第二讲___有效会议组织

会议时间、长度、地点
若非紧急会议，早上9点到10点，下午2点到3点，是最 佳开会时间，此段时间是一天中精神最好，工作最佳时 间；
除非有必要，开会时间尽量不要超过1小时；
会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇出的地方，否 则很容易分散注意力。
当大家都清楚为什么要开这个会议... 讨论更容易 控制
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会议通知
预算申批、借支票 会务通知 购买用品、水果 房间安排 接听电话、安排事情 文件发送、传递信息 会场应急 会后结帐 设备整理 费用报销 会务总结
会 议 前
问题
1.这次的会议真的 有必要吗？
明确的目标
问题
2.是否有其他方法取 代这次的会议？
会议总结必须是。
• 准确的
• 客观的 • 简洁的
• 可理解的 • 有条理的
会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
会场服务
转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程
会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
富于实效的会议之一
闭塞的 见解
新观点、 新希望
结束语
会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。 切记：会议成败的关键不在于那几十分钟， 而在于会前准备和会后落实。
一 案例分析 案例 1 ： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线 话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放 心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打 开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是 一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？ 案例 2： 一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽， 在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议 的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。 案例 3： 某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人， 颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发 现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟 糟，好似集贸市场。 以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致。分析案例中的问题 所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。
结帐
会务总结
报销
设备归还
返回公司
结束
会务细节表
No. 1 2 3 4 选择会议地点 会议项目 会议时间 活动负责人 工作项目 责任人 核查 No. 11 12 13 14 服务员指导工作 会间摆放（点心、水果） PPT提示，指引牌提示 娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、OK、 网球 核查 责任人 核查
给与会者建议
1、发言要组织 2、适时发言 3、一次只讨论一个问题 4、口齿清晰，陈述有力 5、让证据说话 6、仔细倾听他人的发言 7、避免不当的肢体语言
Βιβλιοθήκη Baidu
原则3：
在会议上，只有一 个人有权随时发言
原则4：
由会议主持人决定 由谁来发言
一般会议进行程序。
a.主持人介绍出席者与拟定规则 b.复准与检讨前期议案
会议议程
何时、 何地举行
谁会出席
议题的 先后次序 议题的 时间分配
具体的 工作分配
会 议 中
会中工作 （按顺序）
会议室保障 汇报人员的保障 用餐的保障 娱乐的保障 住宿的保障
原则1：
如果你是会议参加者； 要准时到场
原则2：
如果你是主持会议， 不仅自己要准时到场， 还要按时开会
分析和解决问题
流程图
开始
确认议题及 参会人员范围
人员确认 （住宿，交通）
Y
设备准备 预定会议室， 房间，用餐， 娱乐 车辆安排
N
选址确定 起草会议通知 会议预算
场所布置与熟悉 会议室、汇报 人员、用餐、 娱乐、住宿 保障工作
指导服务员工作
食品采买
议程PPT制作
会议主持与记录
人员离会车辆安排
退房
设备整理
请草拟一份会议通知和会议议程表？ （其他未知事项可虚构）
谢谢聆听^^
会后中工作 （按顺序） 离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 设备归还 费用报销 会务总结
会议总结应具备的项目：
a.会议名称及会次 b.会议时间、地点 c.出席姓名及人数 d.列席人、请假人、主席、记录者姓名 e.报告事项
f.讨论事项，表决方法及结果
g.其他事项
h.下次会议时间
有效会议的组织
据权威统计，在我国，一个单位的领导一年 80%的时间在开会，（约有40%的参加上级部 门领导会议，40%参加本部门会议，我国每 天召开的会议在240万个，全国的每年的会 议经费达到35亿元！
会议就是一群人聚集在 一起讨论、争论或进行 决策
会议功能……
讨论和交换意见 传达讯息
激励士气
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活动作业分工明细
会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、 音响、麦克、电源、投影位置、背 景音乐、桌台花饰） 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求） 用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、 特殊要求） 车辆安排（时间表、用车人、接机、机动 用车） 借还设备-投影机（1） 投影幕（1） 无线麦（1） 电子白板（1） 激光笔（1） 白板笔（1）、白板擦（1） 笔记本（1） 打印机（1） 照相机（1）、摄像机（1） 插线板（1） 剪刀（1）、订书机（1）
c.报告事项
d.讨论事项 e.其他事项
主持人的任务
- 如果有必要，介绍与会者
- 订立规则 - 安排好记录后开始会议并进入议程 - 鼓励与会者发表意见
主持人的任务
- 确保讨论不偏离论题以及掌控时间
- 必要时清楚的总结会议 - 做最终发言并提炼出结论
错误的位置分配：
错误的位置分配：
正 确 的 位 置
小组讨论：
以上三个案例中的问题都是会议组织 中的细节所致。分析案例中的问题所在，并 谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问 题？
案例二
FOXCONN idpbg 事业群，准备召开一 次人力资源菁英沙龙大会，分享人资工作成功 经验，届时将邀请集团中央人资张副总，IE学 院李院长，中央人资李经理，本事业群汤协理 和王课长（做报告），邀请其他9个事业群人 力资源部课长与会学习，但各事业群不能超过 5个人。
会场清理
安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、归档
会议的几大问题 1、不守时， 2、离题，闲聊 3、无结论 4、缺乏议程设计 5、低效率的主持人 6、与会者心不在焉 7、与会者未注备开会资料 8、会议无记录
会议的分类有： A.联络型会议 B.汇报型 C.解决问题型和达成协议型 D.问答式 E.教育，演讲型
讨论更加 集中
更好的准备与配合
问题
明确的对象 与任务 问题
3.谁应该出席会议？
4.谁做什么？
会前准备工作 （按顺序）
议题及参会人员范围的确定 会议场所的选定 会议通知的起草 申报会议预算 人员确认（主持人、记录人） 设备准备 预定会议室 车辆安排 会务通知 议程PPT制作 食品的采买 指导服务员工作 会议场地布置与熟悉