光伏发电项目档案文件管理制度

光伏发电项目档案文件管理制度
项目档案管理实施细则
为了加强XXX光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度。

请各参建单位严格执行。

一、工程档案资料生成的管理
1.项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程。

二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理
1.要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。

2.需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。

三、项目文档的质量要求
项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：
1.项目文档实行闭环管理。

文件形式上的闭环是要求表式
的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下
空白”印章。

文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回
复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。

XXX施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。

施工单位发现此类文件有权退回责任单位。

要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。

2.归档文件应为原件（正本）。

热敏纸、传真件不能做为
原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。

如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就
必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。

3.报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。

原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。

4.项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。

文件不能涂改，不允许用涂改液修改或橡皮擦改。

要求编写页码，不能有断码，有附件时主文件中要注明附件的份数、页数。

5.归档文件要求是最终的有效版本。

要求项目文档管理必须做到“三同步”和“三统一”。

具体来说，就是要求在工程开始时就与编制竣工文件同步进行，各参建单位进场后就要求编制竣工档案工作计划，认真研究监理部下发的项目竣工档案管理细则，明确组卷的原则、方法。

2．项目文档制成材料应利于永久保存，为此，要求形成文件的设备必须符合标准：打印必须是激光印字机，复印机、扫描仪符合质量要求。

签字要用碳素墨水，杜绝铅笔、圆珠笔字迹。

禁止用复写制成文件。

3．重大施工方案可以先报一份方案内容，待评审后专业人员出评审记录、参评人员签到表（原件）返回施工单位，按评审意见修改后正式报审。

执行监督反馈程序，对报审的资质一定要在有效期内，工器具校验、检验记录要在检验有效期限内使用。

4．确保项目文档的准确性，要求在填写验评记录、施工记录过程中，应该填写数据的地方必须如实填写数据，不得以“符合规范标准”、“符合厂家要求”之类的文字替代；要求填写试验报告的要填写报告的真实编号，并保证能查得到。

日期也要注意填写标准，按四位年、两位月、两位日填写。

5．表格纸张要求70g以上纸，规格为A4（210㎜×297㎜），文件幅面为A4规格，文件装订边距一般要求：横排版
心与打印纸的边距为25㎜（上、左）、20㎜（下、右），竖
排版心与打印纸的边距为25㎜（上）、20㎜（下）、25㎜（左）、20㎜（右），页脚1cm。

案卷内工程文件材料必须
采用统一标准格式，标题为宋体，小二，加粗；正文为宋体，小四，1.5倍行距。

填写必须规范，字迹清楚，签名必须手写、齐全，并标明日期。

2.在工程进行中，必须与竣工文件的积累、整编、审定同
步进行。

按照监理部门管理程序规定，施工单位应在工程正式开工前一个月内完成施工组织总设计、专业施工组织设计、重大项目的施工技术措施和方案的编制工作。

施工单位必须在单位工程开工前七天完成单位工程开工报告、施工作业指导书和施工质量验收项目划分表的编制工作。

供货商必须在主要材料进场前报审其资质。

原材料和主材料必须在进场后一天内申报，并在施工前进行图纸会审。

每个单位工程必须拍摄6-8张工程
照片进行原始积累。

施工记录和质量验评记录必须与工程进度同步，并与进度付款报表挂钩。

必须建立监督机制，以确保竣工文件的积累、整编和审定在可控范围内。

3.在工程竣工时，必须同时提交竣工资料。

机组试运行完
成后的30天内，必须提交全部合格的竣工档案。

4.必须按照合同、标准、规定等要求统一标准，建立和健
全各项规章制度，以确保各项运作规范化。

5.必须统一管理，设立资料管理部门，归口管理项目文档，并配备专职项目文档管理人员，建立项目文档管理体系。

6.必须具备条件统一软件，实现信息共享，提高工作效率。

五、申报项目文档的具体要求
1.申报供货商资质时，必须包括营业执照、生产许可证、
产品（典型产品）的检验报告、企业质量管理体系认证或产品质量认证证书、新产品的试验报告、鉴定证书等文件。

以上文件要求在复印件上加盖原单位公章。

2.申报原材料、主材料、半成品和加工配制件时，必须包
括监理单位现场见证取样单、试验委托单、材料出厂质量证明（加盖供货商公章）、出厂试验报告、材料复验试验报告和供货商资质报审的复印件。

