论前台文员工作的重要性

论前台文员工作的重要性
摘要：首先前台是一个公司的门面，每个来公司的人最先接触到的就是前台（也包括打电话），所以前台的素质、语言、行为、举止是直接代表公司形象的。

因此，前台文员的工作就更重要和关键了。

本文从接待礼仪、制度考勤、档案管理、文化宣传等方面对前台文员工作的重要性进行论述。

关键词：前台文员接待礼仪制度考勤档案管理文化宣传
前言
在如今科技高速发展，经济逐渐膨胀，竞争激烈的21世纪，在经历了经融危机后，如今的市场经济已经更加顽强和健全。

无论大中小企业，公司，都在从各个方面完善自己，增强竞争力。

尤其是注重公司前台的设置和前台文员的职业高要求。

可以说，前台的形象直接影响着一个公司的规模，质量，文化及效益。

接待礼仪
作为一名前台文员，最首要的工作就是接待。

接待礼仪也成为接待工作的重中之重。

对于前台文员的首要要求，就是“雅”、“亲”。

“雅”就是要坐，立，行，走，端正自然，优雅气质。

“亲”就是要待人接物，处事行动，亲切大方。

时刻保持良好的精神风貌。

其次，1.在很多公司都会对前台文员有这样的要求：负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；
前台热线的工作虽然是只闻其声，不见其人。

