高效工作技巧归纳.ppt

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1、分清轻重缓急
重要度
紧迫性
Ｂ
重要但不紧迫
D
不重要不紧迫
A
重要而且紧迫
Ｃ
紧迫但不重要
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定出时间 待会做
。
重要
规划 技能提升、创新
建立人际关系 发掘新机会
防患未然（锻炼）
设备出故障 燃眉之急的问题 与客户洽谈业务 有期限压力的计 划 危机（救火）
打发时 间时做
并不重要的电话信件 无谓的交际应酬 个人嗜好的沉迷 点滴时间浪费 发呆、拖延
请问：如果你的每一个今天都比昨天进步 1%，那么一年下来你会进步多少？
每天进步1%！——与各位共勉
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办公室内切忌私自 拉帮结派，形成小 圈子，这样容易引 发圈外人的对立情 绪。
忌拉小圈子
工作时应该保持高 昂的情绪状态，即 使遇到挫折，也不 要牢骚满腹、怨气 冲天。
忌情绪不佳，
牢骚满腹
领导面前充分表现 自己，办事积极主 动；同事或下属面 前，推三阻四、爱 理不理。
忌趋炎附势 ，攀龙附凤
忌逢人诉苦
忌故作姿态，举止特异
这就是有和没有具体目标的差别所在。
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（二）目标管理
1、定义
目标管理是以目标为 导向，以人为中心，以 成果为标准，而使组织 和个人取得最佳业绩的 现代管理方法。
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所占比例
目标状态
成就状态
27%
没有目标
社会最底层
60% 10% 3%
目标模糊
社会中下层
有清晰但比较短期的目标
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如何募集700万美元
美国一位名叫罗伯.舒乐的博士，身无分文要在加州建造一 座水晶大教堂，预算造价高达700万美元。舒乐博士这样写下自 己的奇特计划：寻找一笔700万美元的捐款；寻找7笔100万美元 的捐款；寻找14笔50万元的捐款；寻找70笔10万美元的捐款；寻 找140笔5万美元的捐款；寻找280笔2.5万美元的捐款；寻找700 笔1万美元的捐款。就这样，历时12年，一座造价2000万美元、 可容纳1万多人的水晶教堂竣工了。
启示：一些看似难以实现的大目标分割成无
数个小目标，实现起来就不困难了。每天实现一
个目标，日积月累，就会收获人生的大成功。
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大目 标
设定目标
小目 标
更小 目标
剥洋葱图
即时 目标
实现目标
即时目标 更小目标 小目标
大目标
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日本学者关于时间浪费的调查
“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，
间的68.7%。
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等待或各种干扰 来袭……
沟通不良，做无 用功
官僚作风、文牍 主义
冗长而又无效的 会议
有求必应，来者 不拒
没有目标或缺乏 计划
没有轻重缓急 安排
时间 杀手
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没有设定完成 时限
不懂得统筹 安排
大包大揽，事必 躬亲
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（三）时间管理
为什么时间总不够用
该怎样进行时间管理
清各自职责，不推诿和相互扯皮。
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4、建立有效的办公环境
电脑文档
• 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情
• 工作中经常要用到的用品应容易取得
书面文件
• 每一件物品应摆放在固定的位置
• 每天下班前将办公桌整理就绪
• 把不再需要的东西坚决扔掉
办公用品
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身边工具
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戴尔·卡耐基说：
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调查结果显示，当两个人初次见面的时候， 第一印象中的55%是来自你的外表，包括你的衣 着、发型等；第一印象中的38%来自于一个人的 仪态，包括你举手投足之间传达出来的气质，说 话的声音、语调等，而只有7%的内容上来源于 简单的交谈。也就是说，第一印象中的93%都是 关于你的外表形象的。
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自问
我每天都开心吗？ 我工作愉快吗？ 我对工作及生活充满热情吗？ 我和同事及家人相处愉快吗？ 我从不抱怨吗？ 我没有任何的负面情绪吗？ 我感觉不到任何压力吗？
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*
2 如何进行 情绪管理
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（1）正确认识压力与工作绩效关系
工
压力管理
作
目标
