《办公会议管理》PPT课件
《办公室事务管理》课件
沟通原则
总结词
建立有效沟通机制，促进信息共享
详细描述
办公室事务管理应建立有效的沟通机 制，促进内部信息的传递和共享。通 过定期召开会议、使用信息化工具等 方式，加强部门间的沟通与协作，提 高整体工作效率。
03
办公室事务管理的主要内容
文件管理
文件分类与归档
按照文件类型、重要性和 保密级别进行分类，确保 文件有序存放。
提升组织形象
整洁有序的办公环境、高 效的工作氛围和专业的行 政服务能够提升组织的形 象和声誉。
办公室事务管理的历史与发展
历史回顾
办公室事务管理随着社会和经济的发展而不断演变，从早期 的简单文档管理到现代的数字化和智能化管理，其历史可以 追溯到20世纪初。
发展趋势
随着信息技术和人工智能的快速发展，办公室事务管理正朝 着数字化、自动化和智能化的方向发展，未来将更加注重人 机协同和智能化管理。
作的高效推进。
办公自动化应用
办公软件使用
熟练掌握常用的办公软件，如Word 、Excel、PowerPoint等，提高文档 处理和数据处理的效率。
自动化工具应用
利用自动化工具和软件，如邮件合并 、模板定制等，简化重复性工作。
网络资源利用
利用网络资源，如云存储、在线协作 工具等，实现文件共享、多人协作等 功能。
办公用品维护与回收
定期检查办公用品的使用情况，进行维护和更新，同时对废旧用品 进行合理处理和回收。
办公环境维护
卫生清洁
保持办公室的整洁卫生，定期清 扫和整理办公区域。
环境绿化
合理布置绿植，营造舒适宜人的 办公环境。
安全保障
确保办公环境的安全，包括防火 、防盗、防灾等方面的措施。
《办公室管理》第三章
学习内容
办公室时间 管理方法
办公室时间管理 相关理论知识
办公室时间管理方法
时间管理（时间运筹） Time Management
• 为提高时间的利用率和有效性而对时间进 行的有效计划和控制。 • 表现：善于限定自己的工作范围，合理有 效地安排时间。
秘书的时间管理
• 包括两层含义： 1. 管理自己的时间
时间名言
• 时间最不偏私，给任何人都是二十四小时； 时间也最偏私，给任何人都不是二十四小 时。
——英· 赫胥黎
磨刀不误砍柴工
• 曾经有一位哲人看见一位农夫在砍树，每一斧都 只能砍下一小块树皮——斧头太钝了。于是哲人 问农夫：“你为什么不把斧头磨快了再砍？”农 夫回答说：“我没时间磨斧头。” • 这个寓言告诉我们一个浅显的道理：磨刀不误砍 柴工。办公室工作也是这样：每天拿出一点点时 间，对要做的工作进行规划和计划，不仅不会耽 搁时间，而且还会大大提高工作效率。
第三章 办公室时间管理
授课人 饶军丽
案例导入
于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公 室，办公室主任就交代她整理一份材料，明天下班之前 交给他，说是下个星期开会要用。她看了一下，有20页， 共3万多字。她还没来得及坐下，周总就来电话，说今 天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部总监一 起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室又 给于雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的， 说他们一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。她 刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月 初到电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾。现在由于 时间关系去不了了，让于雪打个电话通知电视台。人力 资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法 讲座的报名表，明天下午下班之前为报名的最后期限。 一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子不 知如何下手。
