对城建档案管理工作的几点思考

城建档案事业 的健康 发展 。 目前 ，国家 正倡导档案信 作管理、先 进信息化技术引进等办法 ，将传统纸质档
息公开化 ，为保障 电子档案 安全性 ，应严 格限定网络 案管理和 电子档案相结合，有效提高城建档案管理水
应 用 范 围 ，将 内外 局 域 网 区 分 开 ，预 防 黑 客 入 侵 、 病 平 ， 不 断加 强 单 位 职 工 专 业 知 识 学 习 ，提 升 综 合 业 务
完 善 健 全 的 信 息 化 档 案 管 理 法 律 法 规 ， 规 范 电子 旧思维 ，逐步细化、完善各项工作，应用高科技设备 ，
信 息 录 入 内容 及 标 准 ，根 据 档 案 的重 要 性 设 定信 息 密 加大 设 备研 发投 入 ，如备 份 一 体机 、全 自动 装 订机 等 ，
级 划 分 ，建 立 城 建 档 案 电子 系统 的 保 障 机 制 。 由于 档 在一定程度 上降低职工工作强度，保障档案管理质量 ，
案数量规模庞大 ，有效控制档案 管理质量尤为重要 。 同 时 建 立 电子 智 能 档 案 库 房 ，提 高 工 作 效 率 ，实 现 档
加强各城市之 间的信 息化管 理方法 交流，学习科学先 案智 能化 管 理 。
Ａｒｃｈｉｖｅｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ档 案 管 理
对城建档 案管理工作 的几点 思考
■ 颜山龄 四川省成都市城 市建设档案馆
摘要 ：城建 档案 负责记 录城 市 工程建设 全过程 ，不仅是 城 市布局 的真 实写照 ，更是未来城市规划 与改造 的重要依据 。 目前 ，城 建 档 案 管 理 水 平 处 于 初 级 阶段 ， 传 统 的 档 案 管 理 办 法 不 仅 需 要 耗 费 大量 人 力物 力 ，造 成 严 重 资 源 浪 费 ，还 不 利 于科 学研 究 ，在 一 定程 度 上 阻碍 了行 业 的 发 展 。因 此 ， 在城建 档 案管理过 程 中需要 引入创新理 念和先进 科技 ，将 现 代 管 理 技 术 与传 统 管理 办 法相 结 合 ，建 立 信 息一 体 化 平 台，实现档 案智 能化管理 ，提 高档 案 管理 效率 ，保 障档 案 管理安 全，从 而有效推 动城建档案 事业 的健康 发展 。 关 键 词 ：城 建 档 案 ；管 理 ；现 状 ；对 策
管方面 ，采用档案 接收、整理、扫描、入库 的流程进 行管理 ，通过 资料审查、质量监督、定期核对等办法， 保 障档 案 管 理 的 有 效性 。在 档案 利 用 方 面 ，提 供 市 民、 企 业查 档 服 务 ，协 助 城 市 规划 和 改 造 工 程 的顺 利 进 行 。 除 此 之 外 ，在 高 校 、科 研 院所 等 机 构 研 究 建 筑 结 构 的 适 用性、经济性、可持续 发展性等方面 ，需要借 鉴前 期 工程 项 目的 经验 成 果 ，由于 建 筑 的 全 生命 周 期 较 长 ， 成 本 耗 费 较 大 ，建 设 过 程 较 为 复 杂 ， 因此 城 建 档 案 提 供 的 数 据 信 息 具 有 极 高 的 利 用 价 值 ，可 以有 效 辅 助 科 学研 究 ，为 绿色 建筑 行 业 的发 展提 供 强 有 力 的支 撑 。
４８ ／２０１８ ０５碱建秸磊
档 案 管ｔ￣Ａｒｃｈｉｖｅｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ
分 类 、 录 入 、 扫 描 等 工 作 ，耗 费大 量 人 力 物 力 ，工 作 关联，因此建立声像档案 电子数据库 ，可 以更好地实
