第二章 秘书的任职资格

【技能训练】采访分析 技能训练】
• 目的：通过学生访问一名工作多年的秘书或从事过秘书 目的： 工作的领导等，分析哪些性格、品质是职业秘书必备的。 工作的领导等，分析哪些性格、品质是职业秘书必备的。 • 要求： 要求： • １．学生用课余时间自主访问； 学生用课余时间自主访问； • ２．整理完成采访记录（包括采访经过、采访对象、采 整理完成采访记录（包括采访经过、采访对象、 访内容等要素）； 访内容等要素）； • ３．分析采访材料，归纳职业秘书应具备的性格、品 分析采访材料，归纳职业秘书应具备的性格、 质； • ４．班级交流。 班级交流。
二、秘书任职的非技术资格4 秘书任职的非技术资格
（2）秘书心理调适的方法： ）秘书心理调适的方法： 博览群书，开阔胸襟。 ①博览群书，开阔胸襟。 培养广泛兴趣，丰富业余生活。 ②培养广泛兴趣，丰富业余生活。 善于反省，自我调适。 ③善于反省，自我调适。 倾诉、宣泄、调节情绪。 ④倾诉、宣泄、调节情绪。 增强自信心，科学安排工作。 ⑤增强自信心，科学安排工作。 培养自己的交往能力， ⑥培养自己的交往能力，充分发 挥自己的主观能动性。 挥自己的主观能动性。
第二章 商务秘书的任职资格
教学策划
• 教学目标：１、了解秘书任职应有的技术资格 教学目标： ２、了解秘书任职应有的非技术资格 3、了解秘书任职的一般要求 、 • 教学重点：秘书应具有的素质、修养 教学重点：秘书应具有的素质、 • 教学难点：灵活地掌握秘书任职应有的技术资格 教学难点： 和非技术资格， 和非技术资格，较好地完成秘书工作
二、 秘书任职的非技术资格
• 秘书应有的职业素养： 秘书应有的职业素养： • 1）角色意识。 ）角色意识。 • 2）服务意识。 ）服务意识。 • 3）勤奋意识。 ）勤奋意识。
二、秘书任职的非技术资格1 秘书任职的非技术资格
（一）秘书的心理素质
秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态 适应职业活动的环境。 适应职业活动的环境。 秘书的气质特点： 1、秘书的气质特点： 秘书的气质是指一个秘书比较稳定的心理活 动的动力特征，可理解为“脾气” 秉性” 动的动力特征，可理解为“脾气”、“秉性”、“性 情”。 ①胆汁质 ②多血质 ③粘液质 ④抑郁质
提高商业运作能力
• 遵循“一个原则” （商业游戏规则：“成本 利润 报 遵循“一个原则” 商业游戏规则： 成本+利润 利润=报 价” ） • 做好“三类事情”（1、能够为公司带来新生意、增加 做好“三类事情” 、能够为公司带来新生意、 营业额的事情； 、 营业额的事情；2、能够维持现有状况及巩固已有客户 的事情； 、必须要做但对企业没有直接利益的事情。 的事情；3、必须要做但对企业没有直接利益的事情。 在第一类事情没有做好之前，决不做第二类事情。 在第一类事情没有做好之前，决不做第二类事情。 ） • 做到“五个是否”（1、是否提供满意的服务；2、是否 做到“五个是否” 、是否提供满意的服务； 、 向客户索取电话、名字，取得进一步联系的理由意愿； 向客户索取电话、名字，取得进一步联系的理由意愿； 3、是否在客户拒绝后继续用其他办法保持联系；4、是 、是否在客户拒绝后继续用其他办法保持联系； 、 否清楚、准确地表达客户的要求； 、 否清楚、准确地表达客户的要求；5、是否能让客户为 你介绍新的业务或新的客户。） 你介绍新的业务或新的客户。） • 同时，职业秘书要具备商业敏感性，判断项目的真伪或 同时，职业秘书要具备商业敏感性 商业敏感性， 可行性。 可行性。
三、秘书任职的一般要求
• • • • 1、性别； 、性别； 2、年龄； 、年龄； 3、体质； 3、体质； 4、外貌 。 、
“国际秘书节”即每年四月的最后一个星期三， 国际秘书节”即每年四月的最后一个星期三， 国际秘书节 秘书周”即每年四月的最后一周。 “秘书周”即每年四月的最后一周。
情感修养) 女性秘书的自我保护(情感修养 情感修养
二、秘书任职的非技术资格3 秘书任职的非技术资格