总经理办公会议公司总经理办公会会议制度及管理流程
会议议程的制定与审核
制定
公司行政部负责根据总经理办公会的安排，提前制定会议议程。议程内容应包括 待讨论的议题、参会人员名单、时间地点等详细信息。
审核
总经理办公会召开前，行政部需对制定的议程进行审核，确保议程内容完整、准 确，并报请公司总经理批准后正式发布。如有需要调整或补充议程的情况，需及 时通知所有参会人员。
03
议事规则
议事范围与决策权限
议事范围
公司总经理办公会议的议事范围包括但不限于公司经营计划 、年度总结、财务预算、重大投资、重要人事任免等重大事 项。
决策权限
公司总经理办公会议对于上述议事范围的事项具有决策权， 董事长或董事会对于超出总经理办公会议决策权限的事项具 有最终决策权。
议事原则与方法
会议中的管理措施
遵守会议制度
01
在会议过程中，参会人员应遵守会议制度，按照议程进行发言
和
会议组织者应充分听取各方意见，鼓励参会人员积极发言，共
同探讨问题解决方案。
做好会议记录
03
会议记录者需准确记录会议内容，包括议程、发言内容、决策
结果等，以便后续跟进与总结。
会议后的跟进与总结
落实决策事项
对于会议中做出的决策事项，相关部门需及时跟进并反馈执行情况，确保决策得到有效落 实。
分析总结经验教训
会议组织者应对会议过程进行分析总结，找出不足之处，以便改进和完善下一次会议。
发布会议纪要
会议纪要应详细记录会议内容，包括议程、发言内容、决策结果等，并发送给相关人员以 便查阅。
《总经理办公会议公司总经理办公 会会议制度及管理流程》
xx年xx月xx日
目录
• 会议制度 • 管理流程 • 议事规则 • 会议文化
办公室行政管理制度培训ppt课件
病假规定1
1、员工休病假需提供二级以上医院开据的病假条、挂号发票 、病历卡或诊断证明原件，否则按事假处理。如是出差在外地 发生的病假，公司有权要求员工回沪核查病情情况并暂停发放 假期工资，待回上海核实好病情后再予以发放假期工资。 2、员工休病假原则上必须提前申请。如因情况紧急或突发而 无法提前请假，应在休假当天上午9：00前通过电话、短信、 微信等方式向部门主管领导请假（以收到回复为准），并在上 班后第一天完成请假审批手续，否则按旷工处理。
凡触犯以上条款者一经发现，处以20元罚款 。
19
着装要求
上班应统一穿着职业装或套装： 男士为正式内搭+正装或职业套装+皮 鞋。 女士为正式内搭+正装或职业外套（也 可着裙装，但长度不得短于膝盖10公 分）+皮鞋。 套装颜色应以黑色，藏青色及灰色为 首选。但成套的职业装颜色不做强制 黑色的要求。。 皮鞋应以黑色为主。（女性皮鞋不得 平跟）。
20
严令禁止
以下情况不得在办公室出现： 服装类：
牛仔裤，背心、吊带、露背或低胸装、透明衫、 超短裙、短裤、过于艳丽复杂的服装、破损服装 （包括装饰性破损），球鞋，拖鞋等。 妆容类： 浓妆艳抹，夸张的首饰。 整体形象： 在办公室连蹦带跳，大声喧哗。
凡触犯以上条款者一经发现，处以50元罚款
21
电话管理
办公用品领用表 每月在前台处申请一次
15
名片管理
16
办公室管理制度
会议制度 培训制度 财务报销 办公用品管理
职业素养
17
工作态度
1、热爱本职工作，努力提高自己的工作技能，尽职尽责，不敷 衍了事，努力提高工作效率，今日事今日毕。员工之间、部门 之间应相互配合，真诚合作，齐心协力做好各项工作。 2、接待客人时，必须以亲切和蔼、耐心细致为宗旨。 3、工作时间内不随意串岗、相互闲聊、交流、评头论足、吃零 食,大声喧哗。一经发现，处以20元罚款。 4、员工在工作时间应专心负责自己的业务，因业务原因需要离 开公司时，应取得上级主管的许可，并说明去向，填写《外出 登记表》。 5、不得相互打听或告知其他人薪酬情况，一经发现，经核实， 按严重违反公司规章制度，双方当事人做开除处理。
