基于信息资源共享的高校档案管理模式构建

2020年第01期
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0　引言
当前阶段，传统的高校档案管理模式已经无法适应快速发展的社会需求以及不断扩张的高校管理需求，具体主要表现在学生信息档案的管理模式过于落后、优秀教学经验以及教师精品课程共享循环低下等几个方面。

因此，如何充分利用信息技术与互联网技术的优势，实现在信息资源共享视域下的新型高校档案管理模式构建已经成为当前高校档案管理部门的重点任务。

1　建立信息资源共享视域下高校档案管理
的信息服务模式
所谓的信息资源共享视域下的高校档案管理信息服务体系，实际上包含以下几个层面的含义。

从经济学的角度来看，信息共享服务管理模式的构建不仅有利于高校档案管理部门实现对学生信息的高效化、集约化管理，还有利于实现对相关信息资源的有效配置，尤其是一些优质课程资源的共享，可以大大帮助各大高校在实现文化交流与专业交流的同时节省部分研发资金。

同时，还可以在此基础上完善高校的信息服务模式，为师生提供更加优质的信息服务。

从高校本身的角度来看，构建高校档案管理信息服务模式的过程实际上也是对相关优质教学资源与教学经验进行采集归纳与合理加工的过程，最终构建的信息资源共享体系将会在高校的档案管理历史中具有很大的增值空间，可以为之后的高校档案信息管理奠定坚实的基础。

基于信息资源共享的高校档案管理模式构建
欧阳丹晖
陆军边海防学院乌鲁木齐校区，新疆 乌鲁木齐 830002
摘要：高校档案馆是信息管理数量最为丰富的信息管理机构之一，在信息全球化与信息资源共享趋势不断扩张的视域下，传统的高校档案管理模式已经无法满足当前的时代需求，而且如何借助信息资源共享化的优势实现对高校档案管理模式的革新与发展也是当前高校档案管理工作的核心任务。

鉴于此，主要针对现阶段高校档案管理中存在的问题，提出几点信息资源共享的管理模式构建对策。

关键词：信息资源共享；高校档案；管理模式中图分类号：G271
另一方面，从相关档案信息的使用者角度来看，信息资源功效对于高校档案管理来说应该根据不同的使用者采用不同的服务管理模式，其中可以通过对不同使用者进行相关的数据跟踪调查等模式，将高校的相关信息资源进行二次或者三次分流，在实现高校信息档案共享的基础上，以优质化的服务满足不同使用者的需求。

比如，在具体的高校档案信息服务模式的构建过程中，可以结合每一所学校的实际情况将相关的文件信息服务系统划分为三部分来构建。

其中，包括便于高校档案管理人员进行数据升级与数据分析的归档存储系统、便于其他管理层进行合并整理的信息组织系统以及便于普通师生群体进行信息获取与信息确认的档案查询系统。

通过这三个系统的构建，基本实现对高校所有目标人群的覆盖，在完美构建高校档案信息服务模式的基础上，确保了相关档案信息对师生群体的开放，一方面可以使得高校档案信息管理工作流程更加顺畅，有利于促进高校档案管理工作的升级与革新；另一方面，还可以有效提升高校档案信息服务的人性化与合理化。

2　建立信息资源共享视域下高校档案管理的信息集成模式
通过翻阅大量的数据资料以及参与不同高校的档案管理实践不难发现，当前阶段很多高校都完全忽视了高校与高校之间的信息资源共享，不仅不利于高校档案管理效率的提高，也在一定程度上造成了部分信息与档案资源的浪费。

因此，通过借助互联网技术与计算机技术进一步实现不同高校之间的
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106信息资源共享，进而构建高校之间的优质教学资源与教学经验总结的信息集成模式已经成为各大高校档案管理部门的重点工作任务。

通过建立信息资源共享视阈下的高校档案管理的信息集成体系，一方面可以调动不同学校的更多更丰富的教学资源，实现更加有效的资源共享；另一方面，也有利于高校档案管理工作人员实现更加高效的档案管理与档案调度。