3、 秘书的心理调适 秘书的心理障碍常有： （1）秘书的心理障碍常有： -嫉妒心理 嫉妒心理 -孤僻心理 孤僻心理 –压抑心理 压抑心理 –依赖心理 依赖心理 –焦虑心理 焦虑心理 –厌烦心理 厌烦心理 –羞怯心理 羞怯心理 –自负和自卑心理 自负和自卑心理
–自尊自重自爱。 自尊自重自爱。 自尊自重自爱 –有正确的认识和心态。 有正确的认识和心态。 有正确的认识和心态 –把握交往的尺寸。 把握交往的尺寸。 把握交往的尺寸 –采取有力有效的方法。 采取有力有效的方法。 采取有力有效的方法
• 在小组内进行自我剖析，找出自己的性格优势 在小组内进行自我剖析， 和劣势，找出差距，制定自己今后训练的重点。 和劣势，找出差距，制定自己今后训练的重点。 • 提示 • 1．对照办公室工作职业意识，分析自己：我 ．对照办公室工作职业意识，分析自己： 身上的优点有哪些?至少找出五条。（这些是 至少找出五条。（ 身上的优点有哪些 至少找出五条。（这些是 需要保持的， 需要保持的，也是你将来胜任工作的信心支撑 源泉。） 源泉。） • 2．自己身上的缺点有哪些 至少找出三条。你 至少找出三条。 ．自己身上的缺点有哪些?至少找出三条 准备怎样改进? 准备怎样改进
秘书的性格、品质（重点） 秘书的性格、品质（重点）
• • • • • ①开朗 ③稳健 ⑤幽默 ⑦合作 ⑨勤快 ②敏捷 ④坚毅 ⑥自制 ⑧自信 ⑩整齐 正直、善良， 正直、善良， 热忱、温和， 热忱、温和， 豁达、宽容， 豁达、宽容， 缜密、内敛， 缜密、内敛， 诚实、上进心等。 诚实、上进心等。
【技能训练】 ［自测］1 技能训练】 自测］ “我是否适合办公室工作” 我是否适合办公室工作” 我是否适合办公室工作
一、秘书任职的技术资格
• 1、受教育程度 2、专业技能 3、工作经历 、 、 、 • 知识是基础；智力是知识的结晶；能力是知识和 知识是基础；智力是知识的结晶； 智力的最终体现和归宿。 智力的最终体现和归宿。
１、受教育程度（智能素养） 受教育程度（智能素养） 受教育程度
• 1）秘书的知识结构：（通才型） ）秘书的知识结构： 通才型） • 知识积累：∏ 知识积累： ①基础知识 ②专业知识 ③行业知识 ④相关知识 ⑤工具性知识 （1）专与博的兼容性。 ）专与博的兼容性。 （2）广泛的适应性。 ）广泛的适应性。 （3）强健的再生性。 ）强健的再生性。
【技能训练】 ［自测］2 技能训练】 自测］ “从业动机调查”1 从业动机调查” 从业动机调查
• 我愿意做那些对自己有意义的事情，即便 我愿意做那些对自己有意义的事情， 它们可能不会给我带来物质上的奖励； 它们可能不会给我带来物质上的奖励； • 我想彻底向自己证明，我确实了解自己的 我想彻底向自己证明， 工作规范； 工作规范； • 我的工作是我寻求生活真谛的一部分； 我的工作是我寻求生活真谛的一部分； • 我渴望达到高标准的专业能力； 我渴望达到高标准的专业能力； • 我乐意被别人领导； 我乐意被别人领导； • ……
• 2）秘书的智力结构 ） 智力是赖以吸取外界知识的能力，包括： 智力是赖以吸取外界知识的能力，包括： ①观察力 ②注意力 ③记忆力 ④思维力 ⑤想象力
Байду номын сангаас
２、专业技能（才干素养） 专业技能（才干素养） 专业技能 重点） （重点）
• 1）较强的写作能力（阅读概括能力） ）较强的写作能力（阅读概括能力） • 2）精明的办事能力 ） • • • • ①听知领悟能力 ②口头表达能力 ③灵活应变能力 ④沟通与交际能力 ⑤组织协调能力 ⑥分析判断能力 ⑦商业运作能力 ⑧超前预测能力 秘书辅助领导：跟踪适应、同步适应、超前适应） （秘书辅助领导：跟踪适应、同步适应、超前适应） • 独立办事能力、策划与决策能力 独立办事能力、 • 3）熟练的操作能力 ）
二、秘书任职的非技术资格2 秘书任职的非技术资格
2、秘书的性格要求
秘书的性格是秘书对现实稳定的态度以及与 之相适应的习惯化的行为方式。 之相适应的习惯化的行为方式。 – 有人说：秘书的职业性格无疑是人类为了生 有人说： 存和发展所设定的职业类型中最为优秀的性 近乎完美的品质。 格，近乎完美的品质。拥有这样性格的人是 引人注目，值得欣赏和赞叹的。 引人注目，值得欣赏和赞叹的。
