该怎么组织一个有效的会议

如何有效地组织会议

【本讲要点】

会议的必要性

会议的准备

会议的进行

会议的结束

在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎样的会议才算成功？

◆在最短的时间内达到会议目的。

如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。

会议的必要性

什么情况下有必要开会

开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。

◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。

◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。

◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。

◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。

◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。

◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。

什么情况下没必要开会

开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会：

◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。

◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。

◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。

◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。

会议的准备

与会人选的确定

如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：

◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者

◆与会主题相关的专业人士能不能到场

◆开会时提供特定咨询的人

如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加?

一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。

人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。

准备会议的议程

写明会议开始时间和结束时间：

◆给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。

◆会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。

◆议程应该事先发出，以便各部门提前准备。

【自检】

请填写会议议程表。

会议主题：_________________________________________________________

会议日期：__________________________________会议地点：________________________

开始时间：__________________________________结束时间：________________________

会议议题：

（一）_________________________________________________________（时间：）

（二）_________________________________________________________（时间：）

（三）_________________________________________________________（时间：）

（四）_________________________________________________________（时间：）

（五）_________________________________________________________（时间：）

（六）_________________________________________________________（时间：）

会前准备

(1)提前通知与会者需要准备的内容，并分发会议议程。

(2)预定会议室，包括会议室的环境，有多少人参加准备多少椅子，需不需要摆姓名牌、茶水等等，这好像都很简单，可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。

(3)会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕，或者都能够看得到主持人。

(4)设备的设置（电脑、投影机、投影仪、屏幕、灯光等）。

(5)准备好与会的资料。

(6)会议前分发上次会议行动计划进展情况的汇报（如果有）。

请填写会议准备检查表。

(1)会议目的：___________________________________________________________

(2)是否一定要开会才能达到上述目的？□是□不是

(3)会议的主题：_________________________________________________________

(4)会议的时间：_________________________________________________________

(5)会议的地点：_________________________________________________________

(6)会议的议程：_________________________________________________________

(7)会议主持人：_________________________________________________________

(8)出席者：_____________________________________________________________

(9)是否准备名牌：□是□不是

(10)是否有资料随会议通知单发放：□是□不是

(11)是否有辅助器材：□是□不是

(12)出席者座位安排：_____________________________________________________

补充项目：_______________________________________________________________

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召开会议——会议的进行

遵守时间

◆守时是开好会议的一个主要因素，从大家坐定开始，主持人就要严格地注意时间，不要浪费时间。

◆准时开会，即使还有人没有到。这是一个领导者或者主持会议的人的素养。

◆告诉与会者开会的目的和意义。

◆要把闹钟放在能够看得到的地方，并且将闹钟调到会议结束前10分钟，到时让它响，以便你有时间做总结。

这种工作一般在外国公司做得最好，他们开会都是会议一开始主持人、总经理，或者CＥＯ：“ＯＫ，我们现在开会，这儿有一个时钟，现在的时间是下午2点，我们将在下午4点钟会议结束。”当闹铃响的时候会议准备结束，他可能提前10分钟拨上让闹钟响，给主持人预留总结的时间。这是一个很好的习惯。

如果时间超过一个半小时以上，中间应该安排短暂的休息，让与会者休息一下。

◆与会者发言应该设计时限，控制在多少分钟之内。

◆准时结束会议，如果进展顺利，可以提早结束。

会议的开始

(1)会议开始之前，介绍与会者（如果互相不认识）

如果是互不认识的话，首先要介绍与会者。这是一个礼貌，因为如果你没有介绍不认识的客人，会给人造成一种不被尊重的感觉，想想看，一个人在开会时如果不受到尊重，请问这个会议有效吗？如果没有效的话，你虽然没感觉，但已经浪费了别人的时间，这个会议跟时间管理是息息相关的。