办公室会务管理 ppt课件
4
模块四 办公室会务管理
办公室会务管理
1 项目一 会议的筹备 2 项目二 会务组织管理与文字工作
项目一 会议的筹备
学习目标
知识目标
熟悉会议的分类。 了解会议的申报、 审批。 掌握会议预案的基 本要素。 熟悉会议证件及会 议资料的基本制作要 求。
能力目标
能够拟订会议的筹备 方案。
能够选择会议地点、 预定会议室。
（一）准备充分
1．拟定会议计划；2．制定会议预案 ；3．准备会议材料；4．发送会议通 知；5．布置会场；6．座次排列；7． 制发名册与证件
（二）组织严密
1．签到工作；2．接待工作；3．会 议记录；4．编写会议简报是对会议 进程；5．会间调度；6．会间生活 安排。
（三）服务周到
会议期间，秘书人员要摆正自己的位置 ，以热情、细致、优质的服务迎接与会 人员。在服务的每个环节上，都要考虑 全面、周到，严防出现差错。
3 对经常筹备大中型会议活动的单位，对于不同的会议，
这种表格不仅项目可以相对固定，甚至有些要求也可以 大体相似，仅对时间、责任人作些调整即可使用。
公司办公会议管理制度模板
公司办公会议管理制度第一章总则第一条为规范公司办公会议的组织和运行，提高决策效率和执行力，根据《公司法》等法律法规和公司章程，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体成员，对会议的组织、议程、决策、记录等方面进行规定。
第三条公司办公会议分为定期会议和临时会议，定期会议分为月度会议、季度会议和年度会议。
第二章会议组织第四条公司办公会议由董事长或总经理主持，参会人员包括公司全体董事、监事、高级管理人员及相关部门负责人。
第五条会议筹备组负责会议的组织和筹备工作，包括会议时间、地点、议程的确定，会议材料的准备和分发，会议记录的整理等。
第六条会议筹备组应在会议前三天将会议通知和议程发送给参会人员，并要求相关人员做好准备。
第三章会议议程第七条会议议程包括以下内容：（一）听取和审议公司工作报告、财务报告和其他专项报告；（二）讨论和决定公司发展战略、经营计划、投资方案等重大事项；（三）审批公司内部管理制度和重大合同；（四）听取和审议公司内部监督机构的报告；（五）选举和罢免公司董事、监事和高级管理人员；（六）公司章程规定的其他事项。
第八条会议筹备组应根据公司实际情况和需要，制定会议议程，并将议程提前发送给参会人员。
第四章会议决策第九条会议决策采用民主集中制原则，重大事项需经过充分讨论，并根据表决规则进行决策。
第十条表决规则如下：（一）参会人员应充分发表意见，并进行举手表决；（二）会议决策需三分之二以上参会人员同意；（三）参会人员应签名确认会议决议。
第十一条会议决策结果由会议主持人宣布，并记录在会议记录中。
第五章会议记录第十二条会议记录应详细记录会议时间、地点、参会人员、议程、讨论内容、决策结果等信息。
第十三条会议记录应由会议筹备组负责整理，并在会议结束后五个工作日内发送给参会人员。
第十四条参会人员应对会议记录进行认真阅读，如有异议，应在收到会议记录后五个工作日内提出。
第六章会议纪律第十五条参会人员应准时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假。
《办公室5s管理》课件
方法
制定物品清单，明确物品的归 属和用途，对物品进行分类、 标识和归位。
2. 分类
将需要保留的物品按照功能、 用途进行分类。
4. 归位
将标识后的物品按照指定的位 置进行归位，以便快速查找和 使用。
实例与效果
实例
