GVS认证文件货物凭据过剩短缺和异常分析处理程序

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工作程序
B.产品主任和货仓主管根据物料过剩和短缺的调 查报告联决商讨处理方法，报生产经理审批， 处理方法记录于《存仓期检查记录》，各相 关部门亦根据决定对物料做出相关处理。
C. 产品主任根据《客供物料存量记录》，将客 供物料的坏料、损坏、积存情况及时与客户 沟通，并协商处理方法。
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工作程序
2.0范围 2.1 适用于来料控制 、货物收发控制、货物流 转控制、成品数量控制。 2.2适用于报告材料的短缺和过剩、报废进行处 理，以及货物异常分析处理。
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职责
3.0 职责
3.1货仓负责核实收发货单据及收发货 物和记录的控制。
3.2各部门负责提供收发货的凭证单据 及盘点。
3.3船务部负责物料异常的追溯、调查。
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工作程序
4.1货物凭据管制 对货仓物料进行盘点清查，报告材料的短缺和过剩进处 理，明确有送货单据的开具、经手、保存等管制措施， 以保证本厂出进货物的帐目清晰、手续完善。对运输资 料或资料系统的控制以防无许可接触，预防货物的异常, 免被不法分子利用而造成盗窃或恐怖事件。此程序主要 包括以下内容:
（1）货仓工作人员核实收发货单据，点收或发放货物后签名确认， 货仓主管审核、保存原始单据交公司财务负责人。
– 所有的物料及半成品中调查结果详细记录交船务部。 – 如果发现成品短缺\超额\损坏等异常，应该按如下程
序进行：海关封关报关员－运输过程司机－品管照相 负责人－装柜出货负责人－成品入仓负责人等进行追 查，并将追查结果报告总经理处理。
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5.0 相关纪录
（9）处理
–船务部和货仓部、保安主任联合根据物料过剩 和短缺的调查报告联决商讨处理方法，报总经 理审批，处理方法记录于<货物收入异动表>和< 物料盘存异常表>,各相关部门亦根据决定对物 料作出相关处理。
(7)报告
物料或半成品 A.货仓部/生产工场通过收发，装卸货之点算、以及 日常之盘点，发 现货物出现短缺，盈余、损坏时，属 于货仓负责范围的，会由货仓主管向船务负责人和有关 部门报告反映;属于生产工场负责范围的，会由其部门 主管向其部门经理和有关部门报告.涉及成品走货的， 会由货仓部与船务部联络，然后由船务部向业务运作部 报告，再由业务运作部与客户联络，如果需要报告海关 等政府部门的，会由船务部报关员/报检员负责。当货 物发生短缺/遗失时，如果会影响到客户之走货期或者 属于客户供应物料的，则会由业务运作部负责向客户报 告。
（2）货仓人员以《采购单》、《送货单》为依据 点收来料，作好来料记录，分区摆放，并在物 料上附《物料存销记录卡》。
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工作程序
（3）生产车间领取物料时，仓管人员要严格交收手 续，并及时做好来料记录和《物料存销记录 卡》。
（4）货仓部主管安排定期进行货仓物料检查，着重 针对物料的使用期限，坏货情况，物料短缺和 过剩等，将检查结果记录于《存仓期检查记 录》，对客供物料的使用量亦须保持监察及管 制，以《客供物料存量记录》，报告给采购部。
– 货物对外运输的安全控制具体依照<货仓安全工作程 序>执行
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工作程序
4.3 货物短缺、盈余、损坏、 报告/分析和处理
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工作程序
（1）采购部当有新的《采购单》发出前，应通 知货仓部对本次要采购的物料进行盘点，货仓 人员亦须清点这些仓存物料数量，与该物料所 附《物料存销记录》核对，随后将每种物料清 点情况作好记录，（注明物料名称、型号、数 量、来货进间等），交采购部。
（2）货仓工作人员要收到相关的指令性文件资料方能进行收发货工 作，如《采购单》、、《出货通知书》等，货仓工作人员务必 核实货物的名称、规格、数量等，在此过程中，一定要警惕非 货单物料的进入，在确认无误后才可签批。
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工作程序
（2）资料完整性
– 为保持资料的完整性，防止未获授权人员违规更改并 指定有权填写和/或签署货运文件的人,本厂指定船务 负责人改动货运文件;
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工作程序
（8）调查分析
– 由船务部部和货仓部、保安主任联合对物料的短缺和 过剩进行追溯、调查.
