大学学生委员会文件档案管理制度()

大学学生委员会文件档案管理制度()１大学学生委员会文件档案管理制度
第一章总则
文件档案管理工作是学生会工作连续性，有序性的有力保障,为实现工作的正规化，以提高工作效率和工作质量，特制定此项制度。

第二章日常档案工作具体管理办法
第一条学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料,是学生会至关重要的公共财产。

档案内容不得随意公示、复制.
第二条学生会档案由办公室统一分类管理，**部门档案由**部门部长整理,**监督管理,定期**部门将进行一次档案清理(包括部门日常记录，相应部门材料等），将有关资料交于办公室归档备案。

第三条学生会档案包括人事档案、工作档案、活动档案及财务档案。

第四条**部门策划筹备的**项活动的所有资料（包括图像资料）,活动后必须交办公室存档，以备查找.
第五条档案形式要求：对于**部门档案，有文本或电子两种版本。

电子版统一发送至学生会共享邮箱*＊*＊＠＊＊＊.c*m。

密码：2010ｘｕeｓｈｅngh ｕi.
第六条部长例会会议记录表及会议相关资料由记录，学期末交由办公室负责存档。

第三章档案存放办法
第一条学生会**部门档案分别存放于办公室,和**办公室，其中办公室存放处主要存放办公室文件档案资料,存放处主要存放文件档案资料，**办公室存放**资料。

第二条将文件存放于文件袋或者文件盒中,便于取阅与存放。

贴上标签,注明文件性质，时间，部门。

第三条文件存放按照性质,时间，部门存放，存放有序，便于查阅。

第四章档案内容要求:
第一条人事档案制度
(一)档案范围
干事纳新表、日常工作评定、部门基本资料、部门日常工作记录以及其它有关材料，都作为优秀部门评选、奖励的依据。

由办公室负责存档。

（二)档案建立
（１）学生会成员的人事档案由办公室在成员正式加入时为其建立,其中的个人履历等基础资料**部门整理后统一上交办公室存档.
（２）学生会成员工作评定由考察，结果由整理后上交办公室存档。

第二条工作档案制度
（一）档案范围
包括学生会工作计划、**部、通报、决定、计划、总结、建议意见、结构设置、会议记录、提案、上级或外单位来文、**种出版物及印成品、照片、考核、奖惩情况等。

由办公室整理保管.(二）档案建立
(1)学生会**部门每学期工作伊始都应向学生会**呈交一份详细的工作计划及活动立项申请表，每一学期末后交一份工作总结由办公室存档。

(2)部长例会会议记录
学生会全体例会及部长例会由做好会议记录学期末交由办公室存档.
（３)学生会**部门建立工作日志。

工作日志作为部门工作档案保存,**部门将其**项工作指示、活动、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载。

第三条活动档案制度
（一）档案范围
活动的立项申请书、经费物品申请、计划书（策划书）、实施方案、海报底稿、节目单、照片等。

（二）档案的建立
(１)学生会**部门在举办大型活动时,活动当月月末,需作出详细的书面总结和财务报告连同、节目单、比赛结果、策划书等一并上交,由办公室存档。

（２）举办大型活动时，部要注意保存**种文字图像资料，要及时采集活动图片，并及时将照片、稿件存档和上传。

第四条财务档案制度
(一)档案范围
学生会财务帐目、预算申请、、学生会集体获得的奖品、纪念品,学生会的
报刊、、家具、文具、展板、条幅、装饰品等。

(二）档案建立
（1）**部门举办活动前，根据活动计划书,本着节约务实、具体详尽的原则XX预算申请，然后交由**审核通过，再上报老师审核签字。

（2)填写所购物品、时间要符合实际.背面注明经手人、所购具体物品及用途。

做到详实具体,以便登记入账。

（３)办公室专门设立财务账目本，每月应作账目整理，并向**汇报批示,接受**监督.
(4）办公室为学生会每一件办公物品都建立档案，详细记录其管理、使用情况。

第五章档案借阅办法
第一条查阅要求
（一）学生会**部门可以根据工作所需向办公室借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

(二）**部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁,不得在文件上乱
涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，办公室会做出相应的、批评。

（三)查阅前请对照办公室档案清单,明确档案名称及档案号。

（四）学生会**部门在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。

（五)档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行并作相应处理。

第二条借阅手续
（一)借阅档案必须有证明，**部门副部长、干事、借阅资料要征得部长同意,并由部长以告知办公室，由办公室同意后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。

借阅档案必须进行登记,登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（二）借阅档案应办理登记手续(包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

(三）借阅时间不得超过一周（管理档案者同意除外），延期归还由办公室处给予口头、批评。

(四)复制文件必须征得办公室的同意。

(五)外单位借阅校学生会工作档案的，需向办公室提出书面申请，并经管理档案者签字同意后方可。

（六）办公室的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、记录人员），外借期限为一周。

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