【用友NC供应链管理】学员手册-合同管理

1.1业务内容 (2)
1.2企业困惑 (3)
1.3目标价值 (3)
2基础数据准备设置 (4)
2.1供应商设置 (4)
2.2物料设置 (5)
2.3结算信息 (5)
2.4合同信息 (6)
2.5交易类型 (7)
3采购合同 (9)
3.1业务描述 (9)
3.2系统操作步骤 (12)
4销售合同 (18)
4.1业务描述 (18)
4.2系统操作步骤 (20)
5其他收付合同 (23)
5.1其他付合同进行付款 (23)
5.1.1业务描述 (23)
5.1.2系统操作步骤 (24)
5.2其他收合同进行收款 (24)
5.2.1业务描述 (24)
5.2.2系统操作步骤 (25)
6常见应用 (25)
6.1.1业务描述 (25)
6.1.2系统操作步骤 (25)
6.2合同预警 (27)
6.3合同对业务的控制 (29)
6.3.1交易类型 (29)
6.3.2物料属性 (29)
6.3.3集采控制规则 (30)
6.4半结构化输出 (31)
7业务演练习题 (33)
1整体业务概述
1.1业务内容
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。

依法成立的合同，受法律保护。

合同在NC产品有三个含义：
1）与合作方签订的具有法律约束力的合同；
2）不具有法律约束力的意向合同或协议等，但作为双方进行业务往来的参照依据；
3）辅助业务操作的单据，或约束、控制规则，作为控制后续业务的参照标准。

合同在一般企业中存在有对采购合同、销售合同、其他合同等。

签署的合同对合同覆盖的业务具有约束、控制等作用，并具备法律效力。

1.2企业困惑
企业在履行合同时对合同内容的要求项必须严格执行，往往因为疏忽和遗漏合同约定项使企划蒙受巨大损失。

企业在各项业务活动中会签署和履行大量合同，且有很多合同是具有延续性的。

对合同本身的整理，汇总和保存的工作也是企业一项繁琐的工作。

企业需要全面掌握企业合同管理的现状。

只能建立合同台账，要求各部门和下属各单位以报表形式上报合同签署和履行情况、履行结果。

合同管理部门要通过合同报表、合同评审、合同履行情况，才能广泛收集真实可靠的合同信息，有针对性地开展工作。

这对于企业的管理和成本投入都是较大的问题。

1.3目标价值
合同的基本功能是为双方的合作提供参照标准和约束规则。

基于信息化技术的合同管理，能通过产品设置对业务进行自动控制或提供参照，约束在合同执行中的一些动作、过程状态等，通过信息化产品和技术能有效的解决企业问题并节约大量成本的投入和管理精力。

在NC产品通过对合同填写录入、保存、审批、生效、变更、冻结、废止、终止、查询，以及根据合同进行收款、付款等动作和过程的记录和约束，可以实现以下管理价值：
➢通过合同与订单的关联，以及对订单的管控对象、管控方式设置，实现对后续业务的有效监控；
➢支持统签合同，分别采购的模式，即某一采购组织牵头签订采购合同，其他下级组织按照该合同进行采购；
➢合同支持交易类型管理，制定约束、控制规则；
➢支持合同状态管理；
➢合同管理支持多计量单位、多币种；
➢合同管理提供预警机制，针对合同的生效日期、失效日期进行报警；
➢合同可以实现收付款业务；
➢采购合同支持付款协议，并依据付款协议制定付款计划；
2基础数据准备设置
2.1供应商设置
是合同构成关键要素之一; 供应商档案是NC系统最核心的基本档案之一，应用于NC系统众多领域，主要记录集团企业内、外部供应商的具体业务信息，通过基本信息、电子采购、财务信息、和采购信息4个页签分别进行维护。

供应商档案初始维护时，只有“基本信息页签可以维护，其他信息页签必须在“基本信息页签保存之后且通过〖分配〗到相关组织后才可显示出来和进一步编辑，〖分配〗详细应用请参见以下“按钮-分配”说明。

a.供应商档案是否可以新增，受参数”BD202供应商档案是否允许直接录入新供应商“控制。

如果为”否“，那么只有通过〖供应商申请单〗的形式增加。

b.客商、内部客户、内部供应商不允许标记为散户;
2.2物料设置
物料是合同构成关键要素之一。

物料属性中“物料是否允许无合同采购”需要注意根据业务要求进行设置；
2.3结算信息
付款协议:在采购合同、采购订单中可以选择相应协议。

后续根据此协议形成应付和预付款操作。

2.4合同信息
1、合同条款定义
合同条款是将来被引用到合同单据上的，此处作为一个集中建立档案的地方。

需要先建立“合同条款类型定义”，然后在此基础上进行详细的的“合同条款”设置。

2、合同费用
此处定义的仅仅是和合同费用的类型（如下图）。

具体的费用是在合同单据上进行填写的。

2.5交易类型
合同的交易类型主要用于设置对后续业务单据的控制。

此处包括有采购合同、销售合同、其他收合同、其他付合同四个功能点的交易类型设置。

每个功能点中交易类型的具体各个字段取值的含义。

另外，我们可以对合同单据在执行的时候进行一些必要的约束检查（即业务规则配置），以实现对业务的控制。

我们以采购合同为例，来了解〖业务规则配置〗的大致功能和价值：
3采购合同
3.1业务描述
采购合同在采购供应系统中主要起到一个指导和管控的角色，比如为采购供应环节中的单据询价、对采购业务进行约束、进行预付款并对付款进行跟踪等等。