某办公室原先杂乱无章，文件、资料随意堆放，员工经常找不到需要的资料。 经过整理后，办公室变得整洁有序，员工能够快速找到需要的资料，工作效率 大大提高。
步骤
明确规章制度和工作流程，组织员工培训和 教育活动，建立奖惩机制，定期检查和评估 ，持续改进和完善。
实例与效果
要点一
实例
某公司通过实施5S管理，建立了完善的规章制度和工作流 程，加强了员工培训和教育，建立了奖惩机制，定期检查 和评估，使工作场所的整体素质和效率得到了显著提高。
要点二
效果
提高了工作效率，降低了安全事故和浪费，提升了企业形 象和竞争力，员工的工作积极性和归属感也得到了提高。
清扫（Seiso）
REPORTING
定义与目标
定义
清扫是指将工作场所内的脏污清除，使其保持整洁、干净的状态。
目标
创造一个整洁、舒适的工作环境，提高工作效率，保障员工健康。
实施方法与步骤
2. 准备清扫工具
1. 制定清扫计划
根据工作场所的实际情况，制定 合理的清扫计划，明确清扫时间 、责任人等。
根据需要，准备足够的清扫工具 ，如拖把、扫帚、垃圾桶等。
提高工作效率
整洁有序的工作环境有 助于提高工作效率，减 少寻找物品的时间和精
力。
保障安全
良好的工作环境可以降 低安全事故的发生率， 保障员工的人身安全。
提高品质
通过规范化管理，可以 提高产品的品质和稳定
《办公室实务管理》课件
简介：《办公室实务管理》PPT课件介绍现代办公管理的基本原则、管理手段、 常用工具和应用技巧，以及对企业和职场人士的意义和启示。
一、背景介绍
定义
办公室实务管理是指有效组织和管理办公室工作的一系列行为和措施。
作用
办公室实务管理可以提高办公效率、保障工作安全、节省时间和资源，促进协作和沟通。
办公用品
如笔、纸、文件夹等，提供日常办公所需的各 种用品。
通讯设备
如电话、传真机、复印机等，促进内外部沟通 和协作。
会议设备
如投影仪、音响设备、白板等，支持有效的会 议和演示。
四、办公室实务管理的重要管理手段
文件管理
建立科学的文件管 理制度，确保文件 的安全、完整和易 于查找。
信息管理
有效组织和处理各 种信息，保护信息 安全和隐私。
二、办公室实务管理的基本原则
1 效率原则
2 安全原则
通过合理规划、组织和控制，提高工作效 率和质量。
确保办公环境安全，预防事故和意外发生。
3 简洁原则
4 灵活原则
简化工作程序，减少冗余和不必要的环节。
根据实际情况灵活调整管理方法和流程， 适应变化的需求。
三、办公室实务管理的常用工具
电子设备
如电脑、打印机、扫描仪等，提高办公效率和 信息处理能力。
时间管理技巧
4
如制定优先级、避免拖延和合理规划 工作时间。
六、结语
办公室实务管理对现代企业的意义
提升组织效果和工作效率，促进创新和协作。
对职场人士的启示
重视综合素质和专业技能培养，不断学习和适应变化。
时间管理
合理安排和利用时 间，提高工作效率 和个人效能。
《办公室管理》课件
功能分区
根据工作需要划分不同的功能区域， 如会议区、休息区等。
02
办公室人员管理
人员招聘与培训
人员招聘
制定招聘计划，发布招聘信息， 筛选简历，面试，录用等步骤。
培训与发展
提供新员工入职培训，技能提升 培训，职业发展规划指导等。
员工绩效评估
制定评估标准
明确评估指标，设定权重，制定 评估流程。
实施评估
时间分配与协调
合理分配时间，协调各项工作任务，避免时间冲突和工作积压。
工作进度监控与调整
及时监控工作进度，对计划进行调整和优化，确保按时完成工作任 务。
会议组织与安排
会议筹备
确定会议目的、议程、时间和地点，准备会议所需资料和设备。
参会人员通知与邀请
及时通知和邀请参会人员，确保参会人员按时到场。
会议记录与纪要
《办公室管理》课件
目录
• 办公室环境管理 • 办公室人员管理 • 办公室事务管理 • 办公室安全管理 • 办公室制度管理
01
办公室环境管理
办公环境优化
01
02
03
保持整洁
定期清理办公区域，保持 整洁有序，避免杂乱无章 。
