信息化规划方案

现状
制度和流程初步建立，需不断推进和优化 作业主要依赖手工操作，效率低下；只有纸质记录，追溯困难 关键事项提醒不及时，电话沟通工作量大、费用高 员工在外，工作进展和费用情况无法实时监管 外出员工考勤通过微信群操作，操作繁琐，需要额外手工统计 绩效评估无信息化支撑，难以大规模推行 新版GSP规范，要求全面建立经营质量管理制度
系统的接口规范，将费用控制愿景贯彻到每一个业务单元 ✓ 通过知识管理的实施，提升知识转化、共享与获取的效率，提高决策效果，
提高员工与业务效率，提高服务质量 ✓ 通过项目实践培养德荣的信息化管理运维团队，通过各系统的推广使用培
育全体员工适应信息化管理要求的工作技能和习惯
投资收益（二）
提高办公效率
• 提高审批速度（变手工审批为电子审批；变串签流程为会签流程） • 简化人工操作，提高操作效率（变手工手段为电子手段—如人工送达为电子发送；采用办公自动流转功能；利用电子信息
目标
可疑不良事件记录 不良事件记录 用户投诉记录 售后服务记录 质量跟踪
质量管理
产品管理 库存管理 批次管理 库存收货 库存发货 移库管理 库存盘点
库存管理 采购与供应商管理
供应商管理 采购报价 采购订单 采购收货 应付管理 信用管理
流程管理 知识管理 辅助办公 沟通交流
整体规划
第一阶段
• 协同办公 • 人力资源管理 • 微信企业号 • 企业应用支撑平台
第二阶段
• 一体化业务平台
（财务+进销存+GSP管理）
• 客户关系管理 • 项目管理 • 微信服务号
第三阶段
• 招投标管理 • 投融资管理 • 商业智能
夯实基础
应用扩展
管理提升
协同办公
流程管理平台
• 工作流程 • 效率分析 • 信息提醒 • 流程监控 • 事务委托 • 统计分析
节约时间
• 大大降低了由于操作失误而返工的情况发生 • 节约各类文档制作、管理、查找、传递、核对时间（100~200小时/每人每年） • 碎片化时间的利用增加员工有效工作时间（300~500小时/每人每年）
针对德荣现状的信息化关键特性
总体规划，重视基础
信息化伴随经营活动而长期不断演化的过程，一定要做好总体规划，避 免重复建设，同时打好基础、留足扩展空间。
直接收益（经验测算）
提高效率
• 审批流程由平均5~7个工作日缩减到平均1~2个工作日（缩短70%） • 招聘专员、考勤专员、绩效专员和薪酬专员的工作效率提高2-5倍 • 行政管理人员工作效率提高2~4倍，财务管理人员工作效率提高1.5~3倍
节省费用
• 通讯、邮寄、纸张等办公费用降低30~50% • 车辆、会议室等资源利用率提高30~60%
流程可以保存为多个版本，新版本流程和老版本的流程可以同时运行。 对于多个版本的流程，启动时可以有三种方式：新版本即时生效，新旧 流程都启用新版本；分水岭型，旧的仍走旧版本的流程，新的走新版本 流程；指定版本，根据业务需求，走指定版本的流程。
170
预算
第 一 阶 段 （ 万 ）
协同办公
人力资源
企业微信 企业应用支撑平
提升管理执行力
• 规范办公流程，实现标准化管理（办公流程分析优化,；建立操作规范、信息流程约束；建立电子模版下发） • 信息标准化（制定信息标准格式、标准交互方式） • 提高管理透明度（所有数据均记录在系统中、保留各种操作痕迹；采用监控工具查询执行状态） • 提高决策能力（从知识库查询有用信息） • 提高反应速度（改变手工管理采取电子手段：如移动办公；通过待办工作直接找到需要处理的事宜）
后，送至IDC服务商，然后由服 务商对服务器进行上机 • 管理难度大，随着用户群体扩大， 要维护的服务器数量增多。各个 服务器间的负载均衡、存储等都 耗时耗力
• 一次性投资：购买Oracle标准版 约12万元，服务器5万*3=15万元；
• 每月费用：服务器托管（6U）+ 线路租用（10M BGP单IP多线接 入）4000元/月
