VIP会议接待服务流程

VIP 会议招待服务流程
服务供给以前：
一、保安消防部：
1、会前组织人员对大厦消防设备设备进行全面检查，保证其完满有效。

2、提早清理泊车场，留出会议专用泊车位，拉出戒备线，保证会议时期的泊车
安全。

3、在群楼顶、大厦护栏处插好彩旗，以增加欢庆氛围。

4、在雨棚前悬挂会议横幅。

5、依据会议时间合理分配人员，增强治安、捍卫工作，保证顾客人、财、物的
安全。

二、前厅部：
1、负责与会务组联系确立会议的详细事项，并实时发放《招待任务通知单》。

2、负责联系有关单位在雨棚前安装彩虹门、悬挂气球、铺设红地毯，以增加隆重、喜庆氛围。

3、联系女子军乐队参加欢迎仪式。

4、拟订引领方案，每个楼层设置专职引领员 2 名。

并组织引领员进行现场观看及模拟训练。

5、制作楼层引领牌。

6、备用一百把雨伞及相应安全帽、手套，搁置于行李房备用。

7、总台招待人员踊跃与客房部联系，确立会议所用房号。

8、为使客人到莱钢后能顺利入住，大厦安排副经理率领有丰富经验的服务人员
提早去青岛，认识掌握客人状况，获得来宾信息进行登记，并依据来宾单位和特殊要求合理分派房间。

打印来宾明细表，内容包含：单位、姓名、性别、职务、
联系电话、房号等。

依据来宾所住楼层集中安排车次，打印来宾搭车卡，人手一份，以便顾客来厦招待有条不紊。

9、青岛联系人员与大厦实时交流，将来宾明细反应大厦从头制作。

来宾明细表
一份装进欢迎信封，以方便客人联系；其余发放给酒店各级领导、有关部门及人员，同时每个楼层发放一份，让服务人员熟知来宾信息。

10、依据青岛联系人员反应房间分派状况，由总台招待人员将钥匙装进欢迎信封，并依据楼层将房间钥匙分份寄存，以便于依据车次迅速发放。

11、大厦实时与青岛联系员联系，依据车次到达莱钢的时间，每车派一名工作人
员到高速路口等待，在客人乘坐的车次给来宾发放钥匙，以便使来宾到大厦可以直接入住，防备扎堆现象发生。

12、会议室依据要求提早变好桌形，挂好横幅，摆好人名牌，水杯、暖瓶、湿巾
等物件所有到位。

13、将会议日程每岗位一份，以便掌握方便客人的服务时间。

三、动力工程部
1、配合客房部对每一个房间进行检查，包含水电气的正常运转，网线、窗帘、
布草、设备等。

2、增强配电室设备、运转状况的检查，增加值班人员，对雷电、跳闸等造成的
不测停电，拟订应急方案，实时办理。

3、检查大厦所有轮廓灯、霓虹灯及树木彩灯的完满状况。

四、客房部
1、依据会议时间提早清理房间，保证房间数目知足需求。

2、全面检查房间的卫生及设备设备的完满有效，保证各项工作达标。

3、房间装备由酒店总经理署名的欢迎词，在床头柜搁置来宾床标、楼层服务卡，公示主管、领班、引领员、志愿者、本楼层服务员的姓名及联系电话，保证随叫
随到，充分表现亲情化服务。