绿化布置
合理布置绿植，营造舒适 宜人的办公环境，光线， 创造适宜的阅读和工作环 境。
安装防病毒软件和防火墙，及时更新 系统和应用程序的安全补丁，以防范 恶意软件和黑客攻击。
人身安全
总结词：保障员工的人身安全 和健康，预防意外事故的发生
01
详细描述
02
提供安全的工作环境和必要的
劳动保护用品，如护目镜、手
套等。
03
定期检查和维护办公设备，确
保其安全可靠。
办公会议管理制度
办公会议管理制度第一章总则第一条为规范和规范公司的办公会议管理，提高公司办公会议的效率和质量，保障公司办公会议的顺利进行，特制定本制度。
第二条公司所有部门、职能单位、所有员工以及涉及公司事务的外部单位在公司内组织和参加办公会议都必须遵守本制度。
第三条公司办公会议分为临时会议和常规会议两种，具体会议类型由会议召集人根据具体需求和情况进行归类。
第四条公司办公会议的类型包括决策性会议、交流性会议、评价性会议等，具体类型根据议题性质和目的进行分类。
第五条公司办公会议的召开和参与应当遵循公平、公正、公开和合法原则，确保公司内部事务的透明和公开。
第二章召开会议第六条会议召集人应当提前根据需要确定会议的召开时间、地点、议题、参会人员、会议形式等内容，并发出会议通知。
第七条会议通知应当明确会议的目的、议题、时间、地点、参会人员、会议形式等信息，确保所有参会人员能够及时了解会议内容。
第八条会议通知可以以口头通知、书面通知、电子邮件等形式发布，确保参会人员能够准确获取会议信息。
第九条会议通知发送时间应当在会议召开时间的最早时间提前一定期限内，确保参会人员有足够时间准备和参与会议。
第十条会议通知应当在会议召开时间前一天送达，以确保所有参会人员都能收到并做好准备。
第三章参与会议第十一条参加会议的人员应当按时参会，按规定穿着得体，携带相关会议资料，并做好会议前的准备工作。
第十二条参与会议的人员应当尊重主持会议的人员，听从主持人的安排和指示，积极配合会议的进行。
第十三条参与会议的人员应当遵守会议纪律，不得私自离席、离开会议现场或干扰会议秩序。
第十四条参与会议的人员应当发言礼貌、言简意赅，不得挑衅、辱骂或攻击他人，确保会议的良好氛围。
第十五条参与会议的人员应当遵守会议结束时间，不得无故延长会议时间，确保会议的高效进行。
第十六条参与会议的人员应当遵循会议决议，不得擅自改变会议决定或违反会议决议，确保会议达到预期目标。
第四章主持会议第十七条会议主持人应当准时到达会议现场，并保持良好的精神状态和工作态度，确保会议的正常进行。
《办公室规范》课件
目
CONTENCT
录
• 办公室环境规范 • 办公室行为规范 • 办公室沟通规范 • 办公室安全规范 • 办公室健康规范
01
办公室环境规范
办公桌椅摆放
总结词：整洁有序
详细描述：办公桌椅应保持整洁，桌面只摆放必需品，如电脑、电话、文件等。 椅子应与桌子配套，高度适中，方便员工坐姿舒适。
邮件和信息传递规范
明确主题
邮件和信息主题应明确， 以便收件人快速了解内容 。
简洁明了
邮件和信息内容应简洁明 了，避免冗长和复杂的句 子结构。
尊重收件人
在邮件和信息中应尊重收 件人的时间和隐私，避免 过多打扰。
04
办公室安全规范
防火安全
禁止在办公室内私拉乱 接电线，防止火灾事故 发生。
禁止在办公室内使用明 火，如烧水壶、电热杯 等。
不要在电源插座附近放置水杯 、雨伞等易导电的物品。
防盗窃安全
离开办公室时，应将贵重物品妥善保管，避免被 盗。
在办公室内安装防盗门窗、保险柜等防护设施， 提高安全防范能力。
注意观察周围环境，如有可疑人员徘徊或窥视， 应立即报警或告知相关部门。
定期检查门窗是否完好，如有破损或异常应及时 维修或更换。
05
文件柜整理
总结词：分类明确
详细描述：文件柜内文件应分类存放，标识清晰。常用文件放在易于取用的位置，过期或不再使用的文件应及时归档或销毁 。