但是对方却百分之九十可以从你的语气中听出你的态度和工作状态，所以一定要做到以真诚的服务意识和热情的工作态度来接听电话。

另外，在语音方面，要尽力做到吐字清楚，声音甜美，使用文明规范的语言。

最后要做好来电记录，及时处理事务。

对于公司的客户来访接待，坚持做到3“S”。

一般前台文员正坐着，当有来访者时，应立即站起来，保持最真挚热情的微笑，双眼目视着对方的眼睛，以示欢迎。

如果来访者是熟悉的人，打招呼问好后，询问其来访的目的；若果是陌生人，则在问好后，询问其身份和来访目的。

需要等候的让其稍等，并送上报刊，茶水等；
一、档案管理
文员，顾名思义，其工作自然离不开文字。

能够写一手好文章，能够熟悉各种办公常用软件，以及各种文书的拟制和资料的整理是非常重要的。

前台文员的工作也涉及这些。

收发文件，张贴公告，信函接收，这些都要细心地做好，同时归档，整理，保存。

如今很多公司的前台文员都要负责公司人事的档案管理。

做人事档案管理最重要的就是要有很强的保密意识。

因为涉及的是公司内部的人事资料。

管理好员工人事档案资料，建立，完善员工人事档案管理，严格借档手续。

员工的入职申请书，离职表，身份证复印件，银行卡复印件等资料的管理都要谨慎细致，不出现一点的马虎和错误。

人事档案是一个公司重要的生产，竞争资源。

“以人为本”，正体现
当今社会的要求。

前台文员要总好这份工作是需要非常细心的。

稍有一点闪失，错误，就会影响到公司的业绩，甚至是招来劳动合同的纠纷官司。

所以，前台文员要把好人员信息的建档工作，这有利于上级部门，甚至整个公司的发展。

二、文化宣传
每一家公司都自己独特的企业文化。

企业文化是一种无形资产，它的力量和影响是无穷尽，不可想象的。

企业愿景，企业目标，企业价值观，企业安全文化，制度文化……这些都是公司的根，成长的重要枝叶。

做为一名公司的前台文员，对于公司企业文化这块，做的工作时比较多的，也是相当重要的。

最主要的就是企业文化的宣传工作。

每个公司基本上都有内刊，稿件是内部员工所投送的。

一般由前台文员负责收集稿件，编辑并且打印出版。

这是一种内部精神和人文关怀的建设，前台文员在当中充当的不仅是编辑员，而且还有宣传员。

前期的稿件征集，后期的刊物发放。

连接好员工间的关系的不仅这项工作，还有公司企业文化宣传园地的制作和更新。

让公司人员在工作之余学习一些课外知识，感受公司的企业文化及精神。

这是一股潜移默化，可以推动公司成长的动力。

这需要前台文员敏锐，机智的观察力和创新能力。

把公司的企业文化宣传做好，也就好比给公司的门面又加了一扇宣传门，招揽人才，增加商机。

除了文字的宣传外，语言的宣传也是必不可少的。

前台文员要有很强的沟通能力和广阔的人际关系。

对外的沟通和宣传，以及对内
的交流与引导。

能够熟练公司的各种文化建设，并且在对员工和外界人员的宣传工作上可以准确，详尽，这对公司来说是一件很必要的事。

因此，做为前台文员，一定要积极主动学习公司的企业文化，让自己成为公司文化的宣传者和传播者。

前台文员要做好这个传播者的工作并不容易。

文稿的征集和编辑，排版是一个非常繁琐的工作。

一般会经历一个月的时间才可以把内部文刊给编辑并出版。

我就经历过这样的工作，每一个环节都需要你自己的安排和衔接，这样才可能顺利出版，并保证质量。

只有自己拥有了丰厚的企业文化知识，“腹有诗书气自华”，让企业的文化从你的言行中体现出来，宣传出来。

结论
也许有的人在脑海里会简单的认为，前台文员只是一个花瓶，没有一点重要性；也许在传统的认识里，前台文员就如一个看门的小姐；也许在大多数人眼里，会把前台文员定义为一个只会抄抄写写的小秘等等。

其实不然。

在如今，做过前台文员的我就能深刻的感受到前台文员对一家公司和企业的重要性。

这个岗位的重要性和艰难性事很多人无法想象和预见的。

以上的几项工作只是前台文员工作中的几个重要的工作内容，其实前台工作多而繁琐，还需要管理公司各种财物，提高财物利用率，组织策划各种活动和方案，接受领导安排的各项临时性工作等。

事无巨细，百密一疏。

做为前台文员首先要有积极热情的工作态度，正确认识面对这份工作。

其次，耐心细致地处理好大大小小
各项事务。

最后，要及时准确地完善自己的工作，为公司的运行和发展做出自己一份应有的贡献。

我相信：按照如今的趋势，在将来的发展中，公司前台文员一定会走向更加重要的地位，扮演着不可或缺的角色，对于公司前台文员的各项要求一定会更高。

前台文员就是一个全能的人才，可以说需要略懂传统文化，又要精通现代文化。

待人能够落落大方，处事能够冷静沉着。

所谓动静兼具方好。

作为一名公司前台文员，努力提高自己的礼仪修养，文化知识认知度；加强自己的听，说，读，写能力，把自己培养成一个综合素质的人才。

虽然前台文员现在还并不是一个公司的管理者，但是作为一名前台文员，一定不要乱，不要无方向地做，盲目地学。

要有自己的一个目标和计划，一步一步地积累经验，让自己成长，逐渐成为一名出色的前台文员，公司的形象代言人。

我相信，前台文员以后不仅只是公司的“脸”，更能成为公司的“脑”，掌握并指挥着全局。

参考文献：
1 金正昆《接待礼仪礼仪面对面丛书》中国人民大学出版社2009年4月
2 张东《浅析人际吸引规律在秘书工作中的应用》中国劳动保障局出版
2007年12月中旬刊
3 王育《秘书实务》高等教育出版社2007年7月
4 朱红娟《浅谈当前档案管理人员的教育培训》《档案管理》杂志社2010
年6期
5 聂蓉《管理你的风格》《中外企业文化》杂志社2009年第10期
6 赵慧军《管理沟通--理论.技能.实务》人民教育出版社 2007年3月
7 夏蕊《浅谈企业文化建设》黑龙江省企业管理协会出版2009年9月。