06-01时间管理与会议管理
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…Kenneth Blanchard
当人们具有共同的价值观， 并立足于共同的使命时， 普通人也可以创造奇迹。
1.确认居于支配地位的价值观 2. 将这些价值观按优先顺序排序 3. 清楚界定这些价值观的含义
角色：最重要的关系及责任
你工作中最重要的角色是什么？ 你生活中最重要的角色是什么？
使命宣言
使命宣言描述你的独特的生活目的。 它包括你想发展什么方面的素质， 你想实现什么，你想作出怎样的 贡献。
欢迎参加 时间管理
培训
第四代时间管理
第一代：备忘录 第二代：时间进程表 第三代：轻重缓急 第四代：个人管理
1、时间是企业最稀缺的资源之一； 2、有效情； 3、有效的时间管理可以减少加班时间，
提高个人生活品质。
时间计算练习
一年有365天； 其中双休日共_____天；
更为有效的周时间计划
Sun Mon
Tues Wed Thurs Fri
Sat
每日计划
1. Review yesterday. 回顾昨天 2. List today’s events realistically.
现实地列出今天的事件
3. Value each task (A,B,C).排价值 4. Order each task (1,2,3).排次序
习惯
自然法则：
我们养成我们的 ,
我们的
塑造我们。
Planning: 计划 Predetermining a course of events in
.
事先将要发生的事件 下来。
Tasks: 任务： Appointment: 约会:
Time-flexible
时间具有灵活性
Time-specific
•会议容易出现的问题
-迟到 1.事先提醒 2.必要的惩罚 3.准时开始准时结束
-跑题 1.程序性建议 2.重申目标
-效率低下(参与者问题、场地问题、 时间问题、决策方式与执行问题等）
会议进行中的主持技巧
1.让每一位与会者都感到被尊重 2.迅速引入会议主题并控制会议的进度 3.鼓励每位参会者发表自己的见解 4.善于处理会议中的不同意见 5.对发言进行适当的鼓励和小结 6.及时澄清发言中提出的问题
上网和放松状态
紧急 重
I
要
不
重
III
要
不 紧急
II
IV
自然法则：
紧急
优先级高；
紧急可能会 优先顺序。
态度
紧急 重
要 不 重 要
不 紧急
“时间杀手”
• 有形杀手：
• 无形杀手
明明知道是浪费时间的事 在我们不自觉的情况下出
情，但又不得不做，又或 现，许多时候，问题是源
者迫于无奈地去做：
于我们自己：
有效制定每日计划的几点建议:
1、每天在同一时间制定， 建议在下班前；
2、规划出干扰时间； 3、要有弹性； 4、要长期坚持，养成习惯 。
优先次序： 确认事件的 及 。
优先次序：
（Prioritize）
A: Vital 生死攸关的 B: Important 重要的 C: Optional 选择的
确定重要度的参考因素
如果你不去控制 你生活中的事件， 你将被这些事件所控制。
时间：
是一种延续…… 在其中事件从过去 经过现在流向将来。
时间管理的关键是控制
如果你不去控制生活中的事件， 你将被这些事件所控制。
理解事件控制
No Control
不能控制
Total Control
完全控制
自问：
•对于“适应”： “我可以做些什么使得这段时间更有价值？”
– 不完成有什么后果？ – 每天只能做几个做哪几个？ – 哪些是和目标直接相关的？ – 哪些是高回报的？（不仅仅指眼前） – 哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经
理，父亲，孩子）
确定重要度的参考因素
1、承诺事项； 2、与团队有关事项； 3、目标考核中权重较大事项； 4、其他事项。
紧急 重
I
要
很不幸，别人见我们做每件事情， 就希望我们做每件事情，
做每件事情使得我们很忙， 我们就没有时间想什么对我们来讲是 至关重要的事情。
探索
•具有支配地位的价值观：
•角色： •使命：
Personal Values
Personal values incorporate past and present feelings,behavior, experiences, thoughts and intentions.
-迟到 -跑题 -效率低下(会而不议,议而不决,决而不行,行而未果)
•会议进行中的主持技巧 -开始
-进行中 -处理困难局面
•宣布闭会的技巧
有效会议准备12步
• 确认会议主题 • 写下每一主题要达到的目标 • 选择会议参加者 • 决定参加者是否要做必要的事先准备 • 规划每一议题的时间 • 确定会议日期、时间 • 确定会议地点 • 通知参加者 • 设定会议规则 • 研究并决定就每一议题有效交换背景材料的
•我不可以改变容貌
——但可以展开笑容
条件的影响
1.有些 我们能控制, 但我们认为我们
2.有些 我们不能控制, 但我们认为我们
“It is not aptitude, but attitude that will give you the altitude.”