办公用品管理
总结词：节约环保
详细描述：办公用品应合理使用，避免浪费。提倡使用可再生和环保的办公用品，如双面打印、回收 纸等。同时，应定期盘点办公用品，确保库存充足。
定期检查办公室内的消 防设施是否完好，如灭 火器、烟雾报警器等。
公司办公会议管理制度模板
公司办公会议管理制度模板第一章总则第一条为规范公司办公会议的召开与管理，提高公司会议的效率和质量，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类会议的召开，包括但不限于公司管理会议、部门会议、项目会议等。
第三条公司办公会议应当遵循公开、民主、科学、高效的原则，确保会议的目的明确、议题清晰、决策科学、执行到位。
第四条公司会议的召开应当符合相关法律法规和公司规章制度的规定，同时尊重员工的知情权和参与权。
第五条公司办公会议管理制度由公司总经理办公室负责起草，由公司领导班子审议通过，并报公司董事会备案。
第二章会议组织第六条公司办公会议由公司领导班子、各部门主要负责人、项目组成员等参与人员组成。
第七条公司领导班子成员需定期召开领导会议，讨论公司发展战略、重大决策事项等。
第八条公司各部门负责人应当定期召开部门会议，安排工作任务、总结工作进展等。
第九条项目组成员应当根据项目进展情况，定期召开项目会议，推动项目的顺利进行。
第十条公司办公会议可以根据需要进行多级、多方向的组织，确保信息有效沟通和协同合作。
第三章会议程序第十一条会议的召开应当提前公布会议议程，明确会议时间、地点、参与人员等重要信息。
第十二条会议的主持人应当统筹会议进程，确保会议秩序井然、主题明确。
第十三条会议的记录人员应当及时准确记录会议内容，形成会议纪要，并向相关人员发送。
第十四条会议的议程应当包括会议开始、议题讨论、决策表决等环节，分清主次，确保会议高效进行。
第十五条会议结束后，应当及时总结会议成果，明确工作任务、责任分工等，确保决策有效执行。
第四章会议规范第十六条会议参与人员应当遵守会议纪律，不得迟到、早退、打断他人发言等。
第十七条会议参与人员应当尊重他人意见，不得诽谤、攻击他人，保持良好的工作氛围。
第十八条会议参与人员应当言行举止得体，不得发表不当言论，造成会议秩序混乱。
第十九条会议参与人员应当遵守会议决定，积极履行工作职责，确保决策有效实施。
办公室会议管理制度
办公室会议管理制度一、引言办公室会议是组织内部沟通、决策和协调工作的重要方式之一。
为了提高会议效率、优化工作流程，制定和执行一套科学合理的办公室会议管理制度至关重要。
本文将详细介绍办公室会议管理制度的相关内容，包括会议召开、会议组织、会议记录和会议评估等方面。
二、会议召开1. 会议召开的目的和原则- 目的：明确会议召开的目标，确保会议的有效性和实效性。
- 原则：确保会议的及时性、公开性、高效性和便捷性。
2. 会议召开的程序- 会议发起：确定会议主题、参会人员、时间和地点，并发出会议通知。
- 会议筹备：准备会议所需的资料、设备和场地。
- 会议召开：按照议程进行会议，确保会议的纪律和秩序。
- 会议总结：对会议进行总结和评估，制定后续工作计划。
三、会议组织1. 主持人- 主持人的角色：负责会议的组织、引导和控制，确保会议的顺利进行。
- 主持人的职责：制定会议议程、引导讨论、控制发言时间、总结会议等。
2. 参会人员- 参会资格：根据会议主题和议程确定参会人员，确保预会人员具备相关知识和能力。
- 参会准备：参会人员应提前准备相关资料，并按时参加会议。
3. 会议议程- 制定议程：主持人根据会议主题和目标制定会议议程，确保会议内容的合理性和完整性。
- 发布议程：提前将会议议程发送给参会人员，以便参会人员做好准备。
四、会议记录1. 记录方式- 书面记录：指派专人负责会议记录，详细记录会议的时间、地点、预会人员、讨论内容、决策结果等。