下属请示、汇报 临时会议、邀约 某些电话、邮件 日常文件批阅 不速之客到访
立即 去做
紧急
授权别 人去做
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时间安排
习惯性时间安排:
重要紧急:25-30% 重要不紧急:15% 紧急不重要:50-60% 不紧急不重要:2-3%
正确的时间安排:
重要紧急:20-25% 重要不紧急:65-80% 紧急不重要:15% 不紧急不重要:1%
表
疲劳
现
耗竭 P点
崩溃
压力水平
中等强度的压力水平会带来最好的绩效水平，
所以正确看待工作中的挫折与困难，化压力为动力。
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（2）转移注意力
去散散步、听听音 乐，看看电视，还可以 翻翻画册，读读小说等 等，时过境迁，往往能 心平气和地解决问题。
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诉
这 样 发
喊 泄
行 不 行 ？ ？ ？
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（1）注意优化个人形象
着装和风度是第一个进入人的视线的 人的风度美是通过打扮而体现出来的
着装的原则主要有： 得体、合适、合度是着装的基本要求 有新意 要体现出个性和职业特点
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（2）诚信原则
“人际关系上你最喜欢具有什么特 征的人？”
“最希望别人采取什么样的方式同 自己交往？”
心平气和
悲伤
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猜一猜：
在愤怒、生气状态下呼出的气体冷 却成水后,将其注射到大白鼠身上， 将会发生么？
结果：
几分钟后大白鼠死亡!!!
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ห้องสมุดไป่ตู้
（一）情绪管理
1、定义
指一个人在情绪方面的管 理能力。 EQ——情绪商数，是指一个 人对环境和个人情绪的掌控和 对团队关系的运作能力。
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（二）高效——结果导向
用最少的时间
用最简单的方法
用最少的人力、物力、财力
做成最重要的事
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二、具体方法
01 02 03 04 05
情目时人自 绪标间际我 管管管管提 理理理理升
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生理学家艾尔马——情绪生理实验
将人在不同情绪状态下呼出的气体 收集在玻璃试管中，冷却后变成水发现：
高效工作 技巧
主讲人：樊霞
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目 录
Contents
一 高效工作的含义
二 高效工作的具体方法
三
结束语
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一、高效工作的含义
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（一）工 作 是 什 么
工作是不要只做上 级要求你做的事
工作是要开 动脑筋做事
工作带有主动 性、自豪感
工作是要解 决问题
工作是做正 确的事
客户第一： 关注客户的关注点，为客户提供建议和资讯，帮助客户成长
阿里巴
团队合作： 共享共担，以小我完成大我
巴六大
拥抱变化： 突破自我，迎接变化
价值观
诚信： 诚实正直，信守承诺
激情： 永不言弃，乐观向上
敬业： 以专业的态度和平.精常品的课心件.态做非凡的事情
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（五）自我提升
决定每个人后.精品天课件. 成长的关键因素45
“自己会采取什么样的方式与别人 交往？”
诚信=诚实+信用
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人 内尊 在重 修他 养人 的是 外一 在种 表美 现德 。，
是 一 个
（3）尊重他人
尊重上级是一种天职 尊重下级是一种美德 尊重客户是一种常识 尊重同事是一种本分 尊重所有人是一种教养
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4、办公室交际中的忌讳
不要把痛苦的经历一谈再谈。忘记 办公室是严肃、正式的场合，无论
过去的伤心事，把注意力放到充满 穿衣，还是举止言谈，切忌太过前
希望的未来，做一个生活的强者。 卫。会招人话柄且给他人没工作能
.精品课力件. 的假象。
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阿里巴巴的使命： 让天下没有难做的生意
阿里巴巴的愿景 •做一家经营102年的企业 •成为世界最大的电子商务服务提供商 •成为世界最优秀的雇主
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2、提高工作责任心
——提升工作效率
带好头：一个企业的管理者如果思想懈怠，疏于管理，放松监 督，带头作用缺乏，员工自然跟着懈怠。领导懈怠一，员工 能松懈十。
强本领：增强本领就是要增强业务能力，增强适应本职岗位， 较好履行岗位职责的业务能力。要想做得高，相对应的专业 知识当然就要比其他人高出一等。
“一个人事业的成 功，只有百分之十五是 来自于他的专业技术， 另外百分之八十五要靠 人际关系和处世的技巧 ”。