不是因为人们不同的才能、资质， 而是因为人们不同的态度导致 人们具有不同的高度、水准。
谈话内容、日志 等）
分类信息
•姓名 •公司 •项目 •主题
A B C D
1 2 3 4
Time Management
整合连接
1. 我需要什么? 2. 我什么时候需要它? 3. 我在哪里能够找到它?
由于我们不知道什么对我们来讲最重要， 每件事情都显得重要，
由于每件事情都显得重要， 我们不得不做每件事情，
四把钥匙
•只用一个个人管理系统 •随身携带 •远离“废纸” •以最适合自己的方式使用工具
Time Management
个人管理工具基本用法:
优先次序 监督进度/跟踪 记录 整合连接
当每天结束时，你的 “任务”应当是这几类 状况：
Time Management
信息记录
杂项信息——
每日事件记录
（承诺、意见与 感想、议程、
策略 • 研究并决定就每一议题做出决定的策略 • 计划对每一议题做总结
计 设定 目标
/ 就会 议守
划 则达 成共 识
事 交换背景信息 做决定/确认行动 项 总结事项1 1
事 交换背景信息 做决定/确认行动 项 总结事项2 2
事 交换背景信息 做决定/确认行动 项 总结事项3 3
会落 议实 总跟 结进
时间具体而特定
30 31
月历
2009 年
月 1
2345678
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
每月任务
Business Personal
每日计划（待办单）
2009-/- -/--
T P Task List
备注
会见
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
自然法则:
1.我们倾向于呆在我们的舒适区。 2.要实现目标,我们必须扩展我们
的舒适区。
改善的第一步——“记录时间”
要想使用好时间，必须知道自己的时间 实际上是怎样花掉的。确认你的时间用 在哪里，不要光凭记忆，那太不可靠了。 记录必须真实、确切，不可事后凭记忆 再来追记。
承诺：1.在今后21天中选7天记录自己 的时间是怎样运用的;
个人的价值观
个人的价值观是将我们过去和现在的 情感、行为、经验、想法和意图加以 融合后形成的价值取向。
Organizational Values
Organizational Values incorporate what the Organizational stands for and what its people believe in.
组织的价值观
组织的价值观是将组织的标准与其 成员的信念结合在一起。
“When aligned around shared values and rooted in a common mission, ordinary people accomplish extraordinary results.”
个人使命宣言是你生活的指南， 激励你作出对于实现目标最有帮助 的决定并实现你的愿景。
使命陈述
1.我在做什么事情时感到 最高兴和最充实?
2.我在个人生活中从事哪些活动 我觉得最值得?
3.我在职业生涯中从事哪些活动 我觉得最值得?
4.我具有怎样的天赋、才干、 强项和能力?
5.做什么事情会使我感到被激励、 着迷、动情?
天、国庆3天；清明、端午、中秋各1天） 公司带薪休假 10 天； 带薪病假 0 天； 实际工作 241 天，共 1928小时; 假定有效工作时间为 20%-30 %； 全年有效工作时间为 385--578 小时
课程目标
提升
与
方面的效率与效能。
• 关注如何做，规则、 程序比结果更重要
• 目的是改善流程和提 高产出
– 接听电话
– 欠缺周详计划
– 打电话
– 不懂分辨轻重缓急
– 某些会议
– 过分专注细节
– 打扰
– 犹豫不决
– 官僚作风
– 不懂说“不”
– 沟通不足
– 拖延
– 办公室政治
– 善忘
– 跟“有问题”的人共事 – 不懂授权
– 资源不足
– 欠缺组织
– 阅读文件及邮件
– 健康欠佳
会议时间的管理技能
•会议准备的步骤 •会议容易出现的问题
6.我怎样才能最好地为社会做贡献?
