高校档案信息资源数字化建设初探
高校档案数字化建设模式初探
１ 高 校 档 案 数 字 化 工 作 意 义 重 大
１１ 高 校 档 案 数 字 化 是 国 家 深 化 档 案 工 作 改 革 与 发 展 的 需 要 ．
２ 高 校档 案数 字化 建设模 式
２１ 成 立 工 作 专 班 及 确 定 档 案 数 字 化 应 遵 循 的 规 范 及 标 准 ．
胡 鹏飞： 校 案 字 建 模 初 高 档 数 化 设 式 探
职 教 天 地
高校档案数字化建设模式初探
胡 鹏 飞
（ 樊 学院档 案馆 ， 北 襄 樊 襄 湖Leabharlann ４ １５ ） ４ ０ ３
［ 摘 要 ］ 高校 档案 数 字 化 建 设 模 式 涉及 到 档 案 提 卷 、 理 、 描 、 整 扫 图像 处 理 、 据 挂 接 、 收 等 多 个 方 面 ， 一 项 数 验 是
１２ 高 校 档 案 数 字 化 是 档 案 利 用 者 更 好 利 用 档 案 资 源 的 需 要 －
对 于 已 整 理 好 的 档 案 ， 照 年 度 、 构 、 管 期 限 、 卷 卷 按 机 保 案 内 文 件 顺 序 号 进 行 扫 描 。拆 卷 人 员 在 拆 卷 时 先 对 需 要 扫 描 的 档 案 资 料 整 理 一 遍 ，并 按 照 卷 内 目录 核 对 盒 内 的件 数 是 否 准 确 。 如 有 短 缺 立 刻 上 报 管 理 员 ． 做 记 录 。档 案 扫描 前 整 理工 作 ， 并 应 做必要的修补＿ ， 丁作 如页 号 、 白负 、 件 处 置 。 空 重
档案事 业发展 “ 五” 划》 ， 十 计 中 明确 要 求 高 校 档 案 部 门 积 极 做
好 案 信 息 化 建 设 Ｔ 作 ， 好 电子 文 件 归 档 与 管 理 ， 极 开 展 做 积
高校档案管理信息化建设探讨
高校档案管理信息化建设探讨兰琴保定学院综合档案室【摘要】档案信息化建设是档案工作适应信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作服务能力不可缺少的手段。
事实证明，数字化、网络化的信息革新从根本上推动了高校档案的发展进程，计算机也日益成为高校档案管理的主要设备，借此，高校档案采用了各种自动化集成系统建立自己内部网络环境和服务平台，呈现出网络化、信息化、智能化和社会化服务的发展趋势和特征，这整个档案工作发展的必然趋势，也是实现档案信息化管理的重要标志。
【关键词】高校档案管理信息化建设随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，高校档案数字信息化的建设成为档案界关注的热点。
高校有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，如何使高校档案信息加速向数字化方面发展。
构建准确及时、经济、安全的档案信息数字化系统，成为当前高校档案管理工作者认真思考和不断探索的问题。
一、目前我国高校档案信息化建设存在的问题１．对档案信息化认识不够。
一是对档案信息资源本身的用途认识不足，认为档案只是用来收藏、保密的；二是对当今社会发展趋势认识不清。
没有认清当今的世界是开放的信息化的世界，我国要发展就必须与世界接轨，那么就必须走信息化的道路；三是对人员投入不重视。
在档案信息化建设中，必须要有高水平的专业化人才，不仅要精通传统的档案业务，还要懂得自动化、网络化技术。
而我国高校档案管理者的整体素质普遍偏低，严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。
２．档案管理手段滞后。
档案管理方法落后，管理制度不完善，仍采用传统的人工管理模式管理档案，基础设施薄弱，档案数字化管理是一片空白，完全适应不了档案信息化管理的要求。
即使有的学校投入资金进行基本建设，也只是重点建设与教学、科研紧密相关的项目，无足够资金投入档案管理的基础设施建设。
经费投入不足已是档案信息化建设最突出的问题，加上管理机制不灵活，用人机制、奖惩机制等均不够完善，直接制约着档案工作人员的主动性、积极性、创造性的发挥。
高校档案信息资源数字化与共建共享探讨
偏 差 ， 为档 案馆 只是保存 高校各种 资 认 源， 例如人事 档案 、 学生档案 、 科研档 案 国内 南京大学 有
等， 而对 于档 案馆 的网站访问更是寥 寥
无几。档案馆在主动服务意识方面还较 ９ ５院 校 ８ 复旦大学 为欠 缺 ，档案信 息 的宣传 方面 有所 不 足 。而高校教 师 、 生对于档案 馆的认 学
在档案馆 的网站建设及数字 化建设 中 ，
西安交通大学
有
开设专题专栏
各 类 档 案 新 闻 丰 富； 在线咨询等
哈尔滨工业大学 有 ， 网没有访问成功 外
也并 没有 真正 将所 有档案 信息 进行 数
字化 ，而只是增 加提供 了查 询入 口、 服
东南大学
有
开设 档案珍 藏 、 像 声 技 术服务 、 网上 校史 内外 用 户服 务 ； 校 馆 等 档案新 闻在线等
务入 口。档案馆是高校历史文化 的传承
苏州大学
有
之地 ， 而其核心 内容即是档案信 息资源
的数字化建 设 ， 也是实现档 案信息共 这
建共享的基础。 南京师范大学 有
开设苏大年 鉴 、 苏大 开设信息查询服务 校史等
开设兰 台文 苑 、 流金 设档 案 学堂 、 开 信 岁月等 息查询等
南京航空航天大学 有
Ｎｏ ｅ ｂ ｒ ０１ ｖ ｍ ｅ ２ １