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（四）人际管理
1、定义
广义的人际关系是指人与人之间的各种关系。 狭义的人际关系是指人们在交往过程中形成的心 理关系，其关注的是心理关系的亲密性、融洽性和协 调性的程度，其构成包括认知、情感、行为成分。
抓细节：注重工作细节就是加强工作责任心，从细节可以看出 对工作的认真程度，对自己要求的严格与否。
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结束语
戴明当年跑到日本，只对日本企业说了一 句话：“你们只要每天坚持着进步1%就可以 了！”就是这么简单的一句话改变了日本企业 的命运，让丰田、松下、索尼、日产、东芝等 一大批企业成为全世界最优秀的企业。
设计调查表格
客户访谈
部门例会
整理资料
17:00
时间没有具体确定的
18:00 19:00
待处理事项
20:00
时间已具体确定的事
件
电话、记录等信息
提前一天
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3、 避免拖延
严格要求自己，规定任务完成的期限。 排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳
定性。 不要只做熟悉的事务性工作。 与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨
1、不断学习 ——提高工作能力
古语说：活到老学到老，只有学习才能进步。一 个不善于学习的人，是不可能干好工作的。每个员 工都需要有很强的学习力作为支撑物。如果你不能 与时俱进，不断地通过勤奋学习充实自己，提高自 己的能力，那你很可能从一个“人才”变成企业乃 至社会的包袱
人才是一个动态的概念，他不是一成不变的，不 是永恒的。它需要不断地晋级、不断地发展，只有 学习力不断地加强，不断地提高，才能保证人才的 新鲜，这样的人才是真正的人才。
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人际关系示意图
上司
同事
本人
平辈
下属
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2、良好人际关系的重要性
0 1 提高员工的工作情绪――士气 0 2 提高整体的工作效率――工作量 0 3 减少工作纠纷的抱怨――矛盾 0 4 增加整体的合作性――团结 0 5 减少员工流动――稳定
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3、如何建立良好的人际关系
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2、制定计划，写成清单
我的工作目标是什么 为了达成成目标我需要做什么 顺序与重要性是什么 我需要多少时间 我该如何分配与使用我的时间
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任务列表 时间
1 整理资料
2
每日计划表
2 设计调查表格 1 3 客户访谈 4 部门例会 5 6 7 8
9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00
即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。”
根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的
时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时
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（3）合理发泄情绪
恰当的
适当的场合 哭、运动 大声唱歌 大声喊叫 找人倾诉
中性的
睡觉 吃东西
不恰当的
狂哭、狂睡、 狂吃、喝酒、 吸烟、扔东西、 打架、生闷气
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有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他 们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1 米。他对第一组说：你们能够跳过1.2米。他对第二 组说：你们能够跳得更高。经过练习后，让他们分别 去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人 都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所 以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。
社会中上层
有清晰且长期的目标
顶尖成功人士
今天的生活状态不由今天所决定，它 是我们过去生活目标的结果!
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2、目标管理的原则
制定目标
定下期限
追踪查询
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怎么定
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SMART 原 则
—— Specific（明确的） —— Measurable(可测量的） —— Action-oriented(行动导向的) —— Realistic(务实的) —— Time-related(有时间期限的）