3.设备缺陷通知单和设备缺陷处理报验单必须附有照片作为佐证资料。

4.单位工程开工报告必须附有开工条件清单或佐证资料。

5.项目划分表的编制必须按照国家验评计划进行。

如果某些项目不是编制单位的施工范围，该项目在项目划分表中不应体现，原项目编号应空缺且不得被占用。

新增的单位工程应填加在相应专业的项目划分表之后，编号原则上应顺延，具体由监理单位确定。

6.商品混凝土质量文件必须包括水泥、砂、石、外加剂、粉煤灰等原材料出厂质量证明。

确保设计文件的准确性和完整性。

2．设计变更必须经过项目经理或项目总工程师审批，并在变更后及时更新相关设计文件。

3．设计变更必须按照规定的流程进行，包括编制设计变更申请书、设计变更方案、变更审核意见书、设计变更通知书等。

4．设计变更必须及时通知相关参建单位，并落实变更后
的责任和义务。

5．设计变更必须按照相关法律法规和技术标准进行，保
证施工质量和安全。

八、施工质量管理
1．对于每个施工工序，都必须按照规定的质量标准进行
检验，确保施工质量符合要求。

2．对于发现的质量问题，必须及时整改，并进行追溯分析，防止类似问题再次发生。

3．对于施工过程中的关键节点，必须进行质量安全交底，确保相关人员理解并遵守质量安全要求。

4．施工过程中必须严格执行施工工艺和施工规范，防止
出现质量问题。

5．施工质量管理必须与施工进度控制相结合，确保工期
和质量都符合要求。

九、安全生产管理
1．安全生产必须放在首位，确保施工过程中的安全。

2．对于每个施工工序，都必须进行安全交底，并落实相
关安全措施。

3．对于施工现场的安全隐患，必须及时发现并整改，确
保施工现场的安全。

4．施工现场必须按照规定的安全标准进行管理，包括安
全防护设施、安全标志、安全通道等。

5．对于发生的安全事故，必须及时报告、处理，并进行
事故调查和追究责任。

十、环境保护管理
1．施工过程中必须按照相关法律法规和技术标准进行环
境保护，防止对环境造成污染和破坏。

2．对于施工现场产生的废弃物，必须按照规定的程序进
行分类、收集、运输和处理。

3．施工现场必须按照规定的标准进行噪声、粉尘、振动
等环境监测，确保环境保护符合要求。

4．对于发生的环境问题，必须及时报告、处理，并进行
环境影响评价和追究责任。

5．环境保护管理必须与施工质量管理和安全生产管理相
结合，确保施工过程中的环境保护、质量和安全都符合要求。

工程设计图纸是建设单位组织工程施工的重要文件，也是工程建设数量最多的文件。

为了确保工程质量，避免返工浪费，需要对施工图进行图纸会审并进行设计交底，以便施工人员充
分了解工程特点，熟悉设计内容，领会设计意图，明确设计要求的质量标准，正确地按图施工，将设计差错消除在施工前。

对于升版和作废的图纸，需要及时下发和回收上交，并进行标识。

同时，对于设计变更文件也需要进行严格管理，包括提出、审批、执行、检查、验收、签证和关闭，要求对变更的图纸做变更标识，并实行反馈制度。

施工单位在完成设计变更通知单的施工内容后，应填写“设计变更执行反馈单”报监理查验，承包单位应将设计变更通知单涉及的施工部位、施工内容、完成起止时间和引起的工程量的变化等在“设计变更执行反馈单”中进行说明，并编制“设
计变更执行反馈汇总表”。

在项目档案管理实施细则中，项目文件的编码管理是非常重要的。

本编码规则适用于XXX光伏发电工程项目技术文件、记录的编码管理，各参建方均需严格执行。

项目文件简码结构形式按项目文件管理类型分为两大类，即工程技术文件和工程质量报验文件。

工程技术文件编码采用四段或三段编码结构形式，其中第一个字段采集拼音简码，第二个字段采集文件类型
代码，第三个字段采集专业、专业+(系统)单位工程、原材代码或省略，根据文件类型的不同选取不同基础码，第四个字段为流水号。