每日 任务
中期步骤
长期目标
价值观 角色 使命
Time Management
长期目标是 有时间界限的规划。
A Long-range Goal: A dream with a deadline
传统的周时间分配情况
Sun Mon
Tues Wed Thurs Fri
Sat
• 目标是提升数量、提 高质量
• 希望任何事情运作得 顺畅-没有变化、没有 改变
• 关注为什么，探求新 主张
• 目的是寻求正确的方 向，最好的结果
• 目标是增加价值
• 询问：“我们的目的 是什么？” “我们为 何这样做？”
RESULT:结果
自然法则：
一种掌管人类行为 因果关系的基本准则。
自然法则：
不
重
III
要
不 紧急
II
IV
时间矩阵图
紧急
•危机 •紧迫的问题 •有期限的项目、
会议、报告
不紧急
•准备工作 •预防工作 •计划 •建立关系 •更新
•澄清价值观 •授权
重要
不重要
•不必要的干扰 •不必要的报告 •不重要的会议、电话、
信函和电子邮件
•其他人的小事
•琐碎杂务 •无关的电话、信函和邮件 •消磨时间的行为 •“逃避”的行为 •过分沉迷于电视、
2.每周花费30分钟至1小时回顾上周 及安排下周计划
3.在今后21天内天天做每日计划 4.在21天内写下一个长期目标
Mission Statement: 使命陈述 Roles : 角色 Values: 价值观
Goal Planning 目标计划
Intermediate Steps 中期步骤
Weekly Planning 每周计划
• 合理进行时间规划； • 重要工作项目的时间保证
1、将月历中事项填入； 2、将昨日未完工作项目列入； 3、估计各项工作时间； 4、确定工作事件紧迫性和重要性； 5、排定时间； 6、抓住正在做的每一项工作； 7、完成后划掉，盯住下一个目标； 8、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间。
自然法则：
适当地控制事件可以提升较高的生产力
并获得内心宁静。
Appropriate event control leads to greater productivity and inner peace.
内心宁静是通过适当 的事件控制，从而拥有 一份安祥、平衡、和谐 的生活。
哈伦.史密斯
«The 10 Natural Laws of Successful Time and Life Management»
法定假日_____天； 公司带薪休假_____天； 带薪病假_____天； 实际工作_______天，共______小时; 假定有效工作时间为___%； 全年有效工作时间为________小时
时间计算练习
一年有365天； 其中双休日共 104 天；（每年52周） 法定假日 11 天；（元旦1天、春节3天、五一1
•对于“控制”： “如何……？”
•对于“影响” “我可以在……方面施以怎样的积极影响， 并且如何去影响？”
控制可控：
•我不可决定生命的 •我不可控制他人
长度
——但可以掌握自己
——但可控制生命的
深度
•我不可预知明天
——但可利用好今天
•我不可以左右天气
——但可以改变心情 •我不可百战必胜
——但可以尽心尽力
当人们具有共同的价值观， 并立足于共同的使命时， 普通人也可以创造奇迹。
1.确认居于支配地位的价值观 2. 将这些价值观按优先顺序排序 3. 清楚界定这些价值观的含义
角色：最重要的关系及责任
你工作中最重要的角色是什么？ 你生活中最重要的角色是什么？
使命宣言
使命宣言描述你的独特的生活目的。 它包括你想发展什么方面的素质， 你想实现什么，你想作出怎样的 贡献。
欢迎参加 时间管理
培训
第四代时间管理
第一代：备忘录 第二代：时间进程表 第三代：轻重缓急 第四代：个人管理
1、时间是企业最稀缺的资源之一； 2、有效情； 3、有效的时间管理可以减少加班时间，
提高个人生活品质。
时间计算练习
一年有365天； 其中双休日共_____天；
更为有效的周时间计划
Sun Mon
Tues Wed Thurs Fri
Sat
每日计划
1. Review yesterday. 回顾昨天 2. List today’s events realistically.
现实地列出今天的事件
3. Value each task (A,B,C).排价值 4. Order each task (1,2,3).排次序
习惯
自然法则：
我们养成我们的 ,
我们的
塑造我们。
Planning: 计划 Predetermining a course of events in
.
