【印章制度】煤电集团有限公司印章管理制度(WORD7页)

煤电集团有限公司
印章管理制度
一、总则：为了进一步促进公司及部门印章、各类证件、信函的使用，保证其权威性、严肃性、有效性、规范化、制度化，防止印章被滥用或盗用，确保印章的正常使用和绝对安全，提高工作效率，结合公司实际，特制定本管理办法。

二、印章管理
（一）管理分工
1、公司印章，党委（支部）印章，法人代表印章、工会印章由公司行政部统一管理。

2、财务专用章、法人名章、财务负责人专用章、收费专用章分别由财务部财务科长、出纳、收费科长统一管理。

3、合同专用章（1）（2）（4）（5）（6）（7）由经营部管理、合同专用章（3）由运输部管理。

4、公司工程合同专用章及公司下属鄂尔多斯市蒙泰范家村煤业有限责任公司合同专用章、鄂尔多斯市蒙泰热电责任有限公司合同专用章由公司行政部统一保管。

合同文本需要用印时，会签程序必须完整，委托代理手续完备时方可用印。

5、各部门、单位的印章必须由专人兼管，行政部统一管理，并登记编号备案。

用印必须填写印章使用单，以便备案。

（二）印章使用权限和程序
1、发文用印，依据领导签发的文稿盖印。

2、公司介绍信，须经部门负责人签字，经行政部审核后用印。

3、非常规类用印，须填写用印审批单，经部门领导签字，行政部审核，公司总经理签字方可用印。

4、公司内部向外提供的报表，经考核办报出，常务副总审核，总经理签字方可用印。

（三）规定范围
本管理制度所提到的印章包括公章、总经理、公司财务专用章、公司合同专用章及公司所属各部门、单位、站、办的一切印章；各类证件包括公司及所属各部门、单位、站、办的企业法人营业执照、法人代码证、法人代表证书、收费许可证、规划证、采矿证、土地使用证、房屋所有权证、煤炭经营资格证、登记证、取水证、供热资质证；信函包括公司及所属各子公司、职级部门及有关经营实体单位的一切介绍信、证明、委托书等。

