某公司SAP实施专案及发票认证(doc 37页)

某公司SAP实施专案及发票认证(doc 37页)
第三十一章-后勤发票认证作业
1.流程说明
此项作业涉及后勤采购之发票校验（国内外）流程、总务发票校验流程，为SAP系统后勤物料管理模组之采购功能，出于流程管控之考量，本功能由财务部应付帐款会计人员操作系统作业。

本作业因应流程的不同，主要涉及财务部与采购部、总务部之采购业务的集成。

财务部对后勤采购发票之校验，系针对生成采购订单并完成收货入帐的应计负债进行发票认证，以产生贷记供应商的应付帐款会计凭证。

财务部之发票认证，系核对采购订单、供应商对帐单、收货单、供应商发票，相互匹配后方可在系统菜单中输入确认之发票金额。

AOF之发票认证，以零差异为原则，即供应商发票与采购订单等单证在财务金额上的任何差异，均不能产生系统凭证。

财务部在进行发票认证的同时，可同步以手工方式对发票进行冻结，使其不能以自动或手工方式进行系统付款，并在许可付款时，以手工方式释放对供应商发票的冻结。

财务部对后勤发票的认证，在总公司与各分公司的各公司代码层面均需操作。

财务部应付帐款会计人员的发票认证，应做到日清月结，并保证杜绝任何的差借出现，以保障公司利益。

2.流程图
发票校验(国内)流程
MM21
采购部MM22国内采购
订单收货流程
是否存在向厂商询议价确认单价
修改采购订单
单价
TC:ME22N
是否核准
显示并打印对
帐单
TC:ME2L
对帐单
打印已修改采
购订单
TC:ME9F
主管审核采购
订单
是否有0.01单
价物品
退采购人员
Yes
No
No
发送对帐单给
厂商
A
B
Yes
输入供应商号码，
相应参数，
对帐期间,
采购员代码
月末确认需与
供应商进行对
帐之物料
TC:ME2L
1/5
发票校验(国内)流程采购部/供应
商
双方共同确认对帐单明细相符
是否相符重新对帐B
通知厂商开立
发票A
Yes
No 采购部
MM21财务部
收到采购转交
的发票
是否三单相
符
系统自动冻结发票付款TC：MRHR
FI17银行付款
流程
Yes
No
发票录入TC：MRHR 财务凭证
系统自动检验采购订单、收货、发票的数量、金额、日期相符
*采购订单号*发票日期*供应商编号*金额*数量*税号
是否有预付
款
FI19供应商预付款清帐流程No
Yes
2/5
冻结原因确认
是否要退采购处理
财务处理
与厂商重新确
认发票
No
Yes
发票校验(国外)流程
MM13生产性物料采购流程
收到国外厂商形式发票确认是否与采购订单明细相符
是否相符通知厂商调整
发票
采购部
No
Yes MM21
是否为客诉补单
No
修改采购订单TC：ME22N
Yes
采购订单
是否核准
No Yes
C
打印已修改采
购订单TC:ME9F
主管审核采购
订单
采购部主管
C
3/5
收到采购转交
的发票
是否三单相
符
系统自动冻结发票付款TC：MRHR
FI17银行付款
流程
Yes
No
发票录入TC：MRHR 财务凭证
系统自动检验采购订单、收货、发票的数量、金额、日期相符
*采购订单号*发票日期*供应商编号*金额*数量*税号
是否有预付
款
FI19供应商预付款清帐流程No
Yes
D
财务部
5/5
发票校验(国外)流程
MM21
冻结原因确认
是否要退采购处理
财务处理
No
Yes
退采购处理
MM05总务发票校验流程
总务部财务部MM04总务采购收
货流程
收到供应商发
票
发票转交财务
是否三单
相符
冻结发票付款
Yes
No
发票录入
TC：MRHR
财务凭证
系统自动检验采
购订单、收货
单、发票的数
量、金额相符
*采购订单号
*发票日期
*供应商编号
*金额
*数量
*税号
供应商在发票上
注明采购订单号
码
是否有
预付款
1/1
付款流程
No
同仁暂借款清
帐流程
Yes
冻结原因确认
是否要退采
购处理
财务处理
No
Yes
退采购处理
3.系统操作
3.1.操作范例
1、针对采购订单进行发票校验
2、针对特定供应商进行发票校验
3、针对部分行项目进行的发票校验
4、分公司发票校验-无大案补贴
5、分公司发票校验-有大案补贴
6、针对内部订单业务之发票校验
7、冻结校验之后勤发票
8、释放被冻结之后勤发票
3.2.系统菜单及交易代码
1.针对采购订单进行发票校验
2.针对特定供应商进行发票校验
3.针对部分行项目进行的发票校验
路径：后勤→物料管理→后勤发票校验→凭证输入→输入发票交易代码：MIRO
3.3.系统屏幕及栏位解释
1、针对采购订单进行发票校验
栏位名称栏位说明资料范例
发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12 记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12
凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：
采购订单／计划协议、供应商采购订单／计划协议
点选框内下拉菜单，或光标移至框内按<F4>键进入下一个画面。