在编码中，第一个字段的拼音简码由监理部最终讨论确定，根据施工单位的到位情况由监理部及时更新。

依据现行相关管理表式文件类型码，确定本工程的文件编码。

第三个字段基础码的选取原则如下：
3.3.1 专业码：按专业分类形成的技术文件，包括工程联系单、会议纪要、主要测量器具/试验室设备报审表、设计变更通知、设计变更申请单、安全施工作业票、图纸会审记录及反馈、不符合项通知、回复单等。

专业代码参见下表：
专业代码
土建 TJ
线路 XL
计量 JL
加工配制 JP
质量 ZL
环保 HB
进度 JD
经营 JY
例如，简码“GCJL-7812-TJ-001”表示工程公司XXX监理部（GCJL）土建专业（TJ）第一份（001）联系单（7812）。

3.3.2 专业+（系统）单位工程码：（系统）单位工程代码依据参照XXX《施工质量验收与评价规程》。

按单位工程形成的技术文件，同时在文件管理中采用专业结合单位工程整理的技术文件，土建专业包含系统代码。

这类文件包括单位工程开工报告、开工质量考核表、方案报审表、安全技术交底、工序交接记录、施工记录等。

例如，简码“ZJHD-7901-01DQ-001”表示能江火电（ZJHD）的文件编码（7901），子站+专业
（01DQ），流水号（001）。

3.3.3 材料类型码：按工程材料的类型形成的技术文件，
同时文件管理中采用材料类型整理的工程技术文件，包括主要材料报审表、见证取样单、委托单等。

例如，简码“ZJHD-7912--001”表示能江火电（ZJHD）的文件编码（7912），子
站+材料代码（01+101），流水号（001）。

材料编码参见下表：
代码安装材料名称
101 光伏电池组件
102 支架
103 箱式变压器
代码土建材料名称
201 砂子
202 石子
203 水泥
104 逆变器
105 开关柜
106 电缆（含电缆终端）
107 直流配电柜
108 汇流箱
109 计算机监控系统
110 远方电能量监测、计量设备111 箱式变压器
112 升压站辅助设备
113 无功补偿设备
114 升压站通信设备
115 微机保护测控装置
116 变电站UPS系统
117 火灾报警系统
118 安防系统
本文介绍了在工程建设中需要使用的各种材料和设备，以及相关的编码规则和文件管理细则。