力度不足。 经 过笔者的一些 调研发现 ， 高校 教 师、 学生普遍 对高校档案 馆的认识存 在
开设档案展 览 、 历史 开展培训 图集等 对外合作
有， 外网没有访 问成功 有 有 开设多项网上展览厅 开设对外服务 开设 大师风采 、 院 两 开设 校 内服 务 ； 校 院士等特色展 内档案新 闻发布 开设 精品档案 、 电子 国 内 档 案 新 闻 链 文件归档等 接； 简报发 布 ； 各类 信息查询等
档案管理信息化建设初探
档 案管 理 工作 已步 入 规 范化 的轨 工作 的， 对 档案 管理 和 分类标 准 不 非 法访 问等 造成 的安 全 问题 。这
道 。管 理 人 员对 档 案 管理 的重 要 熟 悉 ．开发 出 来 的 软 件 涵 盖 面 不 也 是 众 多档 案管 理 部 门迟迟 不愿 意 义有 了 一定 的认 识 ．因 为档 案 全 ：有 些是 专门 从事 档案 工作 的． 意 上网 的重要 原 因
管 一 些软 件 公 司 已开发 出 了 一 些
建 设遇 到 的 一大 难 题 ． 因此 ． 应 增 强 信 息化 建 设 ．就 要 加 大 培 训 力
档 案管 理 软 件 ．但 是大 都 是 操 作 加 对 档 案 管 理 部 门 的 资 金 供 给 ． 度 ．有针 对 性地 进 行 各 种 形 式 的 复 杂 、难 以 维护 或 功 能 不 齐 全 的 添 置 信 息 技 术 所 需 的 各 种 设 备 ． 业 务培 训 ，特 别 要 加 强 计 算机 知
十 分满 意 ．大 致 有如 下 几种 因 素 司虽 已开 发 出 了若 干 档案 管 理 的 的关 系 档 案信 息 化 加 强 了档 案
影响 着档 案信息 化 的进 程 随 着 档 案 管 理 事 业 的发 展 ．
计 算机 软件 ． 但 开发 档 案管理 软 件 部 门与 外部 间 的联 系， 但 也相 应带
由于 资金 不足 ． 档 案管 理 工作 计 算机 的人才 匮 乏． 绝大 多数 人 都
代信 息技 术 装 备 档案 部 门 ．从 而 的信 息化建 设滞 后 于现 实 的要 求． 不能运用现代化 的技术和 工具 ． 提 高 档 案管 理 和 利 用 的现 代化 水 结果 是 档案 管 理 工 作仍 用 手 工操 缺 乏 信 息 开 发 应 用 的 敏 锐 意 识 ． 平 。档案管 理信 息化 、 数字化 的 目 作 的现 象 还 比较 多． 缺 乏信息 化 的 特 别 是 通 晓 档 案 管 理 专 业 知 识 、
档案信息化建设初探
档案信息化建设初探摘要：如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。
本文就如何加强信息化建设等问题进行了探讨。
关键词：档案管理；信息化；建设abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. in this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.keywords : file management; informatization; construction中图分类号：g27文献标识码：a 文章编号：2095-2104（2013）档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段，用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。
究其实质，是档案管理模式和利用方式，从传统的以档案实体保管为主，向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息的形式为社会提供服务的转变过程。
但是，由于该项技术在我国发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识还存有偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。
一、档案管理信息化建设的重要性与必要性（一）档案管理信息化建设的重要性：１、档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。
2、完整可靠的信息和快速的综合分析能力是决策和管理的有力保证．3、档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。
高校档案管理信息化建设探索与实践
照片、 声像、 多媒体档案资料等的搜集归档 。 另一方面， 要加快推进高校档案资 料的数字化进程，便于档案数据的加工、识别、 接收、传输、 储存与利用。 （ 加快建立和完善高校档案管理信息化平台。 三） 要依托 目前的校园网 络 系统 建 立高 校档 案 管理 信 息化 平 台 ， 推进 高校 档 案管理 信 息化 建设 进程 。 利用网络快速及时准确地收集和整理高校的档案信息， 以实现档案资料查询 和 检索 自动 化 。 校 园网上 开 辟 信息 站 点 ， 高 校 的沿 革 、 育 教 学信 息 、 在 将 教 科 研 与开 发 动态 、 资情 况 、 师 学生 学 籍情 况 等 多方 面 内容 纳 入上 网工程 ， 实 现档案资料资源共享 ， 提高高校档案信息利用效率 。 （ ） 四 加快 培 养档 案 管 理信 息 化 专业 人 才 。 通过 引进 、 加强在 职 档 案管 理 人员 的 业务培 训 等 形式 ， 培 养 高校 档 案管理 信 息化 人 才队 伍 。 