事先将要发生的事件 下来。
Tasks: 任务： Appointment: 约会:
Time-flexible
时间具有灵活性
Time-specific
•会议容易出现的问题
-迟到 1.事先提醒 2.必要的惩罚 3.准时开始准时结束
-跑题 1.程序性建议 2.重申目标
-效率低下(参与者问题、场地问题、 时间问题、决策方式与执行问题等）
会议进行中的主持技巧
1.让每一位与会者都感到被尊重 2.迅速引入会议主题并控制会议的进度 3.鼓励每位参会者发表自己的见解 4.善于处理会议中的不同意见 5.对发言进行适当的鼓励和小结 6.及时澄清发言中提出的问题
上网和放松状态
紧急 重
I
要
不
重
III
要
不 紧急
II
IV
自然法则：
紧急
优先级高；
紧急可能会 优先顺序。
态度
紧急 重
要 不 重 要
不 紧急
“时间杀手”
• 有形杀手：
• 无形杀手
明明知道是浪费时间的事 在我们不自觉的情况下出
情，但又不得不做，又或 现，许多时候，问题是源
者迫于无奈地去做：
于我们自己：
有效制定每日计划的几点建议:
1、每天在同一时间制定， 建议在下班前；
2、规划出干扰时间； 3、要有弹性； 4、要长期坚持，养成习惯 。
优先次序： 确认事件的 及 。
优先次序：
（Prioritize）
A: Vital 生死攸关的 B: Important 重要的 C: Optional 选择的
确定重要度的参考因素
如果你不去控制 你生活中的事件， 你将被这些事件所控制。
时间：
是一种延续…… 在其中事件从过去 经过现在流向将来。
时间管理的关键是控制
如果你不去控制生活中的事件， 你将被这些事件所控制。
理解事件控制
No Control
不能控制
Total Control
完全控制
自问：
•对于“适应”： “我可以做些什么使得这段时间更有价值？”
– 不完成有什么后果？ – 每天只能做几个做哪几个？ – 哪些是和目标直接相关的？ – 哪些是高回报的？（不仅仅指眼前） – 哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经
理，父亲，孩子）
确定重要度的参考因素
1、承诺事项； 2、与团队有关事项； 3、目标考核中权重较大事项； 4、其他事项。
紧急 重
I
要
很不幸，别人见我们做每件事情， 就希望我们做每件事情，
做每件事情使得我们很忙， 我们就没有时间想什么对我们来讲是 至关重要的事情。
探索
•具有支配地位的价值观：
•角色： •使命：
Personal Values
Personal values incorporate past and present feelings,behavior, experiences, thoughts and intentions.
-迟到 -跑题 -效率低下(会而不议,议而不决,决而不行,行而未果)
•会议进行中的主持技巧 -开始
-进行中 -处理困难局面
•宣布闭会的技巧
有效会议准备12步
• 确认会议主题 • 写下每一主题要达到的目标 • 选择会议参加者 • 决定参加者是否要做必要的事先准备 • 规划每一议题的时间 • 确定会议日期、时间 • 确定会议地点 • 通知参加者 • 设定会议规则 • 研究并决定就每一议题有效交换背景材料的
•我不可以改变容貌
——但可以展开笑容
条件的影响
1.有些 我们能控制, 但我们认为我们
2.有些 我们不能控制, 但我们认为我们
“It is not aptitude, but attitude that will give you the altitude.”
不是因为人们不同的才能、资质， 而是因为人们不同的态度导致 人们具有不同的高度、水准。
谈话内容、日志 等）
分类信息
•姓名 •公司 •项目 •主题
A B C D
1 2 3 4
Time Management
整合连接
1. 我需要什么? 2. 我什么时候需要它? 3. 我在哪里能够找到它?
由于我们不知道什么对我们来讲最重要， 每件事情都显得重要，
由于每件事情都显得重要， 我们不得不做每件事情，
四把钥匙
•只用一个个人管理系统 •随身携带 •远离“废纸” •以最适合自己的方式使用工具
Time Management
个人管理工具基本用法:
优先次序 监督进度/跟踪 记录 整合连接
当每天结束时，你的 “任务”应当是这几类 状况：
Time Management
信息记录
杂项信息——
每日事件记录
（承诺、意见与 感想、议程、
策略 • 研究并决定就每一议题做出决定的策略 • 计划对每一议题做总结
计 设定 目标
/ 就会 议守
划 则达 成共 识
事 交换背景信息 做决定/确认行动 项 总结事项1 1
事 交换背景信息 做决定/确认行动 项 总结事项2 2
事 交换背景信息 做决定/确认行动 项 总结事项3 3
会落 议实 总跟 结进
时间具体而特定
30 31
月历
2009 年
月 1
2345678
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
每月任务
Business Personal
每日计划（待办单）
2009-/- -/--
T P Task List
备注
会见
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
自然法则:
1.我们倾向于呆在我们的舒适区。 2.要实现目标,我们必须扩展我们
的舒适区。
改善的第一步——“记录时间”
要想使用好时间，必须知道自己的时间 实际上是怎样花掉的。确认你的时间用 在哪里，不要光凭记忆，那太不可靠了。 记录必须真实、确切，不可事后凭记忆 再来追记。
承诺：1.在今后21天中选7天记录自己 的时间是怎样运用的;
个人的价值观
个人的价值观是将我们过去和现在的 情感、行为、经验、想法和意图加以 融合后形成的价值取向。
Organizational Values
Organizational Values incorporate what the Organizational stands for and what its people believe in.