当前阶段，部分高校已经意识到了建立信息集成档案管理模式的重要性，并已经试图采取相关举措积极落实该策略，但是由于经验不足以及档案管理理论知识薄弱等原因，在实际的实践过程中依然存在很多不同层面的问题。

因此，在构建集成化信息管理体系的时候，需要各大高校先通过进一步丰富信息集成化的模式或者进一步实现相关优质教学课程、教学资料以及先进教学经验的信息化等措施，为实现更加高效的高校档案信息管理与资源共享化奠定坚实的技术基础与物质基础。

比如，在两个不同的高校之间要想实现科学合理的信息集成化管理体系的构建，就需要从以下几个方面着手。

首先，需要这两个高校结合本校的优势学科将部分优秀教授的教学经验总结以及其他相关信息都实现数字化整理与归纳，其中还包括一些精品学科课程、优质教学案例以及优秀的学生成果等信息资源。

其次，在进行信息集成管理模式的构建过程中，两所高校所采用的数据处理的基本技术以及相关的软件支撑都应该是相互兼容的。

最后，在高校档案管理信息集成模式构建之后，还需要经过至少三轮的系统测验过程，针对不同的教学资料以及信息类型的分类与归纳、不同师生群体对相关信息的需求与查询以及后期的信息反馈等问题，系统内部都要能够及时解决与应对。

通过测验确定成功建立的高校档案信息集成管理模式，不仅可以实现两个学校以及更多不同高校之间对优质教学资料以及其他信息资源的最大化共享，促进不同院校之间的学术交流与互相进步，而且对于相关档案管理工作人员来说，也将大大提升他们的工作效率，为他们日常信息管理与档案维护工作带来很大的便利。

3　建立信息资源共享视域下高校档案管理的数字化管理模式
为了更好地实现高校档案管理的信息资源共享，数字化的信息管理模式既是其中的基础性任务，也
是核心性任务。

数字化的档案管理模式不仅可以最大限度地促进高校内部以及不同高校间的信息资源共享，还有利于实现高校档案管理的便捷性与高效性。

因此，通过借助飞速发展的大数据技术以及互联网技术实现高校档案的数字化管理是当前高校档案管理工作的重点。

首先，需要相关高校档案管理人员建立相应的档案数字化目录，强化相关文件的目录管理，进而更加方便地满足不同用户群体的检索需求；其次，还要加强对相关文件原始档案的扫描以及处理相关的信息资源，在完善高校相关档案信息的基础上确保相关信息能够长久保留不受损坏，也有助于保持相关特殊文件的完整性与精准性。

比如，为了实现更加便捷化的高校档案数字化管理，可以在文件归纳与文件整理的过程中将有一定关联的相关信息与档案设置超级链接或者超级关联，如研究相同领域的两个专业课程资源或者学习经验总结资源可以互相关联，彼此推荐，这样在师生检索档案信息的时候就可以一起检索到与之相关的全部信息资源。

除此之外，在当前高校的综合管理过程中，相关管理层也要加强对档案管理相关硬件设备与系统的更新，其中还包括对相关优秀档案管理优秀技术人员的选拔与引进，为高校档案的信息化管理与信息资源共享奠定良好的物质基础。

而数字化管理模式作为实现高校信息资源共享的前提，也有利于提高高校档案管理的质量与效率，并且还可以在一定程度上减少相关档案管理的盲目性。

4 总结
综上所述，在信息化技术与互联网技术不断发展的今天，各大高校在进行档案管理过程中所采用的模式与方法也急需各种改进。

当前阶段一种依托于信息化与互联网技术下的新型档案管理模式正在逐步建立，它一方面能够更好地帮助高校档案管理人员实现更加高效的档案管理工作，另一方面也可以进一步促进高校之间的信息资源实现共享。

参考文献
［1］何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].
皖西学院学报，2017（6）：147-152.
［2］易莲.高校档案管理中信息资源共享模式的构建[J].湖北
成人教育学院学报，2017（1）：76-78.。