案 管 加快 档 理 信息 化 建设 的专 业 性 、 技术 性 强 ， 高校 档案 管理 信 息化 建设 的 发展 更需 要 有 一批 政 治 素质 过 硬 、 事业 心 强 、 通业 务 技 能的 复 合型 人 才 。 通过 采 取 精 要 外部引进人才， 加强管理人员在职学习、 脱产培 训和外出进修等各种方式由 高校 自己培养。 高校管理层应当制定激励机制和政策， 充分调动档案管理人 员的工作和学习的积极性 、 主动性 ， 通过多策并举 ， 培养、 留一批档案管 保 理信息化人才队伍 ， 有利于高校档案管理事业的可持续发展。 四 、 结 语 窟化 标准 ， 高校档案 信息资源数 加快 据库的建设 ， 不断丰富档案资源， 建立和完善高校档案管理信息化平台， 加快 档案 管理信 息化建 设进 程 ， 充分发挥 信息 化的优 势 ， 以有效 提高 档案管 理的 可 效率 和质量 ， 更好 地服务 高校 教学 、 科研 活动 ， 促进 高校 可持 续发展 。 参 考 文 献 ［］ 孙焱． １ 刍议 高校 电子档 案管 理信 息化 ［】 长春 师范 学院学 报 （ Ｊ． 自然
高校档案管理信息化初探
存， 这样一个高校档案馆几十年 、 甚至上百 年的全部馆藏信
息， 通过数字化 的手段， 存储在 电脑里 ， 任何个人和机构都能
很方便地进行查阅。高校档案信息化 、 网络化管理是 高校档 案工作发展的必由之路 ， 是高校管理 现代化 的必然要求 。
员 队伍 中专业 人才不足 ，是制约档案管理 信息化的主要 因
３ 高校 档 案管理 信 息化 的对 策
当前加快高校档案信息 化建设 ，应 主要做好以下几个
方面的工作 ：
１ 强化对高校档案管理 信息 化重要性 的认 识。领导要 ） 带头学习有关档案管理 的法律法 规 ，学 习上级 档案管理部 门对档案管理 信息化 的文件 要求 ， 组织全 体档案管 理人员
转 为 机 读 档 案 ， 通 过 光 盘 、 盘 存 储 ， 再 是 纸 质 载 体 储 并 磁 不
４ 严重缺乏档案信息化专业人才。当前 ， ） 各高校档案管
理人 员中普遍 缺乏档案专业和信息技 术专业 的人才 。就 目
前各个 高校档案人员的实际情况来看 ，真正 的全 日制专科 或本科学 校档案专业和信息技术专业 毕业的人很少 ，既熟 悉档案业务 ， 又精通现 代信息技术的人员更是凤毛麟角 。现 在 的档案 管理 人员要 么是转行做档案 管理 工作 ，要么是兼 职做档案 管理 ＿作 ，导致高校档案人 员普 遍缺乏非常 系统 丁 的档案 和信息技 术专业 理论知识和基本技 能。档案管理人
应 的配套 的软件 。很 多高校档案管理人员 对档案信息化存
在误 区， 认为仅仅是摆设几 台电脑就 算是具备 了基 本条件 ，
钟 敏 又 ｉ １５ ‘ ８
曩曩黑
硬件 和数据库建设做起 。物质条 件是高校档案信息化 的基
高校档案数字化建设实践与思考
讨。 １ 结 合实际 ，充分论证实施 方案
１ １ 摸 清 家 底 、熟 悉馆 藏 档 案 。各 馆 在进 行 数 字 化建 ． 设 时 ，需 要 对 档 案 的情 况 详 细 进 行 摸 底 评 估 ，对 馆 藏 档 案 的种 类 、 数 量 、案 卷 质 量 以及 档 案 的 整 理方 法 、 著 录 方 法 、档 号 编制 方 法 进 行 详 细 了 解 ， 做 到对 档 案
１８ ． ９ Ｏ ， 离校 年度 ＋ 月 ＋ 日，如 ：１８ ． ７ Ｏ 。 ９２ ０ ． １ ９６ ０ ． １
小。 １２ 完善基础设施条件。档案资源数字化建设工作离 ． 不开现代化 的软 、硬件设旌保障。引进档案 网络管理
【 归档单位】 ： 落款公章或系名称 。 ［ 一级目录】 ： 档案年度，如：１８ 。 ９ ６ ［ 二级目录】 ｘ ［ ： 。 三级 目录］ Ｊ 空白不填。
［ 全宗号］ ０ 。【 ： １ 保管期限】 ０ ： 永久。［ 密级】 ： 秘密。 ２ ２ 分类别 制定适宜 的扫描 标准和方法 。高校档案 ． 馆 的 档 案 种 类 较 多 ， 如 学 生 学 籍 材 料 、 行 政 、 党 群
， 您 ， ｒ
１ 因 制 、订 施 案 在 清 底 情 发 、 建 案 录 带 案 照 档 ，等 同 葬 ． 校 宜 制 实 方 。摸 家 的 况 文 基 档 、 像 档 、片 案等 。 ３ 设施 案 各 的 体 况 因制 ，订 类 案 于 代 同 其体 质 不相 ， 下根 各 、馆 具情 ，地 宜 制 建 一档 由年 不 ，载 材 也 尽 同特 摹 实方 ，据 校 行 教学、科研等十个 门类的档案 １２卷，考虑到 别年久的案料存着张黄字模 Ｉ 政 比，馆存建３３ 的群 糊 是代远档资，在纸变、迹 如我保有校７ 来党、 、破损 的情况 ，要根据 具体情况制定扫描的标准与 ７年 ６
关于高校档案管理数字化建设的思考
关于高校档案管理数字化建设的思考李怡林太原理工大学档案馆【摘要】随着经济社会的不断快速发展，高校的档案管理工作也需要进行适时的创新，而数字化建设也成为了这一工作的主要发展方向。
本文基于对高校档案管理数字化建设的相关理念概述，综合探讨了高校档案管理数字化建设的意义，并提出了一系列加强高校档案管理数字化建设的措施。
【关键词】高校档案管理数字化建设意义加强措施一、高校档案管理数字化建设概述高校档案管理工作在高校的正常经营中具有十分重要的地位，伴随着信息技术的不断发展，对于档案进行数字化的管理工作也就成为了高校档案管理的主流发展趋势。
