高校毕业生人事档案管理工作中存在的问题与改进对策

高校毕业生人事档案管理工作中存在的问题与改进对策
作者：程威
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期
【摘要】高校毕业生人事档案是人才基本信息重要的载体。

完整、准确、详尽的毕业生人
事档案是毕业生素质的真实而重要的反映。

本文强调新形势下毕业大学生的人事档案工作的意
义和作用，分析指出管理上存在的几个突出问题，并着重对改进和完善毕业大学生的人事档案
管理工作，提出应对之策和措施。

【关键词】高校毕业生；人事档案管理；意义和作用；存在问题；改进对策
一、高校毕业生人事档案管理工作的意义和作用
高校毕业生的人事档案如实地对每个大学生读书时期的学习与生活等情况进行了记载，是
体现大学生全面素质的参考依据，是大学生进行社会应聘和评定职称以及缴纳保险等事项时的
重要凭证，和毕业生的切身利益息息相关。

从某种程度上来讲，毕业大学生人事档案管理的水
准直接影响着毕业生的就业与未来的发展。

科学完善的档案管理工作，不但体现一所高校的管
理水平，更是展现学校人文情怀，表现出对大学生合法权利的尊重与呵护境界。

事实证明，高
校毕业生人事档案管理工作的意义和作用，已经被许多高校所认同，提供更优质的档案服务，
被众多的高校毕业生所期待。

可以说，高校毕业生档案管理工作已进入了一个新的历史发展阶段。

二、高校毕业生人事档案管理工作上存在的突出问题
（一）制度不健全，管理不规范。

从目前所了解的情况看，高校毕业大学生人事档案管理上，普遍存在的突出问题是制度不健全，管理不规范。

具体表现为：
1.管理制度缺失。

许多院校毕业生档案的部门基本上处于随意管理状态。

只有模糊要求，
没有明文规章。

究其原因，对毕业生人事档案的管理未给予应有的重视。

2.管理混乱。

无专人负责，无必要的管理程序，随意置放，无专柜，无登记，无案宗。

（二）管理手段落后，效率低下。

就目前看来，许多院校在毕业生人事档案的管理上尽管
已经采取了信息化的管理模式，但是仅仅限于利用计算机进行纸质档案的查找，并没有真正达
到信息化管理要求。

现代信息技术及手段并没有在毕业生人事档案管理上产生它应有的效用。

（三）毕业生人事档案与所有者分离。

一般来讲，在我国人事档案要求与所有者同步迁移。

但目前，国家公务员的录用，事业单位招聘工作人员均采用考试制度，由于对人事档案的要求
比较严格规范，报考这些行业毕业生的人事档案随迁。

而对企业来说，它们在人才的录用上有
更多的自主和自由，它们往往更关注于大学毕业生的学历与专业，而对人事档案并未给予应有
的重视。

所以，这一部分大学毕业生的人事档案往往是交由毕业生生源所在的人才服务机构代
为管理与保存。

这就形成了毕业生人事档案与本人相脱离的局面，这会给在企业工作的毕业生
日后工作变动或流动带来困难和麻烦。

（四）毕业生本身对人事档案的认知问题误区。

近些年来，由于劳动和人事以及相关分配
制度改革的深入，运用人事的方式发生了明显的变化，毕业大学生从原来国家统一分配工作变
成用人企业和毕业大学生之间的双向选择，如此一来，用人单位招聘职员也从原来的被动接受
变成自主的择优录用，促使大学生把全部的精力花在寻找适合的就业单位上，对人事档案的去
向反而忽视了。

调查显示，大部分大学生对人事档案认知不清，存在误区。

他们认为大学毕业
了只要拿到毕业证书就算完事，有组织关系的一小部分毕业生关注的只是自己的组织档案，大
部分人并不关心人事档案。

对人事档案的重要性也存在着一定程度上的认识不足，以至于使人
事档案在人才资源的开发中本应发挥的重要功能被阻断了。

三、新形势下改进毕业生人事档案管理工作的对策与措施
（一）加强毕业生提高对人事档案重要性的了解认识教育。

加大宣传力度，对毕业生进行
人事档案管理重要性的认识教育，特别要用实际案例让毕业生了解人事档案与自己的工作和人
生发展上的重要影响关系。

更为关键的是，要凸现人事档案和大学生确定干部身份，转正晋升，保险缴纳和福利待遇等方面的动摇关联性。

让大学生主动参与，监管和督促高校档案工作的改
进与完善进程。

（二）加强对人事档案管理人员的任职教育和技能培训。

教育档案管理工作者的任职教育，让他们充分认识到人事档案管理工作的重要性，同时进行必要的专业知识与技能培训，建立一
支具有专业素质的档案管理工作者队伍。

（三）加强毕业生人事档案科学化规范化的管理。

第一，建章立制，规范管理。

第二，对
案卷进行全面清理，归档立综，编目分类。

第三，逐步实现档案管理的信息化。

（四）对档案管理的模式进行创新，使档案管理实现现代化。

上文已提到，创新档案管理
的模式。

在当今社会，互联网已广泛运用于各种领域，档案管理自然不会例外。

我们必须而且
一定要充分运用现代化信息技术手段，提高人事档案管理的水平和档案的使用效率，实现毕业
大学生的人事档案管理真正达到现代化。

例如，充分利用对照片进行扫描的技术，以此反映毕
业生的基本资料；还有数字辨别技术、条形码技术、影像技术和数码技术等都能够真正运用进
人事档案管理。

所以，在毕业大学生的人事档案管理里对信息技术技术进行广泛利用，使毕业
生的人事档案管理科学地达到信息化与数字化，以此真正地使网络共享得以实现，可以较大范
围的使档案管理的水平以及效率得到提高。

总之，达到档案管理的现代化、规范化和科学管理水平的要求，需要做大量艰苦而又细致
的工作，尤其需要耐得寂寞，不厌其烦的工作态度，才能实现。

四、结语
综上所述，由于社会经济的不断进步，社会对人才资源的重视和利用的程度已提到了前所
未有的高度。

在新形势下，加强大学毕业生人事档案管理水平，提高毕业大学生人事档案的使
用效率，是摆在高校管理工作者面前亟待解决的问题之一。

因而，大胆面对，科学认识，认真
求实，不断地创新，利用先进科学的管理方式和手段，做好毕业大学生人事档案的管理工作。

【参考文献】
[1]左小芳.如何做好新时期学生人事档案管理工作[J].城建档案,2013(12):91-93.
[2]李莹.基于就业探析高校毕业生人事档案管理问题与对策[J].兰台世界,2012(26):55-56.
[3]何峰.《高校人事档案管理中的存在问题及对策》[J].经营管理者,2013(32):33-34.。