• 标准化薪酬，数据来源贯穿整个人力系统，可直接调取人事档案信息、考勤结果等系统信息，避免了传统薪酬专员长时间等待 考勤汇总数据而延迟计算薪酬的问题；为调职、调薪等薪酬操作提供标准化业务流程，薪酬等级可自动跟随职位等级变动；公 式计算更加准确，减少人为失误概率，为企业提供及时可靠的薪酬结果和分析数据，并减少传统薪酬专员每到薪酬结算节点则 忙碌不堪、加班计算等现象
降低人力风险、稳固企业资源
• 将管理制度和管理思想落地于信息系统，有效的避免了企业人员更替所带来的资源、数据以及制度的流失 • 将管理思想固化于管理系统，强化组织在管理中的主要地位，弱化员工在管理过程中的干预效果，使企业的管理资源更稳固，
将人员流动带来的损失降到最低
效率提升、降低人力成本
• 智能数据统计与分析：可根据组织架构的归属关系自动生成组织架构图；根据职位编制，智能控制部门编制；根据身份证号码， 自动生成人员档案信息；根据人员简历，自动生成人员档案；针对企业内部员工合同到期或证件到期，自动提醒
任职资格
奖惩管理
参数设置
工作场所
微信企业号
任务分派 同事群聊
待办已办
微信企业号
会议通知 外勤签到
通讯录
问卷投票
新闻公告
现阶段主要固化流程
行政类
• 内部请示 • 公司发文 • 合同审批 • 用印申请 • 用证申请 • 会议室申请 • 接待申请 • 宣传用品制作申
请 • 物品领用
财务类
• 付款申请 • 费用申请 • 差旅费报销审批 • 费用报销审批 • 借款申请 • 开票申请
• 管理方便 • 使用自由 • 应急响应快，突然宕机可第一时
间重启和维护 • 设备故障或其它报警情况可通过
日常巡检及时发现 • 更大程度的保障数据安全
• 成本高，需投入高昂的专线及网 络相关设备费用
搜索手段；日程事件管理；信息共享管理；电子协作管理） • 方便信息沟通，提高沟通效率（在线即时通讯沟通）
降低行政成本
• 节约纸张费用、差旅费、通讯费用、电话、传真和邮寄的费用（电子审批；网上公文流转；网上公文管理；电子公告、电 子杂志；规章制度电子版本上传和共享；微信移动办公）
• 节约用车成本（车辆管理和调度） • 降低办公设备成本（办公设备管理） • 节约文档管理费用（知识库管理和共享文档；采用电子发布） • 提高信息的获取速度（网络资源链接和查询；办公信息的综合查询；知识库的利用）
可选方案：
云主机租用
IDC托管
自建机房
• 租用价格低 • 租用申请可实时开通 • 支持业务的平滑扩展 • 稳定可靠
• 数据容易泄露
• 一次性投资：购买Oracle标准版 约12万元；
• 每月费用：服务器租用 1500*3=4500元/月
• 相对于自建机房托管成本低 • 稳定性强，扩展方便
• 维修管理不便利 • 较为费时，需要将主机配置完成
台
60万。主体为约40个审批流程，另提供办公门户， 辅助办公、员工个人管理、知识管理等10多个模块
40万。人事管理、职位、招聘管理、合同管理、 考勤管理、薪酬管理、绩效管理、培训管理、福 利管理、合同管理等
20万。与岗位匹配的统一待办管理，视频会议、 邮箱、语音对话、流程审批、电子考勤、请假、 名片、工资、报告、通信录、报销等
投资收益（一）
✓ 通过端到端流程的实施，打通各类流程断点，消除管理盲点 ✓ 通过质管类流程的实施，制定满足新版GSP规范、适应德荣特点并适合计算
化的制度规范与操作流程 ✓ 通过人事类流程的实施和人事类业务标准化，建成面向未来市场竞争环境
的人力资源管理体系 ✓ 通过财务类流程的实施，明确财务数据的开放权限和展现视图，制定财务
投资收益（三）
提高管理水平、提升管理效益
• 随时掌控企业内部的组织结构、职等职级、职位编制、招聘进度、人员档案、员工家庭状况、培训记 录、奖惩记录、出勤情况、 薪酬情况等人力相关信息，支持以不同维度分析系统数据
• 通过系统对员工生日、转正和合同的智能提醒， 促使企业对员工关怀、业务办理等事务上处理更及时Байду номын сангаас
信息化建设 规划方案
中科软科技股份有限公司
2016年1月
定位
小企业靠老板 中企业靠制度 大企业靠文化
在专业化分工的前提下， 企业如何自动协同有序
的运作
部门与部门之间、人与 人之间的关系变得复杂，