就高校档案自身而言，其涉及到人事、教学、就业、创新等多个方面，对于高校学生、教师的自身发展都具有较为重要的影响作用。
然而，这种繁杂性也使得高校档案管理工作的高效科学开展十分不易，传统的档案管理模式与技术都已经无法满足档案管理的现代化进行，因此将信息技术综合运用到高校档案管理工作当中，从而形成数字化的管理模式显得势在必行。
事实上，高校档案不仅种类繁多，而且每一种档案的保存形式、内容信息等都具有较为繁杂的特征，这更提升了进行数字化档案管理的必要性。
高校档案的数字化管理就是将现代信息技术引入到档案管理工作当中，这些信息技术不仅涉及到计算机、软件、数据库等信息软硬件的使用，更为重要的是对现代化的档案管理理念与制度进行构建与推广。
规章制度由于其具有基础性的保障与指导作用，因此在高校进行数字化档案管理工作当中发挥着极为重要的作用。
事实上，信息软硬件方面的技术推广在不同的行业中已经有了较为成熟的运用，因此将其引入到高校的档案管理工作当中往往并不具有较为困难的阻碍。
真正对开展大规模的档案数字化管理带来约束的是相关的制度层面的构建。
如果仅仅是在技术层面做到了必要的创新，而制度层面未进行足够的创新往往会导致新技术在具体运用当中缺乏一个明确的指引方向，从而使得使用的无序性，最终导致新技术运用的失败。
高校档案数字化建设的思考
、
高 校 档案 数 字 化 的意 义
１ ． 档案工作发展的必然趋势 。 进入 ２ 世纪 ， １ 高校档案发展规模
ｓｕ ｙ ｉ ｓ．ｏ ．ｎｔ ／ ０ －０ －０ ｔｄ ｔｍｅ ｃ ｍ ｃ ／ ２ ０７ 理内容 ， 即
维普资讯
口
摘 要
广东 工 业大 学档案 馆
馆 员 林 丽群
档 案 信 息数 字化 建 设 是 实现 档 案 信 息 全 社 会 共 享 ， 高档 案 利 用 率 的有 效 途 径 。 提 档 案数 字 化 意义 条件 措 施
关键 词
高校档案工作是学校的一项重要基础性工作 ，它为学校的教 成的过程 甚至出现 脱节 、 不规范的情况， 这些都直接影响了档案形 学、 、 科研 管理等中心工作服务。 高校档案 的数 字化建设 ， 就是利用 计算机技术和专业的档案管理信息软件 ，把传统的档案数字化 处 成质量和提供 利用服务的质量。 然而 ， 随着数字化革命的到来， 利用计算机和档案管理软件对
数字化档案 信息建设的主要 目标是要实现数字档案信息接收 １ ． 档案部门要重视基础性资源建设。 建立数字化档案是加快档
为基本对象。传统的档案工作一直处于一种半封闭的管理模式之 和采集 ， 网络查询和安全存储 ， 信息处理和信息发布等功能。 “ 重藏轻用” 的倾 向比较严重 ， 极大地限制了档案的开发和利用。档 案信息网络化的中心环节 ，也能更好地 满足人们和社会对档案信 案管理的效率和质量非常容易受到一些人为因素的制约 ，档案形 息的需求 ， 改变重 藏轻 用的传统观 念 ， 突出档案服务的特色 ， 更好 动档案馆向大众化 、 公共化方向发展 ， 这对提升档案馆文化品位 、 社 公开文件信息共享建设 ， 构建共享信息网络 。 会影响力和地位具有重要作用。再次 ， 公益性文化事业和商业性文 场需求。以实力打造档案文化精品， 让市场见证档案文化品牌。 ５ ． 市场服务功能。市场经济条件下， 社会对档案工作的服务需 人才 、 技术 、 设备的相对优势 ， 为社会提供服务 ， 以开展档案整 包括 档案馆应当满足这些社会需求 。 档案馆可以依托 自身 化产业相结合 ， 在提供高质量的文化服务的同时也创造出巨大的市 求 日益增大 ，
高校档案信息化管理初探
有些 单 位 的领 导对 档案 工作 不 够 重 视 ， 为 档 案 工作 很 简 单 ， 认 只 是 保 管 些 材 料 ， 责 给 利 用 档 案 者 提 供 材 料 即可 以在 经 费 投 负 所 入 方 面， 对 其 他 工 作 而 言 ， 入 的 资 金 非 常 少 ， 致 档 案 部 门 不 具 相 投 导 备档 案保 管 和 管 理 的最 基 本 的 条 件 ，更谈 不 上 购 置 现 代 化 档 案 管
已步 入 信 息 化 稳 定 发 展 期 ， 着 信 息 社 会 和 案 事 业 的 发 展 ， 案 随 档
信 息化 已经 成 为现 代 档 案 管 理 的重 要 组 成 部 分 。 档案 信 息 化 管 理
作 。 目前 看 ， 多 档 案 部 门缺 乏 现 代 高 技 术 人 才 ， 中档 案 、 从 许 其 信息
， ■ 、 高校档案信息化应用现状
１ 对 档 案工 作 重 要 性 认 识 不 到位 ．
力 满 足档 案 信 息 化 建 设 所 需 经 费，给档 案 现 代 化 信 息 化 建 设 提 供
充 足 的资 金 保 障 。 ３ 加 强 电 子 文 件 归 档 管 理 ． 高 档 案 信 息 化 管 理 水 平 ． 提
理设 施 设 备 。
档 案 现 代 信 息 化 建 设 ， 仅 需 要 从 业 人 员 的努 力 ， 需 要 上 级 不 更 档 案 业 务 部 门 的栽 培 ．上 级 档 案 部 门 应 举 办 档 案 现 代 化信 息 化 知
识 培 训 班 ， 养 从 业 人 员 的现 代 信 息 素 质 、 代 信 息 意 识 、 息 管 培 现 信
档 案 信 息 管 理 软 件 ， 步 在 将 档 案 目录 录 入 到 汁算 机 中， 够 实 现 逐 能
高校档案信息化建设初探——以广西高校为例
以广西高校 为例
口谭 燕 薄
【 摘
