有力的书面表达(邮件及报告写作技巧).

• Mrs./Miss./Ms.的区别
• Hi/Hello/Dear 的选择
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邮件撰写
组成部分须注意的细节：
③开头（Beginning）
首次： Good afternoon!
回复： Thank you for you百度文库 email about sth.
Sorry for not getting back to you earlier, but…
Apply for Software Developing Engineer
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邮件撰写
组成部分须注意的细节：
②称呼（Salutation） 通 函：Dear All,
按名字： Hi Julia, Hi Ellen, 按姓氏：Hi Mr. Stewart, Hi Ms. White, Hi Mrs. Wang,
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邮件撰写
邮件的组成部分：
① 写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。
② 标题（Subject）。 ③ 称呼（Salutation）、开头（Beginning）、正文（Body）、结尾句（Ending）。
④ 礼貌结束语（Complimentary Close）。
④正文（Body）的 结构思路3W: 1W: I am writing in response to a phone call I received from your company this morning.
Will you please send me information about your dress style No.
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邮件撰写
组成部分须注意的细节：
④正文（Body）的 结构思路3W:
1. Why do you write the letter?
2. What’s the detailed reason?
3. What do you expect your reader to do?
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邮件撰写
组成部分须注意的细节：
有效书面沟通技巧
邮件及报告撰写
1
沟通:
不可或缺的领导和管理才能 使人拥有迈向卓越成功的力量
2
有效沟通的种类
有效沟通
语言沟通
口 头 书 面 身体语 言沟通
非语言沟通
副语言 沟 通 物体的 操 纵
肢体语 言沟通
服饰 仪态
空间 位置
3
书面沟通的困扰
注意哪些关键点？ 什么表达技巧？ 如何用精炼、简洁、明确的语言陈述事件？ 如何做到简洁、突出重点？
⑤ 写信人全名（Writer’s Full Name）、写信人职务及所属部门（Writer’s Title and Department）、地址（Address）、电话号码（Tel）、传真（Fax）等。
9
邮件撰写
邮件的组成部分：
Dear Sir/Madam, （Salutation） Good afternoon! （Beginning）
I saw your advertisement on website, and I’m very interested in the career opportunities you offer. I’m a postgraduate student of Jilin University in Changchun, China, and my major is Computer Science & Technology. Would you please kindly check the detail info from my resume attached? Thanks. （Body） If you need any additional info, pls feel free to let me know. （Ending）
Kindly Regards, （Complimentary Close） Ellen Stewart （Writer’s full name）
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邮件撰写
组成部分须注意的细节：
①标题（Subject） 应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语。
例： Apply for a job
如何简明扼要地表达自己的观点？
发邮件给上级或其它部门时，需要注意什么？ 英文邮件常用句能总结？
避免使作口头语？
英文邮件的规范格式都有哪几种？ 如何发会议通知和做会议记录小结？
4
书面沟通的目的和方式
书面沟通的目的
• 讲清目的 （传递信息、下达指示、解释事情等） • 要求别人理解我们的意图。 • 得到我们想要的回答。（反馈） • 与对方保持一定的友好关系。
书面沟通的方式
• 对内：便函、报告、布告牌、工作说明、海报、 信封中的便条、员工手册，甚至电子布告栏 • 对外：商务信函、报告、建议书、传真、合同、 广告、产品目录、新闻发布会等多种方式
5
85%
成功的因素
沟通与人际关系
15%
专业知识和技术
6
• 邮件撰写 • 工作报告撰写
7
• 邮件撰写 • 工作报告撰写
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邮件撰写
组成部分须注意的细节：
②称呼（Salutation）
多人：Messrs. Smith, Wyatt, and Fury.(男性)
Mses. Farb, Lionel, and Gray. (女性Mesdames, Mmes., or Mses) Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright(混合) 不知道性名性别：Dear Sir/Madam,
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邮件撰写
组成部分须注意的细节：
④正文（Body）的5C原则：
Correctness Conciseness Clarity Completeness Courtesy
（准确） （简洁） （清晰） （完整） （礼貌）
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邮件撰写
组成部分须注意的细节：
2W:
For the ... About the ...
3W:
Would you please ... Should you have any inquiry , please kindly feel free to let us know. Please contact us if you have inquiry.