采购供应业务中所涉及到的询价，是以采购合同中的价格为最高优先级的。

业务流程图如下：
我们日常业务中签订合同，通常是为某个目的而服务的。

合同有不同的来源，适用于不同的业务场景。

我们简单归纳为如下：
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3.2系统操作步骤
第一步：维护采购合同
采购组织通过【供应链】-【合同管理】-【采购合同维护】自制或参照维护采购合同功能节点，具体如下图所示：
合格内容维护并保存后需要提交审批，审批可以设置审批流，审批通过的合同必须生效才能对采购业务进行管控。

如下图：
合同本身的可以维护不同状态已到达各阶段的业务目的。

第二步：设置合同控制范围
合同维护完毕后需要设置合同的控制范围。

具体如下图所示：
需要将控制范围的约束发布给受控业务单元：
第三步：付款协议
如果合同需要付款协议则需要选择采购付款协议；
采购付款计划需要单独维护和参数设置：
第四步：采购订单关联采购合同
在维护采购订单保存时，系统会根据物料及供应商查找匹配关联生效的合同；
第五步：采购合同的执行及反馈
合同的执行与反馈用于检查合同的履约情况，已经对业务进行跟踪分析；对于采购合同而言，履约执行主要是通过采购订单、付款单的反馈而得到的。

可以通过采购合同上的相关字段进行查询，也可以在专设的功能点查询。

1、直接通过【合同管理】-【采购合同】-【采购合同执行情况查询】进行采购合同的订单以及付款执行情况
的查询。

注意：
采购合同、采购订单均可以进行收款业务操作。

若是采购订单参照采购合同生成，或是关联采购合同，那么采购订单的付款就会作为采购合同付款执行的一部分。

2、在实际业务中，有这样一种情况：企业先执行了一部分采购订单，后续补合同。

如果需要将这部分订单作为合同执行的一部分，那么就在后续补『采购合同』的时候，将表头的字段【已生成订单作为合同执行】勾选;
4销售合同
4.1业务描述
销售合同在销售分销系统中主要起到一个指导和管控的角色，它是对企业销售过程中的各个环节及状态进行跟踪管理的系统模块，如从客户询价、报价、客户下单、下单发货，收款等多环节进行跟踪。

销售分销业务中所涉及到的销售取价，是以销售合同中的价格为最高优先级的。

业务流程图如下所示：
我们日常业务中签订合同，通常是为某个目的而服务的。

合同有不同的来源，适用于不同的业务场景。

我们简单归纳为如下：
4.2系统操作步骤
1.销售合同主组织为销售组织；
2.销售合同的来源：销售报价单、自制、复制；
3.支持查看销售合同的收款计划，收款计划通过自动解析销售合同的收款协议实时生成；
4.支持根据销售合同直接收款；
5.支持销售订单对采购订单做数量、金额控制；销售订单支持自动关联销售合同、手工关联销售合同；
6.报价单->销售合同的转单条件：是否已经生成合同，来控制报价单是否可多次生成销售合同；
7.销售合同保存回写报价单表体字段【累计生成合同数量】；
第一步：维护销售合同
销售组织通过在【供应链】-【合同管理】-【销售合同维护】自制或参照维护销售合同功能节点，具体如下图所示：
销售合同生效及审批与采购合同操作一致,不再赘述;
第二步：销售订单关联合同
增加维护销售订单时，系统自动依据客户和物料关联销售合同。

如下图所示：
第三步：收款和收款计划
合同〖生效〗后，通过〖收款〗向客户进行收款，收款可以根据收款协议进行执行；可通过〖联查〗-〖收款计划〗查询收款协议所对应的收款计划；收款协议通过【企业建模平台】-【基础数据】-【收款协议】来设置。

第四步：销售合同执行及反馈
合同的执行与反馈用于检查合同的履约情况，已经对业务进行跟踪分析；对于销售合同而言，履约执行主要是通过销售订单、收款单的反馈而得到的。

可以通过销售合同上的相关字段进行查询，也可以在专设的功能点查询。

直接通过【合同管理】-【销售合同】-【销售合同执行情况查询】进行销售合同的订单以及付款执行情况的查询。

注意：
销售合同、销售订单均可以进行收款业务操作。

若是销售订单参照销售合同生成，或是关联销售合同，那么销售订单的收款就会作为销售合同收款执行的一部分。

5其他收付合同
5.1其他付合同进行付款
5.1.1业务描述
其他付合同主要目的是用于付款，一般用于此类情况：供应商向企业提供了某种服务、劳务，而不涉及到实物交付。

