其中“6房地产经营”、“7科学技术研究”类采用年度标识，跨年度的科研项目，标识项目完成年度；“8基本建设”和“9设备”类共用系统目录号（代号），前两位数用“工期”，后两位数用“00”；档案材料归属机组明确的，前两位数用“工期”，后两位数用“项目”，各期工程项目连续编制。

同一期工程２批以上项目（不包括全部项目）共用一套系统的，前两位数用“工期”，后两位数采用首批项目序号，同时在工程档案编制说明中注明。

例1：
0 1 0 0
例2：1期工程共用系统
0 1 0 1 — 8 0 3 0 — xxx — xx
2.2.
3.2组卷要求及方法
（1）定义
根据科技文件材料形成规律，将若干份互有联系的文件组合在一起，便于保管和利用的过程 。

（2）方法
1）组卷：在确定科技文件材料归属的类目和保管期限地基础上，需将互有联系的文件材料进行组合。

组成案卷的薄厚需适度，便于利用。

同目录号（第一段号），4级类目相同，保管期限相同，文件多时，可组成若干同目录号、同分类号、同期限的案卷。

2）排列案卷和卷内文件顺序 目录代号（1期工程共用系统） 一级类目号（基建）
二级类目号（综合） 三级类目号（工程管理型文件） 四级类目号（征租地文件） 案卷号（用001~999标识） 卷内文件顺序号（用01~99标识）
案卷排列顺序
按照《山东泉利置业有限公司企业档案分类表（6—9）大类》中的类目设置的先后顺序进行排列。

案卷内文件材料之间的排列顺序
管理性文件材料：按问题的重要程度和事项、事务发展过程的先后顺序排列。

文字和图纸：按文字在前，图纸在后的顺序排列。

译文和原文：按译文在前，原文在后的顺序排列。

（3）要求
1）组卷要遵循文件材料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求，并区分不同价值，便于档案的保管和利用。

2）案卷内的文件材料必须准确反映生产、科研、基建、设备和有关管理活动的真实内容。

案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

凡是有文字和图表(包括原图目录)的卷内文件材料，均需编写页号。

案卷封面、卷内目录(不包括原图纸目录)、卷内备考表不编页号。

3）科技档案文字材料及图纸在每页的右下角编写页号，背面在左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外；不装订的文件材料或图纸在每页的右上方加盖档号章。

档案档号章样式：(长50MM；高
20MM)
4）成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

5）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

6）底图以张为单位单独保存和管理。

底图编号与蓝图编号要一致。

7)设备维修、更新换代或更换零部件时，原案卷保持不变，将新形成的科技文件材料单独组卷。

外购设备中的随机文件可以单独组卷。

在进行实体排架时，将新形成的案卷排列在所有案卷之后(不进行插卷)。