要】 广西高校档案信 息化 建设处于起步 阶段 ，各 高校要将档案信 息化建设纳入 学校 整体 发展 规划 ，专兼职 档案
人 员合理配备 ，保证 充足 、持续 的经费投入 才能有效要 解决档案信息化建设 中的人 员配备不合理 、归档制 度不落 实、管理 方式落后 、机构设置滞后 、经 费投入有限等瓶颈 问题 。
较薄弱，大多数高校只是配备有计算 高校也存在这种情况 ，档案人员数量 职档案员负责整理 ，这与档案归档的 机 、打印机 、复印机等必备 的办公设 严重不足。在 目前广西２ 个本科院校 部门立卷制度相违背 。 ４ 备 ，缺乏必要的档案信息采集设备 ， 图文识别、处理软件等 ，而交换机 、
．等。其中只有广 高校实行的是用光盘存储 ，主要利用 广 西 高 校 档 案信 息 化 建 管理系统网络版６０ 西师范大学使用的南大之星档案网络 计算机 的搜 索功能来 进行 电子文件 设 现 状
一
、
．是可以实现全 文 的检 索。只有广西 师范大学 等极少 广西高校 自２ ０ 年以来就利用 管理系统网络版 ６０ ００ 计算机进 行档案 管理 ，陆续使 用 了 管理、网络版的档案管理软件 ，其余 数高校 能够运 用档案管理应 用系统
档案管理系统进行机读 目录管理 ，提 高校使用的档案管理系统都还仅限于 来进 行电子文件 的归档和管 理 ，相 高了档案检索的速度 、准确度 ，简化 档案 目录级管理 ，而且还是单机版。 对比较规范。
此外 ，目前广西大部分高校还未 了档案检索目录制作过程 ，缩短了档 档案管理应用系统的落后严重限制了 能开展现有馆 【 ） 室 藏纸质档案的数 案 归档的时间，大大提高了档案管理 高校档案信息化 的发展。 的工作效率。各高校为建立数字化的 “ 档案资源库 ”在２ ０ 年以来就 开 ００ （ ） 二 档案信息资源建设方面 目前广西大部分高校在现有的档
高校档案信息化初探
高校档 案信息化是 高校 档案管理模式从 以档案实体 为重 心 向以档 走上档案信 息资源共享之路 。要重点加强对 电子 文件收集 、积 累、鉴 案信 息为重心转变 的过程 。这是一个长期 的发展过程 。高校档 案信息 定 、著录 、归档等工作 的监 督指导，确保学校各 部门产生 的有价值 的
版。档案管理应用软件的落后严重限制了高校档案信息化 的发展 。
档案 信息化 ，依靠 的是高素质 的档案 管理人才 。高校档 案工作者
公 自动化和数字 化校园建设 的不断深入而发展 ，是高校档案管理工 作 不仅要掌握传统 的档 案管理知识 ，更 要学习掌握计算机 操作、数据录 入、数据库管理 、网络管理技术等专 业知识 。高校档案 部 门可 以采取 发展的大 势所趋 。
电子文件 光盘存储 、归档与档案管理要 求》等法律法规对 电子文件及
归档信 息化标准进行 规范要求 ，但 由于缺乏具体 的归档管理制度作指 管理应用系统 。 这 是档案信息资源 开发利用和档案信 息网络建设 的技术保障 。高 导 ，很多部 门的归档 工作具有较大 的随意性 。这直接 影响到 电子文件
科 学管理
…
－＿－＿
同 校档案信息化初探
ｌ ＝＝
Ｉ
周小敏
（ 襄 阳职业 技术 学 院，湖北 襄阳 ４ ４ １ ０ ５ ０ ） 中 图分类 号 ：Ｇ ２ ７ １ 文献 标识 码 ：Ａ 文章 编号 ： １ ０ ０ ３ — ２ ７ ３ ８（ ２ ０ １ ３ ）Ｏ １ — ０ ３ ９ ０ 一 Ｏ １
化就 是要运用现代化信 息技术 ，实现 高校档案信息 的接 收、存储 、传
递和 利用的一体化 ，实现高校档案信 息的数字化和 网络 化，提高资源 利用 率，实现高校档 案信息 的高度共 享。它随着 高校政 务信息化 、办
浅谈高校档案信息化建设
浅谈高校档案信息化建设摘要：档案信息化是档案工作的发展方向，笔者针对本校档案信息化建设现状，从加强数字资源、基础设施、档案网站和人才队伍建设几个方面提出档案信息化建设的对策。
关键词：高校档案信息化随着网络的普及和信息技术的不断发展，档案信息化建设已成为未来档案发展的必然趋势，各高校档案部门要结合自身实际情况，把握好数字化所带来的机遇和挑战，加强档案信息化建设，使档案信息成为可有效利用和共享的信息资源，为高校教学、科研、管理提供优质、便捷的档案信息服务。
1 档案信息化的涵义档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，以档案信息资源化为主导，以计算机技术为条件，以信息网络为平台，以档案信息法规、标准为保障，实现档案资源的合理共享[1]。
档案信息化建设的目的是提高高校档案管理效率和效益，以充分挖掘档案信息，向社会提供更多有价值的信息资源服务，实现资源共享[2]。
2 沈阳医学院及辽宁省高校档案信息化建设现状目前，我校档案信息化建设还处于刚刚起步的阶段，只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，还没有实现档案信息数字化。
数据库建设方面，只有单机版目录数据库，缺乏专题数据库、全文数据库和多媒体数据库，信息网站建设相对滞后，用户对档案的利用率比较低。
笔者同时也对辽宁省高校档案信息化建设情况进行了相关调查，各高校虽然不同程度地进行了档案信息化建设，但绝大部分高校仍处于建设初期。
笔者通过访问各高校档案网站发现，统计中的40所本科高校，只有东北大学、大连理工大学、中国医科大学等9所高校具有数字档案查询系统，用户可以通过输入用户名及密码，进行在线科技档案、教学成果、毕业论文等方面的查询。