效 率较 低 。《建 设 电 子文 件 与 电 子档 案 管 理规 范 》（ＣＪＪ／ 现 档 案 的灵 活 管 理 ，为 集 中办 公提 供 自动 化 平 台 ，为
为 顺 应 大 数 据 时代 发 展 和 提 升 城 建 档 案 管 理 质 量 ，要 使 二 者 不 处 于 一 个 地 震 带 ，避 免 因地 震 等 自然 灾 害 造
达 到 健 全 的档 案 管 理 目标 ， 既 需要 大 量 的 存 储 空 间 和 成 异 地 备 份 失 效 ，保 证 电子 档 案 的长 久 保 存 。在 城 建
当 前 ，城 建档 案 管理 工 作人 员 综合 能力 不 足 ，不
三、城建档案管理的对策
能更好地满足城建档案事业发展需求 。为提升业务效
率 ，优 化 档 案 管 理 制 度 ，促 进 档 案 管 理 科 学 发 展 ，需
（一 ）信 息 化档 案 管 理
要 引 进 创 新 理 念 及 先 进 技 术 ，利 用 新 理 念 打 破 传 统 陈
二 城建档案管理 的难点
（一 ）城 建 档 案 管 理制 度 不 健全 大 部 分 档 案 管 理 重 视 信 息 储 存 工 作 ， 忽 略 档 案 的 利 用 和 服 务 管 理 ，查 档 流 程 繁 琐 复 杂 ，需 要 各 级 有 关 部 门 和 领 导 的 审核 、批 示 ， 阻碍 档 案 查 询 服 务 的 顺 利 进 行，但 一味强调精简 审批手续 、提供 高效服务，则 会 带来信息管理的安全 隐患，可能造 成档案破损、遗失、 非 法 利 用 等 严 重 后 果 ， 因 此 如 何 健 全 城 建 档 案 管 理 制 度 是 急需 解 决 的 。各 地 方 部 门对 档 案 管 理标 准 不 一 致 ， 使 全 国城 建 档 案 管 理 质 量 参 差 不 齐 ， 同 时造 成 交 叉 业 务 交 流 障 碍 ， 阻碍 各 部 门合 作 的正 常进 行 。 目前 ， 全 国 城 乡 建 设 档 案 密 级划 分 办 法 仍 未 出 台 ，对 文 件 的 重 要 性 划 分 没 有 明确 的 依据 ， 无 法 统 一 城 建 档 案 的 分 级 管 理 。
专业 的技术设备 ，还 需要保 持环 境干净整洁 ，严格达 档 案 管 理 中， 应 该 树 立 危 机 管 理 意 识 ，建 立 完 善 的档
到 “八防”要求 ，即防水、防火、防虫、防盗、防尘 、 案异地备份体系 ，提供信息备份和信息恢 复等功 能，
防光、 防霉、 防潮 。在面对地 震、火灾、盗窃等突发 方便档案信息 的查 阅、调用 、公开 ，促进城市之 间档
（二 ）城 建 档 案 管 理技 术 落 后 城 建 档 案 信 息 量 庞 大 ，采 用 传 统 的纸 质 档 案 管 理 办 法 已不 能 满 足 当 前 城 市 建 设 档 案 管 理 要 求 ， 将 传 统 纸 质 档 案 管 理 与 现 代 信 息 档 案 管 理 相 结 合 ， 建 立 信 息 化 技 术 电子 档 案 系 统 势 在 必 行 。 由于 档 案 数 量 多 、 内 容 杂 ，且大 部 分 纸 质档 案原 件 需 要 人 工整 理 ，包 括 接 收 、
一 城 建 档 案 管 理 的 作 用
城 建 档 案 是 城 市 建 设 活 动 中产 生 的 真 实 过 程 记 录 ，是 推 动 城 市 发 展 的重 要 依 据 。 城 建 档 案 馆 不仅 起 到 收 集 、保 存 档 案 资 料 的作 用 ， 还 承 担 着 档 案 合 理 利 用 的重 大 责 任 。因 此 ，推 动 城 建 档 案 管 理 事 业 的健 康 发 展 是 不 可 忽 视 的 。 目前 ，我 国 大 部 分 城 市 都 设 立 了 城 建 档 案 馆 ， 每 个 单 位 都 有 自 己 的档 案 管 理 方 法 ， 并 且 随着大 数据时代 的引领 ，在传 统的纸质档案 管理基 础 上 ，均 开始 推 动 信 息 化 档 案 管 理 的发 展 。在 信 息 保