4、在 VIP 房间配置鲜花。

5、会前由楼层领班、客房部主管、人事培训部做好房间的检查，确捍卫生及设
备设备的完满有效。

6、依据会议安排要求，当日提早将房间所装备的水果、烟等物件装备齐备。

7、楼层服务人员依据前厅部反应的来宾明细表熟知来宾信息，在平时工作中以
姓氏、职务称号客人，以更好的表现亲情化服务。

8、将会议日程每岗位一份，以便掌握方便客人的服务时间。

五、餐饮部
１、订餐员与会务组详尽认识会议招待规格、标准、就餐形式、就餐时间、就餐
人员及有无特别要求等，并下发通知单。

2、由厨师长负责建立厨房会议招待小组，人员名单报餐饮部审批存案。

3、厨师长与订餐员再次确立会议就餐有关事项，保证无误后设计会议就餐菜谱：（1）在知足贵宾口胃要求的前提下，尽量突出本店特点。

（2）设定好的菜谱报
部门经理批阅，并由部门经理与会务组联系，仔细听取会务组建议后再次订正直到会务组满意。

4、依据设定的菜谱，对物件进行采买、加工贮备。

采买时要严把“三关” ，实时与防疫站人员联系，尽量在获得防疫站人员认同的状况下采买原料，保证食品原资料的新鲜、安全。

5、餐厅主管及领班要详尽认识会议有关内容及有无注意事项，并建立餐厅会议
招待小组，明确任务，责任到人。

6、对餐厅进行全面清理、部署、美化，餐具所有完全消毒，保证客人有个舒坦
的就餐环境。

7、依据菜谱设定，打印菜名搁置布菲炉旁。

8、在餐厅门口设置就餐地址温馨提示牌。

9、设计菜品建议征询卡，放于餐桌转盘中间，以便实时认识客人建议，并赶快
反应厨房，知足客人要求。

六、收银班
在青岛依据客人所选房间、住店限期收取来宾预支金，并开收条，见告客人拿收据随时到大厦总台换取正式发票。

七、总务部
1、做好大厦外头环境、内部的卫生，保证没有卫存亡角，并对外头环境及客房、
餐厅、大堂等部位赐予美化。

2、购买备用物件，联系水果供给商，保证水果的新鲜、口味。

服务供给之中：
一、入厦
1、门口站岗及车场保安员手戴空手套，按规定地点、规定手势敬礼及指挥车辆。

2、女子军乐队鸣曲欢迎。

3、引领员手持楼层引领牌，与青年志愿者一同帮客人提行李，并引领至相应楼
层。

4、大厦领导及工作人员着正装在大厅门口排队欢迎。

二、住宿
1、楼层服务人员在来宾到达半小时前，将所有会议用住宅门所有虚掩，并设两
名服务人员在东西电梯厅等待迎梯、引领。

2、将客人引领至房间后，向来宾介绍房间设备等。

3、在来宾入住时期，楼层服务员做好“上午大整、下午小整”的房间整理，每
楼层晚间设有值班人员，给来宾供给做夜床及送水服务，并把每日的天气预告卡及《顾客满意度检查表》搁置床头上，以方便客人出行，并实时认识顾客的建议
及建议，便于往后的服务改良工作。

4总机每日设定叫醒服务，方便客人就餐，并推行双岗值班，可以实时地为客人
供给优良高效的服务。

5、洗衣房在会议时期，安排专人晚间值班，保证布草、桌布的清洗供给，同时
保证在来宾需要时能实时冲洗、熨烫，做好后勤服务工作。

三、就餐
1、由引领员负责楼层来宾的就餐时间叫醒，并引领至餐厅。

2、餐厅门口设置迎宾员一名，欢迎来宾就餐。

3、自助餐台分设两个地区，一个为凉菜、热菜、汤类；一个为面食和水果。

以
劝导来宾，防止就餐人员拥堵。

4、自助餐台双侧同时搁置餐具，方便顾客双侧同时就餐。

5、自助餐台设置专人巡视，实时增加饭菜。

6、设置专人分地区进行餐桌的清理，保证来宾就餐桌面的整齐。

7、实时与来宾交流，依据来宾建议和建议进行菜品调整及服务改良。

四、保安消防部
1、开启顶楼霓虹灯及大厅内灯光。

2、保安员增强对泊车场的管理及主、群楼、外头的巡逻和监控，在重要时间、
重要地址做好重要监控，特别是来宾在下厂观光、就餐时期、开会时间、晚间休
息时间等，发现可疑状况实时报告。

此外要严格进出车辆和可疑人员的检查，确保无任何安全事故发生。

3、门卫 24 小时价班，增强盘问工作。

五、总务部
依据一线部门采买计划，准时采买到位，而且保证物质量量。

六、前厅部
大堂洁净加大洁净频次，保证大堂洁净卫生，特别是会议室旁边的洗手间要实时清理。

服务供给以后：
1、由大厦经理率领人事培训部人员深入到房间，对各位代表进行回访，认识大
厦服务质量，以期有针对性地整顿提升。

2、为防止客人结帐集中，收银员主动与来宾联系征采赞同后，分期分批给来宾
办理结算服务，保证客人顺利离店。

3、来宾离店，保安人员手戴空手套在门口站岗、敬礼。

4、引领员帮助来宾提行李至相应车次。

5、大厦领导及工作人员在院内排队欢送。

6、女子军乐队奏欢送曲。