大部分高校的档案网站只为用户提供馆藏介绍、规章制度、服务指南、编研成果等方面的信息，不能够满足用户对档案的即时需求。
3 档案信息化建设的对策3.1 加强数字资源建设电子档案是档案信息化建设的基础，做好电子文件的收集归档工作是建设数字档案馆的前提。
高校教学档案信息化初探
高校教学 档 案信 息 化 初 探
．
和使 用。
二、 二级学院教学档案的常规管理及现状
●何淑 娟
１ ． 档案资料的收集。 学档案材料具有 内 教 容丰 富、 涉及 面广的特 点， 决定 了收集 工作 的 艰 巨性。首先， 多教师和教 学管理人 员对教 许 学档案建设 工作 的重要性和必要性认识不足 对二级 学院教学档案的 内容是什 么、 些教 学 哪 材料 需要建档认识不清 ， 教师对教 学档 案建设
的迅猛发展 ， 对高校三级 学院教 学档案工作提 出 了更 高的要求 ， 在信 息化环境 下如何充分发 挥教 学档案信 息资源为教 学工作服务的作 用， 主动适应 ２ 世 纪高等教 育改革发展 的需要 ． １ 已成为 高等 院校二 级学院教学档案 管理工作
和心血 ， 他们丰富的教 学经验 可以成 为后人 宝 贵的财 富， 可以很好地为教 学活动 实施监督 、 检查、 改进 、 高提 供真 实凭据 ； 而更好地 提 从 为提 高教 学质量 ， 高办学效率 ， 国家培养 提 为 有直接的利益关系， 些都给教 学档案的收集 这 工作带来难度 。其 次， 二级学院教学档案收 集 通常 由教 学秘 书或教 务 员负责 。档案资料的 收集由于涉及 面广 ， 因而需要 耗费大量的时间 和精力 。判断哪些资料应 当收集， 哪些资料有 利 用和 保留价值 ， 些资料 比较重要 ， 有很 哪 要 强的责任心和熟练的业务知识。另外 。 实际 对 运行 中与计划有出入 的文件材料 ， 应及时检查 更正， 使之 与实际教 学活动相符。 ２档案资料的 归档保存。对各类档 案材料 ． 可以按 专业 、 年度进行排 列 、 编号 。如 对上级 主管部 ｆｙ 学校 下达的指 导性 文件 ， －ｙ ｊ￣ ． 可单独立 卷， 按时间顺序依 次排 列； 学计划 、 教 教学任务 则按年度 、 学期 、 专业排 列， 以便 了解各专业课 程设计 的历史与现状 ；学生成绩单按 学年 、 学 期、 班级排列 ， 可以方便地查 处学生某学期课 程 的学习成绩 ； 试卷 、 试题整理 ， 可在每 学期 阅 卷 工作结束后 ，对试 卷按一 定格式进４ ￣号 ． － ｉ － 分 学期进 行保管 ； 毕业设 计整理 ， 可在毕 业答 辩结束后 ， 毕业设计材料分 专业、 将 班级进行 存档保 管， 以便 查阅。 ３档 案 资料 的 利 用 。档 案 收 集 的 目的在 于 ． 利 用，如果档案 管理 者不重视档案 的开发利 用， 那么档案就像 “ 文物古董” 一样仅有供 人们 观 赏的价值 ，这就违背 了档案 管理工作 的初 衷。二级 学院档案 的开发利用具有重要 作用． 如 教师评 定职称 、 学科梯队 建设 、 程评估都 课 需要 档案 工作者提供详细的教学业务信 息、 师 资队伍建设信息和专业课 程结构改革信息等。 三、 如何实现二级学院教 学档案信息化
浅谈高校档案数字化建设
动 ； 次， 其 要对 工 作 人 员进 行 必 要 的档 案 知识 和计 算 机 知 识培 训 ， 他 们 能够 熟练 掌 握 档 案 管理 系 使
享 效益 ， 激发 学校 档案 部 门参 与共 享 的积 极性 ， 而 大 化 。建立 高校 档案 信 息服 务 中心和信 息远 程共 享 从 扩 大 共享 的质 量 和 数量 ， 为共 享 体系 的 良性 循 环 打 系 统 则是 高校数 字化 档案 信 息资源 共建 共享 得 以实
６ ４
《 机电兵船档案》０ Ｏ ２ １ 年第３ 期
信息化建设
统 ， 工 作 量 化到 每 个 人 ， 大 家 各 负 其 责 ； 三 ， 将 使 第
加 强 技 术管 理 ， 保 加 工 数 据 的 质 量和 安 全 ， 握 确 把
Ｔ Ｆ图像 文 本 格 式 和 Ｊ Ｇ图像 文 本 格 式 ， 常情 况 Ｉ Ｐ 正 下扫 描 分辨 率一 般 为 ２０ Ｐ 。对 于 有 些 早 期 的档 ０ＤＩ 案， 由于 年 代久 远 ， 张破 损严 重 ， 纸 字迹 颜 色模 糊不
以提 供共 享 检 索 ， 用起 来 更 加 方便 快捷 ， 一旦 利 而
利用 需 求通 过数 字档 案得 到满足 ， 也会减 少原件 借 阅 的次数 ， 而达 到保 护原 始档案 的 目的。如果进 从 行 了数字 化处 理 ， 在今 后 的档案 查 阅与利用 中就 不 必查 找档 案原 件 ， 以通 过档 案 管理 软件直 接在 网 可
３将 扫描 内容 与 原有 档 案进 行 校 对 ， 对 无误 ． 核
清， 则应 在 不破 坏 原有 档案 真 实完 整 的基 础上 进行 修补 后 ， 情况 适 当提 高分 辨 率 。对 一 些 幅面超 过 视 Ａ 的较 大 图 纸 ， 用 局 部 扫 描 后 再 进 行 图像拼 接 。 。 采 如 果 是彩 色 图纸 ， 一般 选 择 灰 度 扫描 ， 免 图像 存 避 储 空间 过大 ， 而减 少 图像 上传 到 档案 管 理系 统后 从 增加 硬盘 存 储 的负担 。
论高校档案信息资源数字化建设
数字化进程， 必须要有总的策划者和管理者 。由国家和各省教育主 管部门牵头 ， 组建高校档 案信息化协调机构 ， 从行政和技术两个方