统一思想和认识
制度和流程
➢ 制度管人 ➢ 流程管事
战略管理
➢ 制度固化 ➢ 流程固化 ➢ 行为方式固化
人事类
• 社保公积金申请 • 培训计划审批 • 转正申请 • 外出申请 • 出差申请 • 请假申请 • 考勤补签审批 • 加班审批 • 离职申请 • 辞退审批 • 调薪申请 • 招聘申请
质管类
• 首营企业审批 • 首营品种审批 • 首营客户审批 • 质量管理文档审
批
一期建设预期效果（对于领导层）
✓ 发布当天的各类指令信息给各级人员 ✓ 批阅申请、计划、方案等事务、事件（包括借款、采购、报销等） ✓ 及时跟踪重要事件的执行情况 ✓ 督查关联项目、关联人员的信息和状态 ✓ 离开办公室时可移动办公，随时处理各类信息 ✓ 与执行层实时进行网上沟通 ✓ 安排公司会议，随时查看会议纪要 ✓ 随时查看公司公告、调查、讨论及知识库 ✓ 实时查询公司的主要业务信息 ✓ 即时获取企业内部人力资源动态及现状等信息
先磨刀，再砍柴
通过一期建设实现信息及时、准确、全面的上传下达，同时制定做人、 做事的标准，从而保证后续建设中能集思广益，责任落实到位。
流程绩效管理
对流程流转过程进行多角度的分析，用户可以根据统计分析的结果，对 影响流程效率和成本的活动进行优化，不断的优化业务流程，优化流程 的价值增值链活动。
流程版本控制
• 自动同步招聘网站，直接接收简历信息；智能简历筛选，系统对各个招聘计划与简历做自动匹配，按匹配度将符合企业招聘需 求的应聘简历做顺序排列，置顶最符合企业要求的简历；智能简历分析，自动分析简历来源和简历质量，为企业检测简历质量 提供帮助
• 智能的考勤系统，自动同步打卡记录，冲销请假单、加班单、出差单，实现一键式计算考勤结果，成功将考勤专员从繁重的数 据统计中解脱出来，快速统计企业 内部考勤结果，为准确的薪酬计算提供完整的考勤结果。随着企业人数的上升，考勤管理模 块为企业提高的工作效率越多，实现解放员工劳动力，使员工有精力为企 业提供更多的贡献价值
组织架构
职位关系
职位体系 岗位基本
信息 岗位说明
在职人员 离职人员 后备干部 人才库
招聘简历
待录用简 历
简历评估 项
公司员工 简历
培训资源 培训计划 培训活动 培训评估
考勤管理 考核体系 考核实施 考核评估 参数配置
员工薪资 单
发放工资
发放年终 奖
员工薪资 基数
保险公积 金管理
合同管理
转正提醒
合同到期 提醒
一期建设预期效果（对于执行层）
✓ 执行上级发来的指令，反馈执行状态和结果 ✓ 按业务流程规则完成本岗位工作 ✓ 随时查看公司公告、调查、讨论及知识库 ✓ 实时与公司部门、外部人员进行沟通、协调 ✓ 及时归档公司、项目、人员的文档和重要记录 ✓ 填写工作中相关数据报表，上报审批 ✓ 即时了解本人各类申请的审批进度，如请假、报销、调薪等 ✓ 了解本人的绩效情况，了解公司提供的晋升机会、路径及要求
• 个人事务 • 车辆管理 • 会议管理 • 物品管理 • 任务分派 • 工作日志
辅助办公平台
协同办公平台
知识管理平台
• 知识地图 • 制度管理 • 部门空间 • 文档管理 • 信息统计 • 全文检索
• 员工论坛 • 内部邮件 • 问卷投票 • 即时消息 • 企业微信
沟通交流平台
eHR
组织规划 人事管理 招聘管理 培训管理 绩效考核 薪酬福利 员工关系
协同办公
管理信息系统
项目管理
合同管理 里程碑节点管理 变更管理 统计分析
财务管理 人力资源管理
销售管理
总账管理 收付款 预算管理 固定资产 成本核算 期末结账
组织规划 人事管理 招聘管理 培训测试 绩效考核 薪酬福利 员工关系
客户管理 价格清单 销售订单 销售交货 应收管理 退货管理 信用管理
50万。所有应用系统建设、扩展的基础，包括流 程定制，应用整合，身份认证，系统权限管理等
基础设施
初期需要配置3台服务器： WEB服务器*1+数据库服务器*1+备份服务器*1（建议配置：4核CPU+16G内存+600G*3硬盘） 操作系统：Linux，中间件：Tomcat，数据库：Oracle标准版