秘书的职业道德（重点） 秘书的职业道德（重点）
• 是人们在履行职责范围内所遵守的道德原则 和行为规范的总和。 和行为规范的总和。
• 1、忠于职守，不得渎职 忠于职守， • 2、保守秘密，不准泄密 保守秘密， • 3、诚实守信，不轻视怠慢 诚实守信， • 4、文明礼貌，平等待人 文明礼貌， • 5、廉洁奉公，不谋私利 廉洁奉公，
“从业动机调查”2 从业动机调查” 从业动机调查
• 我喜欢扮演一个操控他人的角色、一个举 我喜欢扮演一个操控他人的角色、 足轻重的领导角色； 足轻重的领导角色； • 我喜欢那种受尊重的感觉； 我喜欢那种受尊重的感觉； • 我希望在我的工作成果上能写上的自己名 字； • 我不希望成为大方向盘上的一个小齿轮； 我不希望成为大方向盘上的一个小齿轮； • ……
3、工作经历（工作经验） 、工作经历（工作经验）
• 一是为人处世的经验，又称社会经验； 一是为人处世的经验，又称社会经验； • 二是长期从事某一职业的工作经验，也称 二是长期从事某一职业的工作经验， 为专业经验。 为专业经验。
全美秘书协会《章程》 全美秘书协会《章程》对秘书人员 的要求
• • • • • • 要象心理学家一样善于洞察别人的心灵； 要象心理学家一样善于洞察别人的心灵； 要象文学家一样善于驾驶文字； 要象文学家一样善于驾驶文字； 要象政治家一样有灵敏的头脑 政治家一样有灵敏的头脑； 要象政治家一样有灵敏的头脑； 要象外交家一样有潇洒的风度； 要象外交家一样有潇洒的风度； 要有灵活运用各种办公自动化机器的能力; 要有灵活运用各种办公自动化机器的能力; ……
• 以美国为代表的西方国家为联合国秘书长选定了协 定的条件：具有领导、 定的条件：具有领导、筹划和组织众多国家职员的管 理能力，能流利使用联合国两种的工作语言， 理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作 为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。 为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。
二、秘书任职的非技术资格5 秘书任职的非技术资格
（二）思想素质（政治素养） 思想素质（政治素养）
•良好的政治素养； 良好的政治素养； 良好的政治素养 •强烈的事业心； 强烈的事业心； 强烈的事业心 •较高的理论政策水平； 较高的理论政策水平； 较高的理论政策水平 •实事求是的思想作风； 实事求是的思想作风； 实事求是的思想作风 •淡泊明志，乐于奉献； 淡泊明志， 淡泊明志 乐于奉献； •踏实细致，一丝不苟。 踏实细致， 踏实细致 一丝不苟。
• 多血质的秘书－－主动灵活，交际能力强，但缺 多血质的秘书－－主动灵活，交际能力强， －－主动灵活 乏持续性，兴趣易转移； 乏持续性，兴趣易转移； • 胆汁质的秘书－－热情、认真、果断，但感情容 胆汁质的秘书－－热情、认真、果断， －－热情 易冲动，影响工作的开展； 易冲动，影响工作的开展； • 粘液质的秘书－－遇事沉着冷静，长于实干，稳 粘液质的秘书－－遇事沉着冷静，长于实干， －－遇事沉着冷静 定性强，但往往反应较慢，动作迟缓； 定性强，但往往反应较慢，动作迟缓； • 抑郁质的秘书－－敏感心细，一丝不苟，但性情 抑郁质的秘书－－敏感心细，一丝不苟， －－敏感心细 易孤僻，优柔寡断。 易孤僻，优柔寡断。 • 秘书人员应根据职业特点和自身状况，自觉重视 秘书人员应根据职业特点和自身状况， 和加强气质修养，克服不良的气质倾向， 和加强气质修养，克服不良的气质倾向，培养良 好的气质品格，都可以成为合格的秘书工作者。 好的气质品格，都可以成为合格的秘书工作者。 • 思考：请分析自己属于哪种气质类型 思考：请分析自己属于哪种气质类型? 假如要胜任办公室工作得注意什么? 假如要胜任办公室工作得注意什么