栏位名称栏位说明资料范例
供应商选择需校检发票之供应商10000050－立邦公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负
F001
债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码
设定为自“F001”至“F999”
按<执行>键或F8键进入下一个画面。

选择需进行发票校验的采购订单，按<复制>键或F9键进入下一个画面。

栏位名称栏位说明资料范例
基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/04/12
4－银行转帐付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统
的自动付款功能
付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001－立即应付的
净到期
自由付款付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻
结作业
余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单
2,460.80-
的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之
发票校验原则为不允许有任何差异的存在
点选“基本数据”进入下一个画面。

栏位名称栏位说明资料范例
发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12 记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12 金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零2,879.14 计算税额选择发票校验之含税方式点选
凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：
采购订单／计划协议、供应商采购订单／计划协议
按<模拟>键进入下一个画面。

检核确认无误后，按＜过帐＞键产生会计凭证过帐。

2、针对特定供应商进行发票校验
栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12 记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12 金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零53.00
计算税额选择发票校验之含税方式点选
J0 税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计
算特定会计科目相对应的税额
凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：
供应商
采购订单／计划协议、供应商
按＜模拟凭证＞键进入下一画面。

经审核无误后，按＜过帐＞键产生过帐会计凭证。

3、针对部分行项目进行的发票校验
栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12 记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12 金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零453.21 计算税额选择发票校验之含税方式点选
税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计
J1
算特定会计科目相对应的税额
0.00
余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单
的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之
发票校验原则为不允许有任何差异的存在
供应商凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：
采购订单／计划协议、供应商
点选需进行发票校验的行项目，按＜支付款项＞栏位进入下一画面。

栏位名称栏位说明资料范例
基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/04/12
4－银行转帐付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统
的自动付款功能
付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001－立即应付的
净到期
自由付款付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻
结作业
余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单
0.00
的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之
发票校验原则为不允许有任何差异的存在
点选“模拟凭证”进入下一个画面。

审核凭证无误后，按＜过帐＞键产生过帐凭证。

4、分公司发票校验-无大案补贴
栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/07/30 记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/07/30 金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零468,645.77 计算税额选择发票校验之含税方式点选
J1 税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计
算特定会计科目相对应的税额
余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单
0.00
的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之
发票校验原则为不允许有任何差异的存在
供应商凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：
采购订单／计划协议、供应商
按<Enter>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
只有工厂发票校验针对的收货工厂F003
分配发票校验范围交货/退货
Fr 发票校验针对的收/退货起始日2001/07/01 至发票校验针对的收/退货终止日2001/07/30
过帐作为确定收/退货的借贷方向发票项目/贷方凭
证
按<执行>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/07/30
4－银行转帐付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统
的自动付款功能
付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001－立即应付的
净到期
自由付款付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻
结作业
余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单
0.00
的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之
发票校验原则为不允许有任何差异的存在
按<模拟>进入下一画面
按<过帐>完成。

