公司文件电子档管理制度

第一章总则
第一条为规范公司文件电子档的管理，提高文件处理效率，确保文件安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子档文件的管理。

第三条公司文件电子档管理应遵循以下原则：
（一）依法管理，确保信息安全；
（二）统一管理，分工负责；
（三）规范操作，提高效率；
（四）保密原则，防止泄露。

第二章文件分类与命名
第四条公司电子档文件分为以下类别：
（一）公司制度文件；
（二）业务文件；
（三）合同文件；
（四）财务文件；
（五）人力资源文件；
（六）其他文件。

第五条文件命名应遵循以下规则：
（一）文件名应简洁明了，便于识别；
（二）文件名应包含文件类别、年份、序号等信息；
（三）文件名应使用英文或拼音，避免使用特殊符号。

第三章文件存储与备份
第六条公司电子档文件存储应遵循以下要求：
（一）文件存储介质应选用质量可靠、容量适宜的产品；
（二）文件存储介质应定期检查，确保数据安全；
（三）文件存储介质应避免放置在潮湿、高温、易受损的环境中。

第七条文件备份应遵循以下要求：
（一）定期对电子档文件进行备份，确保数据不丢失；
（二）备份文件应存储在安全可靠的位置；
（三）备份文件应定期检查，确保数据完整。

第四章文件查阅与修改
第八条文件查阅应遵循以下要求：
（一）查阅人员应具备相应的权限；
（二）查阅文件时，应遵守保密原则，防止信息泄露；
（三）查阅完毕后，应立即关闭文件，确保信息安全。

第九条文件修改应遵循以下要求：
（一）修改文件前，应取得文件所属部门或负责人的同意；
（二）修改文件时，应确保修改内容的准确性；
（三）修改完成后，应将修改后的文件保存至原文件位置。

第五章文件销毁
第十条文件销毁应遵循以下要求：
（一）文件销毁前，应确认文件已无使用价值；
（二）文件销毁应采取物理销毁或电子删除等方式；
（三）文件销毁后，应做好记录，确保信息安全。

第六章责任与奖惩
第十一条公司各部门负责人对本部门电子档文件的管理负直接责任。

第十二条对违反本制度，造成文件丢失、泄露等后果的，将按照公司相关规定进行处罚。

第十三条对在文件管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第七章附则
第十四条本制度由公司行政部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。

原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。

[公司名称]
[发布日期]。