公司办公室主要职能、职责

公司办公室主要职能、职责————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：ﻩ一、公司办公室主要职能、职责1、根据党的方针政策，上级机关的决议、指示以及公司党委、行政的决定，起草、办理各类文件；负责印章、介绍信的妥善保管与使用。

2、负责公司总经理办公会议、党委会议及公司工作会议等的会务管理工作。

3、负责公司党委、行政决定事项的督办。

ﻫ4、负责保密工作的实施与开展。

ﻫ５、负责人民来信、群众来访的接待、处理。

7、负责重大外事活动的安排、来宾接 6、负责党务、政务信息工作。

ﻫ待、重要领导来公司活动安排及协调对口接待工作。

8、负责对外的联络工作。

ﻫ９、负责公司内人员因公出国的审查呈报工10、负责公司档案管理工作。

作。

ﻫ1２、负责公司计划生育事务工作。

1１、负责公司法律事务工作。

ﻫ１３、负责公司机关小车队车辆管理工作。

14、负责完成公司领导、上级机关交办的其他工作。

二、办公室主要工作流程ﻫ1、公文办理A公司外来文ﻫ文书登记——办公室主任阅批——公司领导批示——承办部门执行——文件归档。

B公司内请示、报告单位、部门呈报——文书登记——办公室主任阅批——分管领导批示——办公会议讨论(视情况)——办理批复——承办部门执行——文件归档。

Ｃ公文制发(以党委、公司名义）ﻫ职能部门起草——有关部门会签(视情况)——办公室核稿——公司领导签发——文书编号——文件打印——办公室校核——文件印制——盖章——发文——文件归档。

2、传真使用人申请――办公室主任审核――文书登记——发传真。

3、复印ﻫ申请(内部资料、密级文件)——办公室主任审批——登记——复印。

4、会议室使用ﻫ部门申请——到办公室登记——办公室开门——使用部门布置会场——使用部门清理会场。

ﻫ５、下发会议通知部门申请——分管领导批准——办公室登记——办公室负责电话通知。

ﻫ6、接待ﻫ部门申请——分管领导批准——办公室登记——办公室牵头安排接待方案。

ﻫ７、出具介绍信ﻫ使用人申请、登记——分管领导批准或办公室主任批准——办公室盖章。

8、用印管理ﻫ经办人申请、登记――部门领导审核――分管公司领导或办公室主任审批――办公室盖章。

９、档案查询经办人申请、登记――分管公司领导或办公室主任审批――档案室查找－--借阅。

10、法律咨询经办人申请、登记――法律事务处研究、分析――给出建议。

11、计划生育12、使用小车申请部门申请、添用车申请单——分管领导批准——办公室小车队登记——安排车辆。

三、办公室工作方案和规定(一)秘书工作秘书工作是公司党委办公室、行政办公室的主要工作，是参与政务、管理事务的综合性工作。

它为领导的决策提供文件、资料、情况以及建议、意见；为会议的召开提供议题、会场记录、纪要撰写;为领导的组织和指挥起传达、督促和检查作用。

(二）办会1、负责公司党委会议、总经理办公会议和党政联席会议议题的收集、登记、会议安排、会议材料准备、会议记录以及会议纪要、决定事项的起草等工作。

２、提前制定会议安排方案和意见,呈领导审定。

3、会议纪要、决定事项须在会后2个工作日内草拟完毕，送有关部门征求意见后报办公室领导审核，呈领导审签。

4、对已审议过的会议材料、会议记录、会议纪要、决定事项及时进行整理。

ﻫ5、负责跨局、跨部门会议的统筹协调工作。

(三)请示件办理1、负责请示件的分类、登记、办理工作，做到来文登记清楚、明了，查阅快捷,随时掌握文件办理情况。

ﻫ２、根据来文的情况,呈办公室主任提出拟办意见，3、来文如需征求各职能部门的意见，由办公室办理,并再送分管领导批示：ﻫ做到及时催办，跟踪落实，保证在规定时间内征求完意见,并对各职能部门反馈回来的意见进行分析综合，提出意见,供领导决策时参考。

