公司传真管理制度

一、目的
为规范公司传真管理，提高传真传递效率，确保传真内容的安全与保密，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司内部各部门、各岗位使用传真机进行文件传递的行为。

三、传真设备与使用
1. 传真设备由公司统一配置，各部门应合理使用，不得私自购买或借用。

2. 传真设备应放置在安全、通风、干燥、无阳光直射的地方，确保设备正常运行。

3. 传真设备应由专人负责管理，负责设备的维护、保养和日常使用。

4. 使用传真设备时，应遵守以下规定：
（1）传真文件应由负责人或指定人员负责发送，确保文件内容准确无误。

（2）发送传真时，应填写传真封面，包括发送单位、接收单位、发送人、接收人、传真日期、文件主题等。

（3）接收传真时，应及时查看，如有疑问，应及时与发送人联系确认。

（4）传真文件应妥善保管，不得随意丢弃。

四、传真内容管理
1. 传真内容应真实、准确，不得虚构、篡改。

2. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，应采取加密或注明“保密”
字样。

3. 传真内容不得违反国家法律法规，不得含有侮辱、诽谤、诬告陷害等不当内容。

4. 传真内容应遵循以下原则：
（1）有利于公司业务开展和形象塑造。

（2）有利于提高工作效率，降低成本。

（3）有利于维护公司利益，避免泄露机密。

五、传真档案管理
1. 传真档案应由专人负责管理，确保档案完整、安全。

2. 传真档案应按照时间顺序排列，便于查阅。

3. 传真档案的保管期限根据文件内容确定，一般不少于1年。

4. 传真档案的销毁应按照公司规定程序进行，确保信息安全。

六、违规处理
1. 违反本制度，擅自购买、借用传真设备的，给予警告或通报批评。

2. 未经授权，私自发送、接收传真文件的，给予警告或通报批评。

3. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，泄露给无关人员的，视情节给予警告、记过或降职等处分。

4. 传真内容违反国家法律法规，造成不良影响的，依法承担相应法律责任。

七、附则
1. 本制度由公司办公室负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。