Access实用教程项目2 数据库的管理

图2-3 数据库对话框
项目二 数据库的管理
任务一

创建数据库
（二）利用向导创建数据库 步骤：①【文件】菜单中选择【新建】选项，在弹出的“新 建文件”窗格中单击【本机上的模板】，弹出“模板”对话 框。这时可以看见在“数据库”选项卡中Access提供了几 种常用的数据库模板可供选择，如图2-4所示。
图2-17 文件打开方式的选择
图2-18 “设置数据库密码”对话框
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任务二 维护数据库



④ 在“密码”和“验证”文本框中输入两次相同的密码。 ⑤ 单击“设置数据库密码”对话框中的“确认”按钮，完 成数据库密码的设置。 以上为设置数据库密码的操作步骤。密码完成后，再次打开 该数据库时，Access将弹出对话框，在该对话框中输入正 确的密码，就可以打开数据库了，如图2-19所示。
图2-4 数据库模板对话框
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任务一

创建数据库
② 选择相应的选项，如“联系人管理”，单击“确定”按 钮，按照系统提示在指定的目录下创建数据库即可。 ③ 在弹出的“数据库向导”对话框中，单击“下一步”直 至完成，数据库就创建好了，如图2-5所示。
图2-5 根据向导创建数据库
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图2-21 转换数据库文件格式
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任务二 维护数据库

数据库中的表格还能以Excel等多种文件格式导出。只要在 数据库对话框中选择相应的对象，如“数据表格”，单击 【文件】菜单中的【导出】选项，弹出对话框中，设置正确 的“保存类型”单击“导出”按钮即可，如图2-22所示。
图2-22 导出Excel文件
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为了防止Access数据库文件受损，进一步优化数据库性能，还需要定 期压缩和修复数据库，具体分为以下两步。 ① 打开数据库文件。 ② 选择【工具】菜单，单击【选项】命令，在“选项”对话框的“常规” 选项卡中选择“关闭时压缩”，如图2-8所示。 当关闭数据库时系统会自动对数据库进行压缩，以减少存储空间。
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项目总结




通过以上项目实训，读者能够掌握数据库管理的基本操作和原理，为以 下任务中创建各类数据库对象做好准备。本项目的内容虽然比较简单， 但是作为数据库管理的基本原理是非常重要的，因此有以下几个知识点 希望大家在学习后能够有所了解。 1．常见的创建数据库的几种方法以及各自的特点。 2．给数据库设置密码的意义以及创建数据库密码时要以独占方式打开 文件的原因。 3．备份数据库和拷贝数据库之间的异同点。 4．数据库文件中的部分对象和Excel文件之间可以相互转换的原理。
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图2-11 保存新副本文件
图2-12 数据库副本创建成功提示
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⑤ 返回“教师信息.mdb”数据库对话框，可以看到在标题栏 上显示当前打开的为“设计母版”，并且在每个对象前面多 了一个小球图标，如图2-13所示。
图2-13 设计母版
项目目标

通过本项目的学习，读者在初步了解Access 2003数据库管 理系统的基础上，能够独立完成对数据库的基本维护和管理 工作。
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项目要点




1．创建数据库 2．压缩和修复数据库 3．备份数据库 4．设置数据库管理密码 5．转换数据库文件格式
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项目任务
图28选项对话框项目引导任务驱动项目二数据库的管理任务二维护数据库备份数据库是指创建一个数据库文件的副本它与单纯拷贝的数据库文件是不同的通过备份数据库得到的数据库副本可以与源数据库保持同步更新而复制的数据库文件则不具备这样的功能
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数据库的管理
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2．管理数据库 压缩数据库 恢复数据库 备份数据库 设置数据库密码
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任务一

创建数据库
（一）创建空数据库 创建一个空数据库步骤： ① 启动Microsoft Office Access 2003，【文件】菜单中 选择【新建】选项，原有的“开始工作”窗格即跳转至“新 建文件”窗格，单击【空数据库】选项就可以创建一个空数 据库了，如图2-1所示。
图2-1 新建空数据库
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任务一

创建数据库
以上操作在弹出的“文件新建数据库”对话框中就可以进行， 本例中选择保存文件的路径是“D:\我的文档”，数据库文 件命名为“教师信息”，如图2-2所示。
图2-2 保存数据库文件
项目二 数据② 单击“创建”按钮，弹出数据库对话框，数据库文件就 创建好了，如图2-3所示。
图2-8 “选项”对话框
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（二）备份数据库 备份数据库是指创建一个数据库文件的副本，它与单纯拷贝 的数据库文件是不同的，通过备份数据库得到的数据库副本 可以与源数据库保持同步更新，而复制的数据库文件则不具 备这样的功能。
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图2-20 “撤销数据库密码”对话框
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（四）转换数据库文件格式 Access 2003新建的数据库文件默认为Access 2000文件格式。同时， Access2003还提供了在不同版本之间文件格式的转换功能，如转换成 Access 2003文件格式。 在【工具】菜单中选择【数据库使用工具】选项，单击【转换数据库】 中的相应菜单项即可实现数据库的转换，如图2-21所示。



