主送机关注意的问题

公文中的附件和主送机关，您用对了吗？我是一名基层秘书工作者，在公文处理中常遇到以下问题：在印发、批转、转发公文时，对正文和附件区分不清。

如，某文件标题为《关于转发×××文的通知》，正文中将“×××文”作为附件标注编排。

又如，将多个部门、单位就某一事情已发的会议纪要、工作报告，作为文件的附件再次印发，造成本级文件重复发文。

在行文前，不能准确拟定主送机关。

如，党委授权办公室向下行文时，主送机关拟定为“市委各部委办局，各县（市、区）委办公室”。

又如，某单位在内部行文时，将主送机关拟定为“各直属单位，本单位各科室”。

怎样做才准确规范？各县（市、区）党委，市委各部委，市直机关各单位党组，各人民团体党组”。

秋枫这位基层秘书工作者提出的问题具有很强的针对性，主要涉及附件和主送机关两个公文格式要素使用不规范的情况，带有一定的普遍性。

这里，以解答来信问题为例，谈谈个人学习和研究中的一些体会。

关于附件《党政机关公文处理工作条例》规定，附件是公文正文的说明、补充或者参考资料；正文是公文的主体，用来表述公文的内容。

从上述规定可以看出，附件和正文有着严格的界限。

实践中，我们需要重点把握以下几点：一是分清正文和附件。

印发、转发、批转公文时，需要使用通知文种。

印发类通知主要用于印发本机关拟制的、不能单独行文的公文；转发类通知主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转类通知主要用于上级机关批准、转发下级机关的公文。

由此可见，所印发、转发、批转件与印发、转发、批转通知共同组成一份公文，应该作为主件而不是附件。

在正文中已经写明报送、上报等内容的文件，且已在标题中说明，无需作附件标注。

比如《×××厅关于报送2015年工作总结的报告》，不能将2015年工作总结作为附件。

二是规范标注附件说明。

附件说明是公文附件的顺序号和名称。

在具体操作中，会出现不规范标注的情况。

如某县党委发文时，在附件说明处标注“附件随后”“附件3份”“附件列后”等，还有的文件在公文正文中写有“（附件附后）”，这些都是不规范的。

《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）规定，如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。

三是着力减少发文、转变文风。

精简文件，不但要严格控制发文数量，也要严格控制文件篇幅。

因此，在审核公文时，要注意文件篇幅过长、重复发文等现象，恪守把关之责，敢于提出审核意见。

读者来信中提到，“将已发的专题会议纪要、工作报告，作为文件的附件再次印发”。

笔者认为，为了精简文件，同时也便于收文单位更好地理解、贯彻文件，对已发文件，如有必要，可以在文件中适当引用强调，重申要求，不要再作为附件一印了之。

关于主送机关《党政机关公文处理工作条例》规定，主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

向上级机关的行文，原则上主送一个机关。

向下级机关的行文，主送需要贯彻执行、办理公文和应当知晓公文内容的机关。

普发性公文的主送机关应保持相对稳定性，一般不能随意变动。

要准确把握和标注主送机关，需要注意以下几方面：一是选准主送对象。

主送机关的确定，离不开行文关系。

区分领导关系、指导关系、管理关系、协作关系等之后，才能根据隶属关系和职权范围确定行文的方向，然后再定向什么机关、单位主送。

比如，党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文，也可以依据职权相互行文。

前者是指导关系，可以向其发文部署工作任务，后者就是不相隶属关系，可以相互发布、传达要求周知或者执行的事项。

再如，受双重领导的机关向一个上级机关行文，只能主送一个，视情况可抄送另外一个，不能同时主送两个。

二是规范名称表述。

主送机关常见的标注形式有：全称。

如“XX省人民政府”，就是全称。

只要主送机关名称不是很长，一般采用全称。

规范化简称。

比如，XX省工业和信息化委员会，规范简称是“XX省工业和信息化委”或“省工业和信息化委”，而不是“XX省工信委”或“省工信委”。

统称。

即同级或者同类型机关概括性的总称，一般用于下行文。

工作中，较常见的是主送给同一级的各单位，如，各省（自治区、直辖市）党委，中央各部委等。

主送机关的顺序一般按照重要程度排列。

我们一般按照先外后内、党政军群的顺序排列，通常是同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔。

读者来信中所指的办公室经党委授权向下级行文，建议改为“各县（市、区）党委，市委各部委，市直机关各单位党组，各人民团体党组”。

来信中所指的单位内部行文问题，主送机关可以规范为“机关各科室，各直属单位”，做到分类明晰、使用一致即可。

三是掌握特殊情况。

有的无须标注主送机关。

一些文种，比如，决议、命令（令）、公告、通告、公报、纪要，通常是不需要标注主送机关的，决定、意见可以标也可以不标（党的机关公文一般不标）。

有些无主送机关的公文，一般要确定印发传达范围，比如，公开发布、发至县级等。

有的主送机关标注较灵活，比如，有的公文发至特定范围或部分单位，可以只标注需要受文的机关、单位。

只主送一个或者几个单位的，应将单位名称一一列出。

主送部分同类同级单位的，比如，市委有关部委、市直机关有关单位等，要在附件标出具体单位，或是提供受文单位名单。

有的主送机关较多。

《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）规定，主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关的上一行，之间不加分割线。