首先是架空裸导线、铁塔、绝缘子、金具等设备和材料，这些都是电力工程中必不可少的元素。

另外还有一些混凝土、水泥制品、钢材、建筑装饰装修材料等。

这些材料都有着不同的编码，以便于管理和使用。

其次是工程技术文件的管理，这些文件包括施工组织设计报审表、单位资质报审表、人员资质报审表、主要施工机械报审表等。

这些文件都按照参建单位为单元整理，以便于管理和查阅。

在编码规则方面，项目工程质量报验文件采用工程编码，采集各专业质量验收范围划分。

流水号采用小流水，即同一个单位、同一个文件类型、同一个专业属性下的顺序号。

最后是文件类型码清单，包括工程开工报审表、工程复工申请表、施工组织设计报审表、方案报审表、承包单位资格报审表等。

这些文件都有着不同的编码，以便于管理和使用。

总之，编码规则和文件管理细则对于工程建设的顺利进行至关重要，需要严格遵守和执行。

项目档案管理实施细则
为了规范项目档案管理，确保项目档案的完整性和安全性，特制定本实施细则。

一、项目档案管理的基本原则
1.项目档案管理应遵循国家有关法律法规和规章制度的要求。

2.项目档案管理应实行全过程管理，包括项目策划、设计、施工、验收、运营和维护等各个环节。

3.项目档案管理应实行分类管理，按照文件、图纸、合同、技术资料、质量检验记录、安全记录等不同类别分别管理。

4.项目档案管理应实行责任制，明确各级管理人员的职责
和任务。

二、项目档案管理的基本内容
1.项目档案管理应包括项目策划、设计、施工、验收、运
营和维护等各个环节的档案材料。

2.项目档案管理应包括项目计划、项目合同、工程量清单、施工组织设计、质量检验记录、安全记录、竣工验收资料等。

3.项目档案管理应包括项目的图纸、设计文件、技术资料、施工图、竣工图等。

三、项目档案管理的基本要求
1.项目档案管理应实行规范化管理，确保档案的完整性和
安全性。

2.项目档案管理应实行分类管理，按照文件、图纸、合同、技术资料、质量检验记录、安全记录等不同类别分别管理。

3.项目档案管理应实行全过程管理，包括项目策划、设计、施工、验收、运营和维护等各个环节。

4.项目档案管理应实行责任制，明确各级管理人员的职责
和任务。

5.项目档案管理应实行信息化管理，利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。

四、项目档案管理的流程
1.项目档案管理的流程包括档案材料的收集、整理、归档
和保管等环节。

2.项目档案管理的流程应遵循规范化、分类化、全过程化、责任化和信息化的原则。

3.项目档案管理的流程应实行科学化管理，采用现代信息
技术手段，提高档案管理的效率和水平。

五、项目档案管理的保密要求
1.项目档案管理应遵循国家有关保密法律法规和规章制度
的要求。

2.项目档案管理应实行保密制度，对于涉及国家秘密、商
业秘密、个人隐私等内容的档案材料，应实行严格保密。

3.项目档案管理应实行安全管理，对于档案材料应实行物
理防护、技术防护和管理防护等多种措施，确保档案的安全性。

六、项目档案管理的评价和监督
1.项目档案管理应实行评价制度，对档案管理的效果进行评价，及时发现和解决问题。

2.项目档案管理应实行监督制度，对档案管理的过程进行监督，发现和纠正违规行为。

不符合项报告回复单
我们已经收到了您的不符合项报告，并进行了详细的审核和分析。

我们将采取相应的措施来解决这些问题，并确保类似的问题不再发生。

感谢您的反馈，我们将继续努力提高我们的工作质量和安全标准。

HSE整改通知单
根据我们的安全标准和HSE要求，我们发现了一些不符合项。

为了确保工作场所的安全和员工的健康，我们要求您立即采取必要的措施进行整改。

请在规定的时间内完成整改，并提交整改回复单以证明问题已得到解决。

HSE整改回复单
我们已经收到了您的HSE整改通知单，并采取了必要的措施进行整改。

我们已经解决了所有不符合项，并已采取措施确保类似的问题不再发生。

感谢您的关注和支持。

施工用电线路安全检查表
为了确保施工现场的电气安全，我们进行了施工用电线路的安全检查。

我们已经发现并解决了一些问题，确保了电气设备的正常工作和员工的安全。

我们将继续进行检查，以确保施工现场的电气安全。

专用盘、配电箱安全检查表
为了确保施工现场的电气安全，我们进行了专用盘和配电箱的安全检查。

我们已经发现并解决了一些问题，确保了电气设备的正常工作和员工的安全。

我们将继续进行检查，以确保施工现场的电气安全。

危险化学品安全检查表
为了确保危险化学品的安全使用，我们进行了危险化学品的安全检查。

我们已经发现并解决了一些问题，确保了危险化学品的正常使用和员工的安全。

我们将继续进行检查，以确保危险化学品的安全使用。

放射源使用管理安全检查表
为了确保放射源的安全使用，我们进行了放射源使用管理的安全检查。

我们已经发现并解决了一些问题，确保了放射源的正常使用和员工的安全。

我们将继续进行检查，以确保放射源的安全使用。

固体废物、有毒有害废弃物排放检查表
为了确保固体废物和有毒有害废弃物的安全排放，我们进行了排放检查。

我们已经发现并解决了一些问题，确保了废弃物的正常排放和员工的安全。

我们将继续进行检查，以确保固体废物和有毒有害废弃物的安全排放。

化学危险品、油类泄露挥发检查表
为了确保化学危险品和油类的安全使用，我们进行了泄露挥发的安全检查。

我们已经发现并解决了一些问题，确保了化学危险品和油类的正常使用和员工的安全。

我们将继续进行检查，以确保化学危险品和油类的安全使用。

大型脚手架验收单
我们已经进行了大型脚手架的验收，并确认其符合安全标准和要求。

我们将继续进行检查，以确保脚手架的安全使用。

安全防护设施检查表
为了确保施工现场的安全，我们进行了安全防护设施的检查。

我们已经发现并解决了一些问题，确保了施工现场的安全和员工的健康。

我们将继续进行检查，以确保施工现场的安全。