项目部会议管理制度

会议管理制度
9.1总则
1、为及时传达、贯彻上级有关精神，强化工程建设的组织指挥与协调，使会
议活动制度化、程序化、标准化，根据建设工程管理的实际需要，制定本规定。

2、会议的准备工作：事先发会议通知，明确会议内容，召开的时间、地点和
与会人员，与会者做好会议准备（例会除外）。

3、会议的人员应该按时到会，不得迟到、早退；参会人员要遵守会场纪律，
认真听会，通讯工具处于无声状态，开会时间非紧急事务不得离会；凡不能参加会议的，要在会前向会议主持人请假，说明请假理由，并派出代表参加会议。

4、会议须形成会议纪要，会议纪要整理后交会议主持人审核、签发，作为实
施相关决议的依据，会议纪要在会议次日发出。

9.2项目管理例会
项目管理单位除日常随时与建设单位保持沟通外，项目管理单位与建设单位的协调会，由项目管理单位项目经理负责，每周一次，项目管理单位项目经理和相关人员参加，使项目管理单位及其成员充分理解建设单位意图和管理理念，及时向建设单位报告工程实施情况并提供充分的、准确的信息，协助建设单位处理相关事宜。

9.2.1内部工作例会
1、项目管理单位内部工作例会由项目管理单位项目项目经理主持，全体成员参
加。

2、例会每周召开一次，主要总结上周的工作，计划下周的工作，并对相关事项
进行研究和安排。

3、例会一般定在每周一上午召开，如遇特殊情况会议时间另行安排。

9.2.2第一次工地会议
9.2.2.1建设工程第一次工地会议由项目管理单位项目经理或建设单位主持
召开，项目管理公司项目经理和主要成员参加。

9.2.2.2项目管理单位项目经理应主动协同建设单位开好第一次工地会议。

9.2.2.3第一次工地会议应包括以下主要内容：
1、建设单位、项目管理单位、监理单位、施工单位分别介绍各自驻现场的组织
机构、人员及其分工；
2、建设单位根据项目管理合同宣布对项目管理单位的授权；
3、建设单位或项目管理单位介绍工程开工准备情况；
4、承包公司介绍施工准备情况；
5、建设单位、项目管理单位对施工准备情况提出意见和要求；
6、总监理工程师介绍监理规划的主要内容；
7、研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员，召开工地例会周期、
地点及主要议题。

8、建设单位应做好会前准备工作
1）提供经相关部门审查通过的地质勘测报告、施工图纸及施工图审查合格书；2）移交工程水准基点及主要控制点坐标、标高及资料；
3）移交地下管网及构筑物相关资料；
4）办理工程质量监督、施工许可证等前期报建批文
5）会议程序与签到表；
6）其他开工准备工作。

9、项目管理单位在会前做好如下工作，并在会上介绍及提出意见和要求
1）项目管理机构、人员及分工；项目管理单位项目经理任命书（明确授权范围）；
2）项目管理工作程序及相关管理制度。

10、要求监理单位在会前做好如下工作，并在会上介绍及提出意见和要求
1）项目监理机构、人员及分工；总监任命书和总监代表委托书（明确授权范围）；
2）监理规划和开工前必要的监理细则；
3）工程监理工作程序及相关管理规定：
4）研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员，召开工地例会周期、地点、主要议题及会议要求。

11、要求监理单位对承包公司的开工准备情况进行检查
1）施工资质、安全生产许可证报审情况；
2）现场项目部安全、施工管理机构及人员资质、配备报审情况；
3）施工组织设计及专项工程安全施工方案报审情况；
4）接受建设单位委托的工程施工报建、报监情况（施工许可证、质量、安全监督登记及专项工程报建等）；
5）施工平面布置图报审及临时设施的完成情况；
6）施工人员、机具、材料的准备情况；
7）按建设工程施工前期安全措施登记表核查承包商的安全措施落实情况。

12、要求监理单位做好会议记录，起草第一次工地会议纪要，经项目监理机
构负责人审核签名后送与会各方代表会签；然后以正式文件分送与会各方。

13、会议纪要明确开工前尚存在问题的内容、处理责任人、承诺完成时间，
并确定或初步确定开工时间。

14、对于第一次工地会议中未能完成和完善事项，跟踪、督促相关公司尽快
落实完成。

9.2.3监理例会和专题会议
1、工程例会每周召开一次，会议由总监或总监代表主持，参加会议公司为建设
单位、项目管理单位、勘察设计单位、监理单位、施工单位等相关公司。

参加会议人员为各公司项目负责人或专业负责人。

2、监理例会内容：
1）检查上次监理例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；
2）安全生产及安全隐患整改状况；
3）本周工程质量、进度与控制；技术事宜；变更事宜；工程量核定及工程款支付事宜；索赔与延期；解决需要协调的有关事项；其它有关事宜。

4）下周计划安排、施工措施及其它。

5）每次召开的监理例会，由监理单位整理，在次日形成会议纪要书面文件，发送各与会公司执行。

6）项目管理单位对监理例会质量以及责任方落实会议决定事项的力度进行督促。

7）工程实施过程中遇到需要专题研究或需要尽快处理事项时，由相关公司随时召开专题会议研究处理。

9.2.4工程管理协调会和专题协调会
1、工程管理协调会根据需要随时召开，如：
1）工程建设过程中阶段性部署、检查；
2）遇到问题或各参建方之间存在分歧需要项目管理单位协调时；
3）其他需要时。

2、工程管理协调会由项目管理单位项目经理或建设单位主持，建设单位代表和
其他参建方负责人及相关人员参加。

会议内容、时间、地点和参会人员由项目管理单位提前通知；
3、工程管理协调会和工程管理专题协调会召开完毕，要及时印发会议纪要，会
议议定事项，由相关公司执行；其实施情况由项目管理单位负责督办落实。

9.2.5外部会议
1、政府主管公司主持的、需要项目管理单位参加的会议，由项目管理单位项
目经理安排人员参加；
2、代表项目管理单位参加外部会议人员要做好会议记录，并负责将会议的有
关情况向项目管理单位项目经理汇报，必要时在项目管理单位内部做好会议传达并跟进落实，并及时向有关部门反馈。