5、分公司发票校验-有大案补贴，大案补贴金额
4608.03
J0 税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计
算特定会计科目相对应的税额
余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单
0.00
的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之
发票校验原则为不允许有任何差异的存在
供应商凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：
采购订单／计划协议、供应商
按<支付款项>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/07/30
4－银行转帐付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统
的自动付款功能
付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001－立即应付的
净到期
自由付款付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻
结作业
余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单
0.00
的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之
发票校验原则为不允许有任何差异的存在
按<Enter>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
只有工厂发票校验针对的收货工厂F004
分配发票校验范围交货/退货
Fr 发票校验针对的收/退货起始日2001/07/01 至发票校验针对的收/退货终止日2001/07/30
过帐作为确定收/退货的借贷方向发票项目/贷方凭
证
按<执行>进入下一画面，点选<总帐科目>，关闭抬头数据
栏位名称栏位说明资料范例
总帐科目会计总帐科目2141010100 D/C 借贷方借方
凭证货币计的金
额
根据交易货币计的金额62478.63
文本会计凭证摘要7月外购商品
公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负
债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码
设定为自“F001”至“F999”F004：震旦家具昆山公司
业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表
和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董
事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）1002：震旦中国办公家具
在有大案补贴的情形下，应手工输入正确的进项税额，大案补贴应先入外购商品-价格差异科目按<模拟>进入下一画面
按<过帐>完成
6、针对内部订单业务之发票校验
路径：后勤→物料管理→后勤发票校验→凭证输入→输入发票
交易代码：
MRHR
栏位名称栏位说明资料范例凭证日期会计凭证日期2001/07/19 记帐日期预付定金入帐日期。

2001/07/19
公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负
债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码
设定为自“F001”至“F999”F001：震旦家具总公司
凭证抬头文本会计凭证摘要2001年广告支出采购订单为广告费用生成的采购订单4590000034
按<Enter>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例金额交易金额10000
业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表
和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董
事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）1002：震旦中国办公家具
收付基准日期计算供应商现金折扣起始日2001/7/19 付款条件现金折扣条件0001
凭证抬头文本会计凭证摘要2001年广告支出按<Enter>进入下一画面
按<模拟>进入下一画面
按<保存>完成
7、冻结校验之后勤发票
栏位名称栏位说明资料范例
发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12 记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12 金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零180,648.00 计算税额选择发票校验之含税方式点选
税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计
算特定会计科目相对应的税额
J1
余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单
的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之
发票校验原则为不允许有任何差异的存在
0.00
凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：
采购订单／计划协议、供应商采购订单／计划协议－4500000122
点选需进行发票校验的行项目，按＜支付款项＞栏位进入下一画面。

栏位名称栏位说明资料范例
基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/04/12
4－银行转帐付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统
的自动付款功能
付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001－立即应付的
净到期
A－收付冻结付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻
结作业，AOF采用手工冻结方式，选用A－收付冻结
余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单
0.00
的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之
发票校验原则为不允许有任何差异的存在
点选“模拟凭证”进入下一个画面。

审核会计凭证无误后，按＜过帐＞键产生记帐会计凭证。

8、释放被冻结之后勤发票
路径：后勤→物料管理→后勤发票校验→进一步处理→下达冻结发票
MRBR
交易代码：
供应商选择需校检发票之供应商10000000－华藤金
属公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负
F001
债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码
设定为自“F001”至“F999”
处理选择不同的释放方式点选：手工下达冻结过程选择不同的冻结方式点选：手工付款冻
结
按<执行>键或F8键进入下一个画面。

选择需释放之凭证号，按＜批准下达＞或F9键，释放冻结发票，并保存之：。