业务流程图如下：
1、其他付合同生成付款单，有两种方式，一种是在『其他付合同』节点，查询出生效未终止、未冻结的合同，点击〖付款〗按钮，转入付款单界面；第二种方式需要在【企业建模平台】-【流程管理】-【业务流定义】节点进行流程配置，配置付款单可参照其他付合同生成；
2、可在【企业建模平台】-【流程管理】-【业务流定义】节点进行流程配置，配置应付单可参照其他付合同生成；
5.2其他收合同进行收款
5.2.1业务描述
其他收合同主要目的是用于收款，一般用于此类情况：企业向客户提供了某种服务、劳务，而不涉及到实物交付。

业务流程图如下：
1、其他收合同生成收款单，有两种方式，一种是在『其他收合同』节点，查询出生效未终止、未冻结的合同，点击〖收款〗按钮，转入收款单界面；第二种方式需要在【企业建模平台】-【流程管理】-【业务流定义】节点进行流程配置，配置收款单可参照其他收合同生成；
2、可在【企业建模平台】-【流程管理】-【业务流定义】节点进行流程配置，配置应收单可参照其他收合同生成；
6常见应用
6.1合同变更
6.1.1业务描述
某些时候，由于业务情况的变化，采购部门需要对正在执行中的采购合同进行变更；可以变更的合同必须是在合同未关闭以及未冻结的情况下；合同可进行多次变更，企业可以对每一次的变更进行查询跟踪。

6.1.2系统操作步骤
1、合同〖生效〗后如果需要修改合同可以使用合同变更功能，单击〖执行〗菜单下的〖变更〗，对合同内容进行变更，保存后形成新版本的合同，同时生成一个变更记录记录在变更历史页签下，变更记录包括变更人、变更原因、变更日期等内容，以备查考。

2、合同变更时，控制修改后的金额数量不得小于订单执行金额和数量。

但如果该合同中的交易类型的“订单控制方式”为[不控制]时，则合同变更后保存时系统不检查合同的数量、金额是否小于已执行的订单数量、金额，但控制已有执行数据的合同行不能删除、合同数量、金额不能清空或修改为零。

3、合同每次〖变更〗后都会形成新的版本，可以通过〖辅助功能〗-〖变更历史〗进行细节查询：
6.2合同预警
对于合同的预警业务，目前系统预置了几种最为常用的，可以通过【企业建模平台】-【系统平台】-【预警平台】进行查看和进一步设置：
除此之外，考虑到一些特殊的个性化需求，比如“在合同金额执行到百分之多少的时候进行预警”，那么就需要注册新的预警条目，并进行非常针对性的设置。

具体注册和设置需要通过集团管理员的权限，进入【企业建模平台】-【开发配置工具】-【系统平台】-【预警模型定义】。

具体操作参见帮助，此处略。

6.3合同对业务的控制
合同除了作为后续业务单据的参照标准之外，还可以对后续业务单据执行进行控制。

从产品上看，需要注意以下一些点的应用：
6.3.1交易类型
我们以采购合同的交易类型为例看交易类型对后续业务的控制点以及不同的控制方式。

具体设置通过【企业建模平台】-【流程管理】-【交易类型管理】中实现。

6.3.2物料属性
对于采购业务而言，常常会有企业强制要求比如某些物料必须执行合同，否则不允许进行采购，那么可以通过【企业建模平台】-【基础数据】-【物料】对其属性字段【允许无合同采购】进行设置来实现，如下：
6.3.3集采控制规则
对于集中合同采购（参照“2.1.6集中合同分散采购”）场景，【合同控制范围】中的采购组织在自制采购订单时，虽然可以参照到采购合同，但却不是强制执行，因为可以选择“不关联合同”。

那么如果上级组织想进行控制，可通过此功能点实现。

详细内容可参照对应帮助，此处仅作提示。

6.4半结构化输出
1. 辅助功能按钮下新增“结构化附件管理”按钮。

2. 点击“结构化附件管理”按钮，弹出半结构化文档附件管理界面：
3. 点击按钮“结构化数据源导出”，可以选择合同的元数据，将选中的元数据导出到XML中。

4. 用户可以根据导出的XML格式元数据编制客户化的输出模板，并可以导入到结构化附件中。

5. 结构化附件管理中，预置采购合同半结构化输出模板。

6. 在半结构化附件管理界面，选中输出模板，点击“半结构化结果输出”按钮，会将合同内容以选中模板格式，输出为word文档。

7. 预置模板：
7业务演练习题
某造纸集团采购中心需为下属两个工厂集中采购336C绿色油墨.与供应商签署了一份总控合同.合同规定336C 绿色油墨供货价格为30000元/吨。

有效期一年。

有效期内按需供货。

某造纸集团以实际采购量，每季度付款一次。

请在系统中实现集团总控工厂生产原料的采购合同并查看执行情况。