公文处理知识讲座

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2.党委（政府）各部门依据 部门职权，可以相互行文和向下 一级政府的相关业务部门行文； 除以函的形式商洽工作、询问和 答复问题、审批事项外，一般不 得向下一级政府正式行文。
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3.部门内设机构除办公 厅（室）外不得对外正式 行文。
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4.同级政府、同级政府各 部门、 上级政府部门与下一 级政府 可以联合行文；政府 与同级党委和军队可以联合行 文；政府部门 与同级人民团 体可以联合行文。
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8.向下级机关或者本 系统的重要行文，应当同 时抄送直接上级机关。
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9.“请示”应当一文一事。 一般只写一个主送机关，需要 同时送其他机关的，应当用抄 送形式，但不得抄送其下级机关。
《报告》不得夹带请示事项。
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10.除上级机关负责人直 接交办的事项外，不得以机 关名义向上级机关负责人报 送“请示”“意见”和“报 告”。
▪ 一份行政文件，除类别词外，最多不超 过 5个类属词；党委文件不超过10个。
主题词标引顺序：
▪ 先标类别词，再标类属词。标内属词时， 先标反映文件内容的词，再标文件形式 的词。如《国务院关于加强水土保持工 作的通知》，先标类别词“水利”，再 标内属词“ 水土保持”，最后标文种 《通知》
▪ 一份文件如有两个以上主题内容，先标 第1个主题，再标第2个主题。
2.抄送
▪ 标于主题词和横线下方。 ▪ 按新文件格式，今后只用“抄
送”，对上不再用“抄报”，对 下不再用 “抄发”。
3.印发机关和印发时间
▪ 印发机关，为本单位的公文管理机 构—办公室。
▪ 印发日期，为公文付印日期（不能 标领导签发日期）。
▪ 版记应置于公文的最后一页。
四、公文行文规范
1.公文的行文关系，应 当根据隶属关系 和职权范 围确定， 一般不得越级请 示和报告。
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5.属于部门职权范围内的 事务，应由部门自行行文或联合 行文。联合行文应明确主办部门。 需经党委或政府审批的事项，经 同意后也可以由部门行文，文中 可注明经党委或政府同意。
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6.属于业务主管部门职权 范围内的具体问题， 应当直 接报送业务主管部门处理。
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7.部门之间对有关问题 未经协商一致，不得各自向 下行文。如擅自行文，上级 机关应当责令纠正或撤销。
五、公文办理规范
1.收到下级机关上报的公文，文 秘部门应当进行审核。审核的重点是： 是否应由本机关办理；是否符合行文 规则；内容是否符合国家的法律、法 规及其他有关规定；涉及其他部门职 权范围的事项是否已协商、会签；文 种、格式是否规范。
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2.经审核，对符合规定的公文，
文秘部门应及时提出拟办意见，送负
❖ 联合上报的公文，只 标注主办 单位的发文字号。
7.签发人
❖ 上行文需标注签发人，下行文 则不标签发人 。
❖ 上行文标注签发人姓名时， 居 右空一字标注， 同时将发文字号 移至左空一字标出。
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（二）红色反线以下 至 “成文日期” 处，称 “主体”，其 组成 要素 有：
1.公文标题
❖ 由发文机关名称 +事由 +文种“三要 素”组成，分一行或多行居中排布； 回行时，做到词意完整，排列对称， 间距洽当。
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保密期限：绝密30年，机密2 0 年，秘密1 0年
如果不需要保存到最高年限，则 可标明提前解密的具体时间，如： “机密★一年”。
4.紧急程度
❖ 标于首页右上角第2行。 ❖ 如第1行没有“秘密等级”标示，则
将 “紧急程度”上移至第 1 行。 ❖ 现行“紧急程度”规定：
党委为 特急、加急。 行政为 特急、急件。
4.规定（下行文）
适用于对特定范围内的 工作和事务制定具有约束力 的行为规范。
5.条例（下行文）
适用于党的中央组织 制定规范党组织的工作。
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除党政都用的9个 文种外，行政专用的 还有4个，分别是：
1.命令（令）下行文
适用于依照有关法律公布 行政法规和规章，宣布施行 重大强制性行政措施，嘉奖 有关单位及人员。
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6.公文的领导者
各级机关负责人是公文工作 的领导者，应当高度重视公 文处理工作，模范遵守公文 处理办法并加强领导和检查。
