《公文写作与处理》串讲资料

《公文写作与处理》串讲资料
《公文写作与处理》（00341）
第一章公文
一、什么是公文P1：
1.什么是公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

二、公文的产生与发展P2：
1.公文的产生：或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。

公文是随着阶级、国家、文字的产生而产生的，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。

2.公文的发展阶段：
（1）恩格斯把文字应用文献记录，即文书工作的出现当作人类文明的重要标志。

（2）原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书—是我国迄今发现的最早的文书档案；西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏；《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本；秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期，秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行公文；汉代及稍后，又出现了章、表、疏、议、启等上行文，官府之间，平级官员之间的平行文种“移书”、“关”、“刺”、“咨”的使用也逐渐多了起来；下行文则有“令”、“谕”、“制”、“教”等；1912年元月，临时政府规定公文分为：“令”、“咨”、“呈”、“示”、“状”五种。

（3）汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、甲骨、青铜、竹木、谦帛等。

直至东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。

纸张作为公文载体的广泛使用是我国古代文书工作的重大突破。

三、文书、文件和公文P5：
1.文书
（1）含义：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可
以指私人文书，是一个整体概念。

（2）时间：最早出现于西汉。

2.文件
（1）含义：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。

狭义上说：文件主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。

（2）时间：大约在清代末年才出现。

3.公文
（1）含义：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。

从这个意义上说，公文就是公文文书的简称。

（2）时间：出现于东汉末年和三国时期。

四、公文的特点P8：
1.公文的特点：（1）有法定的作者（2）有法定的权威（3）有特定的效用
（4）有规范的体式（5）有规定的处理程序
2.行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。

3.公文的制发：一般应经过起草、核稿、签发等程序。

对收文的办理，一般应包括：签收登记、分办、批办、承办、催办等程序。

五、公文的作用P10：
1.公文的作用：（1）领导与指导作用（2）行为规范作用（3）传递信息作用
（4）公务联系作用（5）凭据记载作用
六、公文的分类P14：
1.公文的分类：
（1）按公文来源划分：①对外文件。

②收来文件。

③内部文件。

（2）按公文的行文关系划分：
①上行文。

（报告、请示）
②平行文。

（函）
③下行文。

（指示、决定、意见、通知、批复）。

（3）按公文秘密程度和阅读范围来划分
①秘密文件。

（分为绝密、机密、秘密三种）
②普通文件。

③公布文件。

（公告、通告、公报、法律、法令，中央领导同志的讲话、报告）
（4）按公文的制发机关性质划分：
①法律、法规文件。

（分为三种：法律文件、法令文件、行政法规与规章文件）
②行政文件。

（请示、报告、通知、意见等）
③党的文件。

（5）按公文内容性质与作用来划分：
①指挥性公文。

（命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等）
②规范性公文。

（各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等）
③报请性公文。

（陈述性、请求性公文，主要是报告、请示）
④知照性公文。

（公报、公告、知照性通知、通报、函等）
⑤记录性公文。

(会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等)
（6）按文件的缓急程度划分：①急件（两种：特急件、急件）②平件；
（7）按文件的使用范围划分：①通用文件②专用文件③技术文件；
（8）按文件的发送目的划分：①主送件、抄送件②批转件、转发件；
（9）按文件的处理要求划分：①需办文件（办件）②参阅文件（阅件）。

七、公文的文种P19：
1.公文的文种：它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。

2.公文文种的确定：（1）发文机关的权限（2）发文机关和收文机关间的关系
（3）发文的具体目的和要求
3.1993年11月21日，国务院办公厅修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》，将公文文种调整为12类13种：命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。

4.1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文文种有14种：决议；决定；指示；意见；通知；通报；公报；报告；请示；批复；条例；规定；函；会议纪要。

5.2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》，将国家行政机关公文种类12类13种进行了调整，取消了“指示”，增加了“意见”，将“公告”、“通告”分列为两种，调整了文种的排列顺序。

调整后的13种公文文种是：命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。

第二章公文写作
一、公文写作是代机关立言P26：
1.公文写作：指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。

2.公文写作包括：起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

3.公文起草的组织形式：
（1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。

（2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式）。

（3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文。

二、发挥公文效用，把好公文质量关P28：
1.公文质量主要体现在两方面：
（1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。

（2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

2.公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。

3.公文效用的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和
联系作用、依据和凭证作用。

三、机关领导要亲自动手撰写重要公文P29：
1.公文是为机关立言的，它代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。

对于这样一项重要工作，必须加强领导，必要时领导人要亲自动手。

2.领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。

四、公文写作的特点P30：
1.公文写作特点：（1）被动写作，遵命性强（2）对象明确，针对性强（3）集思广益，群体性强（4）决策之作，政策性强（5）急迫之作，时限性强（6）讲究格式，规范性强
2.公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：
（1）要保证公文内容在政治上的正确性。

