备用金、材料款、设备租赁款及工程款申请支付管理办法

备用金、材料款、设备租赁款及工程款申请
支付管理办法
为规范并加强各项资金的申请、使用、财务处理等工作，明细责任，严格把关各类费用支出，经公司批准，特制订本办法。

一、资金月度预算表（详见附表）
1、各项目部根据项目工程进度于每月30日前提交次月的资金月度使用计划表，包括：项目日常开支，工程进度款，材料款等。

2、如果项目推进速度快，所提报的资金月度使用无法满足当月支出，可于每月15日另行提报资金计划，并详细说明原因。

3、月度回款计划表根据合同约定及工程进度确认，如当月未及时回款，请项目负责人详细说明原因并签字确认。

二、材料款、设备租赁款及工程款
1、各项目部根据工作需要与供应商或分包商签订合同，并以OA 的形式完成合同审批流程。

2、每月支付时分别从OA流程中以材料（设备）中间、结算付款单；租赁中间、结算付款单；分包中间、结算付款单申请款项。

三、备用金
根据公司制度要求，各项目（公司本部除外）资金支出分为2个模块：一是材料款、设备租赁款及分包工程款等，根据已批准的合同，按合同约定由公司总部负责支付；二是备用金（包括基本备用金和大额备用金），备用金是指由项目部直接支配，用于支付项目办公用品、生活用品、招待费用、临时劳务、零星材料配件、公司设备维修、征地协调费用、以及经公司批准不属于中标合同范畴但又必须发生的特
殊费用等。

备用金分为基本备用金和大额备用金，基本备用金用于保证项目能正常开展所需要的经常性非主体施工类的费用，大额备用金是基本备用金的补充，用于经公司批准的特殊情况下须支付的特殊费用，在OA中以备用金申报审批表申请。

1、备用金的使用范围
a、临时用工劳务报酬支出；
b、临时急需物资及小规模用料采购支出；
c、施工及办公等低值易耗品采购支出；
d、公司自有机械设备、项目部车辆等低值零配件采购及修理支出；
e、项目部人员差旅费用支出；
f、水、电、通信、网络、食堂、车辆用油、停车租车收费站过路费、支出；
g、符合公司项目财务制度要求的项目部基本招待费支出（特殊招待支出，如协调开支、过节开支、礼品等，单次或单笔支出超过备用金额度50%，改为申报大额备用金）；
h、除上述各条之外，经公司批准的其他支出一律申报大额备用金。

2、基本备用金的限额
合同造价1000万元以下，实行报账制的，基本备用金额度为2万元；1000万－5000万元基本备用金额度为3 万元；5000万元以上的基本备用金额度为5万元，基本备用金限额除非公司制度修改，不得突破。

如出现特殊情况（不属于基本备用金使用范围），须支付给项目部的款项，属于大额备用金，大额备用金不设限额，分次分用途申报，经批准后按相应的用途专款专用。

四、各项资金的申报
设项目财务人员的，由项目财务根据项目部批准的计划向公司申
报；未设项目财务的，由履行财务岗位职责的兼职人员，根据项目部批准的计划向公司申报。

五、资金的审批
公司财务部、审计部联合对各项资金申报资料进行会审，财务部主要审核资金的支出是否符合财务管理要求；审计部会审的要点是审核资金的申报内容和程序是否符合公司有关制度要求；会审通过后，由公司总经办审批（审批权限见公司财务制度）。

六、资金申报资料要求
1、基本备用金应在项目队伍进场时或上一笔基本备用金用完前向公司申请，申请次数根据现场情况确定；本次申报基本备用金（除首次申报），应将上次基本备用金开支明细表经项目经理（项目负责人）和现场财务主管签字后，将扫描件和EXL电子版作为附件，发公司财务部，作为审核该笔费用的充分必要条件。

2、大额备用金的申报应先确保该笔支出属于大额备用金的使用范围，按用途逐笔说明费用的预算、依据或其他支撑材料，资料总的要求是要能说明用途、开支的必要性、开支的预算明细、计划支付日期等。

大额备用金申报前，特殊大额开支应有公司总经办明确批示意见，并将其作为申报大额备用金的主要依据。

3、与上述申报有关的表格相关格式由公司财务部负责制订。

未提交上述资料的，一律不予审核，财务部、审计部会审期限为2个工作日。

七、OA里资金流程申报后，由流程发起人进行跟踪，必要的情况下通过电话、网络等形式跟进，提高办事办件效率；已经退回或驳回的流程不得私自作废或就同一事项重新发起一个新的备用金流程，否则，每发现一次，给予经办人50元/次的考核。

八、相关责任
1、项目管理人员必须按公司财务制度和项目财务制度要求，合
理使用备用金；
2、公司审计部门不定期对项目部使用基本备用金和大额备用金的情况进行中间审计监督；
3、对不按本办法要求申报、备用金，不予审批。

由此导致项目的工期等损失，由项目经理（项目负责人）承担一切责任；
本办法自颁布之日起实施。

由公司财务部、审计部负责解释。

附：项目资金月回款计划表
资金月度计划使用表。