组织的价值观
组织的价值观是将组织的标准与其 成员的信念结合在一起。
“When aligned around shared values and rooted in a common mission, ordinary people accomplish extraordinary results.”
个人使命宣言是你生活的指南， 激励你作出对于实现目标最有帮助 的决定并实现你的愿景。
使命陈述
1.我在做什么事情时感到 最高兴和最充实?
2.我在个人生活中从事哪些活动 我觉得最值得?
3.我在职业生涯中从事哪些活动 我觉得最值得?
4.我具有怎样的天赋、才干、 强项和能力?
5.做什么事情会使我感到被激励、 着迷、动情?
天、国庆3天；清明、端午、中秋各1天） 公司带薪休假 10 天； 带薪病假 0 天； 实际工作 241 天，共 1928小时; 假定有效工作时间为 20%-30 %； 全年有效工作时间为 385--578 小时
课程目标
提升
与
方面的效率与效能。
• 关注如何做，规则、 程序比结果更重要
• 目的是改善流程和提 高产出
– 接听电话
– 欠缺周详计划
– 打电话
– 不懂分辨轻重缓急
– 某些会议
– 过分专注细节
– 打扰
– 犹豫不决
– 官僚作风
– 不懂说“不”
– 沟通不足
– 拖延
– 办公室政治
– 善忘
– 跟“有问题”的人共事 – 不懂授权
– 资源不足
– 欠缺组织
– 阅读文件及邮件
– 健康欠佳
会议时间的管理技能
•会议准备的步骤 •会议容易出现的问题
6.我怎样才能最好地为社会做贡献?
每日 任务
中期步骤
长期目标
价值观 角色 使命
Time Management
长期目标是 有时间界限的规划。
A Long-range Goal: A dream with a deadline
传统的周时间分配情况
Sun Mon
Tues Wed Thurs Fri
Sat
• 目标是提升数量、提 高质量
• 希望任何事情运作得 顺畅-没有变化、没有 改变
• 关注为什么，探求新 主张
• 目的是寻求正确的方 向，最好的结果
• 目标是增加价值
• 询问：“我们的目的 是什么？” “我们为 何这样做？”
RESULT:结果
自然法则：
一种掌管人类行为 因果关系的基本准则。
自然法则：
不
重
III
要
不 紧急
II
IV
时间矩阵图
紧急
•危机 •紧迫的问题 •有期限的项目、
会议、报告
不紧急
•准备工作 •预防工作 •计划 •建立关系 •更新
•澄清价值观 •授权
重要
不重要
•不必要的干扰 •不必要的报告 •不重要的会议、电话、
信函和电子邮件
•其他人的小事
•琐碎杂务 •无关的电话、信函和邮件 •消磨时间的行为 •“逃避”的行为 •过分沉迷于电视、
2.每周花费30分钟至1小时回顾上周 及安排下周计划
3.在今后21天内天天做每日计划 4.在21天内写下一个长期目标
Mission Statement: 使命陈述 Roles : 角色 Values: 价值观
Goal Planning 目标计划
Intermediate Steps 中期步骤
Weekly Planning 每周计划
• 合理进行时间规划； • 重要工作项目的时间保证
1、将月历中事项填入； 2、将昨日未完工作项目列入； 3、估计各项工作时间； 4、确定工作事件紧迫性和重要性； 5、排定时间； 6、抓住正在做的每一项工作； 7、完成后划掉，盯住下一个目标； 8、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间。
自然法则：
适当地控制事件可以提升较高的生产力
并获得内心宁静。
Appropriate event control leads to greater productivity and inner peace.
内心宁静是通过适当 的事件控制，从而拥有 一份安祥、平衡、和谐 的生活。
哈伦.史密斯
«The 10 Natural Laws of Successful Time and Life Management»
法定假日_____天； 公司带薪休假_____天； 带薪病假_____天； 实际工作_______天，共______小时; 假定有效工作时间为___%； 全年有效工作时间为________小时
时间计算练习
一年有365天； 其中双休日共 104 天；（每年52周） 法定假日 11 天；（元旦1天、春节3天、五一1
•对于“控制”： “如何……？”
•对于“影响” “我可以在……方面施以怎样的积极影响， 并且如何去影响？”
控制可控：
•我不可决定生命的 •我不可控制他人
长度
——但可以掌握自己
——但可控制生命的
深度
•我不可预知明天
——但可利用好今天
•我不可以左右天气
——但可以改变心情 •我不可百战必胜
——但可以尽心尽力