工程建设档案规范制度

工程建设档案规范制度
一、总则
1. 本规范制度旨在明确工程建设档案的管理职责、流程和方法，确保档案的完整性、准确性和系统性。

2. 所有参与工程建设的单位和个人，必须遵守本规范制度，严格按照规定执行档案管理工作。

3. 工程建设档案应包括从项目立项到竣工验收全过程中产生的所有文件和资料。

二、档案管理责任
1. 建设单位应设立专门的档案管理部门，负责工程建设档案的收集、整理、保存和提供查询服务。

2. 设计、施工、监理等参建单位应指定专人负责本单位工程档案的管理工作，并与建设单位的档案管理部门保持密切沟通。

3. 各级管理人员应根据职责范围，确保档案的真实性、时效性和保密性。

三、档案分类与编号
1. 工程建设档案应按类别进行分类，如技术文件、合同文件、会议纪要、进度报告等。

2. 每个档案应有唯一的编号，编号规则应简洁明了，便于检索和管理。

3. 档案分类和编号的具体规则由建设单位制定，并通知所有参建单位。

四、档案收集与整理
1. 档案的收集应与工程建设进度同步进行，确保及时记录工程信息。

2. 档案材料应当齐全、格式统一，内容清晰可辨。

3. 档案整理应按照预先设定的分类和编号规则进行，确保条理清晰，便于查阅。

五、档案保存与保密
1. 工程建设档案应在规定的期限内妥善保存，防止丢失、损坏或泄露。

2. 根据档案的重要性和保密等级，采取相应的保密措施，限制无关人员的访问。

3. 对于电子档案，应做好数据备份和防病毒工作，确保信息安全。

六、档案查询与利用
1. 建立健全档案查询制度，确保相关人员能够高效获取所需资料。

2. 对于外借或复制的档案，应建立登记制度，明确借用人的责任和归还期限。

3. 鼓励合理利用档案资源，为工程建设决策和管理提供依据。

七、档案更新与维护
1. 随着工程建设的进展，应及时更新档案资料，反映最新情况。

2. 定期对档案进行检查和维护，确保资料的完整性和可用性。

3. 对于过时或无用的档案，应按照相关规定进行销毁或转移。

八、违规处理
1. 对于违反档案管理规定的行为，应根据情节轻重，给予相应的处罚。

2. 建立档案管理违规记录，作为评价单位和个人信用的参考。

3. 鼓励举报档案管理中的违规行为，保护举报人的合法权益。