面统一指导和规划各高校档案馆的信息化建设 ， 制定一系列有实际 约束力的标准和规范， 特别应该制定出信息化建设和发展各阶段 的
规划， 既有近期又有远期的目标 ， 对高校档案馆 的数字化、 网络化、 一 体化进行实质性指导， 统一思想 ， 协调行动。 ２加强标准化建设。高校档案馆信息化协调机构应聘请有关专 ． 家， 制定相关业务工作 、 技术方法以及设施设备等方面的统 一原则 和规范 ， 并根据国际、 国内标准及行业发展趋势 ， 出信息化建设 制定 过程中各高校应共同遵守的标准， 如网络通信及数据库等方面的标 准、 计算机硬件及软件系统的标准等。 ３构建档案信息数据库。档案信息数据库的建设主要包括以下 ． 几个方面的内容 ： 档案案卷级目录的建设 ； 档案文件级目录的建设 ； 档案全宗级目录的建设；专题档案目录建设以及照片档案目录建设 和档案全文信息数据库建设等 。 建立高质量的档案信息数据库， 一方 面， 要保证具有较完备的档案信息资源 ， 要关注来自档案信息数据库 以外的其他信息 ， 在此基础上进行有针对性的创新和管理 ， 配备构建这个数字平台所需要
的硬件设施。 由于高校日常工作每天都要产生大量的文字档案 ， 需要
进行录入、 保管 ， 因此该系统应采用双服务器、 高速扫描仪集中扫描 等双备份解决方案 ， 使档案文件能及时、 准确地归档 ， 保护以磁介质 为载体的档案的安全 ， 延长其寿命 。 同时， 为了提高利用率 ， 还应设置 适当的档案查询系统 ，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共 享的目的。此外， 还应将 电子档案管理类别细分 为操作目标管理、 系
高校档案管理信息化初探
高校档案管理信息化工作初探
ａ ｄ ｅ ｓ ｒ ｈ ａ ｅ ｙ ｏ ｌｃ ｒ ｎ ｃ ｆｌｓ ｎ ｎ ｕ ｅ ｔ ｅ ｓ ｆ ｔ ｆｅｅ ｔｏ ｉ ｉ ． ｅ Ｋｅ ｒ ｓ ｕ ｉ ｅ ｓｔ ｒ ｈ ｖ ｓａ ｍ ｉ ｉｔａ ｉ ｎ；ｉ ｆ ｒ ｔｏ ｉａ ｉ ｎ；ｄ ｇ ｔ ａ ｉ ｎ ｙ ｗｏ ｄ ： ｎ ｖ ｒ ｉｙ ａ ｃ ｉ ｅ ｄ ｎ ｓ ｒ ｔｏ ｎ ｏ ｍａ ｉ ｎ ｚ ｔｏ ｉ ｉｉ ｔ ｚ ｏ
校 档案 信息 化建设 是 高校档 案部 门适 应 时代和社 会 发展 的必然 选 择 ， 也是 实 现高 校 档 案管 理 现代 化 的 客 观要 求 。本人 就高 校档案 管理 信息 化建 设谈 几点 浅见 。
一
、
高校档案管理信息化建设 的现状及存 在 问题
高校档案信息化工作起步较早 ， 目前绝大部分院校均 已使用计算机管理档案 目录， 有的高校还完成
ｆ ｒ ｉ ｎ ｃ ｕ ｔ ｉｓ ａ ｅ ｅ ｐ ｕ ｄ ｄ Ｔｈ ｒ ｎ ｉ ｌ ｓ ｆ ｒ ｔ ｅ ｉ ｆ ｒ ｔｏ ｉａ ｉ ｎ ｏ ｎ ｖ ｒ ｉｙ ａ ｃ ｉ ｅ ｄ ｏ ｅｇ ｏ ｎ ｒｅ ｒ ｘ ｏ ｎ ｅ ． ｅ ｐ ｉ ｃｐ ｅ ｏ ｈ ｎ ｏ ｍａ ｉ ｎ ｚ ｔｏ ｆ ｕ ｉ ｅ ｓｔ ｒ ｈ ｖ ｓ ａ — ｍ ｉ ｉｔ ａ ｉ ｎ ａ ｅ ａ ｓ ｒ ｐ ｓ ｄ Ｓ ｖ ｒ ｌ ｏ ｒ ｓ ｏ ｄ ｎ ｅ ｓ ｒ ｓ ａ ｅ ｐ ｔ ｆ ｒ ｒ ｎ ｓ ｒ ｔ ｒ ｌｏ ｐ ｏ ｏ ｅ ． ｅ ｅ ａ ｒ ｅ ｐ ｎ ｉ ｇ ｍ ａ ｕ ｅ ｒ ｕ ｏ ｗａ ｄ，ｎ ｍ ｅｙ ｔ ｎ ｏ ａ ｅ ｏ ｃ ａ ｌ ｏ ｉ ｎ ｖ ｔ
中 图分 类 号 ： ６ ７ Ｇ ４ 文献标志码 ： Ａ 文 章 编 号 ：０ ８３３ （０ ０ ０ —１３０ １０ ６ ４ ２ １ ） ３０ ７—４
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高校档案信息资源数字化建设初探
作者：余浠婉
来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第6期
文/黑龙江工程学院余浠婉
【摘要】大数据、物联网、云计算等相关先进科技的出现为高校档案信息资源数字化建设
提供了机遇。
本文对高校档案信息资源数字化建设的意义进行了介绍，并立足于当前高校档案
信息管理现状，提出了高校档案信息资源数字化建设的相关对策，希望能够有效地改善高校档
案信息管理环境。
【关键词】高校；档案信息资源数字化；人才管理；数字技术
高校档案信息管理工作是高校的基础工作，与高校的人才管理工作和高校人才与社会的衔
接具有密切联系，随着我国科学技术水平的不断提升，高校档案信息资源数量不断增加，档案
信息资源的管理方向也产生了多元化特征，基于此，应用先进的现代化技术进行高校档案信息
资源数字化建设是切实可行的。
一、高校档案信息资源数字化建设的意义
在大数据、5G、云计算、物联网等相关现代化科技的全面加持下，我国已经步入了信息化
时代，信息时代高校档案信息资源的数字化建设，代表了高校与时俱进的建设观念，进一步推
动了高校现代化建设水平的提升，切实提高了高校档案管理的服务性能。
高校档案信息资源数
字化建设以高校档案管理人员和负责人员的先进建设理念为基础，在建设过程中，引进了多种
类型的管理人才和现代化的数字技术以及管理技术，切实实现了高校档案信息管理环境的更新，提升了高校档案信息资源管理效率，显著降低了高校档案管理人员的工作压力，对于高校的持
续发展和高校人才与社会的良好衔接产生了正面影响。
另外，高校档案信息资源数字化建设是
将高校传统纸质档案中的信息转化成数据信息进行合理储存和应用的有效途径，不仅高度保证
了档案信息资源的储存质量，还进一步挖掘了高校档案信息中蕴含的深层价值，有助于高校教