４、文件办理严格遵守承诺制，力求在最短时间内办结。

一般性且需征求职能部门意见的文件在3个工作日内提出拟办意见,呈领导审定。

特急件随到随办,立刻提出拟办意见，呈请领导审定。

ﻫ5、对领导已有批示的上下级来文,应及时、6、根据领导批示，在1个工作日内，及时将有关材准确地反馈给有关单位。

ﻫ料移交相关部门、单位的负责同志。

1、负责以公司党委、行政名义发出的各类文件的草拟工作。

（三)发文办理ﻫﻫ 2、审核公司党委、行政职能部门代公司党委、行政草拟的代拟稿。

ﻫ３、负责文件制作完成后，发出之前的最后核对工作。

并负责对送上级机关和外单位的文件进行登记签收。

5、协助 4、负责报告件的办理。

对有领导批示的报告件，及时跟踪督办。

ﻫ业务主办部门做好专题会议的会务工作。

6、除特殊情况外,文稿起草在３个工作日内完成,急件即到即办，并在规定时限7、草拟或审核过的文稿，在呈分管领导签审前，须先送处办公室核内完成。

ﻫ稿。

(四）公文运转ﻫ1、负责呈领导审阅、审批文件的分类登记和传递工作。

ﻫ2、负责领导临时交办事务的分类、办理及督促工作。

ﻫ3、对领导活动安排提出办理意见,呈办公室领导审示。

ﻫ4、跟踪、掌握呈领导审批文件的办理情况,并及时与有关岗位沟通反馈情况。

５、对呈送领导阅、批的文件必须每天进行清理、转呈，提高文件呈批速度。

ﻫ６、对呈领导签批的文件，原则上在2天内追踪办理进度情况。

如遇领导外出应及时电话请示办理,或将文件收回报办公室主任决定处理意见，以免压误文件。

ﻫ7、对来往的公文,严格实行登记和签收手续。

在与通讯员交接文件时，严格履行交8、根据上级来文的内容，分轻接手续,逐一对号、逐一签收;详细登记、编号。

ﻫ重缓急,及时呈送有关领导审批或转送各有关部门办理。

尽量做到即日处理完当天的文件,以免误时误事。

９、对处理完毕的文件资料按时间、内容进行初步分类，并定期向档案室移交归档。

１0、档案凡归档的文件、资料一般不外借,以免遗失。

如情况特殊须经有关领导批准，并履行好借阅的有关手续。

如发现遗失或损坏文件资料，应查明责任,并及时报告有关领导处理。

(五）文印管理1、文件打印,一律须经办公室主任签署后，才能安排打印;打字员不得私自接受打印任务。

ﻫ２、按文件内容的轻重缓急安排打印。

急件优先，并按时限要求完成;平件按接受先后次序安排；会议通知按急件安排。

做到不积压、不延误。

ﻫ３、文稿的校对遵照谁撰写谁负责的原则。

打印稿经校对后,按公文的规范格式制发成文。

制作成文件后如需对原文内容修改的,须呈报原签发领导审签。

4、做好保密工作。

打字员不得将打印文稿的内容摘抄和外传；打印用过的纸张和试印废纸要定期交保密部门销毁;打字员不得在打字室或缮印间内接待亲友;与工作无关人员不得进入打字室、缮印间内翻阅打印文稿。

6、为保证文印设备状况的良好,文印设备未经批准，非本室工作人员不得借用或上机操作使用；经批准复印文件资料必须做好登记手续。

ﻫ７、保管公司党委、行政等印章，并严格遵守保密和印章管理有关制度。

凡未经批准或是批准手续不完备的，监印人员有权拒绝盖章。

ﻫ8、除有编号、有底稿存档的文件、证书、介绍信外，每次使用印章后监印员要做好登记工作，登记项目包括日期、内容、盖什么章、份数、批准人、经办人，保证件件有据可查。

(六)信访工作ﻫ1、行政职能、职责根据新《信访条例》，代表公司党受理信访事项。

A、受理人民群众来信、来访,维护信访人的合法权益；B、承办上级转办、交办的信访事项;Ｃ、向有关责任单位转办、交办、督办信访事项;ﻫＤ、调查研究信访工作，及时向公司和有关部门提供信访信息,通报信访情况。

2、信访工作应履行下列义务ﻫ A、认真处理人民群众来信,热情接待人民群众来访，对信访事项不得置之不理或敷衍、推诿、拖延；ﻫＢ、遵守保密制度，不得泄漏工作秘密和信访人要求保密的内容,不得将控告、检举材料交给或者通知被控告人、被检举人。

C、不得丢失、隐匿和擅自销毁信访材料。

3、办事程序和时限Ａ、登记、呈批。

对信访人的书信、电话、电邮、走访和上级机关转办、交办的信访事项,在１个工作日内完成登记、呈批。

ﻫ B、转办。

在领导签批后,应在1个工作日内转交有关部门办理。

C、督查、催办。

对公司办公室转交的信访案件,有关部门应当及时将办理情况及结果报告信访局。

信访局须视办理情况进行督查、催办。

D、答复。

对上级和公司领导转办、交办的信访事项，自收到之日起最多一个月内办结；各职能部门直接受理的信访事项，自收到之日起20日内办理完毕,并视情况将办理结果答复信访人,情况复杂的,经领导同意可以适当延长。

(七）计划生育管理工作1、认真贯彻和落实国家、省人口与计划生育政策、条例,结合本单位实际情况,提出具体实施方案。

2、督促检查本单位个部门人口与计划生育各项政策、规定、目标的贯彻执行情况。

3、对各基层部门计划生育工作进行指导，能够及时发现问题,并向主管领导汇报，提出解决问题的建议。

ﻫ4、负责各基层计划生育兼职干部的技术培训和业务管理。

5、负责规划人口与计划生育工作的宣传工作，组织各有关部门协同合作。

6、组织召开人口与计划生育工作的各种会议,拟定人口与计划生育年度工作计划总结。

7、负责人口与计划生育工作的基础管理及审办有关手续。

ﻫ８、依法管理计划生育工作,完成领导计交办的临时任务。

四、办公室服务承诺、办事纪律和接待规定(一）服务承诺ﻫ以全新的思路、快捷的方式、设身处地为工作对象提供优质高效的服务,能快办的事不慢办,需协调的事主动办，提高工作的计划性和针对性,做好政策性和灵活性、对上负责和对下负责的统一。

（二）办事纪律公正、严明、廉洁、高效，以服务为各项工作宗旨，不用原则做交易、不利用职权拿、卡、要,不损公肥私、不徇私舞弊、不收受礼品和红包。

(三）接待规定1、接听电话:用最快时间接听电话，讲文明、讲礼貌、使用规范用语,迅速简捷自报单位、姓名,并向工作对象问清需要什么帮助,长话短说，简明扼要。

2、接待来访者:热情、礼貌，认真、快捷服务，对不符合规定而不能办理的事，要进行耐心解释,尽力使来访者满意而归。

３、实行首问责任制:外单位有关人员或群众来人或来电到我公司办事,接受询问的第一位工作人员即首问责任人;首问责任人要热情接待来人,负有为其服务的责任。

自己能办的事应尽快办理,自已不能办或不能马上办理的,应热情耐心地做好解释工作，并负责将来人介绍给公司有关部门的指定办事人员。