毒破坏等情况 。在保障信息 安全性 的前提下，适当简 能 力 ，协 助 研 发 新 型 智 能 设 备 。利 用 创 新 理 念 和 现 代
化档案查询程序 ，优化查档 网站 ，为市 民及 企业提供 化技 术解决 目前存在 的管理难题，更好地推进城建档
真 实有 效 的 信 息 咨询 服 务 。
管 理 、 利 用 的 全 生 命 周 期 化 管 理 。 目前 ， 声像 档 案 以
数字化为主，通过本机保存和硬盘离线备份进行 档案
管理，但 电子档案并没有与实 际工程 的纸质档案 有效
状 况 下 ，容 易 发 生 资料 破 损 、遗 失 等 情 况 ， 造 成 档 案 案 管 理 事 业 的 学 习与 交 流 ，实 现 档 案 事 业 的可 持 续 发

信 息 不 可 修 复 ，从 而 阻碍 建 筑 业 创 新 发展 和 城 市 优 化 展 。
改造 。
（四 ）引 进创 新理 念 、增 添 智 能 设备
档 案 储 存 载 体 有 待优 化 ，仅 仅 依 靠 磁 带 、 光 盘 、 硬 盘 致 的 信 息 丢 失 等 情 况 发 生 ，将 电子 档 案 存 放 至 异 地 ，
等设备进行离线备份不能保证信 息的整体性和安全性 。 采用 双 介 质 备份 ，并 保 证两 地 点 距 离在 １０００千米 以上 ，
随着 现 代 社 会 的高 速 发 展 ，越 来 越 多 的工 程 项 目 建 设 得 以 开 展 ， 高 耸 的大 楼 、快 捷 的 交 通 、便 民 的基 础设施建 设正被逐步规划 、建立起来 ，这有利 于提 升 市 容 市 貌 ，健 全 城 市 整 体 规 划 。 在 建 设 工 程 活 动 中会 产 生 大 量 信 息 资 料 ，包 括 工程 概 况 、 审 批 文 件 、验 收 情况等 ，这 一系列档案材料是 实际工程经验 的真实记 录 。在 工 程 界 ， 实 际 经 验 的价 值 并 不 低 于 理 论 价 值 ， 它 对 建 筑 业 的 发 展 能够 起 到 很 好 的指 导 性 作用 ， 为 市 民居住 改造提供可靠 的数 据支撑 ，也为城市未 来规划 建 设 起 到 强 劲 有 力 的推 动 作 用 。 因此 ，提 升 城 建 档 案 管 理 质量 意义 重 大 。
进的管理技术 ，消除各部 门、各单位之 间的业务交流
综 上所 述 ，城 建 档 案 的科 学 化 管 理 影 响到 未 来 城
障 碍 ， 建 立 全 国统 一 的 电子 档 案 管 理 规 范 ， 有 力 推 进 市 规 划 的 发 展 进 程 ， 利 用 数 据 异 地 备 份 、 声 像 档 案 制
案 管 理 事业 平 稳 健 康 可持 续 发 展 。
（二 ）声 像档 案 管 理
声像档案 由实体档案和 电子数据组成，将磁带、 参 考 文献 ：
光盘 等 硬 件 与 电子 软 件相 结合 ，实现 对 纸 质档 案 接 收 、 ［１］ＣＪＪ／Ｔ１ １ ７－２００７．建 设 电子 文 件 与 电 子档 案 管理 规 范 ［Ｓ］
Ｔ１１７．２００７）对 电子离线备案提 出了相关要求： “将导 档 案保 管 查 询提 供 有 力 支撑 。
出的建设 电子 文件及 其著录数据、元数据、各种管理
（三 ）档 案 异 地备 份 管 理
登记数据等按照要求储存至耐久性好的载体上 。”目前 ，
为保证城建档案 的安全性，防止因系统破坏而导