（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第2期。

原题目：《公文中附件和主送机关用法例析——读者来信答疑》；作者：张敬华）公文标注主送机关须注意的几个问题作者：王凯来源：应用写作杂志社点击数：7002 更新时间：2006-9-2 （《应用写作》2003年第7期）公文的主送机关是主要受理公文，并对公文负有主办或答复责任的机关。

在公文格式中，它是一个非常重要的项目。

主送机关标注正确，就为公文事项的迅速处理奠定了必要的基础；标注错误，便会贻误工作。

因此，文秘工作人员在文稿拟写、审核及复核等发文办理的环节中必须对主送机关的标注给予充分的重视。

一、选准文件主送的对象收文机关主要分为主送机关和抄送机关。

主送机关对收到的文件负有主办、答复之责，抄送机关只有了解与配合执行之责。

因此，行文首先要选准主送机关。

选择主送机关的依据是文件内容、职权范围和隶属关系。

一般情况下，依据前两点就可以确定一个文件的主送机关。

如某省政府为“地市合并”一事请求批准，此事的管理权限在国务院，故这个请示的主送机关自然是国务院；国务院拟兴建长江三峡工程需经审议批准，此事的审批权限在全国人大，故这个议案的主送机关必须是全国人大。

在某些情况下，选择主送机关还要考虑到隶属关系。

如国务院的某个部欲向“各省、自治区、直辖市人民政府”行文布置某项工作，但按照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）关于政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”的规定，只能把文件呈报给自身的上级机关——国务院，由国务院批转或者国务院办公厅转发给“各省、自治区、直辖市人民政府”。

要选准主送机关还要注意如下几点：一是避免出现行文中的党政不分现象。

行政机关与党委机关分属于不同的组织系统，自上而下各有各的隶属关系，各有各的职权范围。

按照中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）和《办法》的规定，两者都应该“根据各自的隶属关系和职权范围”行文，即在各自的系统内部行文。

也就是说，上下级政府之间可以就行政工作相互行文，上下级党委之间也可以就党务工作相互行文。

不应打乱正常的行文秩序，尤其要防止出现行政机关以政府的名义向上级党委机关行文请示或报告工作、或者向下级政府布置工作把下级党委也列为主送机关的现象。

二是仔细斟酌上行文的主送机关。

首先，行政公文的请示、党委机关的所有上行文种，都只能标注一个主送机关；其次，行政机关的工作部门可以直接把上级业务主管部门列为上行文的主送机关，党委各部门未经本级党委同意不得向上级党委主管部门请示重大问题；第三，发文机关正式行文，应该把机关名称而不是某个人名列在主送机关的位置上，上行文时尤要注意；第四，受双重领导的机关向上行文，必须根据公文内容明确标注一个主送机关，如果必要可将另一上级机关列为抄送机关，不可两者一并主送；第五，上行文尤其不可随意越级标注主送机关。

三是联合向下行文的主送机关基本上与发文机关一一对应。

若干个同级部门联合向下行文，其主送机关通常应是与发文部门一一对应的下级部门。

例如人事部与监察部联合向下行文，其主送机关通常应为各省部级机关的人事、监察部门。

这样标注主送机关，有利于收、发文双方的相互沟通以及文件的贯彻执行。

二、选对主送机关的形式确定文件的主送机关后，还要正确选择标注主送机关的形式。

主送机关常见的标注形式有三种：一是全称。

如《国务院关于太原市城市总体规划的批复》（国函〔２０００〕７５号），其主送机关“山西省人民政府”即为全称。

只要主送机关名称不是很长，都可以采用这种形式，但普发性文件除外。

二是规范化简称。

如《国务院关于严厉打击卷烟走私整顿卷烟市场通告的批复》（国函〔２０００〕１３号），其主送机关之一“国家经贸委”，就属规范化简称。

这种形式可以浓缩那些常用但是较长的机关名称，使之简练上口。

三是统称。

统称就是同级或者同类型机关概括性的总称，一般用于下行文。

统称具体又分两种：一种为“泛称主送”，指文件主送给同一级的各单位，如“各省、自治区、直辖市人民政府”；另一种为“递降称主送”，指文件主送给垂直几级的同类各单位，如“各行政公署，各市、县人民政府”。

“泛称主送”是下行普发文件经常使用的主送形式。

它时常涉及到同一级不同类的若干机关，必须注意排列顺序。

一般来说，它有如下排列原则：首先是“先外后内”，即把同是下一级的各地方政府放在前，本机关的职能部门放在后。

如国务院下行文常用的主送形式“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，就是地方政府在前、部委在后。

各省政府下行文经常用的“各行政公署，各市、县人民政府，省政府各直属单位”作为“递降称主送”也体现了这一原则。

其次是依党政军群之先后顺序。

这个原则在党的文件中体现最明显。

如中共中央办公厅、国务院办公厅联合行文的中办发〔２０００〕１６号文件，其主送机关排列是：“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，军委总政治部，各人民团体”。