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7.公文的管理机构
各级党政机关 办 公 厅 （室）是公文处理的管理机 构，主管本机关的公文处理 工作并指导下级机关的公文 处理工作
二、公文文种规范
公文，即公务文书。按使 用范围分，有三大类：
角标出主件文号。
5.成文日期
标于公文结尾左下方。 党委公文，用阿拉伯数字标示；
行政公文，用汉字标示。年、月、 日应完整。 成文日期与正文最末一行之间的 距离，以能容下印章位置为准。
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成文日期，以负责人签发的日期为 准。
联合行文，以最后签发机关负责人 签发日期为准。
决议、决定，以会议通过日期为准。 法律、法规，以批准日期为准。
7.附注
位于成文日期下1行，靠左加 圆 括号标注
附注用于上行文时，标注联系人 和电话；用于下行文时，标注普 发性文件的发行范围等。
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（三）附注以下，称为 “版记”，组成版记的 要 素有：
1.主题词
▪ 主题词的作用，便于在计算机网络上存 入或检索文件。
▪ 标注主题词，必须根据《中国共产党公 文主题词表》和《国务院公文主题词表》 选注。如果随意标注题 词，网络不接受， 无法检索。
签发手续是否完备，附件材料是否
齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修 改的，应报原签发人复审。
六、公文写作规范
秘书写作公文，是为领导机关提 供智力服务。公文写好后，需经 领导机关完成审批程序后才能产 生法定效力，故秘书的写作称为 起草、草拟或撰写。
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公文起草是一项思想性、政 策性、技能性很强的工作，要 求很高，必须严肃对待，在不 断摸索中提高写作水平。
2.公告（下行文）
适用于向国内外宣布 重要事项或者法定事项。
3.通告（下行文）
适用于公布社会各 有关方面应当遵守或者 周知的事项。
4.议案（平行文）
适用于各级人民政府按照 法律程序向同级人民代表大 会或人民代表大会常务委员 会提请审议事项。
三、公文格式规范
《国家行政机关公文格式》 （又称：国标）是全国各级 各单位必须统一 执 行的公 文格式标准。
适用于记载、传达 会议情况和议定事项。
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除上述党政都用的9个 文种外，党委专用的还 有5个，分别是：
1.决议（下行文）
适用于经会议讨论通过的 重要决策事项。
2.指示（下行文）
适用于对下级机关布置 工作，提出开展工作的原 则和要求。
3.公报（下行文）
适用于公开发布重要决定 或者重大事件。
草拟公文应当做到：
1.符合党的方针、政策 和国家的法律、法规及其他 有关规定。提出的政策、规 定等要切实可行并加以说明。
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2.情况确实，观点明确， 表述准确，结构严谨，条理 清楚，直述不曲，字词规范， 标点正确，篇幅力求简短。
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3.选用公文文种，应根 据行文目的、发文机关的职 权和与主送机关的行文关系 确定。
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4.拟制紧急公文，应当 体现紧急的原因，并根据实 际需要确定紧急程度。
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5. 人名、 地名、 数字、 引文准确。引用公文， 应当先 引标题，后引发文字号。引用外 文，应当注明中文含义。日期应 当写明具体年、月、日。
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6. 结构层次序数： 第一层为 “一” 第二层为 （一） 第三层为 “ 1.” 第四层为 （ 1 ）
责人批示或交有关部门办理。紧急公
文，应明确办理时限。对不符规定的
公文，经办公厅（室）负责人 批准，
退回呈报单位并说明理由。
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3.承办部门收到交办的公文后， 应及时办理。 紧急公文按时限要求 急办，确有困难的应当说明。 对不 属本单位职权范围的， 应退回交办 部门并说明理由。
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4.收到上级机关下发或交办 的公文，由文秘部门提出拟办 意见，送负责人批示后办理。
2.通知（下行文）
适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关 的公文，传达要求下级机关办 理和需要有关单位周知或者执 行的事项，任免人员。
3.通报（下行文）
适用于表彰先进，批评 错误，传达重要精神或者 情况。
4.意见（上行、平行、下行文）
适用于对重要问题 提出见觧和处理办法。
核的重点是：是否确需行文，行
文方式是否妥当，是否符合行文
规则和拟写公文的要求，格式是
否规范等。
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8.公文签发手续。以本机关
名义制发的上行文，由主要负责