以下是对“教师信息”数据库进行备份的具体步骤。 ① 启动Access 2003，打开要备份的源数据库文件“教师 信息.mdb”。 ② 选择【工具】菜单中【同步复制】选项，单击【创建副 本】，系统弹出提示对话框，如图2-9所示。
图2-9 创建数据库副本提示
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图2-16 数据库打开对话框
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② 在“打开”对话框中选择所要打开的数据库，单击“打 开”对话框中“打开”按钮右侧的下拉箭头，在下拉菜单中 选择“以独占方式打开”，如图2-17所示。 ③【工具】菜单中选择【安全】选项，单击【设置数据库密 码】，弹出“设置数据库密码”对话框，如图2-18所示。

以“教师信息”数据库系统为例，对数据库进行压缩和修复过程： ① 启动Microsoft Office Access 2003，关闭所有的数据库系统。 ②【工具】菜单中选择【数据库实用工具】选项，单击【压缩和修复数 据库】，弹出“压缩数据库来源”对话框，如图2-7所示。
图2-7 压缩数据库来源
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（三）为数据库设置和撤销密码 为数据库设置密码可以对数据库起到一定的保护作用，从而 不被别人利用和修改，这是对数据库最为简单的安全保护措 施。这种措施只适用于单用户的环境，具体操作如下。 ① 在【文件】菜单中选择【打开】选项，或者直接使用工 具栏中“打开”按钮，弹出“打开”对话框，如图2-16所示。

③ 选择“是”按钮，关闭打开的数据库“教师信息”，开 始创建副本。系统弹出对话框，如图2-10所示。
图2-10 数据库备份提示
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④ 该对话框提示在转换为“设计母版”之前是否先对数据 库备份。此时单击“是”按钮，系统先将源数据库重命名为 “教师信息.备份”，再将其转换为“设计母版”，所有数 据库结构的更改都必须在“设计母版”中完成。 系统弹出新的对话框，如图2-11所示，要求确定新副本的存 储位置和名称，选择默认名称后，单击【确定】按钮。继续 弹出对话框，如图2-12所示，提示用户数据结构和数据的修 改方式。
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数据库结构的修改只允许在“设计母版”中进行，副本中只能以“只读” 的形式打开。所以当“设计母版”中数据库对象的结构发生改变时，就 需要执行同步数据库的操作，使副本数据库保持同步更新，具体步骤如 下。 ① 打开需要同步的数据库备份“教师信息 的副本.mdb”。 ② 选择【工具】菜单中【同步复制】选项的【立即同步】命令，弹出对 话框，如图2-14所示。

创建教务管理系统数据库，在指定的目录下对数据库文件进 行压缩和备份，并为该数据库设置管理密码。最后，以 Excel文件格式导出相关数据信息。图所示为项目流程。
1．创建数据库 创建空数据库 利用向导创建数据库 打开和关闭数据库 数据库 3．转换数据格式 转换数据库文件格式 导出 Excel 文件格式
图2-19 “要求输入密码”对话框
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数据库的密码可以设置也可以撤销，撤销数据库密码的步骤如下。 ① 以“独占方式”打开数据库，输入正确的数据库密码后进入数据库窗 口。 ② 在【工具】菜单中【安全】选项，单击【撤销数据库密码】，弹出 “撤销数据库密码”对话框，如图2-20所示。 ③ 在该对话框中输入正确的密码后，单击“确定”按钮，就可以完成数 据库密码的撤销。
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创建数据库
（三）打开和关闭数据库 Access 2003在打开和关闭数据库时和其他软件一样，把数 据库也作为一个文件使用。不同的是每个数据库中可能包含 了众多数据库对象。在对这些对象进行相应操作时，系统会 提示是否对以上操作保存。因此在关闭数据库时，一般不需 要对修改过的数据库再次保存，这是Access和其他软件不 同的地方。
图2-14 同步数据库对话框
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③ 单击“确定”按钮，系统弹出图2-15所示的提示框，要 求同步之前关闭数据库。单击“是”后，系统就会执行同步 命令，并提示“已经成功地完成同步”，此时副本的数据库 结构与“设计母版”中的完全一致。
图2-15 关闭数据库提示
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（一）压缩和修复数据库 数据库文件压缩目的：可以重新组织文件在磁盘上的存储方 式，由Access重新安排数据，去除其中碎片，收回磁盘空 间，从而达到优化数据库性能的目的。 修复目的：可以修复数据库中的表、窗体、报表或模块的损 坏。
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③ 选择要压缩的数据库“教师信息.mdb”，单击“压缩”按 钮，系统开始对数据库文件进行检测，如没有错误，则会弹 出“将数据库压缩为”对话框，这时为压缩数据库文件输入 一个新的文件名，如“db1.mdb”，单击“保存”按钮，对 原数据库进行压缩。
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