- 录音记录：根据需要，可以使用录音设备进行会议记录，确保会议内容的完整性和准确性。
2. 会议记要- 会议记要的内容：包括会议的基本信息、讨论的要点、决策结果和后续行动计划等。
- 会议记要的发布：会议记要应及时发送给预会人员，并存档备查。
五、会议评估1. 评估内容- 会议效果：评估会议是否达到预期的目标和效果。
- 会议流程：评估会议的组织、主持、讨论和决策流程是否合理和高效。
- 反馈意见：征求预会人员对会议的评价和改进意见。
《办公室行政管理》课件
事务协调与沟通
协调各方资源，确保事务处理的 顺利进行。
事务跟踪与反馈
及时跟踪事务处理进度，向相关 人员反馈处理结果。
03
办公室行政管理的技能与技巧
沟通技巧
倾听技巧
有效倾听是沟通的基础 ，需要全神贯注、不打 断对方、总结并确认对
方的观点。
表达技巧
清晰、简洁地表达自己 的想法，避免使用模棱 两可或含糊不清的语言
详细描述
办公室行政管理的主要职责包括协调各部门之间的合作，确保工作顺利进行；维护组织形象，包括组 织文化的建设和宣传；保障员工的权益，如处理员工福利、考核和晋升等问题；以及处理各种行政事 务，如文件管理、会议组织、出差安排等。
办公室行政管理的重要性
要点一
总结词
办公室行政管理对于组织的正常运作和高效发展具有重要 意义，能够提高组织的工作效率、形象和员工满意度。
创新管理理念的应用
以人为本的管理理念
重视员工的成长和发展，关注员工的工作状态和需求，提高员工 的工作积极性和满意度。
敏捷管理理念
采用敏捷管理的方法和原则，快速响应变化和需求，提高组织的适 应性和灵活性。
数据驱动的管理理念
通过数据分析来指导管理决策，提高管理的科学性和准确性。
06
案例分析与实践操作
确定会议目的、议程、时 间和地点，准备会议所需 资料和设备。
会议安排
邀请与会人员，协调会议 进程，确保会议的顺利进 行。
会议后续工作
整理会议纪要，跟踪会议 决议的执行情况。
时间管理
计划与安排
时间监控与调整
制定工作计划和日程表，合理分配时 间资源。
监控工作进度，适时调整工作计划， 确保按时完成任务。
工作制度
办公会议管理制度
办公会议管理制度第一章总则第一条为了规范会议的组织和管理工作，提高会议的效率和质量，促进公司的发展，根据公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部的各类会议的组织和管理工作。
第三条会议是公司内部各级组织进行讨论、决策、协调和交流的重要形式，具有公开、公正、高效、有序的特点。
第四条会议制度应当坚持以下原则：1.规范性原则，即会议应当按照既定流程和规章制度进行组织；2.公开性原则，即会议应当对参与会议的人员公开；3.效率原则，即会议应当高效率地处理议题；4.公正性原则，即会议应当以平等、公正的原则对待参会人员；5.有序性原则，即会议应当按照既定的议程和议事规则进行。
第五条公司所有级别的会议都必须按照公司的组织程序进行，并有明确的议程和决策结果。
第六条各级会议应当根据会议的性质和目的，确定参会人员并发送会议通知。
第七条会议的组织者应当做好会议前的准备工作，确保会议的顺利进行。
第二章会议程序第八条会议通知1.会议通知应当包括会议时间、地点、议程、参会人员名单等内容；2.会议通知应当提前充足的时间发送给参会人员，并确认参会人员是否收到通知。
第九条会议准备1.会议组织者应当按照会议通知的议程，准备会议所需文件资料；2.会议组织者应当检查会议室的设备和环境是否符合会议的需要，并做好技术支持准备。
第十条会议召开1.会议组织者应当根据会议的议程和参会人员名单，在规定的时间和地点召开会议；2.会议组织者应当主持会议的进行，并确保会议按照议程进行；3.会议组织者应当确保参会人员发表意见时有充足的时间和空间，鼓励参会人员积极参与讨论。
第十一条会议记录1.会议记录应当由专门人员负责；2.会议记录应当记录会议的主要内容，包括议题、讨论情况、决策结果等；3.会议记录应当及时整理、归档，并提供给参会人员。