人或主持工作的负责人签发；以
本机关名义制发的下行文或平行
文，由主要负责人或者由主要负
责人授权的其他负责人签发。
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9.已经 负责人签发的文稿，
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
付印前应进行复核，重点是：审批、
6.公文印章
印章是公文生效标识，包括发文 机关印章和负责人签名章。
盖章位置：上距正文 1 行 ,端正、 居中，下弧压在成文日期上。
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联合行文印章，主办单位在前。 两个单位联合行文，成文日期居 中拉开，两章并 排，下 弧 压 在 日期上。三个以上单位联合行文， 整齐排列单位名称，然后分别加 盖印章。
❖ 公文标题中，除法规、规章名称加 书名号外，一般不用标点符号。
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❖ 党委公文，如用红色版头，“三 要素”中可以省去发 文机关（因 文尾有落款）；行政公文因不落 款，标题中一般不应省略发文机 关 名称。
2.主送机关
❖ 指受文单位。 在标题下空一行， 左侧顶格书写。
❖ 请示性公文，只能标一个主送机 关。受双重领导的单位，也只能 主送一个上级机关，抄送另一上 级机关。
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7.应当使用国家法定计 量单位，如公尺、公斤、公 升等。
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5.送负责人批示或者交 有关部门办理的公文，文秘 部门要及时催办。
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6.公文办理中，遇有涉及其 他部门职权的事项，主办部门应 主动与有关部门协商；如有分歧， 主办部门主要负责人要出面协商， 如仍不能取得 一 致，可以列明 各方理据，报上级裁定。
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7.凡送负责人签发的公文，
应由办公厅（室）进行审核。审
5.发文机关标识
❖ 由发文机关全称（或规范化简 称）加文件组成。上距版心边缘 25mm。 上 报 公 文距 版 心边缘 80mm，为领导人留出“批示 域”。
6.发文字号
❖ 由发文机关代字、年份和序号 组成。标于发文机关标 识下方， 空 2 行居中。年份用全称, 序号 不编虚位 ，不 加“第”字。
5.报告（上行文）
适用于向上级机关 汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问。
6.请示（上行文）
适用于向上级机关 请求指示、批准。
7.批复（下行文）
适用于答复下级机关的 请示事项。
8.函（平行文）
适用于不相隶属机关之 间商洽工作，询问和答复 问题，请求批准和答复审 批事项。
9.会议纪要（下行文）
公文处理知识讲座
主讲人：任 群
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2.公文处理的要求 规范化、制度化、科学化。
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3.公文处理的任务 公文处理，包括办理、 管理、整理（立卷）、归 档等一系列互相关联、衔 接有序的工作。
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4.公文处理的原则 公文处理应当坚持实事 求是，精简、高效的原则， 做到及时、准确、安全。
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5.公文处理与保密 公文处理要严格执行国 家的保密法律、法规。重 要公文一旦被泄露，会给 党和国家造成重大损失。
.通用公文 .常用公文 .专用公文
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通用公文，又称法定通用公文。 按《条例》和《办法》规定有18 种，其中：党政都用的9种，即： 决定、通知、通报、意见、请示、 报告、批复、函、会 议 纪 要。
下面是不同文种的 适用范围：
1.决定（下行文）
适用于对重要事项或者重大 行动做出安排，奖惩有关单 位及人员，变更或者撤销下 级机关不适当的决定事项。
3.公文正文
❖ 指公文主体。位于主送机关下一 行，空两字书写。
❖ 回行顶格，数字、年份不能回行。 ❖ 当文尾 空 白处不 能容下印章时，
不得用 “此页无正文”的方法 解决。
4.附件
▪ 附件属公文正文的一部份。 ▪ 如有附件，标于正文末尾下一行。 ▪ 有多个附件时，分别用阿拉伯数
码标示。 ▪ 附件如离开主件装订，应在左上
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（一）公文首页红色反 线以上，称 “眉首”， 其 组成要素有：
1.公文用帋幅面
❖ 国家行政机关公文 一律 用A 4型，党委公文仍沿 用B5型（ 即16开）。
2.份数序号
❖标于首页左上角 第 1 行。 ❖份数序号的作用，便于对 公文的收发、登记和管理。
3.秘密等级
标于右上角第 1 行。
国家秘密分为绝密、机密、秘密 三个等级。必须 按“定密范围” 的标准划定，不能随意标注。