（2）要实事求是，在业务上符合客观规律。

（3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。

（4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。

①公文的体式包括：公文文体、结构、附加标记和文件格式。

②公文起草的程序：交拟、起草、审核、签发、印制发出。

（5）要注意选用书写的载体与字迹材料。

尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。

五、公文写作的步骤P35：
1.明确发文主旨：（1）公文的中心内容是什么（2）根据公文内容，准备采用什么文种（3）要明确公文发送范围和阅读对象（4）明确发文的具体要求
2.收集有关材料：
（1）收集、阅读和研究有关的文件材料。

（2）深入下去，收集有关的实际材料。

①收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效
3.拟出写作提纲：先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思等等。

4.认真起草正文
（1）正文起草步骤：①把握公文主题，选好用好材料；②观点正确，情况确实；
③内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见；④文字表述要简练，交代问题要清楚。

5.反复检查修改：
（1）公文的修改有以下几方面：
①关于主题的修改：看主题思想是否鲜明、论述是否集中、挖掘是否深刻。

②关于观点的修改：观点是否正确，表达有无问题。

③关于材料的修改：公文只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，都要对材料进行适当的修改。

④关于结构的修改：A.公文总体结构的修正B.起承转合的调整C.层次位置的改变D.详略的更动
⑤关于语言的修改：从语言的整体风格上看是否符合文种的表达需要，要对不通顺的字句，不规范的用字进行修改，就连标点符号的使用也要力求准确、规范。

以达到鲜明、精练、生动。

六、公文写作人员加强修养的重要性P40：
1.公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作；
2.公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。

七、公文写作人员应具有的修养P41：
1.政治素质好：首先要求具有明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。

其次要求严守纪律，严守保密制度。

2.有一定的政策理论水平：公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。

政治理论水平的高低直接决定公文写作的成败。

3.熟悉业务和机关工作情况：好的公文写作人员，应该熟悉本职业务，熟悉机关工作情况。

4.有较宽的知识面：公文写作人员应当具有广博的知识，不仅要具有一定的社会科学知识和自然科学知识，还要紧紧围绕自己服务的单位部门和工作内容，熟悉业务和机关工作情况，努力拓宽知识面。

5.有较好的文字功底：语言文字是公文的第一要素。

在公文中，宣事说理，表情达意都需要借助于文字才能发挥效用。

所以，公文写作人员必须具有较好的文字功底。

八、公文写作人员加强修养的途径P43：
1.与时俱进，勇于创新；
2.博览群书，增长知识；
3.深入实践，勤学苦练
第三章公文的体式与稿本
一、公文体式概述P45 ：
1.公文的体式：是指公文的文体、构成要素及在格式上的安排。

2.公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。

二、公文的文体P47：
1.公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。

公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

2.公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，是辨别文章体裁的重要标志。

在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，而一般不宜使用描写和抒情。

3.公文的语言特点：
（1）准确：是公文语言的主要特征和基本要求。

（2）简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。

（3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。

（4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确
表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。

得体的基本要求：一是要适应行文的语体风格；二是要分清上
下级关系，掌握好分寸；三是要恰当运用公文的专业用语。

4.公文中几种常见词语的运用：
（1）特定用语——言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。

这些特定用语主要有：开端用语、引叙用语、经办用语、称谓用语、期请用语、表态用语、综合用语、过渡用语、谦敬用语和结尾用语。

（2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”等。

（3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”。

（4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。

（5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题，以增强文章的语言表现力。

三、公文的构成要素P57：
1.公文的构成要素：一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。

这些项目是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的。

2.公文的文面格式：指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写样式。

公文讲求文面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

3.公文的眉首部分包括：
（1）公文份数序号。

（2）秘密等级和保密期限。

（3）紧急程度。

（4）发文机关标识。

（5）发文字号。

发文字号作用：A.统计发文的数量，便于公文的管理； B.在查找和引用公文时可
作为该份公文的代号使用。

（6）签发人：在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领
导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。

一般供上行文使用。

位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行。

4.公文主体部分包括：
（1）公文标题：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

公文标题的三个组成部分，一般要求写完全，但也有省略的情况，例如：①省略公文机关名称的。

②省略事由的。

③机关名称和事由同时省略的。

（2）主送机关：是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。

一般由以下三种情况：
①上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。

②下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，一般情况下都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。

③直接向社会公众发布的公文，它的承办或者贯彻、执行、落实、执照的对象是全社会或者全体人民群众，在这种情况下，公文的主送机关就没有必要再写了。

（3）正文：可分为
①导语：导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份公文的依据、目的或原因。