第十二条会议决策1.会议的决策应当经过充分讨论和协商，确保决策的科学性和合理性；2.重大决策应当以多数通过，并记录在会议记录中。
《高效办公必备技巧课件》
并设立明确的截止日期。
3
确定会议目的
在召开会议之前，明确会议的目的和议 程，确保会议的高效和成果。
使用有效的会议软件
选择适合的会议软件以提高视频会议效 果和参与者的体验。
避免多任务处理
1 集中精力
避免同时处理多个任务，以 便更好地专注和提高工作质 量。
2 优先级和计划
制定合理的工作计划并明确 任务的优先级，以便更好地 管理工作。
有效的团队协作和沟通技巧
协作平台
使用在线协作工具，如团队日历 和项目管理软件，以便更好地与 团队共享信息和任务。
即时沟通
使用即时通信工具和视频会议软 件，方便团队成员之间的及时沟 通和协作。
反馈机制
建立有效的反馈和评估机制，以 促进团队协作和个人成长。
正确使用会议和通讯工具
1
分配任务和责任
2
会议后，将任务和责任分配给相关人员，
高效办公必备技巧
通过掌握高效办公技巧，你可以提高工作效率，减少压力，更好地管理时间 和任务。本课件将为你介绍一些实用的技巧。
为什么时间管理很重要？
有效利用时间
学会排定任务的优先级，提 高生产力，更好地分配时间 以完成任务。
减少压力
通过时间管理技巧，可以更 好地控制并减轻工作压力， 提高工作满意度。
3 时间块划分
将工作分成独立的时间块，专注于一项任务，提高效率。
组织办公室和文件
整理工作区域
保持工作区整洁有序，将物品放 置在正确的位置，方便使用和减 少分心。
文件分类和归档
为文件创建适当的分类和归档系 统，以便快速查找和管理重要信 息。
妥善管理办公用品
保持办公用品的充足和整洁，以 便方便使用和提高工作效率。
办公会议管理制度范本
办公会议管理制度范本第一章总则第一条为规范和高效地召开和管理办公会议，提高会议的质量和效率，制定本办公会议管理制度。
第二条办公会议是指为了解决工作中的问题、推进工作进程、协调各方利益关系，由特定的主持人组织、在特定的时间和地点召开的会议。
第三条本制度适用于本单位所有的办公会议。
第四条办公会议的目的是促进信息的交流、加强沟通协调、共同研究问题、决策及推动工作的开展。
第五条办公会议应遵循公开、公平、公正的原则，会议过程中，应有主持、记录和参加人员。
第六条会议内容应切实符合会议主题，确保会议达到预期效果。
第七条员工参加办公会议应积极发言，提供真实、准确、客观的信息，并尊重他人言论。
第八条本制度的内容包括办公会议的召开、组织、记录、决策等方面。
第二章召开会议第九条会议召集人应提前确定会议主题、目标、时间和地点，并通过书面或电子邮件方式通知参会人员。
第十条会议召集人应明确确定主持人，并通知主持人相关信息。
第十一条会议的议程应提前确定，并在会议开始前发给参会人员。
第十二条会议的参会人员应按时参加会议，如因特殊原因不能到场，应提前通知会议召集人。
第十三条会议召集人应确保会场的舒适性和秩序，提供必要的设备和材料。
第三章组织会议第十四条主持人应保持会议的纪律和秩序，控制会议时间，引导讨论，确保会议主题的实现。
第十五条会议开始时，应由主持人对本次会议的主题、目标、议程进行简要说明。
第十六条参会人员在会议中应遵守会议纪律，不得干扰会议进行。
第十七条会议中的发言应提前申请，并由主持人按照议程顺序给予发言机会。
第十八条参会人员应各抒己见，提供有效的建议，并尊重他人的意见，不得对他人进行人身攻击。
第十九条主持人应充分听取各方意见，协助解决分歧，推动达成共识。
第四章记录会议第二十条会议记录人应被指定并全程记录会议的过程和结果。
第二十一条会议记录应包含会议的基本信息，包括会议主题、时间、地点、参会人员等。
第二十二条会议记录应准确、详细地记录会议过程和讨论内容，确保内容的真实性和客观性。