育水平和高校建设水平的持续增长。
二、高校档案信息资源数字化建设对策
（一）更新建设理念。
在时代的更替中，高校传统的档案信息管理方式不仅在管理效率上
难以满足高校师生对档案的应用需求，还在管理层面性上存在着一定的缺陷。
基于此，高校档
案信息资源数字化管理区别于传统高校档案信息管理方式，在管理路径、管理层面、服务功能
上出现了明显的现代化发展趋势，就这一趋势而言，高校档案管理人员和负责人员应该具备全
新的建设理念，并以先进的建设理念为基础，积极引进档案信息资源数字化管理技术和管理人才，为高校档案信息资源数字化建设提供动力。
在更新建设理念上，我国相关部门可以组织区
域内的高校档案管理人员召开档案信息资源数字化建设会议，在会议上着重强调档案信息资源
数字化建设的意义和影响，并以当前我国已经建成的部分高校档案信息资源数字化管理格局为
基础，向高校档案管理人员和负责人员重点推广和介绍数字化管理技术，为高校档案信息资源
数字化建设奠定理念基础。
另外，在更新高校档案管理人员建设理念的过程中，还可进行有组织、有规划的参观学习活动，让其设身处地感受高校档案信息资源数字化管理体系的优势，进
而加快高校档案信息资源数字化建设的步伐。
（二）加强人才管理。
高校档案信息资源数字化建设是脱离传统高校档案管理方式限制的
现代化建设，对于高校的未来发展和高校的人才管理具有深远的意义和影响，要想尽快达成高
校档案信息资源数字化管理目的，必须加强人才管理，将拥有信息化管理技术和数字化管理技
术的综合性管理人才与高校档案信息资源数字化建设工作进行紧密结合，进一步落实高校档案
信息资源数字化建设规划。
在人才管理上，高校的档案管理部门可以立足于当前的档案信息资
源数字化建设进程和建设趋势，积极扩大数字化管理人才和信息化管理人才的引进方式，通过
网络途径广泛发布人才的引进信息，从而为高校档案信息资源数字化建设提供和储备具有高精
尖管理技术和数字信息处理能力的领先人才。
另外，还可对高校档案部门内部的原有档案管理
人员加强培训，邀请高校档案信息资源数字化建设专家，对高校档案信息资源数字化建设环境、阶段进行精准定位，并以高校档案信息资源数字化建设的趋势和目的为基础，对高校原有档案
管理人员进行专项指导，使其明确高校档案信息资源数字化建设的方向和具体内容，从而针对
性地强化档案管理人员的管理能力和信息处理能力，使高校档案信息资源数字化管理体系能够
发挥其应有的作用效果。
（三）引进数字技术。
高校作为我国重要的人才培养基地，长期以来，为我国源源不断地
提供了各种类型的人才，支持了我国的建设和发展，高校档案信息资源数字化建设能够服务于
高校教育工作整体，进一步完善了高校的教育教学格局，对于高校教育教学水平的提升具有明
显的促进作用。
在高校档案信息资源数字化建设过程中，可以合理引进数字技术对建设工作进
行有效支持，以下对其进行分析：第一，在多种信息技术和现代化技术的融合应用下，大数据
时代已然来临，大数据时代中，信息资源的利用率大大提升，信息资源包含的内在价值也全面
凸显出来，基于此，高校档案管理人员可以积极地引进数据挖掘技术，对高校档案信息资源管
理环境中的档案信息进行全面搜集和有效处理，形成覆盖全面的档案信息数据库，为用户高效、精准地提供档案信息，满足用户的档案处理需求和处理期望。
第二，在高校档案信息资源数字
化建设过程中，还可引进自动化数字扫描技术，对高校的纸质档案进行智能扫描，并将扫描的
档案数字信息实时上传到档案信息数据库中，形成纸质档案的电子备案，进一步完善高校档案
的信息化管理格局，避免档案信息资源的遗失。
（四）健全管理体系。
随着我国科学技术水平的不断提高，高校档案信息资源数字化建设
已经成为高校档案事业发展的必然趋势，对于高校整体管理体系的完善具有重要的意义，同时
也是支持高校持续建设和长期发展的重要基础。
由于高校档案信息资源数字化管理格局区别于
传统的档案信息管理格局，因此需要具备更加完善、更加全面的档案信息管理体系。
以上重点介绍了数据挖掘技术在大数据时代可以将高校档案的信息化数据进行充分收集，
形成高校档案信息数据库，以此为基础，在高校的档案信息管理体系中，可以构建配套的档案
信息调取体系和档案信息录入体系，加快档案信息资源的处理效率。
另外，在高校档案信息数
据库、档案信息调取体系和档案信息录入体系的协同作用下，高校档案信息资源管理格局产生
了翻天覆地的变化，基于此，应该制定全新的档案管理规程和档案管理人员行为规范，充分细
化高校档案信息资源数字化管理任务，落实安全管理责任，对高校档案管理人员进行严格要求，培养高校档案管理人员的责任感和工匠精神，在档案信息资源处理过程中，能够全面保证档案
处理流程的有序性和处理工作的安全性，全面避免高校档案信息资源的流失，对高校的建设和
发展造成负面影响。
高校档案信息资源数字化建设是现代化社会中高校档案管理工作的主要方
向和必然趋势，高校必须进行有组织、有规划的数字化建设管理工作。
三、结语
总而言之，在信息化时代中，高校档案信息资源数字化建设是高校档案管理人员进行档案
管理的有效途径，也是科技发展的必然结果，在实际的建设过程中，相关人员可以通过更新建
设理念、加强人才管理、引进数字技术、健全管理体系，为高校档案信息资源数字化建设提供
动力和保证。
【参考文献】
[1]程蒙.高校档案信息资源数字化建设研究[J].中国管理信息化,2019,22(21):184-185.
[2]何亚洁.高校档案信息资源数字化建设研究[J].办公室业务,2018(06):100.。