三、印章刻制规定
（1）公司及各部门、单位的所有印章由行政部统一负责刻制，并登记编号备案。

（2）公司及各部门、单位的所有印章的刻制，必须先持由使用部门负责人签署意见，经行政部负责人审核后，再由公司常务副总审批，必要时需报请公司总经理审批。

审批通过后，由行政部有关工作人员到公安部门统一指定的刻章机构刻制。

并通知有关部门办理领取印章使用手续后，方可领取印章。

（3）印章正式启用，需在行政部进行备案，如启用公司公章、总经理印章、公司财务专用章、公司合同章及公司所属各单位、部门公章时，要以集团公司名义下发印章启用通知。

（4）使用印章的各部门、单位都要把启用日期材料和印模立卷归档，永久保存。

（5）如未按上述印章的刻制规定办理，对责任人负激励100元，部门负责人100%的连带。

四、印章保管
（1）公司及各部门、单位的印章必须分别指定专人保管，且所指定的保管人员必须有较强的负责心和原则性。

（2）印章保管要严密可靠，以防丢失或窃用，且印章管理人要经常清洗印章，以确保盖印准确、清楚。

（3）要建立印章领取登记表，载明什么印章、印模、印章所在部门、印章管理员姓名和保管的起止时间（附表一）。

（4）如因人员调动或其他原因需更换公章管理员时，必须认真办理印章交接手续。

五、印章使用
（1）印章管理人员要本着对公司高度负责的态度，恪守原则，严格把关，不得为他人或自己和亲朋好友私开绿灯。

如果发现用印不当或违规用印时，印章管理人员有权拒办并向要求违规用印人的上级领导反映。

（2）印章的使用应按规定的制度办理，除公司印章、财务专用章、公司合同章以外，部门印章一律不对外使用，如若使用，属无效用印，公司不承担任何责任。

（3）在盖用公司公章之前，要仔细审阅用印文的内容，并且应对所审阅文书的内容保密。

并填写《印章使用申请单》，由部门领导签字分管副总审核总经理批准后方可使用。

（附表二）
（4）使用集团公司公章、各部门、单位印章必须造册登记，写明时间、编号、用印单位、用印内容、经办人姓名、批准用印人姓名、盖印人姓名。

（附表二）（附表三）（附表四）
（5）除常规性用印外，都要执行本单位、本部门领导签字审批手续和用印手续，凡无正当手续，一律拒办。

用印后，印章管理人员要将用印的材料或证件等进行存档。

禁止在空白纸上盖印，特殊情况须经行政部长负责人或公司常务副总批准后方可办理。

（6）一般情况下，公司及各部门、单位的印章不允许带出公司以外使用。

如有特殊情况，必须由印章管理人员跟随用印人外出办理，
用印过程中，印章管理员确认没有问题时方可用印且要留复印件一份，如确定不了的，要通过传真或电话等方式请示有关领导，必要时，可直接请示公司总经理，请示批准后方可用印，且要带回用印文件复印件。

（7）印章管理员不得随意私自使用印章，对于滥用或盗用印章者，要追究当事人的经济、行政及法律责任。

（8）盖印时应摆正位置，用力均匀，骑年盖月。

六、印章的废止
（1）如果单位撤消、机构变动和印章的样式改变，原印章应立即停止使用。

并将原作废印章交回集团公司行政部。

发文通知各有关单位，说明原印章停用时间、停用原因并宣布原印章作废。

（2）严格做好印章的缴销工作。

对于作废的印章，要登记注销，由行政部登记造册，常务副总审核总经理批准后方可销毁。

销毁印章时应有主管人员到场监销，并注明销印的名称、销印时间，并由经办人、监销人签字备案，以备日后查考。

（附表五）
七、各类证件管理使用规定
（1）公司及各部门、单位的所有证件由行政部统一负责管理。

正在使用过程中的证件，办完后统一交回行政部。

（2）公司及各部门、单位的所有证件统一由行政部专人在每年3月份到国家规定的地点进行年检、变更，不得延误。

发生延误负激励200元/人，部门负责人连带50%。

遇有特殊情况应及时向部门负责人汇报说明。

（3）凡借阅使用公司各类土地使用证、房屋所有权证必须部门负责人签字分管领导审核总经理批准方可借阅使用，并注明借阅时间、部门、借阅人、借阅证件、证件类别、归还时间。

（附表六）
八、信函管理
1、介绍信、证明信、便函等件必须用钢笔、黑碳素笔书写，禁止用圆珠笔、红蓝铅笔和记号笔书写，字迹要清晰工整。

2、各部门、单位因工作或其他原因需开具公司信函时，应先出具本部门信函手续。

涉及重要事项和内容的信函，须经行政部部长或负责人或公司常务副总批准后方可出具且出具时一定要留有存根（上下联，即出具的信函与存根内容要一致），必要时需办理登记签字手续。

3、禁止开空白介绍信。

若有特殊原因，确需携带一定数量的空白介绍信或其他函件时，应出具公司或本部门负责人签字的手续，经行政部或常务副总批准签字后方可办理。

附表一：内蒙古蒙泰煤电集团有限公司印章领取登记表
附表二：内蒙古蒙泰煤电集团有限公司印章使用登记表
附表三：内蒙古蒙泰煤电集团有限公司×××部门印章使用登记表
附表四：内蒙古蒙泰煤电集团有限公司×××公司印章使用登记表
附表五:内蒙古蒙泰煤电集团有限公司销毁印章登记表
附表六：内蒙古蒙泰煤电集团有限公司各类代码证借阅登记表
附表一：
内蒙古蒙泰煤电集团有限公司
印章领取登记表
附表二：
内蒙古蒙泰煤电集团有限公司
印章使用申请单
附表三：
内蒙古蒙泰煤电集团有限公司
×××公司印章使用登记表
年月日
附表四：
内蒙古蒙泰煤电集团有限公司
×××部门印章使用登记表
附表五：
内蒙古蒙泰煤电集团有限公司
销毁印章登记表
附表六:
内蒙古蒙泰煤电集团有限公司
各类代码证借阅登记表。