②正文主体：是公文的最主要的部分，也是写好公文的关键和难点所在。

③结束语：就是正文的结尾。

（4）附件：是相对公文正件而言的。

（5）成文时间：是指公文形成的时间，是公文的一项重要内容。

公文的成文时间有以下几种情况：①一般情况下，以领导人签发日期为准。

②经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。

③规范性公文以批准日期为准。

④两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准。

⑤一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文时间以它们的印发日期为准。

（6）公文生效标识：指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。

（7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。

应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。

5.公文的版记部分：
（1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。

①位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。

最多不超过五个主题词。

②主题词作用：A.可以准确简要地概括文件的主要内容；B.提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率（主要表现在：一快，二准，三全）；C.有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。

（2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

①抄送机关要掌握的原则：A.抄送要限于同文件内容有关，需对方知道或协助办理的机关。

B.向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。

C.向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。

D.一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被越过的上级机关。

E.受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。

②位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

（3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下占一行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。

四、公文的特定格式P83：
1.信函式格式
2.命令格式
3.会议纪要格式
五、公文的排版形式P85：
1.公文的排版形式：是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。

2.公文的排版形式主要包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

六、公文的装订要求P87：
1.公文的装订要求：公文一律左侧装订、不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。

七、公文的文稿P95：
1.公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。

（1）草稿是指内容和和文字表述都还未成熟的原始稿件。

公文文稿按照作用和形成特点可分为：讨
论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。

（2）定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿，是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。

（3）定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

八、公文的文本P96：
1.文本按不同用途可分为：正本；副本；存本；修订本；试行本、暂行本；各种文字文本。

第四章公文的行文规范
一、公文的行文规范P100：
1.公文的行文规范的意义：为了充分发挥公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其
行文，以保证机关行文和对公文的办理有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。

2.公文的行文规范：是指按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。

3.公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

二、确定行文关系的基本原则P100：
1.公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。

行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

2.确定行文关系原则：（1）国家行政机关的隶属关系和职权范围；
（2）党的各级机关的隶属关系和职权范围。

6.党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为：
（1）同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。

（2）上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。

（3）非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。

（4）同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。

三、下行文P104：
1.下行文的概念：是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。

2.根据发文的不同目的和要求，下行文可分为：
（1）逐级下行文。

（2）多级下行文。

（3）直达基层组织和群众的下行文。

四、上行文P105：
1.上行文的概念：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。

2.根据发文机关的实际工作需要，上行文可以分为：
（1）逐级上行文。

（2）多级上行文。

（3）越级上行文。

五、平行文P106：
1.平行文的概念：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

六、公文的行文规则P106：
1.公文行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。

2.行文规则的主要内容：
（1）注意隶属关系，尊重机关职权；（2）大力精减文件，严格控制发文数量和范围；（3）一般情况下，党政机关不得越级行文；（4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；（5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关；（6）主送机关与公文文种要相互呼应；（7）关于联合行文的问题；（8）关于“请示”的行文问题（9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题；（10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。

第五章机关法定公文的写作（上）
一、命令（令）概述P114：
1.命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

2.适用范围：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员；撤消下级机关不适当的决定。

3.哪些领导机关有权发布命令？
（1）中华人民共和国主席；（2）国务院；（3）国务院所属各部、各委员会；
（4）县级以上各级人民政府；（5）乡、民族乡、镇的人民政府。

二、命令（令）的特点P116：
1.命令的特点：（1）权威性（2）指挥性（3）强制性
三、命令（令）的类型P117：
1.最常用的命令类型：（1）公布令（2）行政令（3）嘉奖令
四、命令的写作P117：
1.命令的内容：单一、一文一事，篇幅较短。

2.命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。

3.标题一般可以：（1）发文机关加事由+文种（2）发文机关（或领导人职务）+文种；
4.编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）
5.语言：准确、凝练、庄重、有力。

6.各类命令（令）的写法：
（1）公布令的正文很短，只要说明公布什么法规，什么机构什么时候通过，什么时间开始施行，就可以了。

（2）行政令正文的写法：
①行政令的正文由命令原由、命令事项、执行要求组成。

②命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要性和重要性。

③命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条列举的方法，使行文清晰，受令者容易把握。

④执行要求放在正文最后，一般说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。

可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。

（3）嘉奖令正文的写法：
①由先进事迹、嘉奖内容、号召组成。

②先进事迹放在正文最前面，扼要清楚地说明受嘉奖人的功绩。

③嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的奖励。

④号召表达发布命令者对于有关人员的期望，向受嘉奖人学习什么。

五、议案概述P121：
1.议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项
的建议性公文。

2.适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。