– 物料短缺调查：生产过程中的损耗、流通中的损耗和 误存、因存放时间过长而变质或超过使用周期而损毁、 不明丢失。
– 造成物料过剩应调查：订购数量过多、不同型号物料 的混入、错以它种物料代发、取消订单等。
目录
1.0 目的 2.0 范围 3.0 职责 4.0 管理程序
4.1货物凭据管制 资料完整性
4.2 成品数量控制 4.3货物短缺、盈余、损坏、报告/分析
4.4应急处理及反偷窃控制 6.0 相关记录
和处理
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目的-范围
1.0 目的 确保本厂的物料、成品在接收、生产、储存、运 输的过程中，有关货物超额、短缺、不明货物、 损坏或其它货物异常的现象进行及时的分析和 处理，以符合C-TPAT 防恐安全要求。
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5.0相关纪录
– 采购单 – 出货通知 – 送货单 – 领料单 – 货物盘存异常表 – 物料存销记录卡 – 存仓期检查记录表 – 客供物料存量记录表 – 过剩或短缺物料报告表 – 化学品收发记录表 – 现场收货记录表
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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工作程序
4.2 成品数量控制
– 成品入库时均会填写<成品入库单>,包括订单\型号\ 入库数量\入库累计数量\卡通编号等内容,货仓收货 人应验收数量的准确性,如无误则安排入仓,标识上客 户名称、产品名称/编号，哪一张订单、数量以及检 验的结果等。
– 当安排装运成品上货柜时，载货单和付运清单上都会 有相应的资料/内容去界定和报告所需付运成品的资 料，以便货仓核实付运资料和付运成品是否一致。同 时，每一部货车的到厂和出厂的时间也都有司机的签 署。
–成品异常,如属短缺或损坏等异常,须保质保量 及时补救给客户;如属超额,则一定要报当地公 安机关及海关协助调查,工厂要制定纠正和预防 措施以防此类事件再次发生.
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工作程序
（10）应急处理及反偷窃控制
本厂为了加强内部的物理安全和管理制度， 有效地防止货物异常及一切偷窃活动的进 行，确保公司财产的安全,制定<应急预案 及反偷窃控制程序>,具体防止货物异常措 施依照此程序执行。
（5）当有订单取消或生产完成时，要对相关物料进 行清点，特别是客供物料，将积存之物料数量 报采购部备案。
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工作程序
（6）过剩或短缺物料的处理
A. 由采购部和货仓部联合对物料的短缺和过剩 进行追溯、调查，根据以途径展开物料短缺 调查；生产过程中的损耗；流通中的损耗和 误存；因存放时间过长而变质或超过使用周 期而损，不明丢失。造成物料过剩应调查； 订购物料过剩应调查；订购数量过多、不同 型号物料的混入、错以其它物料代发、取消 订单等。将调查结果详细记录于《过剩或短 缺物料报告》交采购部。
– 普通的装货员工/仓管员/检验员/保安员等人员无权 改动货运文件.
（3）对于收发货单据，托运成品货单据等资料的原 始单据于收发货后次日（最好在二十四小时内） 交财务部有关分管负责人。
（4）货仓部只保存货运单据复印件一个月，在每月 月底将所有复印单据交公司存档。
（5）对于公司的运输资料和资料系统要严格保密。
– 如发现货物数量与出货单不一致的，允许船务负责人 改动货运文件上的货物数量，并在改动位置旁签名。 改动完后复印一份交船务部存档。
– 如果需要整份资料的改动，必须打印或使用新的文件 和表格由获授权的经办人员进行更改，并经必要的签 名和审核。
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工作程序
– 本厂建议所有更改，即使非常轻微，都使用新的表格 或重新打印。